Procesní tvorba dokladů - Příjemka -> Faktura vydaná

Jedná se o jednu z možností tvorby faktury vydané (FV). Odkud lze vyvolat tvorbu FV a jaké jsou další podmínky pro vytvoření nové FV, viz popis funkce Nový v záložce Seznam agendy FV. Co je procesní tvorba dokladů a její význam, viz kap. Procesní tvorba dokladů - obecně. Všeobecný postup viz kap. Procesní tvorba dokladů - Fáze a průvodce tvorbou dokladu. Procesní tvorba PR podle FV se může vyskytnout ve dvou podobách:

  • Přefakturace (prodej podle PR) - V tomto případě jsou vybrané příjemky "pouze" vzorem pro vystavení následné FV s DL. Použijete typicky tehdy, kdy jste přijali subdodávku od vašeho dodavatele a nyní ji přefakturováváte jako celek odběrateli.
  • Vracení zboží na prodejních dokladech - Jde o obdobu předchozí volby, s tím, že v tomto případě nejsou vybrané příjemky pouze vzorem pro vytvoření řádků FV, ale přímo se do faktury načerpají, a to v záporném množství, přičemž k takovýmto řádkům už žádný DL nevzniká (nejde o expedici, ale naopak) a odpovídajícím skladovým dokladem je příjemka. Dále viz vracení zboží (typicky obalů) na prodejních dokladech.

Zde uvedeme konkrétní údaje týkající se procesní tvorby dokladu Faktura vydaná (FV) podle dokladu Příjemka (PR):

Dále je zde uvedeno:

Odkud například lze vyvolat tvorbu pro dvojici PR-FV?

Výběr zdrojových dokladů

Zde je možnost obecně vybrat více zdrojových dokladů. Čili vystavit následnou FV podle více PR najednou. Zda se pro výběr zdrojových dokladů nabídne Průvodce výběrem dokladu nebo zda se vyberou jiným způsobem (označením přímo v záložce seznam), závisí na místě, odkud byla procesní tvorba vyvolána. Dále viz obecný popis fáze Výběr zdrojových dokladů.

Tip pro případ, kdy se pro výběr dokladů vyvolává Průvodce výběrem dokladů: Průvodce umožňuje dohledání a výběr požadovaného dokladu dle různých kritérií, ale v tomto případě nemá k dispozici i volbu "dle předvyplněných podmínek" (viz popis Průvodce) na základě informace o čerpatelnosti příjemky do faktury, jelikož mezi fakturami a skladovými příjemkami vzniká pouze vazba volná a na skladové příjemce se nijak nepamatuje, v jakém množství již byla importovaná do faktury. Tudíž nelze posuzovat "čerpatelnost" příjemky do faktury.

Vstupní kontroly vybraných dokladů

Průvodce tvorbou dokladu

Doplňující údaje k obecnému popisu fáze Vyvolání průvodce tvorbou dokladu.

Vyplnění základních hodnot

V prvním kroku zadáte základní hodnoty pro předvyplnění tvořené faktury vydané:

Příklad dialogu pro předvyplnění údajů tvořené faktury vydané:

Případ přefakturace Případ vracení zboží

K jednotlivým možnostem:

Název Popis
Řada dokladů

Není k dispozici k editaci, pokud je procesní tvorba vyvolána z již rozeditovaného dokladu, v jehož hlavičce je již řada zadána. (Zde funkcí Import v detailu FV.)

Vyberete řadu dokladů. Zadání řady je zde povinné.

Omezení pro řádky (není tedy nutné si nechat naimportovat všechny řádky, které z daného odkladu importovat ještě lze, ale je možno si vybrat jen některé, přičemž pokud je zatrženo více podmínek současně, pak se z importovatelných řádků naimportují jen ty řádky, které splňují všechny podmínky současně):
Jen pokryté skladem

Je k dispozici jen pro případ přefakturace.

Je-li zatrženo omezení podle pokrytí skladem, zpřístupní se položka pro výběr způsobu pokrytí - z importovatelných skladových řádků pak budou vybrány ty, které splňují zvolenou podmínku pokrytí skladem.

