Dokumenty - záložka Seznam

Seznam evidovaných dokumentů omezený a tříděný dle zvoleného (nastaveného) omezení v záložce Omezení. V horní části záložky je k dispozici informační panel, vedle něj omezovací panel. Zde jsou mj. zobrazeny informace o aktuálně použitém omezení. Nad informačním panelem může být k dispozici panel pro fulltextové hledání.

V seznamu jsou pro každý doklad uvedeny základní údaje o něm:

Název Popis
Číslo dokladu Číslo dokladu. Nově vytvářený doklad má uvedeno "bez čísla". Číslo mu je přiděleno po uložení.
Datum dokladu Obsah položky Datum z hlavičky dokladu.
Stav Indikuje stav zpracování daného dokumentu. Nelze uživatelsky ovlivňovat. Změny stavu zapisuje sám ovladač při zpracování dokumentu. Jakých stavů může dokument dané kategorie nabývat, závisí na typu ovladače. Viz Typy ovladačů a stavy zpracování.
Kód chyby
Text chyby
Obsah stejnojmenných položek z hlavičky dokladu. (V hlavičce ale nemusí být k dispozici, pokud při zpracování dokumentu k žádné chybě nedošlo, viz popis daných položek v hlavičce dokladu).
Celk. pův. velikost

Velikost obsahu dokumentu (resp. všech obsahů, je-li jich vloženo více) před komprimací. Velikost jednotlivých obsahů viz položka Velikost v subzáložce Obsah.

Pro OLE dokumenty platí: Jak bylo objasněno v kap. Věcný obsah - Dokumenty, při vkládání obsahu souboru jako objektu do Obsahu dokladu kategorie OLE Dokument ABRA Gen, dochází automaticky k tvorbě "obrázku" (fotky) obsahu vloženého dokumentu. Tento obrázek je uložen spolu s daty, takže v podstatě "nafukuje" velikost takto uložené přílohy. Může se tedy stát, že dokument o velikost pár kilo, bude po vložení jako objekt do jiné aplikace vyfocen do obrázku 0,5MB a mít pak celkem velikost přes půl MB. Je to jistá nevýhoda vkládání obsahů dokumentů jako OLE objektů, ale je předčena řadou výhod.

Celk. kompr. velikost
Popis Obsah položky Popis z hlavičky dokladu.
Vytvořil Uživatel, který daný doklad vytvořil.
Opravil Uživatel, který daný doklad naposledy opravil, pokud byl doklad opravován.
Firma Obsah položky Firma z hlavičky dokladu
Uživatel zamykající dokument Uživatel, který daný doklad zamkl. Položka indikuje stav zamčení dokumentu. Je-li vyplněna, pak je dokument jiným uživatelům aktuálně uzamčen proti editaci a dalším manipulacím s dokumentem. Jak bylo zmíněno v kap. Dokumenty - obecně - verzování a zamykání dokumentů, toto uzamčení však lze prolomit speciálním přístupovým právem Prolomit uzamčení dokumentu.

Kromě výrobcem dodávaných sloupců si můžete nadefinovat vlastní dle potřeby, viz definovatelné sloupce.

Pod seznamem může být Panel pro vyhledávání, třídění. Za jakých okolností je k dispozici a co pro něj dále platí, viz popis daného panelu.

Ve spodní části záložky Seznam může být variantně zobrazen některý z Panelů definovatelných údajů seznamu pro tuto agendu. Zobrazení daného panelu závisí na aktuálním nastavení v menu Nastavení pro danou agendu a přihlášeného uživatele. Popis položek základní definice panelu je uveden v popisu horní části záložky Detail, základní definice.

Funkce k této záložce:

Ze standardizovaných:

Název Kl. Ik. Je Doplňující popis:
Help F1
Nový

F2

nebo

Shift +F2

Popis přidávaných položek viz záložka Detail.

Možnosti vystavení nového DOK:

Jedná se o funkční tlačítko s volbou, kde můžete zvolit jednu z možností vystavení nového dokladu (jak plyne z dalšího popisu, lze dosáhnout téhož více postupy, záleží na vás, který postup vám více vyhoví):


Nové doklady této agendy lze navíc generovat ještě dalším způsobem:

  • Přidáním metodou drag-and-drop.
  • Přímou tvorbou z jiné agendy k aktuálnímu záznamu dané agendy s automatickým návratem zpět (nějakou funkcí pro rychlé vystavení nového dokladu, s případným předvyplněním některých údajů podle aktuálního záznamu dané agendy). V tomto případě např.:

  • Tvorbou z jiné agendy jiným způsobem, např.:
    • z výroby, tvorbou dokumentu s výsledkem testu (viz záložka Testování Technologických postupů), apod.

Možnosti vzniku korespondují se způsobem využití dokumentů. Podrobněji viz též Dokumenty - obecně - Evidence dokumentů a naplánované úlohy.

