Záložka Účely výdaje - obecně

Tato subzáložka slouží :

  • K zadání vazeb daného nákupního dokladu na různé související doklady, kvůli kterým byl daný výdaj uskutečněn, tj. k zadání nebo evidenci záznamů čerpání částky z nákupního dokladu (faktury přijaté, pokladní výdejky aj.) do jiných dokladů, které s příslušným nákupním dokladem souvisí (příjemky, změny ceny majetku apod.). Dále viz čerpání částek z jiných dokladů.
  • K zobrazení informací o dokladech, do kterých byla čerpána částka z daného nákupního dokladu.

Je k dispozici jako subzáložka pod záložkou Detail (resp. adekvátní záložkou zobrazující detailní informace aktuálního záznamu) v agendách, kde má smysl zadávat, k jakému účelu byla částka nákupního dokladu použita. Záložka je inverzní záložkou k záložce Výdaje pořízení/změny ceny resp. Související doklady a tyto agendy jsou vlastně agendami dokladů výdajů pořízení:

Doklady, do nichž lze čerpat, jsou Doklady účelů výdaje a mohou to být následující doklady:

  • Z dokladu FP, PV, OSV, JSD, DZP lze čerpat do těchto dokladů účelů výdaje:
    • Příjemky
    • Pořízení majetku

      Čerpání do dokladu Pořízení majetku se samozřejmě nenabízí, není-li nainstalován modul Majetek.

    • Kooperace

      Čerpání do dokladu Kooperace se samozřejmě nenabízí, není-li nainstalován modul Výroba.

  • Z dokladu FP, PV, OSV, DP, VV lze čerpat do těchto dokladů účelů výdaje:

Čerpání z dokladů výdajů pořízení do dokladů účelů výdaje není povinné, tj. záložka může být prázdná. Pokud se ale čerpání použije, tj. zadá se alespoň jeden záznam čerpání, pak se kontroluje velikost již načerpané částky celkem oproti celkové částce dokladu, pravidla viz popis celkové položky Již čerpáno.

Jelikož záložky Účel výdaje a Výdaje pořízení/změny ceny resp. Související doklady jsou navzájem inverzní, je možno zadané čerpání prohlížet na obou z nich. Zadávat čerpání lze ve většině případů buď z dokladu účelu výdaje nebo naopak z dokladu výdaje pořízení. V některých případech ale záznam čerpání znamená další nutné akce (např. u majetkových dokladů znamená změnu celkové částky dokladu a tudíž nutnost přepočtení odpisů). U takových dokladů je proto možno čerpání zadávat resp. mazat pouze ze strany dokladu účelu výdaje (např. dokladu změny ceny majetku) a ze strany dokladu výdaje pořízení (např. faktury přijaté) je lze pouze prohlížet.

Vzhledem k tomu, že při čerpání z dokladu výdaje pořízení do dokladu účelu výdaje nedochází k importu řádků dokladu, k editaci údajů podstatných pro účtování ani ke změnám údajů, které nelze uskutečnit po provedení uzávěrky dokladu, je možné doklady v záložce Účely výdaje přidávat, opravovat a mazat i v případě, že byl doklad účelu výdaje nebo doklad výdaje pořízení uzavřen, zaúčtován, případně auditován. Při úpravě dokladu v záložce Účely výdaje nedochází k jeho přeúčtování.

Pozor! V záložce Účely výdaje není možné opravovat, přidávat nebo mazat doklady účelu výdaje u auditovaných dokladů, pokud tato změna vyvolá nutnost přeúčtování dokladu výdaje pořízení, např. pokud má řada příslušných dokladů nastaveno, že se má vždy přeúčtovat.

Je-li doklad zablokován, není možné ho nijak měnit, nelze tedy ani přidávat, opravovat a mazat doklady v záložce Účely výdaje.

Subzáložka Obsahuje prvek editovatelný seznam, v němž je zobrazen seznam dosud zadaných řádků čerpání (na počátku prázdný).

V této agendě lze oproti jiným editovatelným seznamům přidávat řádky výhradně pomocí funkcí z lišty navigátoru.

V dolní části záložky je k dispozici lišta navigátoru:

Navigátor v této subzáložce

Navigátor v této záložce může obsahovat tlačítka:

  • Pro pohyb kurzoru po řádcích (na začátek, předchozí řádek, další řádek, na konec) dokladu a hledání hodnoty v seznamu.
  • Přidat - pro přidání nového řádku čerpání. Po vyvolání funkce se nabídne dialogové okno, ve kterém vyberete, do jakého dokladu si přejete čerpat. Poté se vyvolá Průvodce výběrem dokladu. Další dohledání a výběr dokladu probíhá tak, jak bylo popsáno v průvodci výběrem dokladu. Do editovaného dokladu se přidá nový řádek čerpání a předvyplní se částka, kterou lze ještě čerpat.
  • Přidáním čerpání se u žádného dokladu výdaje pořízení nezaktualizuje celková částka pořízení zadaná v jejich hlavičce.