  • Jen zcela pokryté skl. řádky - pak se naimportují pouze ty řádky, které jsou zcela pokryty skladem
  • Částečně i zcela pokryté skl. řádky - pak se naimportují zcela pokryté řádky i řádky jen částečně pokryté - u nich se pak množství automaticky sníží na maximální možné
Ruční výběr řádků

Řádky, které se mají ze zdrojových dokladů použít, lze vybrat i ručně stiskem tlačítka Řádky. Zde se otevře agenda Skladové pohyby s tzv. červeným omezením, a to zde za všechny řádky vybraných příjemek, podle nichž zde vytváříme fakturu vydanou.

Toto červené omezení můžete v záložce Omezení standardně zrušit (vyčistit) a získat záznamy podle libovolného jiného omezení, nebo zcela bez omezení (a mít pak k dispozici seznam všech existujících pohybů ze skladových dokladů), nicméně do editovaného dokladu se z nich naimportují maximálně ty, co pochází z právě importovaných příjemek.

Typ příjmu

Zatržítko:

Je-li zatržítko zatrženo, je k dispozici:

  • číselníková položka, do níž zadáte nebo vyberete z číselníku typy příjmů pro předvyplnění do položky Typ p. v obsahu Faktury vydané na importované řádky. Povinná položka.
  • zatržítko Vždy přepsat zadanou hodnotou:
    • Je-li zatrženo - zde zadanou hodnotu předvyplní na všechny importované řádky, bez ohledu na to, zda položka byla na daném řádku zdrojového importovaného dokladu před tím vyplněna.
    • Není-li zatrženo - zde zadanou hodnotu předvyplní na importované řádky jen tehdy, pokud na daném řádku zdrojového importovaného dokladu byla daná položka nevyplněna. Této možnosti můžete s výhodou využít, pokud jste např. nějakou položku nezadávali vždy, ale nyní ji chcete na všech záznamech, kde chybí doplnit vybranou hodnotou.

      Pokud je dodací list vytvořen na základě objednávky přijaté, je zdrojovou hodnotou Typ příjmu na řádku dané objednávky.

Importovat přílohy Zatrhnete, pokud chcete k cílovému dokladu připojit stejné přílohy, jako má ve své záložce Přílohy zdrojový doklad.
Převzetí hlavičkových údajů

Je k dispozici jen pro případ vracení zboží na prodejních dokladech.

Jedná se o možnost převzít důležité hlavičkové údaje z jednoho ze zdrojových dokladů. Takovými údaji může být např. firma, provozovna, druh dopravy apod. Vztahuje se i na převzetí hodnot hlavičkových uživatelsky definovatelných položek. Aby však mohly být převzaty, musí být splněny podmínky pro jejich přenos, viz obecný popis import hodnot uživatelsky definovatelných položek.

Možnost převzetí hlavičkových údajů se vůbec nenabízí, pokud již v dokladu nějaký řádek byl zadán, jelikož by mohlo dojít k nekompatibilitě údajů převzatých s údaji původními, za kterých byl(y) vytvořeny již existující řádky (např. nekompatibilní typ obchodu, měna apod.).

Tedy případ, kdy je procesní tvorba vyvolána z již rozeditovaného dokladu. (Zde funkcí Import v detailu FV.)

Totéž platí v případě, že sice aktuálně žádný řádek neexistuje, ale byl v rámci dané editace zadán a poté smazán. Pokud přesto chcete, aby se nabídla možnost převzetí rozdílných hlavičkových údajů, pak editaci ukončete a proveďte celou akci znovu.

Pokud se možnost převzetí hlavičkových údajů nabízí, pak můžete zatrhnout, zda chcete hlavičkové údaje převzít a je-li zdrojových dokladů víc, tak i z kterého dokladu:

  • Není-li zatrženo, žádné hlavičkové údaje se ze zdrojových dokladů přebírat nebudou a ve vytvářeném dokladu budou doplněny jen ty, které se předvyplňují z jiných důvodů (viz např. údaje pro předvyplňování ve Firemních nastaveních).
  • Je-li zatrženo a je-li současně vybráno více zdrojových dokladů, pak je dostupné tlačítko Doklad, po jehož stisku vyberete jeden z nich, z něhož se pak do vytvářeného dokladu vybrané hlavičkové údaje převezmou. Zde se otevře agenda Příjemek s tzv. červeným omezením, a to zde za všechny vybrané příjemky, podle nichž tvoříme fakturu vydanou. Je-li zdrojový doklad jen jeden, pak tlačítko Doklad dostupné není, a příslušný doklad je rovnou vybrán.

