Procesní tvorba dokladů - Objednávka přijatá -> Dodací list

Jedná se o jednu z možností tvorby dodacího listu (DL). Odkud lze vyvolat tvorbu DL a jaké jsou další podmínky pro vytvoření nového DL, viz popis funkce Nový v záložce Seznam agendy DL. Co je procesní tvorba dokladů a její význam, viz kap. Procesní tvorba dokladů - obecně. Všeobecný postup viz kap. Procesní tvorba dokladů - Fáze a průvodce tvorbou dokladu. Zde uvedeme konkrétní údaje týkající se procesní tvorby dokladu Dodací list (DL) podle dokladu Objednávka přijatá (OP):

Dále je zde uvedeno:

Odkud například lze vyvolat tvorbu pro dvojici OP-DL?

Výběr zdrojových dokladů

Zde je možnost obecně vybrat více zdrojových dokladů. Čili vystavit následný DL podle více OP najednou. Zda se pro výběr zdrojových dokladů nabídne Průvodce výběrem dokladu nebo zda se vyberou jiným způsobem (označením přímo v záložce seznam), závisí na místě, odkud byla procesní tvorba vyvolána. Dále viz obecný popis fáze Výběr zdrojových dokladů.

Tip pro případ, kdy se pro výběr dokladů vyvolává Průvodce výběrem dokladů: Průvodce umožňuje dohledání a výběr požadovaného dokladu dle různých kritérií a v tomto případě má k dispozici i volbu "dle předvyplněných podmínek" (viz popis Průvodce). Pokud ji použijete, nabídne seznam omezený jen za doklady "čerpatelné". Požadovaný doklad pak vybíráte jen z dokladů, ze kterých ještě lze něco čerpat. (Význam tohoto omezení viz kap. Objednávky přijaté - záložka Omezení.)

Vstupní kontroly vybraných dokladů

Ze vstupních kontrol uvedených v rámci obecného popisu fáze Vstupní kontroly vybraných dokladů zde přichází v úvahu následující:

Průvodce tvorbou dokladu

Doplňující údaje k obecnému popisu fáze Vyvolání průvodce tvorbou dokladu.

Vyplnění základních hodnot

V prvním kroku zadáte základní hodnoty pro předvyplnění tvořeného dodacího listu:

Příklad dialogu pro předvyplnění údajů tvořeného dodacího listu

K jednotlivým možnostem:

Název Popis
Řada dokladů

Není k dispozici k editaci, pokud je procesní tvorba vyvolána z již rozeditovaného dokladu, v jehož hlavičce je již řada zadána. (Zde funkcí Import v detailu DL.)

Vyberete řadu dokladů. Zadání řady je zde povinné. Pozor, řada dokladů zde mj. určuje, které sklady bude možno ve vytvářeném dokladu použít. (Lze použít jen takový sklad, který má přiřazenu zadanou řadu dokladů). Sklad, z něhož se bude vyskladňovat, se zde přebírá z řádků zdrojových objednávek přijatých. Pokud sklad na nějakém řádku vytvářeného dokladu nebude odpovídat zde zadané řadě, systém vás při uložení dokladu upozorní a budete jej muset ještě změnit.

Omezení pro řádky (není tedy nutné si nechat naimportovat všechny řádky, které z daného dokladu importovat ještě lze, ale je možno si vybrat jen některé, přičemž pokud je zatrženo více podmínek současně, pak se z importovatelných řádků naimportují jen ty řádky, které splňují všechny podmínky současně):
Výběr podle data dodání

Je-li zatrženo omezení za datum dodání, zpřístupní se položka pro zadání hraničního datumu - z importovatelných řádků pak budou vybrány jen ty, jejichž datum dodání je nižší nebo rovno zadanému datumu.

Toto omezení se dříve vztahovalo pouze na skladové řádky. Od v. 6.04 se vztahuje na všechny typy řádků.

Mějme objednávku OP-1 a na ní řádek typu 3-skladový a řádek typu 2-text s počtem a částkou, oba s datem dodání 15.10.06. Importujeme OP-1 do DL a zadáme omezení dle data dodání do 10.10.06. Ani jeden řádek se nenaimportuje, jelikož kritérium nesplňuje.

Výše zmíněná omezení za importované řádky nijak nezohledňují rezervace. Kontrola případných rezervací proběhne až při uložení dokladu, viz dále.

