Jak začít používat skupinu E-maily a interní vzkazy

Ve skupině Komunikace se vystavují mj. záznamy odeslaných a přijatých e-mailů nebo datových zpráv, které jsou pojaty jako doklady. Viz Doklady ze skupiny Komunikace. Dále se zde vystavují dokumenty do agendy Dokumenty, které jsou rovněž pojaty jako doklady. Viz Dokumenty - obecně. Vystavované doklady musí obsahovat všechny položky povinné pro doklady jako takové. Proto prvním předpokladem používání skupiny Komunikace je správně provedená nutná část implementace a to pro účely této skupiny minimálně definice Období, jelikož období je nedílnou součástí struktury čísla dokladu. Dále musíte nadefinovat Řady dokladů pro doklady typu odeslané e-maily, doručené e-maily a dokumenty. V hlavičkách dokladů e-mailové pošty i dokumentů můžete uvádět i informace o středisku, ke kterému daný doklad náleží, dále informace o zakázce či obchodním případu nebo projektu, přičemž může jít i o položky povinné (viz popis uvedených položek). Tedy musíte mít nadefinovaná střediska a pokud chcete používat vazbu záznamů na Zakázky nebo na Obchodní případy či na Projekty, je dobré si předem rozvrhnout způsob použití těchto vazeb a tyto číselníky si naplnit.

Jelikož řady dokladů a střediska patří mezi tzv. chráněné objekty, musíte mít pro nově přidané řady a střediska správně nastavena přístupová práva, viz dále! Pro vystavení dokumentů jsou dále potřeba Kategorie dokumentů, které rovněž patří mezi chráněné objekty.

Pokud uvedené definice neučiníte předem, systém vás bude varovat v průběhu zadávání dat. Budete moci odpovídající definice zavést rovnou v průběhu zadávání dat (pokud budete mít odpovídající přístupová práva), ale ztratíte pak zbytečně čas.

Dále je třeba zmínit položku Firma. Doklady ze skupiny Komunikace sice nejsou účetními doklady, nicméně se na nich položka Firma vyskytuje, u dokumentů jde o položku povinnou. Proto, pokud na takových dokladech budete chtít konkrétní firmy zadávat, naplňte si nejdříve Adresář firem. Pokud nechcete na některé z uvedených dokladů zadávat konkrétní existující firmu, nadefinujte si v Adresáři jakousi pomocnou fiktivní firmu a tuto pro tento účel můžete používat (takovou si můžete nastavit např. i jako předvyplňovanou, viz popis předvyplňování položky Firma na dokumentech).

Pro zprovoznění e-mailové komunikace postačí uživateli nastavit účty elektronické pošty, tj. nadefinovat e-mailové účty a účty odchozího serveru SMTP.

Pokud chcete používat interní messaging pro posílání jen ručně zadávaných interních vzkazů a e-mailů, pak již nic dalšího nepotřebujete a můžete začít rovnou zadávat vzkazy a tyto následně číst v agendě Vzkazy resp. odesílat a stahovat e-mailovou poštu v agendách Odeslané e-maily resp. Doručené e-maily.

Pokud chcete používat interní messaging s automatickým generováním vzkazů, je třeba:

Pokud chcete používat automatické spouštění úloh, je třeba:

  • nadefinovat si naplánované úlohy požadovaného typu
  • nakonfigurovat a spustit automatizační server, který obstarává automatizaci spouštění úloh podle zadaných definic

Pokud budete chtít zpracovávat doručené e-maily (resp. přílohy doručených e-mailů) podle zadaných pravidel (tj. např. vytvořit záložní kopii souboru na stanovené místo, vytvořit z něj dokument do agendy Dokumenty atd.), musíte si nastavit Pravidla zpracování doručené e-mail. pošty. To platí nejen pro automaticky spouštěnou úlohu typu Zpracování doručených e-mailů, ale i pro ručně vyvolané zpracování dokumentů funkcí Zpracování e-mailů.

Podrobně je vše popsáno v kap. Věcný obsah, základní pojmy - E-maily a interní vzkazy (co je Interní messaging, jak se u něj využívají naplánované úlohy, ABRA vzkazy, význam a možnosti generování automatický zpráv, zpracování doručených e-mailů atd.) a co se týče práce s dokumenty, tak v kap. Věcný obsah, základní pojmy - Dokumenty (práce s dokumenty, význam a účel dokumentů, možnosti vytváření dokumentů, zpracování front souborů, zpracování dokumentů atd.).

Je také vhodné zkontrolovat a příp. upravit nastavení všech parametrů systému v agendě Firemních údajů. Nejen parametrů v sekci Obecná nastavení, ale i ostatních, jelikož mohou významně ovlivnit chování systému. Jedná se o jednu z možností zákaznické modifikovatelnosti systému.

Dále je nutné nastavení přístupových práv k objektům a zejména funkcím pro jednotlivé definované role či pro definované skupiny rolí a přidělení rolí uživatelům podle jejich pravomocí !!! U dokumentů se dále nastavují oprávnění k jednotlivým dokumentům (viz Dokumenty versus přístupová práva).

U všech výstupů, které budete chtít tisknout, byste měli zkontrolovat, zda vám vyhovují přednastavené dodávané tiskové formuláře. Jelikož tiskové výstupy jsou plně uživatelsky definovatelné, můžete provést jejich úpravy dle vlastních požadavků, příp. si jejich úpravy dle vlastních požadavků objednat u servisních oddělení dodavatele, resp. výrobce.