Pokud se jedná o případ importu do rozeditovaného dokladu, zobrazí se dále rozdílné hlavičkové údaje, které se budou přebírat.

Import řádkových uživatelsky definovatelných položek viz dále Pravidla pro čerpání - importovatelné řádky.

Doklad pro převzetí definovatelných položek

Je k dispozici jen pro případ přefakturace.

V tomto případě se z pevných údajů žádné hlavičkové údaje nepřebírají a ze zdrojového dokladu se přebírají pouze řádky. Proto tato volba zde znamená pouze možnost převzít hodnoty hlavičkových uživatelsky definovatelných položek z jednoho ze zdrojových dokladů. Aby však mohly být převzaty, musí být splněny podmínky pro jejich přenos, viz obecný popis import hodnot uživatelsky definovatelných položek.

Možnost převzetí hlavičkových uživatelsky definovatelných položek se vůbec nenabízí, pokud již v dokladu nějaký řádek byl zadán.

Dále platí totéž co pro předchozí položku Převzetí hlavičkových údajů dostupné pro případ vracení zboží.

Neuzavírat nově otevřenou agendu

Je k dispozici jen pro případ přefakturace (po vyvolání okna průvodce funkcí Vytvořit).

Je-li zatrženo, po uložení cílového dokladu zůstane příslušná agenda (v tomto případě Faktury vydané) otevřená. Výchozí nastavení je možné ovlivnit parametrem Výchozí hodnota pro položku Neuzavírat nově otevřenou agendu při tvorbě nového dokladu.

Zadaná nastavení lze uložit pro další použití pomocí zatržítka ve spodní části okna průvodce.

2. krok - Dokončení

Další postup zadání nového dokladu je již standardní. Žádné další kontroly neprobíhají.

Editace předpřipraveného dokladu a případný návrat zpět

Vybrané řádky faktury vydané jsou předvyplněny podle údajů z příjemek, příp. podle údajů z předchozích kroků. V případě vracení zboží na prodejních dokladech jsou předvyplněny počty záporně. Předvyplněné údaje tvořeného dokladu však můžete dodatečně změnit či doplnit (v případě vracení zboží jsou však možnosti změn značně omezené). Další postup je standardní jako u jiných dokladů, proto viz dále obecný popis fáze Editace předpřipraveného dokladu a případný návrat zpět.

Pravidla pro čerpání - importovatelné řádky

Režimy čerpání "S opravou"/"Bez opravy" (množství a ceny)

  • V případě přefakturace:
    • V případě přefakturace nelze při importu PR do FV volit režim čerpání s opravou nebo bez opravy importovaného dokladu. U importu příjemek v tomto případě jde vždy pouze o režim čerpání bez opravy, tedy jakákoli změna počtu v naimportovaném řádku nijak nezmění původní příjemku.
  • V případě vracení zboží na prodejních dokladech:
    • Pokud importujete příjemku (PR) v případě vracení zboží, můžete si zvolit, zda budete chtít tyto příjemky současně i opravovat, či nikoli. Tzn., zda případné změny v řádcích naimportovaných z daných příjemek budou chápány jako oprava těchto příjemek či nikoli. Podle toho se liší následné chování systému.

      Importovat lze pouze příjemku, která má Typ obchodu = Tuzemský.

      Importujete-li do jedné faktury více skladových dokladů (to může být DL nebo i PR v případě vracení zboží), systém se na režim čerpání zeptá jen u prvního skladového dokladu a pro další importované skladové doklady použije stejný režim.