    Nelze znovu přidat doklad účelu výdaje, který už je v subzáložce Účely výdaje u konkrétního dokladu výdaje pořízení obsažen.

    Pokud do Faktury přijaté, Pokladního výdeje a Ostatního výdaje čerpáte Vratku příjemky, čerpanou částku je třeba zadat se záporným znaménkem!

    Dále systém nabízí vygenerování záznamu pro ruční spárování. Tj. pokud je načerpán záznam z nákupního dokladu do dokladu účelu výdaje, je uživatel dotázán, zda si přeje provést i ruční spárování a pokud ano, pak přidá vazbu na daný doklad v subzáložce Ruční párování.

    Popis párování zmíněných zdrojových dokladů a čerpaných nákupních dokladů obecně viz Párování dokladů do saldokontních skupin - Zdrojový doklad s vazbou na nákupní doklad (s čerpáním výdajů z nákupního dokladu). Systém se neptá v případě, že již párovací vazba existuje.

  • Vymazat - Pro vymazání aktuálního řádku, resp. označených, pokud je nějaký označen. Vymazáním čerpání se u žádného dokladu výdaje pořízení nezaktualizuje celková částka pořízení zadaná v jejich hlavičce.
  • Doklad Změna vstupní ceny majetku není možné ze subzáložky Účely výdaje vymazat. Vymazání je možné provést ze subzáložky Výdaje změny vstupní ceny v agendě Změna vstupní ceny majetku, kde se po změně vstupní ceny přepočítají odpisy.

    Dále systém nabízí odebrání záznamu pro ruční spárování. Tj. pokud se odstraňuje čerpání z nákupního dokladu do čerpaného dokladu, tj. dokladu účelu výdaje, je uživatel dotázán, zda si přeje odstranit i ruční párování a pokud ano, pak odebere vazbu na daný doklad v subzáložce Ruční párování. Systém se neptá v případě, že párovací vazba mezi danými doklady neexistuje.
     

  • Otevřít - pro otevření agendy s daným dokladem, kde si můžete čerpané doklady prohlížet, opravovat, zobrazovat doklady apod. Po stisku tohoto tlačítka se "přes" agendu zdrojového dokladu otevře odpovídající agenda dokladu, z něhož je čerpáno, defaultně omezená za zvolený čerpaný doklad (tzv. červené omezení). Toto červené omezení však můžete v záložce Omezení dané agendy standardně zrušit (vyčistit) a získat záznamy podle libovolného jiného omezení nebo zcela bez omezení (a mít pak k dispozici seznam všech takových dokladů apod.). K dispozici jsou všechny funkce vyvolané agendy.

Položky záznamů čerpání:

Název Popis
Čerpaná částka

Částka čerpaná do dokladu účelů výdaje. Editovatelná položka. Po vybrání dokladu resp. dokladů se předvyplňuje maximální částkou, kterou lze do daného dokladu ještě čerpat, aniž by se přečerpal doklad výdaje pořízení, nicméně ji lze snížit. Zda ji lze i zvýšit, tj. čerpaný doklad výdaje pořízení (nákupní doklad) přečerpat, závisí na stavu parametru Povolit přečerpání čerpatelných dokladů. Přičemž dále bez ohledu na hodnotu zmíněného parametru platí, že není dovoleno přečerpat doklad účelu výdaje. Objasníme na příkladu:

Příklad: Mějme fakturu přijatou FP-1 s pěti kusy zboží za celkovou částku 5000 CZK. Dále mějme příjemku PR-2 na částku 6000 CZK, do které již byla čerpána částka 4000 CZK z faktury přijaté FP-2, tj. do PR-2 je tedy možné z jakéhokoli dokladu výdaje pořízení (nákupního dokladu) načerpat maximálně 6000 - 4000 = 2000 CZK. Do subzáložky Účely výdaje FP-1 přidáme jako doklad účelu výdaje PR-2, do položky Čerpaná částka se předvyplní hodnota 2000 CZK. Přestože z FP-1 lze čerpat do jakéhokoli dokladu účelu výdaje až 5000 CZK, konkrétně do PR-2 lze načerpat nejvíce 2000 CZK a to bez ohledu na hodnotu parametru Povolit přečerpání čerpatelných dokladů.
Dále nechť parametr Povolit přečerpání čerpatelných dokladů nepovoluje přečerpat nákupní doklad, tj. FP-1. Do subzáložky Účely výdaje FP-1 přidáme jako další doklad účelu výdaje PR-3, která byla vystavena na částku 8000 CZK, do položky Čerpaná částka se předvyplní hodnota 3000 CZK, což je maximální částka, kterou lze ještě čerpat z FP-1 (5000 na FP-1 minus 2000 již čerpané do PR-2). Hodnotu čerpání vyšší než 3000 CZK systém nedovolí uložit.
Pokud by však parametr Povolit přečerpání čerpatelných dokladů povoloval přečerpat nákupní doklad, tj. FP-1, bylo by možné čerpat z FP-1 do PR-3 až 8000 CZK s tím, že by při uložení FP-1 systém upozornil na to, že FP-1 bude přečerpána.

