Adresář osob - záložka Seznam

Seznam již zadaných osob, na počátku prázdný. Jedná se o číselník, tudíž není k dispozici záložka Omezení pro výběr zobrazených záznamů, nicméně seznam si lze podle různých kritérií filtrovat pomocí funkce Filtrovat či dle omezovacího panelu, viz dále. Číselník rovněž podporuje skupinování záznamů, tj. záznamy si lze rozdělit do skupin a lze pracovat jen s vybranou skupinou záznamů. V horní části záložky je k dispozici informační panel, vedle něj omezovací/filtrační panel. Zde jsou mj. zobrazeny informace o aktuálně použitém filtru či skupině záznamů. Nad informačním panelem může být k dispozici panel pro fulltextové hledání.

Jelikož se u číselníků podporujících skupinování načítají záznamy pomocí DynSQL dotazu (nikoli akcí jako je tomu u ostatních číselníků), uplatní se při konstrukci podmínky DynSQL případná omezení podle přístupových práv obdobně jako je tomu u dokladových agend (viz Omezení versus Přístupová práva)!!! Tzn., že pokud je v daném číselníku např. nadefinována číselníková uživatelsky definovatelná položka s odkazem do číselníku chráněných objektů s nastavením Používat pro omezení výběrů dat, tak se uživateli po otevření číselníku, který podporuje skupinování, načtou JEN ty záznamy, které vyhovují jeho přístupovým právům k danému chráněnému objektu. Toto zohledňování práv lze ovlivnit zadáním parametrů do definice dané uživatelsky definovatelné položky. (Viz popis číselníkových definovatelných položek a příklady v popisu uvedené).

V zobrazeném seznamu je možno zobrazit všechny záznamy nebo si omezit jejich zobrazení jen za některé:

  • Omezení za firmu případně za provozovnu firmy

V zobrazeném seznamu je možno zobrazit si osoby bez ohledu na jejich přiřazení k nějaké firmě, nebo si tyto omezit jen za osoby přiřazené k vybrané firmě případně i k vybrané provozovně firmy. K tomu slouží první část omezovacího panelu v číselnících v horní části záložky Seznam. Buď zatrhnete předvolbu Bez ohledu na firmu anebo zadáte hodnotu do číselníkové položky Firma - pak uvidíte seznam osob přiřazených k této firmě (bez ohledu na provozovnu) a v položce Provozovna se defaultně doplní hodnota Celá firma. Pokud budete chtít zobrazený seznam omezit pouze na osoby přiřazené ke konkrétní provozovně firmy, vyberete ji ze skrytého seznamu v položce Provozovna:

Příklad nastavení zobrazení seznamu osob jen ke zvolené firmě ABC a.s. s možností dalšího omezení za konkrétní provozovnu.

Stejný seznam osob přiřazených k dané firmě viz agenda Adresář firem - záložka Detail, subzáložka Osoby.

  • Omezení za zaměstnance/pracovníky

V zobrazeném seznamu je dále možno zobrazit:

  • Všechny - zobrazí všechny nadefinované osoby
  • Jen zaměstnance/pracovníky - zobrazí jen osoby, u nichž je zatržena položka Zaměstnanec/Pracovník
  • Bez zaměstnanců/pracovníků - zobrazí jen osoby, u nichž není zatržena položka Zaměstnanec/Pracovník

Význam jednotlivých zde zobrazených položek vyplývá z jejich názvu nebo z jejich popisu v záložce Detail. K tomu slouží další část omezovacího panelu (lišty) v horní části záložky Seznam:

Příklad nastavení zobrazení seznamu osob jen za osoby s příznakem Zaměstnanec.

Následuje seznam záznamů vyhovujících omezení zadanému výše. Význam jednotlivých zde zobrazených položek vyplývá z jejich názvu nebo z jejich popisu v záložce Detail. V seznamu se zobrazují jenom hlavní údaje o osobě. Pro uživatele, který nemá právo Vidět osobní údaje zaměstnanců, jsou osobní údaje u osob označených Zaměstnanec/Pracovník skryty (v seznamu nahrazeny xxx).

Kromě výrobcem dodávaných sloupců si můžete nadefinovat vlastní dle potřeby, viz definovatelné sloupce.

