Doručené e-maily - záložka Seznam

Seznam záznamů doručené elektronické pošty omezený a tříděný dle zvoleného (nastaveného) omezení v záložce Omezení. V horní části záložky je k dispozici informační panel, vedle něj omezovací panel. Zde jsou mj. zobrazeny informace o aktuálně použitém omezení. Nad informačním panelem může být k dispozici panel pro fulltextové hledání.

V seznamu mohou být některé záznamy graficky zvýrazněny a to:

  • jinou barvou - pro záznamy ve Stavu Nepřečteno

V seznamu jsou pro každý záznam uvedeny základní údaje o něm. Význam jednotlivých zde zobrazených položek vyplývá z jejich názvu nebo z jejich popisu v záložce Detail. Zde popíšeme pouze následující:

Název Popis
Stav Jedná se o obsah položky Stav z hlavičky záznamu doručeného e-mailu resp. datové zprávy.
Číslo dokladu Číslo dokladu. Nově vytvářený doklad má uvedeno "bez čísla". Číslo mu je přiděleno po uložení.
Ikona indikující, že daný e-mail resp. datová zpráva má nějaké přílohy. Nemyslí se případné přílohy přímo v obsahu mailu, ale nenulový počet příloh v subzáložce Přílohy.
Vytvořil Uživatel, který daný záznam vytvořil.
Opravil Uživatel, který daný záznam opravil, pokud byl doklad opravován.
Aktivity

Položka s ikonou indikující existenci vazby záznamu v této agendě na aktivitu. Je k dispozici pouze tehdy, pokud je provozováno CRM, viz co je třeba k provozu CRM.

Aktivity lze k e-mailu vytvořit příp. připojit existující např. pomocí funkce Aktivity přímo v této agendě, v záložce Připojené doklady aktivity ale i jiným způsobem, např. skriptováním v rámci pravidel zpracování doručené e-mail. pošty apod.

Kromě výrobcem dodávaných sloupců si můžete nadefinovat vlastní dle potřeby, viz definovatelné sloupce.

Pod seznamem může být Panel pro vyhledávání, třídění. Za jakých okolností je k dispozici a co pro něj dále platí, viz popis daného panelu.

Ve spodní části záložky Seznam může být variantně zobrazen některý z Panelů definovatelných údajů seznamu pro tuto agendu. Zobrazení daného panelu závisí na aktuálním nastavení v menu Nastavení pro danou agendu a přihlášeného uživatele. Popis položek základní definice panelu je uveden v popisu horní části záložky Detail, základní definice.

Funkce k této záložce:

Ze standardizovaných:

Název Kl. Ik. Je Doplňující popis:
Help F1
Nový F2 Do agendy doručených e-mailů není možné přidávat nové doklady ručně přímo zde. Záznamy nových doručených e-mailů se přidávají automaticky při stažení nové elektronické pošty. Viz Možnosti, jak stáhnout e-maily.
Detail / Seznam F3
Opravit

F4

nebo

Shift +F4

Popis opravitelných položek viz záložka Detail. Některé položky doručených e-mailů opravovat nelze.

Může se jednat o funkční tlačítko s volbou, kde můžete zvolit jednu z možností oprav dostupných v této agendě. Jednotlivé možnosti se liší tím, jaké všechny položky je možno skrz ně opravovat a dále, zda jde o opravu jednoho záznamu nebo o hromadnou opravu označených. K provádění hromadných oprav mít uživatel přidělené privilegium Použít hromadné opravy.

Tisk

F5

nebo

Shift +F5

Jedná se o funkční tlačítko s volbou, kde můžete zvolit funkci podle požadovaného typu výstupu:

  • Tisk - pomocí ní můžete provést tiskový výstup prostřednictvím uživatelsky definovatelných tiskových sestav. Výstup je možno tisknout do okna náhledu resp. na tiskárnu, rovnou odeslat e-mailem v elektronické podobě ve zvoleném formátu včetně formátů běžně používaných pro elektronickou výměnu dokumentů (pdf, html aj.) či uložit do souboru zvoleného formátu. Viz kap. Tiskové výstupy, zejména Věcný obsah - tiskové výstupy - obecné informace.
  • Export - pomocí ní můžete provést export prostřednictvím uživatelsky definovatelných definic exportů. Viz kap. Definovatelné exporty, zejména Věcný obsah - definovatelné exporty - obecné informace.
  • B2B Export - obdoba předchozího, ale pro B2B exporty pro komunikaci mezi uživateli systému ABRA. Viz Věcný obsah - B2B exporty a importy.
     
