B2B exporty a importy - základní informace - elektronická výměna dokladů

V této kap. naleznete:

Význam B2B exportů/B2B importů

Definovatelné B2B exporty příp. i B2B importy slouží k elektronické komunikaci mezi různými subjekty: uživateli systému ABRA Gen navzájem, příp. mezi uživateli jiných ERP systémů. Umožňují uživatelům vyměňovat si vybraná data (typicky doklady) elektronicky a eliminovat tak zbytečnou práci s ručním přepisováním došlých papírových dokladů. Možnost použití je dvojí:

  1. Použití dvojice B2B export (do XML) - B2B import - tato možnost je méně obecná a má určité nevýhody, viz dále. Řeší výměnu XML souborů mezi dvěma systémy ABRA (tj. mezi dvěma na sobě nezávislými systémy používanými různými subjekty). Umožňuje tedy např. z jednoho systému ABRA Gen exportovat fakturu vydanou a do druhého systému ABRA Gen ji importovat jako fakturu přijatou. Lze ji tedy využít pouze tehdy, pokud jak exportující subjekt, tak importující subjekt používá systém ABRA Gen. Ve vybraných agendách jsou k dispozici funkce a exportní definice, které umožňují data jednoho záznamu (např. faktury vydané, ceníku, ...) vyexportovat pomocí B2B exportu, a na druhé straně (u odběratele) tato elektronicky předaná data následně naimportovat pomocí B2B importů, tj. automaticky zaevidovat do systému ABRA Gen do patřičných agend (tj. např. jako fakturu přijatou, dodavatelský ceník, ...).

    Firma A i firma B mají ERP ABRA Gen. Firma A vystaví firmě B vydanou fakturu. Tuto vyexportuje do transportního XML souboru ABRA_B2B_FV-1234-2008.xml, pošle jej v příloze e-mailu účtárně firmy B.

    Firma B přijme e-mail, soubor z přílohy uloží do složky určené pro import dokladů a v systému ABRA Gen v agendě faktur přijatých založí nový doklad a provede import obsahu pomocí B2B importu a fakturu uloží. Importní driver po importu přemístí vstupní soubor do složky "Vyřízeno".

    Výrobcem podporované kombinace dvojic dokladů, které lze elektronicky přenášet pomocí B2B exportů a B2B importů - V rámci výrobcem dodávaných definic B2B exportů a importních funkcí B2B importů jsou podporovány kombinace B2B exportů a následných B2B importů mezi systémy ABRA Gen pro tyto doklady:

Pro vzájemnou komunikaci mezi uživateli systému ABRA Gen tedy výrobce dodává:

  • Pro každou výše uvedenou oblast na exportní straně (FV, ZLV, ...) vlastní systémovou definici B2B exportu, která vytvoří vlastní XML.
  • Pro každou zmíněnou oblast na importní straně (FP, ZLP, ...) vlastní B2B driver, který umí zpracovat XML vytvořené dodávaným systémovým B2B exportem.
  • Kromě toho dodává obecný skriptovací driver, který umožní použít funkce ze skriptování, které se mají vykonat pro provedení importu a které lze použít alternativně k dodávaným driverům.

Nevýhody výměny dat přes B2B exporty do XML a B2B importy:

  • Není automaticky podporována archivace souborů, jak na exportu tak na importu v souladu se zákonem o DPH.
  • Není podporováno podepisování souborů.
  • Není podporováno schvalování přijatého dokladu. Schvalovat doklad je možno až po jeho založení do systému ABRA Gen.
  • Není podporováno přikládání příloh k elektronickým dokladům.
  • Nelze založit nový doklad bez zásahu uživatele.

Více k popisu výše uvedených B2B exportů-importů, viz dále Funkce B2B Import, resp. viz kap. B2B exporty a importy mezi systémy ABRA Gen - parametry driverů, podmínky importu, struktura XML.

  1. Použití dvojice ISDOC vydaný - ISDOC přijatý - tj. na výstupní straně export dokladu do formátu ISDOC a na importní straně přijetí dokladu ISDOC. V systému ABRA Gen viz B2B export dokladu do ISDOC formátu s možností exportovaný doklad elektronicky podepsat pomocí zaručeného elektronického podpisu a předat na výstupní komunikační kanál a na importní straně v systému ABRA Gen viz přijetí dokladu ISDOC. Slouží pro elektronickou komunikaci (podporu "elektronické výměny dokladů" (někdy zkráceně označované jako "elektronická fakturace") nejen mezi uživateli systému ABRA Gen navzájem, ale obecně i mezi uživateli různých informačních systémů, ke komunikaci se státní správou apod.