Jen pokryté skladem

Je-li zatrženo omezení podle pokrytí skladem, zpřístupní se položka pro výběr způsobu pokrytí - z importovatelných skladových řádků pak budou vybrány ty, které splňují zvolenou podmínku pokrytí skladem.

  • Jen zcela pokryté skl. řádky - pak se naimportují pouze ty řádky, které jsou zcela pokryty skladem
  • Částečně i zcela pokryté skl. řádky - pak se naimportují zcela pokryté řádky i řádky jen částečně pokryté - u nich se pak množství automaticky sníží na maximální možné
  • Jen zcela pokryté skl. řádky - pak se naimportují pouze ty řádky, které jsou zcela pokryty skladem
  • Dle stavu vychystání - volba zohledňuje dispozici na vychystávacích pozicích přidělených dané objednávce (dle stavu vychystání). Dle dispozice se upraví množství v řádku a vyplní šarže/sériová čísla. Podrobnější vysvětlení viz související FAQ - Jak přesně funguje vyskladňování objednávky dle stavu vychystání?
Ruční výběr řádků

Řádky, které se mají ze zdrojových dokladů použít, lze vybrat i ručně stiskem tlačítka Řádky. Zde se otevře agenda Pohyby na objednávkách přijatých s tzv. červeným omezením, a to zde všechny importovatelné řádky vybraných objednávek přijatých, podle nichž zde vytváříme dodací list.

Toto červené omezení můžete v záložce Omezení standardně zrušit (vyčistit) a získat záznamy podle libovolného jiného omezení, nebo zcela bez omezení (a mít pak k dispozici seznam všech existujících pohybů z objednávek, nicméně do editovaného dokladu se z nich naimportují maximálně ty, co pochází z právě importovaných objednávek.

Importovat přílohy Zatrhnete, pokud chcete k cílovému dokladu připojit stejné přílohy, jako má ve své záložce Přílohy zdrojový doklad.
Režim přenesení daňové povinnosti

Není k dispozici k editaci, pokud je procesní tvorba vyvolána z již rozeditovaného dokladu, v jehož hlavičce je již režim nastaven. (Zde funkcí Import v detailu DL.)

Převzetí hlavičkových údajů

Jedná se o možnost převzít důležité hlavičkové údaje z jednoho ze zdrojových dokladů. Takovými údaji může být např. firma, provozovna, druh dopravy apod. Vztahuje se i na převzetí hodnot hlavičkových uživatelsky definovatelných položek. Aby však mohly být převzaty, musí být splněny podmínky pro jejich přenos, viz obecný popis import hodnot uživatelsky definovatelných položek.

Možnost převzetí hlavičkových údajů se vůbec nenabízí, pokud již v dokladu nějaký řádek byl zadán, jelikož by mohlo dojít k nekompatibilitě údajů převzatých s údaji původními, za kterých byl(y) vytvořeny již existující řádky (např. nekompatibilní typ obchodu, měna apod.).

Tedy případ, kdy je procesní tvorba vyvolána z již rozeditovaného dokladu. (Zde funkcí Import v detailu DL.)

Totéž platí v případě, že sice aktuálně žádný řádek neexistuje, ale byl v rámci dané editace zadán a poté smazán. Pokud přesto chcete, aby se nabídla možnost převzetí rozdílných hlavičkových údajů, pak editaci ukončete a proveďte celou akci znovu.

Pokud se možnost převzetí hlavičkových údajů nabízí, pak můžete zatrhnout, zda chcete hlavičkové údaje převzít a je-li zdrojových dokladů víc, tak i z kterého dokladu:

  • Není-li zatrženo, žádné hlavičkové údaje se ze zdrojových dokladů přebírat nebudou a ve vytvářeném dokladu budou doplněny jen ty, které se předvyplňují z jiných důvodů (viz např. údaje pro předvyplňování ve Firemních nastaveních).
  • Je-li zatrženo a je-li současně vybráno více zdrojových dokladů, pak je dostupné tlačítko Doklad, po jehož stisku vyberete jeden z nich, z něhož se pak do vytvářeného dokladu vybrané hlavičkové údaje převezmou. Zde se otevře agenda Objednávek přijatých s tzv. červeným omezením, a to zde za všechny vybrané objednávky přijaté, podle nichž tvoříme dodací list. Je-li zdrojový doklad jen jeden, pak tlačítko Doklad dostupné není, a příslušný doklad je rovnou vybrán.