Pod seznamem je Panel pro vyhledávání, třídění. Za jakých okolností je k dispozici a co pro něj dále platí, viz popis daného panelu. Dále viz Řazení, třídění, vyhledávání v seznamech. Třídění zde:

  • příjmení, resp. příjmení a jméno
  • město, resp. PSČ bydliště
  • osobní číslo

Pro urychlení výběru třídění lze rovněž použít klávesové zkratky nebo kliknutí na hlavičku sloupce jen u vybraných. Dále může být k dispozici třídění podle uživatelsky definovaných sloupců.

Ve spodní části záložky Seznam může být variantně zobrazen některý z Panelů definovatelných údajů seznamu pro tuto agendu. Zobrazení daného panelu závisí na aktuálním nastavení v menu Nastavení pro danou agendu a přihlášeného uživatele.

Funkce k této záložce:

Ze standardizovaných:

Název Kl. Ik. Je Doplňující popis
Help F1
Nový F2

Popis přidávaných položek viz záložka Detail.

Je-li nová osoba přidána v okamžiku, kdy je číselník osob je omezen za nějakou firmu (viz výše omezovací panel za firmu), dojde v rámci uložení nové osoby k jejímu propojení s vybranou firmou, tj. na subzáložce Firmy přibude odpovídající záznam dané firmy. Jedná se o jednu z možností, jak připojit osoby k firmě.

Jedná se o funkční tlačítko s volbou, kde můžete zvolit jednu z možností zadání nové osoby:


Nové záznamy této agendy lze navíc generovat ještě dalším způsobem:

Detail / Seznam F3
Opravit F4

Popis opravitelných položek viz záložka Detail.

Pro opravy platí:

Jedná se o funkční tlačítko s volbou, kde můžete zvolit jednu z možností oprav dostupných v této agendě. Jednotlivé možnosti se liší tím, jaké všechny položky je možno skrz ně opravovat a dále, zda jde o opravu jednoho záznamu nebo o hromadnou opravu označených. K provádění hromadných oprav mít uživatel přidělené privilegium Použít hromadné opravy.

Jak bylo zmíněno výše, pomocí Rozšířené hromadné opravy zde lze opravit i hodnoty uživatelsky definovatelných položek i u osob-zaměstnanců z modulu Mzdy a personalistika. Je ale nutno v rámci takové opravy opravovat výhradně jen uživatelsky definovatelné položky, jinak akce selže s hlášením, že nelze opravovat osobu, která je pořízena z modulu personalistiky.


Záznamy této agendy lze navíc opravovat ještě dalším způsobem:

  • Opravou dané osoby, pokud je tato připojena k nějaké firmě, rovnou v editaci dané firmy a to přímou editací údajů dané osoby v subzáložce Osoby
  • Opravou e-mailu pomocí funkce Nový kontakt z odeslaného e-mailu
Tisk, export

F5

nebo

Shift +F5

Jedná se o funkční tlačítko s volbou, kde můžete zvolit funkci podle požadovaného typu výstupu:

Vymazat F8

Mazání již použitých osob (přičemž "použití osoby" je i její připojení k nějaké firmě) je v podstatě jejich znepřístupnění pro další použití (skryté se nenabízí pro výběr v číselníkových položkách). Takto "smazané" osoby lze zobrazit i obnovit ve funkci Skryté.

Provede vymazání všech označených záznamů (není-li žádný označen, zpracuje aktuální záznam). Mazat lze jen osoby, které nejsou současně zaměstnanci evidovaní v personalistice. Takové osoby lze opravovat pouze přímo v agendě zaměstnanců.

Při skrytí zaměstnance se také automaticky skryje příslušná osoba. Vymazání zaměstnance bez možnosti obnovy (tedy nikoliv jen skrytí) nezpůsobí mazání příslušné osoby, pouze v jejích údajích vymaže osobní číslo, aby mohlo být případně použito pro jiného zaměstnance.

Pokud vymažete s možností obnovení (tj. skryjete) osobu, která je přiřazena k nějakým firmám (viz záložka Firmy v adresáři osob nebo subzáložka Osoby v adresáři firem), systém na tuto skutečnost před smazáním upozorní. Pokud přesto osobu vymažete, vazby firmy a osoby se nezruší. Tj. k dané firmě zůstane daná osoba stále připojena, viditelná ovšem bude pouze z adresáře firem. Pokud tuto vazbu budete chtít zrušit, učiňte tak funkcí Odpojit v subzáložce Osoby v adresáři firem. Vymazat bez možnosti obnovení osobu, která je přiřazena k nějakým firmám, nelze, jak plyne z textu výše.