Pokud je do faktury přijaté naimportován daňový zálohový list přijatý, částka, kterou lze z faktury přijaté čerpat do dokladu účelů výdaje, se posuzuje bez snížení o zúčtovanou daňovou zálohu. Tj. z FP na částku 22000 CZK bez DPH, do níž je zúčtován daňový zálohový list přijatý na částku 10000 CZK bez DPH (tj. celková částka FP bez DPH je 22000-10000=12000 CZK), lze do dokladu účelů výdaje (např. příjemky) čerpat 22000 CZK a k výši zúčtované zálohy se nepřihlíží.

Pokud importujeme do dokladu výdaje pořízení (nákupního dokladu) v rámci jedné editace víckrát stejný doklad účelu výdaje, čerpaná částka se zvýší o částky z nově naimportovaných řádků dokladu účelu výdaje. Viz příklad v kapitole Procesní tvorba dokladů - Příjemka -> Faktura přijatá.

Doklad Změna vstupní ceny majetku není možné ze subzáložky Účely výdaje opravit. Vymazání dokladu nebo změnu čerpané částky je možné provést ze subzáložky Výdaje změny vstupní ceny v agendě Změna vstupní ceny majetku, kde se po změně vstupní ceny přepočítají odpisy.

Do dokladu se čerpá vždy částka bez DPH. Do této částky není zahrnuto případné haléřové vyrovnání resp. korekce viz popis u Celkové částky dokladu.

Čerpaná částka může být i nulová pro případ, že si chcete pouze vytvořit záznam na doklad účelu výdaje, který ale zní z nějakého důvodu na nulovou částku, příp. z něhož již bylo vše čerpáno.

Pozor! Pokud čerpáte z Faktury přijaté, Pokladního výdeje a Ostatního výdaje do Vratky příjemky, čerpanou částku je třeba zadat se záporným znaménkem! Při čerpání kladných částek do Vratek příjemek nebo záporných částek do jiných dokladů účelu výdaje je ovlivněna maximální čerpatelná částka dokladů, viz popis čerpání záporné částky.

Měna

Měna čerpané částky. Needitovatelná položka. Jedná se o měnu aktuálního dokladu výdaje pořízení, tedy čerpaná částka se zadává v měně dokladu, na lokální měnu se přepočítává, viz dále.

Aby nedošlo např. k tomu, že doklad je v cizí měně vyčerpán, ale v lokální měně nikoliv, vlivem změny kurzu na čerpaném dokladu, nelze kurz na čerpaném dokladu již opravovat.

Čerpaná částka (lok.)

Čerpaná částka přepočtená na lokální měnu a to kurzem z hlavičky dokladu výdaje pořízení (nákupního dokladu), tento kurz je informačně uveden v položce Kurz. Editovatelná položka. Pokud je výše čerpání zadána uživatelem v lokální měně, tj. do této položky, je automaticky přepočítána čerpaná částka v měně dokladu výdaje pořízení v položce Čerpaná částka a to opět kurzem uvedeným v položce Kurz.

Způsoby přepočtu závisí na nastavení denominací pro jednotlivé měny v kurzovním lístku atd. viz kap. Věcný obsah-Cizí měny - denominace, EUR.

Měna (lok.) Identifikace lokální měny. Needitovatelná položka.
Kurz. rozdíl

Needitovatelná položka.

Jsou-li doklad výdaje pořízení (nákupní doklad) a doklad účelu výdaje, do kterého je čerpáno, v rozdílných měnách, kurzový rozdíl se nevyčísluje (v položce je uvedena nula).

Pokud jsou doklad výdaje pořízení (nákupní doklad) a doklad účelu výdaje vystaveny ve stejné měně, kurzový rozdíl se vypočítá jako Čerpaná částka * kurz dokladu účelu výdaje/vztažný kurz - Čerpaná částka (lok.). Viz příklad u položky Kurzový rozdíl v kapitole Záložka Výdaje pořízení/změny ceny resp. Související doklady - obecně.

Pokud opravíte kurz v hlavičce dokladu účelu výdaje, příslušným způsobem se po uložení dokladu změní i obsah položky Kurzový rozdíl v subzáložkách Výdaje pořízení a Účely výdaje.