Detail / Seznam F3
Opravit F4

Popis opravitelných položek viz záložka Detail.

OLE dokument nelze opravovat, pokud OLE server není registrován, viz možné problémy při vytváření dokumentů.

Pokud používáte schvalování dokladů, oprava nemusí být povolena v závislosti na stavu schválení dokladu a definicích v agendě Povolení oprav. Viz též Opravy a mazání dokladů podléhajících schvalování.

Může se jednat o funkční tlačítko s volbou, kde můžete zvolit jednu z možností oprav dostupných v této agendě. Jednotlivé možnosti se liší tím, jaké všechny položky je možno skrz ně opravovat a dále, zda jde o opravu jednoho záznamu nebo o hromadnou opravu označených. K provádění hromadných oprav mít uživatel přidělené privilegium Použít hromadné opravy.

Tisk, export

F5

nebo

Shift +F5

Jedná se o funkční tlačítko s volbou, kde můžete zvolit funkci podle požadovaného typu výstupu:

Mezi dodávanými reporty je zde k dispozici mj. následující:

Vymazat F8

Pokud používáte schvalování dokladů, mazání nemusí být povoleno v závislosti na stavu schválení dokladu a definicích v agendě Povolení oprav. Viz též Opravy a mazání dokladů podléhajících schvalování.

Jinak lze dokumenty mazat bez omezení, nicméně pokud je dokument připojen jako Příloha k nějakému jinému záznamu, systém na tuto skutečnost před smazáním upozorní.


Doklady této agendy lze navíc mazat ještě dalším způsobem:

Zkopírovat F9

OLE dokument nelze kopírovat, pokud OLE server není registrován, viz možné problémy při vytváření dokumentů.

Občerstvit F11
Najít Ctrl +F7 Zde se jedná o hledání podle omezujících prvků.
Najít další Shift +F7
Aktivity

Ctrl +K

nebo

Shift +Ctrl +K

-

Funkce pro práci s aktivitami připojenými k aktuálnímu dokladu (tj. aktivity, které mají aktuální doklad v seznamu připojených dokladů ve své záložce Připojené doklady). Umožní připojené aktivity zobrazovat, příp. vystavovat rovnou odtud nové s jejich automatickým připojením. Jedná se o funkční tlačítko s volbou:

  • Otevřít zde - otevře agendu aktivit "přes" agendu zdrojového dokladu
  • Otevřít samostatně

Podrobněji viz popis standardní funkce Aktivity - menu. Je k dispozici pouze tehdy, pokud je provozováno CRM, viz co je třeba k provozu CRM.

Autom. vzkazy Ctrl +F12 - Funkce pro práci s definicemi automatických vzkazů. Je k dispozici pouze tehdy, pokud existuje nějaký kontrolní bod pro danou agendu, dále viz obecný popis funkce Autom. vzkazy.
Nastavení tisku po uložení - - Funkce slouží pro nastavení akce, která se má vykonat po uložení záznamu v dané agendě. Detailní popis funkce a jejích podvoleb viz samostatná kap. - Nastavení tisku po uložení záznamu.
Vytvořit vzkaz Ctrl +M -  
Sledování změn

Ctrl +S

nebo

Shift +Ctrl +S

-

Funkce pro zobrazování a práci se záznamy provedených změn.

Je k dispozici pouze tehdy, pokud je provozováno sledování změn, viz co je třeba k provozu sledování změn. Detailní popis funkce a jejích podvoleb viz samostatná kap. - Sledování změn v agendách.

Další obsažené funkce:

Název Kl. Doplňující popis
Nová revize Ctrl
+F9
Funkce je k dispozici, jen pokud máte zapnuto vytváření revizí. Pracuje shodně jako stejnojmenná funkce ze záložky Revize.
Zpracovat Ctrl +Enter

Jedna z možností, jak vyvolat zpracování dokumentu. Vlastní průběh zpracování závisí na tom, jakým typem ovladače má být dokument zpracován a závisí na stavu zpracování dokumentu. Z toho mj. plyne, že funkce zpracuje vždy jen aktuální záznam a to i v případě, jsou-li v seznamu (needitovatelném seznamu) nějaké doklady označeny.

Funkce není k dispozici, pokud:

  • uživatel nemá právo ke zpracování kategorie dokumentu, viz Dokumenty versus přístupová práva
  • dokument nemá nastaven Způsob zpracování ručně, poloautomaticky, automaticky má nastaven příznak Vyřízeno a nejedná se o kategorii ISDOC vydaný, tj. dokument s ovladačem ISDOC vydaný.

    U dokumentu s ovladačem ISDOC vydaný lze vyvolat zpracování i opakovaně. Důvodem je především to, aby se mohlo v rámci opětovně vyvolaného zpracování zopakovat vygenerování e-mailu pro případ, že se z nějakého důvodu předchozí odeslání nepovedlo (např. odešel na jinou e-mailovou adresu apod.)