  • Tisk obsahu - umožňuje tisk obsahu e-mailu. Funkce je zde k dispozici proto, že běžný tisk neumožňuje do definice tisk. sestav vložit komponentu prohlížeče, umožňující tisk html blobu. Funguje pro tisk obsahu e-mailů ve formátu html i plain text (plain text se nejdříve interně převede na html).
Vymazat F8

Provede vymazání všech označených záznamů (není-li žádný označen, zpracuje aktuální záznam). Pokud mazaný e-mail obsahuje nějaké přílohy, k nimž je připojen nějaký dokument vzniklý jejich zpracováním, zobrazí se informativní dotaz a pokud chce uživatel přesto e-mail vymazat, připojené dokumenty se odpojí.

Zkopírovat F9 Obdobně jako zde nelze přidávat nové záznamy, nelze je zde ani kopírovat.
Občerstvit F11
Najít Ctrl +F7 Zde se jedná o hledání podle omezujících prvků.
Najít další Shift +F7
Aktivity

Ctrl +K

nebo

Shift +Ctrl +K

-

Funkce pro práci s aktivitami připojenými k aktuálnímu dokladu (tj. aktivity, které mají aktuální doklad v seznamu připojených dokladů ve své záložce Připojené doklady). Umožní připojené aktivity zobrazovat, příp. vystavovat rovnou odtud nové s jejich automatickým připojením. Jedná se o funkční tlačítko s volbou:

  • Otevřít zde - otevře agendu aktivit "přes" agendu zdrojového dokladu
  • Otevřít samostatně
  • Připojit k existující aktivitě
  • Založit novou aktivitu a připojit

Podrobněji viz popis standardní funkce Aktivity - menu. Je k dispozici pouze tehdy, pokud je provozováno CRM, viz co je třeba k provozu CRM.

Zda je k e-mailu připojena nějaká aktivita je indikováno ikonou přímo v seznamu e-mailů ve sloupci Aktivity.

Autom. vzkazy Ctrl +F12 - Funkce pro práci s definicemi automatických vzkazů. Je k dispozici pouze tehdy, pokud existuje nějaký kontrolní bod pro danou agendu, dále viz obecný popis funkce Autom. vzkazy.
Nastavení tisku po uložení - - Funkce slouží pro nastavení akce, která se má vykonat po uložení záznamu v dané agendě. Detailní popis funkce a jejích podvoleb viz samostatná kap. - Nastavení tisku po uložení záznamu.
Vytvořit vzkaz Ctrl +M -  
Sledování změn

Ctrl +S

nebo

Shift +Ctrl +S

-

Funkce pro zobrazování a práci se záznamy provedených změn.

Je k dispozici pouze tehdy, pokud je provozováno sledování změn, viz co je třeba k provozu sledování změn. Detailní popis funkce a jejích podvoleb viz samostatná kap. - Sledování změn v agendách.

Další obsažené funkce:

Název Kl. Doplňující popis:
Stáhnout

Ctrl +E

nebo

Shift +Ctrl +E

Funkce umožní stáhnout si nové e-maily (tj. z poštovní schránky do systému ABRA). Jedna z možností, jak stáhnout e-maily. V praxi doporučujeme využívat spíše automatické stahování pomocí naplánované úlohy příslušného typu, nicméně touto funkcí můžete zajistit okamžité stažení bez čekání na provedení naplánované úlohy.

Jedná se o funkční tlačítko s volbou, kde lze volitelně vybrat, pro jaké účty provést stažení:

  • Stáhnout ze všech účtů - pro všechny nadefinované e-mailové účty.
  • Stáhnout ze zafiltrovaných účtů - pro účty, za které je aktuálně omezeno v záložce Omezení.
  • {Jména jednotlivých účtů} - pro jednotlivé nadefinované e-mailové účty, které se zde nabízejí pod svým názvem jako další z podvoleb. Nabídka je apriori omezena jen za ty definice, které může daný uživatel použít.

Pokud se jedná o účet typu Datová schránka, tak se přitom provádí přihlášení do dat. schránky, které může proběhnout i na pozadí (bez zásahu uživatele), je-li tak nastaveno.

Stahovat lze jenom takové účty, na které je přístupové právo. Dále viz Poštovní účty versus přístupová práva.

Viz též upozornění v popisu Přijímání datových zpráv v systému ABRA Gen.

Odpovědět Ctrl +D

Funkce pro rychlé vystavení nového odeslaného e-mailu k aktuálnímu záznamu rovnou z této agendy s automatickým návratem zpět. V tomto případě pro rychlé vystavení odeslaného e-mailu jakožto odpověď na aktuální doručený e-mail. Jedná se o jednu z možností vystavení nového odeslaného e-mailu. Význam je obdobný jako u běžných e-mailových klientů.