Doklad Identifikace dokladu, do kterého se čerpá, tj. dokladu účelu výdaje. Needitovatelná položka.
Částka dokladu

Celková částka dokladu účelu výdaje bez DPH v měně dokladu. Needitovatelná položka.

U Vratek příjemek není tato částka přesná, dokud nebyl doklad oceněn skladovou uzávěrkou.

Měna Měna dokladu, do kterého se čerpá. Needitovatelná položka.
Již vyčerpáno

Informace o částce, která již byla do příslušného dokladu účelu výdaje načerpána ze všech dokladů výdajů pořízení. Needitovatelná položka. Částka je uvedena v měně dokladu účelu výdaje.

Výše čerpání z aktuálního dokladu výdaje pořízení se při přidání nového dokladu účelu výdaje nebo po opravě čerpané částky u dříve zadaného dokladu účelu výdaje v položce Již čerpáno projeví až po uložení aktuálního dokladu výdaje pořízení.

Měna

Měna vztahující se k položce Již vyčerpáno. Needitovatelná položka.

Pod editovatelným seznamem jsou dále uvedeny needitovatelné sumární položky informující o stavu čerpání:

Název Popis
Kurz Kurz přepočtu z měny dokladu na lokální měnu převzatý z hlavičky dokladu výdaje pořízení, z něhož se čerpá. Je-li doklad výdaje pořízení vystaven v lokální měně, kurz=1.
Celková částka dokladu

Jedná se o částku Celkem bez DPH v horní části záložky Detail aktuálního dokladu výdaje pořízení (nákupního dokladu), která je snížena o haléřové vyrovnání (např. haléřové vyrovnání FP) resp. korekci (např. u daňových zálohových listů přijatých) zadanou v dolní části subzáložky Obsah příslušného dokladu výdaje pořízení a která naopak není snížena o zúčtovanou zálohu z daňového zálohového listu přijatého. Objasníme na příkladech:

Příklad 1 - haléřové vyrovnání: Mějme příjemku PR-1 na celkovou částku 1024,53 CZK. Dále vytvořme fakturu přijatou FP-1 podle PR-1. FP-1 obsahuje v subzáložce Obsah částku Bez daně=1024,53 CZK, DPH=194,66 CZK a částku Celkem=1219,19 CZK. Podle dodavatelské faktury doplníme haléřové vyrovnání=-0,19. Horní část záložky Detail FP-1 zobrazuje: Celkem bez daně=1024,34 CZK (=1024,53-(-0,19)), DPH=194,66 CZK, Celkem=1219,00 CZK. Celková částka dokladu uvedená v subzáložce Účely výdaje FP-1 se rovná 1024,53 CZK, tj. celkové částce Bez daně ze subzáložky Obsah neupravené o haléřové vyrovnání.

Příklad 2 - zúčtování DZL přijatého do FP: Mějme FP-2 na částku 22000 CZK bez DPH, do níž je zúčtován daňový zálohový list přijatý na částku 10000 CZK bez DPH, tj. celková částka bez DPH v subzáložce Obsah FP-2 je 22000-10000=12000 CZK. Celková částka dokladu uvedená v subzáložce Účely výdaje FP-2 se rovná 22000 CZK, tj. součtu částek bez daně z jednotlivých řádků FP nesnížených o částky z daňového zálohového listu přijatého.

Částka je uvedena jak v měně dokladu, tak v lokální měně. Na lokální měnu je přepočtena kurzem z položky Kurz.

Již čerpáno

Informace, kolik činí již zadaná čerpání celkem, tedy součet všech částek čerpaných do dokladů účelů výdaje z aktuálního dokladu výdaje pořízení. Jedná se o součet všech hodnot uvedených v položce Čerpaná částka.

Částka je uvedena jak v měně dokladu, tak v lokální měně. Na lokální měnu je přepočtena kurzem z položky Kurz.

Jak bylo zmíněno výše, záložka může zůstat prázdná. Pokud je v ní ale zadáno alespoň jedno čerpání, probíhají kontroly na velikost celkové načerpané částky oproti celkové částce dokladu výdaje pořízení. Přitom platí, že celková částka čerpaná z dokladu výdaje pořízení v měně dokladu, tj. Již čerpáno v měně dokladu, nesmí být vyšší než celková částka dokladu výdaje pořízení, tj. Celková částka dokladu, pokud stav parametru Povolit přečerpání čerpatelných dokladů nedovoluje přečerpání.

Další informace viz čerpání částek z jiných dokladů obecně.

Zbývá načerpat

Částka, která zbývá načerpat, aby se suma čerpaná do dokladů účelů výdaje rovnala Celkové částce dokladu.

Částka může být ovlivněna čerpáním záporné částky.

Částka je uvedena jak v měně dokladu, tak v lokální měně. Na lokální měnu je přepočtena kurzem z položky Kurz.