Je-li mazána (bez možnosti obnovení) osoba, která je subjektem ochrany dat a na kterou existují nějaká automaticky vytvořená povolení, pak se spolu s ní vymažou i tato povolení (i případně již neplatná). Viz Mazání povolení vytvořených podle pravidel. Pokud by existovalo ručně zadané povolení, pak jej musí uživatel nejdříve vymazat sám, jinak by nebylo možné osobu vymazat.


Záznamy této agendy lze navíc vymazat ještě dalším způsobem:

  • V rámci smazání firmy, ke které je osoba připojena. V takovém případě systém při mazání firmy nabídne možnost vymazat i osoby, které k ní byly připojené.
Zkopírovat F9

Nekopírují se přiřazení osob k firmám.

Občerstvit F11  
Přepnout číselník F12
Skryté F6

Podporuje skrývání.

Skrytí osoby nijak neovlivňuje případný související návazný záznam v číselnících, kde jsou záznamy vybírány z číselníku osob, jako jsou Odpovědné osoby majetku (a ani tomu tak nelze, jelikož tento číselník skrývání nepodporuje), Pracovníci výroby, Uživatelé pošty apod., jelikož by automatické skrytí nemuselo být žádoucí. V případě potřeby takové záznamy skrýt, tak učiňte ručně v příslušných číselnících.

Skrytí osoby se navíc v adresáři osob může provést ještě dalším způsobem:

Rozvětvit - - Nepodporuje stromové zobrazení.
Filtrovat

Alt +F11

nebo

Shift +Alt +F11

-

Funkce umožňující si zobrazené záznamy v číselníku filtrovat a to několika způsoby. Podrobný popis funkce viz samostatná kap. - Filtrování v číselnících.

Kromě běžných omezovacích (filtračních) prvků, které jsou obdobné jako v záložkách Omezení jednotlivých dokladových agend a popsané v kap. Obecně platná pravidla pro záložky Omezení, a jejichž význam je zřejmý, zde objasníme následující:

  • Jen s platným povolením ke zpracování dat k definici - Slouží k praktickému výběru osob v souladu s GDPR - tj. osob, k jejichž údajům chráněným na základě definic ochrany dat, vybraných v této položce, má uživatel přístup (je uveden mezi oprávněnými uživateli a existuje platné povolení od dané firmy navázané na vybranou definici).

    Platnost povolení se vyhodnocuje standardně podle data aplikačního serveru v okamžiku filtrace za takové záznamy, viz platnost povolení. To je třeba si uvědomit v případě, že si uživatel např. připravuje marketingovou kampaň několik dní (některá povolení mezitím mohla vypršet, mohla na nich být pozastavena platnost apod.)

    Příklad využití viz např. Výběr firem/osob podle povolení - např. pro marketingovou kampaň.

    Toto omezení v současné podobě pracuje s povolenkami, tj. je určeno pro omezení dle definic s GDPR ovladačem. Není určeno (alespoň v současné podobě) pro obecnou ochranu dat.

    Tato omezující podmínka omezuje za chráněný číselník, ale patří k podmínkám s parametrem NoDynSQLSecurity, tj. pokud není použita, nijak se výsledný seznam neomezí (neuplatní se omezení záznamů na základě omezených přístupových práv uživatele k chráněným objektům).

Třídění Ctrl +číslo - Jedna z možností volby aktuálního třídění.
Autom. vzkazy Ctrl +F12 - Funkce pro práci s definicemi automatických vzkazů. Je k dispozici pouze tehdy, pokud existuje nějaký kontrolní bod pro danou agendu, dále viz obecný popis funkce Autom. vzkazy.
Nastavení tisku po uložení - - Funkce slouží pro nastavení akce, která se má vykonat po uložení záznamu v dané agendě. Detailní popis funkce a jejích podvoleb viz samostatná kap. - Nastavení tisku po uložení záznamu.
Vytvořit vzkaz Ctrl +M -  
Sledování změn

Ctrl +S

nebo

Shift +Ctrl +S

-

Funkce pro zobrazování a práci se záznamy provedených změn.