Podporované typy elektronických dokladů, které lze elektronicky přenášet pomocí ISDOC formátu viz kap. ISDOC formát.

V systému ABRA Gen jsou tedy výrobcem dodávány definice pro B2B exporty do ISDOC formátu pro tyto doklady:

Dále viz Exportní soubory určené pro export do ISDOC formátu.

Funkce pro definice a provádění definovatelných B2B exportů jsou k dispozici ve všech dokladových agendách a ve vybraných číselnících, nicméně dodávané definice jsou obsaženy jen v některých dle výčtu výše.

Poznámka k tomu, co je ze zákona potřebné pro elektronickou výměnu dokladů a k nutnosti opatřovat takto zasílané dokumenty elektronickým podpisem: Nezbytnou součástí daňového dokladu není ani podpis ani razítko. Nic tedy nebrání tomu, aby jeden subjekt odeslal fakturu jinému subjektu jen jako přílohu e-mailu (např. ve formátu .pdf). Odlišná situace je v oblasti zákona o účetnictví, kde jsou vyžadovány podpisy následujících osob: toho, kdo doklad nebo jeho část schválil, a toho, kdo tento doklad zaúčtoval. Příjemce by si tedy měl přijatý dokument vytisknout, příslušné osoby (schvalovatel a účtující) by jej měli podepsat a podepsaný by měl být založen do šanonu. Posílání dokumentů elektronickou cestou mezi jednotlivými subjekty tedy není nutně vázáno na elektronický podpis – v případě rozumné důvěry. Je třeba si ale uvědomit, že i v případě opatřování elektronicky zasílaných dokumentů elektronickým podpisem, není bezpečnost zcela 100%-ní bez vybudování a neustálého udržování tzv. DataValidationServer, který obsahuje certifikáty, kterým důvěřujeme, aktualizuje CLR (seznam sice pravých, ale již neplatných certifikátů), atd.

B2B exporty - obecně

B2B exporty jsou definovány stejným mechanismem a na základě stejných pravidel jako běžné definovatelné exporty dostupné v systému ABRA Gen a platí pro ně totéž. Dále viz Věcný obsah - definovatelné exporty, tj. kdy je export vyvolán, jak je to se systémovými definicemi atd.)

Pouze pro přehlednost jsou B2B exporty zařazeny do samostatného číselníku definovatelných B2B exportů (adekvátního k číselníku definovatelných exportů a se stejnou funkčností). Z tohoto číselníku se vybírá jedna z definic B2B exportu při vyvolání funkce B2B export, dostupné jako jedna z voleb funkce Tisk, export (obdobně jako se vybírá tisk. sestava nebo definice pro běžný definovatelný export). Pomocí tohoto B2B exportu se vytvoří XML transportní soubor obsahující data vyměňovaného dokladu v požadovaném formátu.

Přípona exportního souboru:

Definice B2B exportů dodávané výrobcem a určené pro export do formátu ISDOC mají uvedeno "ISDOC" ve svém názvu. Dále viz Exportní soubory určené pro export do ISDOC formátu.

Exportní B2B soubory XML a ISDOC mají každý jinou strukturu a při importu do systému ABRA Gen je zaměňovat! Tj. ISDOC soubory nelze do systému ABRA Gen importovat pomocí B2B importů a naopak.

B2B importy - obecně

B2B importy jsou vykonávány pomocí tzv. importních driverů. Jsou to "programy" (zaregistrované COM objekty – obdobně jako např. telefonní drivery), které provádí činnosti spojené s B2B importem, případně dovolí uživateli (implementátorovi) celý import naprogramovat pomocí skriptování. Ovladače se registrují do repozitoře vč. identifikace objektu, do něhož umožňuje data importovat. B2B drivery jsou evidovány v číselníku definovatelných B2B importů. Z tohoto číselníku se vybírá jedna z definic B2B importu po vyvolání funkce B2B import.

Funkce B2B import

Funkce slouží k naimportování souborů ve formátu XML vytvořených v jiné instalaci systému ABRA pomocí B2B exportů (viz výše) do systému ABRA.

Exportní B2B soubory XML a ISDOC mají každý jinou strukturu a při importu do systému ABRA Gen je zaměňovat! Tj. ISDOC soubory nelze do systému ABRA Gen importovat pomocí B2B importů a naopak.