Pokud se jedná o případ importu do rozeditovaného dokladu, zobrazí se dále rozdílné hlavičkové údaje, které se budou přebírat.

Import řádkových uživatelsky definovatelných položek viz dále Pravidla pro čerpání - importovatelné řádky.

Neuzavírat nově otevřenou agendu Je-li zatrženo, po uložení cílového dokladu zůstane příslušná agenda (v tomto případě Dodací listy) otevřená. Výchozí nastavení je možné ovlivnit parametrem Výchozí hodnota pro položku Neuzavírat nově otevřenou agendu při tvorbě nového dokladu. Zatrhávací pole je k dispozici pouze v případě vyvolání okna průvodce funkcí Vytvořit (nikoli Nový ani Import).

Zadaná nastavení lze uložit pro další použití pomocí zatržítka ve spodní části okna průvodce.

Kontrola platnosti rezervací

Pokud importujete objednávku, na níž existují nějaké rezervace, a tyto rezervace jsou k datu vystavení editovaného dokladu neplatné, program na tuto skutečnost upozorní. V takovém případě se nijak čerpání rezervací neuplatní. Pokud jde o omyl (vybrali jste doklad chybně, vystavujete doklad omylem k jinému datu apod., pak můžete import přerušit). Pokud jsou na importovaném dokladu rezervace a jsou platné, pak se na naimportované řádky uplatní podle pravidel pro čerpání rezervací z objednávek.

Pokud nebude možno nějaké importované položky z důvodu jejich rezervací čerpat, program nepovolí takový doklad uložit, viz dále krok editace předpřiparveného dokladu a návrat zpět.

Dokončení

Ze závěrečných kontrol uvedených v rámci obecného popisu fáze Dokončení průvodce tvorbou dokladu zde přichází v úvahu následující:

Editace předpřipraveného dokladu a případný návrat zpět

Vybrané hlavičkové údaje a řádky dodacího listu jsou předvyplněny podle údajů z objednávek přijatých, příp. podle údajů z předchozích kroků (u hlavičkových údajů jen tehdy, bylo-li jejich převzetí v předchozích krocích zvoleno).

Pokud se jedná o kartu třídy se šaržemi/sér. čísly, ale tyto zatím nebyly v řádcích DL zadány, a pokud se jedná o DL vystavovaný k vychystávané OP, pak se šarže/sér. čísla předvyplní z polohovacího dokladu. Přesun mezi pozicemi, pokud je takový k OP vystaven a pokud je proveden.

Předvyplněné údaje tvořeného dokladu však můžete dodatečně změnit či doplnit. Další postup je standardní jako u jiných dokladů, proto viz dále obecný popis fáze Editace předpřipraveného dokladu a případný návrat zpět.

Před uložením editovaného dokladu proběhne kontrola, zda je možno vybrané skladové položky expedovat (zda na ně neexistují rezervace s vyšší prioritou apod.) a program příp. zobrazí příslušné informační hlášení, příp. nepovolí doklad s takovými řádky uložit. Dále viz pravidla pro čerpání rezervací z objednávek.

Pravidla pro čerpání - importovatelné řádky

  • Mezi OP a DL vzniká pevná vazba. Viz záložka X-vazby OP a X-vazby DL.
  • Doklady lze importovat i částečně (tj. jen některé jejich řádky nebo jen část některého řádku, viz kap. Importy dokladů - vazby mezi doklady)
  • Importovat lze vždy jen Importovatelné řádky:
    • Typ 3-skladový a Typ 2-text s počtem a částkou -> U těchto řádků se sleduje, kolik z nich již bylo vyčerpáno (viz položka Čerpáno v subzáložce Obsah importovaného dokladu). Řádek je vyhodnocen jako importovatelný tehdy, pokud na něm zbývá nějaký počet dosud nečerpaný do následných dokladů .
    • Typ 1-text s částkou a Typ 0-text -> U těchto řádků se sleduje, zda již byl někam čerpán (tj. v položce Čerpáno v subzáložce Obsah importovaného dokladu má hodnotu Ano). U řádků typu 1 se nesleduje, zda byl importován "částečně" (tj. zda byla do následného dokladu použita celá částka či nikoli). Jelikož ale u těchto řádků je někdy žádoucí, aby se mohly použít do následného dokladu záměrně opakovaně, platí následující:
      • Pro řádky typu 0 - text a 1- text s částkou platí, že se mohou importovat opakovaně. Tj. při každém dalším importu OP do DL jsou vyhodnoceny jako importovatelné a naimportují se.