    Pokud se provádí opětovné "zpracování" již zpracovaného dokumentu (s příznakem Vyřízeno), tak se neuloží žádná změna dokumentu, tj. dokument zůstává v původním stavu, pouze se znovu vyvolá akce pro jeho odeslání.

Dále viz Zpracování dokumentů.

Zamknout -

Umožňuje aktuálnímu uživateli dokument zamknout proti úpravám jiných uživatelů. Jedná se o jednu z možností, jak může dojít k zamčení dokumentu. Viz Dokumenty - obecně - verzování a zamykání dokumentů.

Funkce je k dispozici pouze, pokud není aktuální záznam již zamčen.

Aktuální stav zamčení dokumentu lze detekovat podle vyplněnosti položky Uživatel zamykající dokument v záložce Seznam agendy Dokumenty.

Jsou-li v seznamu nějaké záznamy označeny, pak funkce zpracuje označené, v opačném případě zpracuje aktuální záznam. Pokud některý z označených záznamů je zamčen jiným uživatelem a aktuálně přihlášený uživatel má přístupové právo Prolomit uzamčení dokumentu, pak se zobrazí dialogové okno s dotazem, zda si přeje daný zámek prolomit. V případě kladné odpovědi jej prolomí a provede uzamčení dokumentu aktuálním uživatelem. Pokud aktuálně přihlášený uživatel přístupové právo nemá, pak znovu zamknout takový dokument pochopitelně nemůže a dokument zůstane zamčený jiným uživatelem.

Odemknout -

Inverzní funkce k předchozí, tedy zruší zamčení dokumentu na všech označených resp. na aktuálním záznamu. Tj. vymaže údaj o uživateli zamykajícím dokument. Tím pádem také jiní uživatelé budou moci dokument opravit nebo bez varovné zprávy aktivovat, uložit.

Odemknout zamčený záznam může pouze uživatel, který jej zamkl anebo uživatel mající přístupové právo Prolomit uzamčení dokumentu.

Uložit obsahy -

Uloží všechny soubory z obsahů vybraných dokumentů (viz do zadaného adresáře na disk. Funkce se týká pouze aktuální revize, tj. má-li dokument více revizí (viz záložka Revize), pak funkce vyexportuje obsah pouze aktuální revize daného dokumentu.

Funkce nemá význam pro kategorii OLE dokumenty (s OLE dokumentem uloženým do souboru se nedá nijak dále pracovat, jsou to jen binární data, která nelze otevřít ani v té aplikaci, ve které byl OLE obsah vytvořen, např. MS Word). Pro tuto kategorii tedy nic neukládá.

Jedná se tedy o obdobu funkce Uložit do... ze subzáložky Obsah dokumentu, ale s tím, že umožní uložit všechny obsažené soubory ze všech vybraných dokumentů najednou.

Po vyvolání funkce se nabídne k výběru volba cíle, kam uložit. Na závěr funkce zobrazí informační okno, kolik souborů z obsahu vybraných dokumentů a z kolika dokumentů bylo uloženo resp. se podařilo uložit.

Využijete např. tehdy, pokud máte v agendě Dokumenty schovány odeslané soubory ISDOC a daňový úřad vás při kontrole vyzve, abyste předložili prvotní doklady. Takto si můžete vybrat příslušné dokumenty a jejich obsahy si pohodlně všechny najednou uložit na disk.

Další speciální funkce:

Název Kl. Doplňující popis:
Hromadně označit záznamy

Shift +F10

Jedna z možností vyvolání hromadného označování záznamů. Podrobný popis označování viz kapitola Označování v needitovatelných seznamech. Je vyvolatelná jen tehdy, je-li na daném seznamu fokus. Tato funkce se nenabízí v menu ani na panelu funkčních tlačítek a jak ji lze vyvolat, viz popis funkce.

Do verze 18.03.01 bylo možné funkci vyvolat také pomocí multifunkčního tlačítka z panelu funkčních tlačítek nebo volbou z menu Funkce.

Hledat hodnotu v seznamu Ctrl +F Funkce pro hledání hodnoty v seznamu. Je vyvolatelná jen tehdy, je-li na daném seznamu fokus. Tato funkce se nenabízí v menu ani na panelu funkčních tlačítek a jak ji lze vyvolat, viz popis funkce.

Metoda drag-and-drop v této záložce:

Jedná se o jednu z možností ovládání metodou drag-and-drop:

  • Přidání nového dokumentu na záložku Seznam - Možnost rychle vytvořit z vybraného souboru nový dokument jeho uchopením a tažením myší na záložku Seznam. Po "upuštění" na záložku Seznam se nabídne možnost vytvořit nový dokument, v jehož obsahu bude přetažený soubor.

    I drag-and-drop operace vyžadují odpovídající přístupová práva a to pro přidání záznamů nastavené k agendě Dokumenty.