Je k dispozici pouze tehdy, pokud je provozováno sledování změn, viz co je třeba k provozu sledování změn. Detailní popis funkce a jejích podvoleb viz samostatná kap. - Sledování změn v agendách.

Další funkce:

Název Kl. Doplňující popis
E-mail Ctrl +E

Funkce pro odeslání e-mailu na e-mailovou adresu uvedenou v adrese osoby. Více viz popis položek a funkčních tlačítek ve formuláři pro zadání adresy.

Jsou-li v seznamu (needitovatelném seznamu) osob nějaké záznamy označeny, pak funkce zpracuje označené záznamy, v opačném případě zpracuje aktuální záznam.

Po vyvolání funkce se prostřednictvím protokolu MailTo otevře aplikace e-mailového klienta asociovaná na protokol MailTo s novou e-mailovou zprávou s předvyplněnými e-mailovými adresami. Viz též využití MailTo.

Odesílání e-mailů hromadně pro označené záznamy funguje korektně, pokud poštovní klient podporuje oddělování více adresátů čárkou (jako např. Outlook Express, Thunderbird).

Ověření insolvence -

Slouží pro ověření insolvence. Více viz Ověřování insolvence v insolvenčním rejstříku IRIS - obecně. Jedná se o funkční tlačítko s volbou, kde můžete zvolit jednu z možností:

Není k dispozici, pokud není k dispozici licence k části Insolvence firem a osob nebo pokud je parametr Ověřování insolvence osob nastaven na hodnotu Nepoužívat.

Ověřit insolvenci

Funkce v závislosti na parametru Při kontrole insolvence umožnit nastavení proxy nejprve zobrazí dialogové okno Nastavení HTTP serveru proxy a poté provede dotaz na insolvenci do systému ISIR (vždy volá webovou službu). Ověření se provede podle zobrazené volby pro aktuální osobu/pro označené osoby/pro všechny osoby v daném omezení. Záznam o provedeném ověření se ukládá do databáze.

Zobrazit záznamy o ověření insolvence osoby

Zobrazí protokoly o kontrole insolvence aktuálního nebo označených záznamů, tj. vyvolá agendu Záznamy o insolvenci osob s tzv. červeným omezením, a to zde za danou osobu či osoby.

Naplánovat

Funkce v závislosti na parametru Při kontrole insolvence umožnit nastavení proxy nejprve zobrazí dialogové okno Nastavení HTTP serveru proxy a poté spustí Průvodce naplánováním automatického spuštění. Umožní podle aktuálně zadaných hodnot naplánovat kontrolu insolvence, tj. založit Naplánovanou úlohu typu Ověřování insolvence v Insolvenčním rejstříku. Pokud byly nastaveny údaje HTTP serveru proxy, jsou tyto do nové zakládané úlohy předvyplněny, ale lze je samozřejmě ještě upravit.

Generovat povolení Ctrl +E

Funkce umožňuje jednorázově vygenerovat povolení ke zpracování dat na základě zvolených definic ochrany dat, pro jednu nebo více osob ze seznamu. Jedná se o jednu z možností, jak vyvolat generování/aktualizaci povolení podle pravidel. Jde se o obdobu funkce Generovat v agendě Pravidla ochrany dat, nicméně na tomto místě se negenerují povolení pro všechny subjekty.

Jedná se o funkční tlačítko s volbou, kde můžete zvolit jednu z níže uvedených možností:

Další speciální funkce:

Název Kl. Doplňující popis:
Hromadně označit záznamy

Shift +F10

Jedna z možností vyvolání hromadného označování záznamů. Podrobný popis označování viz kapitola Označování v needitovatelných seznamech. Je vyvolatelná jen tehdy, je-li na daném seznamu fokus. Tato funkce se nenabízí v menu ani na panelu funkčních tlačítek a jak ji lze vyvolat, viz popis funkce.

Do verze 18.03.01 bylo možné funkci vyvolat také pomocí multifunkčního tlačítka z panelu funkčních tlačítek nebo volbou z menu Funkce.

Hledat hodnotu v seznamu Ctrl +F Funkce pro hledání hodnoty v seznamu. Je vyvolatelná jen tehdy, je-li na daném seznamu fokus. Tato funkce se nenabízí v menu ani na panelu funkčních tlačítek a jak ji lze vyvolat, viz popis funkce.