    To platí i v případě, že z řádku typu 1 nebyla do následného dokladu použita celá částka, viz výše.

Tedy, pokud importujete objednávku, která již byla čerpána částečně do jiného dodacího listu, naimportuje se z ní jen zbývající dosud nečerpaná část, tj. dosud nevyčerpané řádky typu 2 a 3 s počty, které ještě lze čerpat a řádky typu 0 a 1, bez ohledu na stav položky Čerpáno. Pokud předvyplněný počet snížíte, bude se jednat o částečný import. Množství lze i zvýšit, tedy expedovat více, než bylo na objednávce. Objasníme na příkladu:

Příklad: Mějme objednávku OP-1 s řádky typu 0, 1 a 3 na 6ks zboží. OP-1 naimportujeme do DL-1 a počet snížíme na 3ks. Tedy na DL-1 máme řádky typu 0, 1 a 3 v počtu 3ks. Poté ji naimportujeme po druhé do DL-2 a počet snížíme na 2ks. Pokud budeme chtít vystavit DL-3 na zbytek objednávky, předvyplní se opět řádky 0,1 a zbylý 1ks z řádku typu 3. Viz následující schématický obrázek:

Schéma dokresluje, že řádky typu 0 a 1 se do dalších vystavovaných DL importují opakovaně. Pokud je ale nechcete, můžete je po importu jednoduše vymazat.

  • Pokud importujete objednávku, na níž existují nějaké rezervace, uplatní se pravidla pro čerpání rezervací z objednávek.
  • Doklad nebo jeho část lze do téhož dokladu importovat opakovaně, ale pokud už jednou bylo v rámci editace naimporotvaného řádku sníženo množství, pak se dalším importem téhož dokladu nijak nezmění (pouze případně přibudou další aktuálně nepoužité řádky).
  • Importované doklady lze odpojit v záložce Importované doklady (a tím smazat všechny z nich importované řádky, např. pro případ omylem naimportovaného dokladu) nebo lze importované řádky smazat ručně (po jednom nebo i hromadně označené).
  • Hodnoty řádkových uživatelsky definovatelných položek se ze zdrojových dokladů do cílového dokladu importují automaticky, pokud tyto položky splňují podmínky pro vzájemný import, viz obecný popis import hodnot uživatelsky definovatelných položek. Pokud je přebírat nechcete, upravte definici daných položek.
  • Pokud používáte polohování a jedná se o import vychystávané OP, a jsou na ní šarže/sér. čísla, pak se do DL šarže/sér. čísla předvyplní a to z vychystávacích pozic připojených k dané OP. Předvyplní se vždy všechny šarže/sér. čísla z připojených vychystávacích pozic OP, které dosud nebyly použity při importu dané OP do jiného dokladu.

    Pokud je jich v pozicích připojených k OP k dispozici více, než je aktuálně importovaný počet z OP do DL, pak je třeba si je v záložce Šarže/sér. čísla daného DL upravit. Viz Zadávání šarží a sériových čísel na doklady.

  • V závislosti na nastavení parametru Povolit přečerpání objednávky přijaté může být možné uložit DL s množstvím převyšujícím množství na odpovídajícím řádku zdrojové objednávky přijaté (objednávku přečerpat).

    Pokud je přečerpání uvedeným parametrem povoleno a řádek OP je již vyčerpaný (dříve vystavenými doklady), na nově vytvářeném DL se založí odpovídající řádek s přednastaveným množstvím 0.

  • Pokud zdrojová objednávka přijatá obsahuje řádky se záporným množstvím (viz parametr Povolit zadání záporného množství na řádcích objednávek přijatých), při vytváření DL se takové řádky ignorují (převezmou se pouze řádky s kladným množstvím).

Režimy čerpání "S opravou"/"Bez opravy"

Při importu samotných OP do DL nelze volit režim čerpání s opravou nebo bez opravy importovaného dokladu. (Jako je tomu např. u importu DL do FV, kdy lze volit režim čerpání "S opravou DL"/"Bez opravy DL"). U importu objednávek přijatých jde vždy pouze o režim čerpání bez opravy, tedy jakákoli změna počtu v naimportovaném řádku nijak nezmění původní objednávku přijatou.