Funkce vyvolá agendu Odeslané e-maily, otevře ji "přes" agendu aktuální agendy a rovnou přejde do zadání nového dokladu (e-mailu).

Pozor, v tomto případě je agenda odeslaných e-mailů vyvolána rovnou ve speciálním režimu zadání nového záznamu, kdy je zobrazena bez hlavních záložek a umožňuje pouze přidání nového dokladu. Hlavičkové údaje jsou předvyplněny podle aktuálního záznamu, adresáti podle zvolené podvolby funkce Odpovědět. Po uložení nového záznamu (příp. stornování zadání nového dokladu) se takto otevřená agenda automaticky zavře a systém se vrátí zpět do místa, odkud byla funkce vyvolána.

Při vyvolání této funkce je v obsahu nově vzniklého e-mailu uveden text e-mailu, který je přeposílán, s hlavičkovými údaji Od, Datum, Předmět a Komu.

Jedná se o podobnou situaci, jako když používáte Zástupce typu "Jeden nový".

Jak je to s obsahem a formátem takto vzniklého odeslaného e-mailu, viz popis položky Obsah odeslaného e-mailu.

Odpovědět všem Ctrl +M

Obdobně jako předchozí funkce, jen se jedná o zaslání odpovědi nejen adresátovi, ale také všem ostatním, jimž byl původní e-mail adresován.

Při vyvolání této funkce je v obsahu nově vznikléh e-mailu uveden text e-mailu, který je přeposílán, s hlavičkovými údaji Od, Datum, Předmět a Komu.

Podrobnosti ohledně formátu takto vzniklého odeslaného e-mailu, viz popis položky Obsah odeslaného e-mailu.

Přeposlat

Ctrl +R

nebo

Shift +Ctrl +R

Umožňuje e-mail přeposlat jinému adresátovi. Obdobně jako u předchozí funkce se jedná o rychlé vystavení nového odeslaného e-mailu k aktuálnímu záznamu rovnou z této agendy s automatickým návratem zpět. Více viz popis předchozí funkce Odpovědět.

Jedná se o funkční tlačítko s volbou:

  • Přeposlat
  • Přeposlat řešiteli - přepošle adresátovi zadanému v položce Řešitel

Při vyvolání této funkce je v obsahu nově vzniklého e-mailu uveden text e-mailu, který je přeposílán, s hlavičkovými údaji Od, Datum, Předmět a Komu.

Podrobnosti ohledně formátu takto vzniklého odeslaného e-mailu, viz popis položky Obsah odeslaného e-mailu.

Zpracování e-mailů Ctrl +P Jedna z možností, jak vyvolat zpracování doručených e-mailů. V praxi doporučujeme využívat spíše automatické zpracovávání pomocí naplánované úlohy příslušného typu, nicméně touto funkcí můžete zajistit okamžité zpracování bez čekání na provedení naplánované úlohy. Dále viz zpracování doručených e-mailů.
Stav

Ctrl +Space

nebo

Ctrl +Enter

Funkce pro rychlou změnu položky Stav z hlavičky záznamu doručeného e-mailu bez nutnosti vyvolávat editaci celého záznamu. Provede hromadně změnu stavu na všech označených záznamech (není-li žádný označen, zpracuje aktuální záznam).

Jedná se o funkční tlačítko s volbou:

  • Stav -> Vyřízeno (Ctrl+Space)
  • Stav -> Nepřečteno (Ctrl+Enter)
  • Stav -> Přečteno

Další speciální funkce:

Název Kl. Doplňující popis:
Hromadně označit záznamy

Shift +F10

Jedna z možností vyvolání hromadného označování záznamů. Podrobný popis označování viz kapitola Označování v needitovatelných seznamech. Je vyvolatelná jen tehdy, je-li na daném seznamu fokus. Tato funkce se nenabízí v menu ani na panelu funkčních tlačítek a jak ji lze vyvolat, viz popis funkce.

Do verze 18.03.01 bylo možné funkci vyvolat také pomocí multifunkčního tlačítka z panelu funkčních tlačítek nebo volbou z menu Funkce.

Hledat hodnotu v seznamu Ctrl +F Funkce pro hledání hodnoty v seznamu. Je vyvolatelná jen tehdy, je-li na daném seznamu fokus. Tato funkce se nenabízí v menu ani na panelu funkčních tlačítek a jak ji lze vyvolat, viz popis funkce.