Možnosti vyvolání funkce pro B2B import:

  • vytvoření nového záznamu podle B2B importu - viz funkce Nový podle B2B importu
  • B2B import do stávajícího záznamu - viz funkce B2B import v detailu rozeditovaného dokladu

Funkce pro B2B import jsou dostupné jen v agendách těch Business objektů (BO), které jsou podporované nějakým ovladačem zaregistrovaným v repozitoři. Každý dodávaný ovladač totiž říká, jaký BO podporuje (tj. jaký BO se s ním dá naimportovat). Tato informace se uloží do repozitoře při registraci ovladačů. Pokud se při spuštění agendy zjistí, že v repozitoři je zaregistrovaný ovladač, který podporuje BO zobrazovaný v dané agendě, pak se funkce pro B2B import v dané agendě zpřístupní. Při tom se nebere v potaz obecný skriptovací ovladač.

Z toho mj. plyne, že skriptovací ovladač nemá smysl používat pro BO, pro který neexistuje žádný jiný nativní ovladač (protože by poté daný import nebylo jak provést).

Po vyvolání funkce se nejdříve nabídne seznam registrovaných importních driverů, které lze v dané agendě použít, tj. jsou nadefinované pro BO zobrazovaný v dané agendě (pokud pro daný BO je nadefinován také skriptovací ovladač, nabídne se také).

Další činnosti jsou v režii konkrétního driveru. Obecně se však driver nejdříve zeptá na zdroj vstupních dat.

Poté si driver vyžádá doplnění údajů potřebných pro import, resp. se nabídne možnost změnit parametry driveru. Jedná se buď přímo o zobrazení všech nastavitelných parametrů pro daný driver nebo o výběr z nich.

Příklad dialogu doplnění údajů při B2B importu do faktury přijaté. ABRA vzhled modrý.

K dispozici je funkční tlačítko Nastavení parametrů. Slouží ke změně hodnot parametrů, ale jen pro právě prováděný import. Po jeho stisku se nabídne dialogové okno, kde lze změnit přednastavené hodnoty parametrů importu.

Příklad dialogu nastavení parametrů pro B2B import do faktury přijaté. ABRA vzhled modrý.

Předvyplněny jsou hodnoty tak, jak byly nastaveny v nastavení parametrů ovladače přímo v číselníku B2B importů, viz položka Nastavení B2B importu v detailu definice B2B importu. Pokud má uživatel přístupové právo měnit hodnoty v číselníku definovatelných B2B importů, tak je v dialogovém okně k dispozici ještě tlačítko Uložit a použít parametry. Po jeho stisku se zadané hodnoty zapíší do číselníku. Pokud uživatel nemá právo měnit hodnoty v číselníku, tak se toto tlačítko nezobrazuje a zde zadané hodnoty se použijí pro právě prováděný import a do číselníku je odtud uložit nelze. (Uživatel tedy nikdy nemůže měnit hodnoty zapsané v číselníku B2B importů, pokud k tomu nemá povolení.) Některé ze zadávaných parametrů mohou být povinné, bez nich by nebylo možné v importu úspěšně pokračovat.

V případě importů do dokladů je povinné minimálně zadání střediska pro předvyplnění do řádků (střediska nelze převzít z importovaného dokladu, dodavatel má jiná střediska).

Poté se systém (příslušný ovladač) pokusí naimportovat data z vybraného souboru do vytvářeného dokladu. Přitom otestuje, zda jsou splněny podmínky pro zdárné naimportování. Takovými podmínkami může být např. to, jestli se podařilo dohledat na importní straně v adresáři firem firmu, která je uvedena jako dodavatel na daném dokladu, jestli je shodný bankovní účet apod. Popis podmínek viz jednotlivé typy B2B importů podrobněji:

Pokud nejsou splněny všechny požadované podmínky, vypíše chyby, pokud ano, pak data naimportuje. V případě kladného výsledku provede driver akci, kterou má po importu provést podle nastavení ve svých parametrech.

Importem dojde pouze k naplnění rozeditovaného objektu přenášenými daty, nikoli však již k uložení. Uložení záznamu je již plně v rukou uživatele.

Po naimportování dat do dokladu se funkce pro B2B importování znepřístupní. Nelze tedy provést několikanásobný B2B import do téhož záznamu. Pokud chce uživatel provést B2B import znovu, musí ukončit editaci a akci zopakovat.