      Můžete volit ze dvou režimů:

      • Čerpání z PR "Bez opravy PR" - Tj. čerpání z řádku PR bez opravy tohoto řádku. V tomto případě platí:
        • Do faktury můžete importovat (čerpat) pouze přesně takové množství, které je na příjemce uvedeno a nebylo vráceno.
        • Zadat menší množství, než je k dispozici k čerpání na příjemce, nelze, tj. částečný import nelze.
        • Vlastní obsah řádků příjemky se v žádném případě nezmění!

          Do PR se v tomto případě nepřenesou ani žádné jiné změny, pokud je na FV/PP změnit lze a pokud byly změněny (např. středisko, zakázka, obchodní případ, projekt). Některé údaje v tomto režimu ani na FV/PP změnit nelze (takové změny by mohly být nežádoucí (např. z důvodu již provedené skladové uzávěrky a zaúčtování dané PR apod.) Co vše lze na FV/PP opravit a za jakých okolností, viz dále Oprava faktury a dodací listy resp. skladové příjemky.

        řádky s kartami se šaržemi/sér.čísly částečně čerpat nelze, lze čerpat pouze celý počet, viz Použití šarží/sér. čísel na dokladech.

      • Čerpání z PR "S opravou PR" - Tj. čerpání z řádku PR s opravou tohoto řádku. V tomto případě záleží na tom, zda daný řádek PR lze do editovaného dokladu naimportovat celý (tj. zda již byl předtím částečně vrácen, či nikoli), zda byl oceněn skladovou uzávěrkou a zda má uživatel právo opravovat PR:
        • Řádek PR lze naimportovat celý (tj. dosud nebyl částečně vrácen), ani nebyl oceněn skladovou uzávěrkou a uživatel má právo opravovat PR - Pak režim čerpání tohoto řádku "S opravou PR" možný je a program jej nastaví. Pak změnou naimportovaného množství na faktuře rovnou automaticky opravujete i množství na příjemce. Tj. pokud na faktuře změníte množství předvyplněné z naimportované příjemky, bude tato změna chápána jako oprava daného řádku příjemky.

          Tedy, pokud množství snížíte, nepůjde o žádné částečné čerpání řádku PR (to u vracení zboží ani není možné), ale o jeho opravu na menší množství. (Pokud k dané PR již existují nějaké vratky, pak nelze opravit množství na nižší, než je celkový vrácený počet. Kdy taková situace nastává, viz poznámka dále). A naopak můžete množství libovolně zvýšit, zvýší se i na importované příjemce. Vlastní obsah řádků příjemky se tedy po uložení faktury odpovídajícím způsobem změní!!

          Kromě opravy množství se do řádků PR přenáší i oprava ceny.

          Do PR se v tomto případě přenesou i případné ostatní změny, pokud je na FV/PP změnit lze a pokud byly změněny (např. středisko, zakázka, obchodní případ, projekt, změna měny, kurzu apod.). Co vše lze na FV/PP opravit a za jakých okolností, viz dále Oprava faktury a dodací listy resp. skladové příjemky.

          Situace, kdy je povolen režim s opravou, přestože v daný moment existují k PR vratky (tedy je vlastně částečně vrácena) a tudíž je hlídáno i minimální opravované množství s ohledem na vratky, může nastat jen v případě, že opravujete FV, do níž byl při jejím vytvoření naimportován řádek PR celý, a teprve následně vznikla k PR vratka příjemky. Při opravě takové FV je možný režim s opravou. Pokud by nejdřív k PR vznikly vratky a teprve poté jste ji čerpali do FV, režim s opravou by v daný moment už povolen nebyl. Viz dále.

        • Řádek PR nelze naimportovat celý (tj. již byl částečně vrácen) nebo byl oceněn skladovou uzávěrkou nebo uživatel nemá právo opravovat PR - Pak režim čerpání tohoto řádku "S opravou PR" možný není. Program na tuto skutečnost upozorní a nastaví režim "Bez opravy PR", viz výše.

          Pokud přidáte do editovaného dokladu nový řádek se záporným množstvím, pak na tento bude v každém případě generována nová příjemka. Tedy nově přidané řádky se nepřidávají na importovanou příjemku, ani když ji importujete v režimu čerpání s opravou PR.

      Informace o režimu čerpání daného řádku je u každého řádku uvedena v položce "Způsob importu" v záložce Obsah faktury vydané.