Záložka Schvalování - obecně

Tato záložka slouží :

  • Pro zobrazení průběhu schvalování aktuálního dokladu - Je zde tedy vidět, kdo má doklad právě schválit a zda již tak učinil či nikoliv, případně zda doklad vrátil k dopracování a proč nebo zda je zamítl a proč, včetně informací o datumu a času.
  • Pro vlastní schvalování (u záznamů, kde se požaduje schválení od přihlášeného uživatele).

Z hlediska procesu schvalování je záložka nutná pro zahájení prvního kola schvalování. Další proces schvalování již je vhodnější provádět z agendy Schvalování dokladů, jelikož je pro schvalování dokladů speciálně určená. (Centrální správa všech schvalovaných dokladů, možnost schvalování hromadně více požadavků najednou apod.).

Je k dispozici v agendách, kde má schvalování smysl, ale pouze tehdy, pokud je v parametru Používat schvalování nastavena hodnota Ano. Viz též Co je třeba k provozu schvalování dokladů.

Netýká se agendy Požadavky na schválení výdajů, kde je záložka přítomná i tehdy, pokud je parametr nastaven na Ne.

Typy dokladů, které schvalování podporují:

Záložka je obdobou záložky Průběh Schvalování z agendy Schvalování dokladů.

V horní části záložky jsou k dispozici stejné položky jako v horní části záložky Průběh Schvalování. Jejich význam vyplývá z jejich popisu v agendě Schvalování dokladů v záložce Průběh Schvalování.

Záložka dále obsahuje prvek needitovatelný seznam, v němž je zobrazen seznam dosud vzniklých záznamů o schvalování aktuálního dokladu ze záložky Seznam dané agendy. V seznamu jsou pro každý záznam uvedeny základní údaje o něm. Význam jednotlivých zde zobrazených položek vyplývá z jejich názvu nebo z jejich popisu v agendě Schvalování dokladů v záložce Průběh Schvalování.

Aktuální požadavky čekající na schválení, které mohou být schváleny od aktuálně přihlášeného uživatele, jsou graficky zvýrazněny jinou barvou, aby bylo na první pohled zřejmé, že je třeba se jim věnovat. Způsob zjištění, zda aktuálně přihlášený uživatel může daný požadavek schvalovat, viz Kdo může být konkrétním schvalovatelem. Dále viz popis v záložce Seznam agendy Schvalování dokladů.

Zobrazení seznamu v této záložce

V některé části této záložky může být zobrazen Seznam, tedy záznamy ze záložky seznam (podrobněji viz Společné prvky v dokladových agendách - záložka Detail).

Zobrazení seznamu závisí na aktuálním nastavení v menu Nastavení pro danou agendu a přihlášeného uživatele.

Funkce k této záložce:

Klasický editační režim s ukládáním provedených změn, jak byl popsán v kap. editace záznamů v číselnících v této záložce neprobíhá, tudíž standardní funkce pro režim editace v číselnících se zde nenabízejí. Přidávání a odebírání příloh probíhá způsobem přímé editace prostřednictvím funkcí uvedených dále.

Jak bylo řečeno v kap. Jak začít používat skupinu Workflow funkce pro schvalování (Schválit, Zamítnout, ...) nepotřebují nastavovat přístupová práva, neboť přístup k funkcím se řídí schvalovacím scénářem a vyhodnocením, kdo může být konkrétním schvalovatelem.

Název Kl. Ik. Doplňující popis
Zahájit Shift
+F2
 

Funkce je pro daný doklad dostupná pouze:

Co funkce vykoná, závisí na tom, zda se jedná o zahájení prvního kola schvalování či dalšího kola:

  • Jedná se o zahájení prvního kola schvalování - Po vyvolání funkce se zahájí první kolo schvalování s číslem jedna. Podle definic schvalování zadaných ve schvalovacích scénářích se pro daný doklad vygeneruje seznam schvalovatelů s pořadím 1 (nebo nejnižším nalezeným). Doklad přejde do stavu "čeká na schválení". Pokud se zjistí, že není vyžadován žádný schvalovatel (buď není definován pro daný typ dokladu žádný předpis schvalování a nebo se má použít jen za určité podmínky a podmínka není splněna), pak se jen povýší číslo kola schvalování a doklad se označí rovnou jako schválený.
  • Jedná se o zahájení dalšího kola schvalování - Po vyvolání funkce se zahájí další nové kolo schvalování s číslem o jedna vyšším. Podle definic schvalování zadaných ve schvalovacích scénářích se pro daný doklad znovu vygeneruje seznam schvalovatelů s pořadím 1 (nebo nejnižším nalezeným). Doklad přejde do stavu "čeká na schválení". Pokud se zjistí, že není vyžadován žádný schvalovatel (buď byl pro daný typ dokladu předpis schvalování mezitím smazán a nebo se má použít jen za určité podmínky a podmínka není aktuálně splněna), pak se jen povýší číslo kola schvalování a doklad se označí rovnou jako schválený.

    Nechť ve schvalovacím scénáři je definováno, že nabídky na celkovou částku vyšší než 100000 má schvalovat vedoucí obchodu. Obchodník vystaví takovou nabídku a vyvolá funkci Zahájit. Vygeneruje se jeden požadavek na schválení od vedoucího obchodu. Ten nabídku vrátí k doplnění s tím, že doporučí jiný model výrobku, který je současně o něco levnější. Tím se celková cena dostane pod 100000. Pokud obchodník nabídku opraví a zahájí další kolo schvalování vyvolá znovu funkci Zahájit, další požadavek na schválení se již nevygeneruje a doklad rovnou přejde do stavu Schváleno.

U nabídek vydaných je zahájení schvalování jednou z akcí, která může vyvolat automatickou změnu stavu nabídky vydané.

Opačný postup, tj. ruční nastavení stavu s typem automatické změny "4 = po zahájení schvalovacího scénáře" na nabídce vydané nezpůsobí zahájení schvalovacího kola.

Schválit F2  

Funkce je pro daný doklad dostupná pouze:

Po vyvolání funkce se zobrazí modální okno, kde je možno doplnit poznámku. Po zadání poznámky se u daného požadavku nastaví stav "schváleno". Rovněž se zaznamená identifikace konkrétního uživatele, který doklad schválil, a datum a čas schválení. Zároveň se ve schvalovacích scénářích ověří, zda k dokladu existuje ještě nějaký další schvalovatel se shodným pořadím schvalování, který ještě doklad neschválil. Pokud už žádný takový není, vyvolá se automaticky generování dalších schvalovatelů podle definic schvalování s pořadím o jedna vyšším (resp. nejbližším vyšším). Pokud z definic vyplyne nějaký další schvalovatel, vygeneruje se pro něj další požadavek na schválení. Pokud již žádný další schvalovatel není požadován, je doklad celkově schválen.

Jestli bude možno schválený doklad ještě nějak opravit a ukončený schvalovací proces tím stornovat, závisí na zadaných povoleních oprav.

U nabídek vydaných je schválení jednou z akcí, která může vyvolat automatickou změnu stavu nabídky vydané.

Opačný postup, tj. ruční nastavení stavu s typem automatické změny "7 = po přechodu schvalování do stavu schváleno" na nabídce vydané nezpůsobí schválení dokladu.

Vrátit k doplnění F4  

Funkce je pro daný doklad dostupná za stejných podmínek jako funkce Schválit. Viz výše.

Po vyvolání funkce se zobrazí modální okno, kde je možno doplnit poznámku. Zde lze uvést podrobné pokyny k požadovanému doplnění dokladu. Po zadání poznámky se provede storno existujících řádků schválení v posledním kole. U daného požadavku se nastaví stav "vráceno k doplnění", aby bylo možno po doplnění vygenerovat nový požadavek na schválení. Rovněž se zaznamená identifikace konkrétního uživatele, který doklad vrátil, a datum a čas vrácení.

U nabídek vydaných je vrácení k doplnění jednou z akcí, která může vyvolat automatickou změnu stavu nabídky vydané.

Opačný postup, tj. ruční nastavení stavu s typem automatické změny "5 = po přechodu schvalování do stavu vráceno k přepracování" na nabídce vydané nezpůsobí v procesu schvalování změnu stavu na vrácení k doplnění.

Zamítnout F8  

Funkce je pro daný doklad dostupná za stejných podmínek jako funkce Schválit. Viz výše.

Po vyvolání funkce se zobrazí modální okno, kde je možno doplnit poznámku. Zde lze uvést důvod zamítnutí. Po zadání poznámky se provede storno existujících řádků schválení v posledním kole. U daného požadavku se nastaví stav "zamítnuto". Rovněž se zaznamená identifikace konkrétního uživatele, který doklad zamítl, a datum a čas zamítnutí.

Po zamítnutí se další požadavky na schválení podle schvalovacích scénářů automaticky nijak negenerují, i kdyby existovali další schvalovatelé s vyšším pořadím.

Jestli bude možno zamítnutý doklad ještě nějak opravit a zahájit znovu další kolo schvalování, závisí na zadaných povoleních oprav.

U nabídek vydaných je zamítnutí jednou z akcí, která může vyvolat automatickou změnu stavu nabídky vydané.

Opačný postup, tj. ruční nastavení stavu s typem automatické změny "6 = po přechodu schvalování do stavu zamítnuto" na nabídce vydané nezpůsobí zamítnutí dokladu.

Poznámka Alt+
F10
 

Umožňuje zobrazit nebo editovat poznámku k danému záznamu schvalování.

Editovat poznámku lze pouze pro řádky ve stavu Schváleno, Zamítnuto, Vráceno a pouze tehdy, je-li přihlášený uživatel oprávněným schvalovatelem daného záznamu. V opačném případě lze poznámku pouze zobrazovat.

Občerstvit F11   Jedná se o klasické občerstvení, ale záznamů v této subzáložce.