Výkazy, úvěrované poštovné

Poštovné může být placeno typicky buď v hotovosti přímo při odeslání nebo později formou úvěrovaného poštovného. Jaké konkrétní možnosti jsou k dispozici, závisí na vašem poštovním poskytovateli.

U některých poštovních poskytovatelů musí být k odesílané zásilce vyplněn nějaký průvodní dokument. Jaký konkrétně, závisí opět na daném poštovním poskytovateli.

V následujícím textu je uvedeno, jak je tomu pro Českou poštu a jak je toto v modulu podporováno.

V případě jiného poskytovatele může být třeba si použití adekvátně upravit s ohledem na jeho podmínky (typicky připravit jiné výstupní výkazy apod.)

Podací lístky, Podací archy

Některé typy odeslaných zásilek se na poště podávají v případě podání jednotlivě společně s podacím lístkem a v případě podání hromadně společně s poštovním podacím archem. Které zásilky to jsou, je dáno podmínkami poštovního poskytovatele resp. může být v případě úvěrovaného poštovného upřesněno konkrétní smlouvou s poštou. Zpravidla jde o doporučené zásilky, balíky, obchodní balíky, cenovky, cenná psaní, zásilky EMS a poštovní poukázky (tedy v zásadě všechny kromě dopisnic a obyčejných psaní).

Na podací archy se neuvádějí všechny zmíněné zásilky najednou, ale většinou platí, že zásilky různého typu je třeba uvádět na samostatných podacích arších, tedy např. zvlášť doporučené zásilky, balíky apod. (které typy zásilek se vykazují samostatně a které lze uvádět na společném archu s jinými, je přesněji opět dáno konkrétními podmínkami poštovního poskytovatele či smlouvou s ním). Na podacích arších jsou uvedeny základní údaje o zmíněných zásilkách, vč. předpokládaného poštovného. Předpokládaného proto, že při fyzickém podání se v praxi může stát, že pošta uvedený údaj opraví (např. byla zásilka špatně zvážena apod.). Pošta na podací archy dále doplní podací čísla pro jednotlivé uvedené zásilky.

Pořizování podacích archů dle podmínek uvedených výše se v systému ABRA Gen řeší evidencí Typů obsahů odeslané pošty na odeslaných zásilkách (přičemž v definici každého typu je stanoveno, zda se daný typ zahrnuje do podacích archů a jak (do jaké skupiny archů)) a skupinováním na výstupních reportech.

Podací archy lze pořizovat v agendě Reporty pošta.

Podpora úvěrovaného poštovného

V případě, že máte s Českou poštou uzavřenu smlouvu o úvěrovaném poštovném, musíte mj. k takto odesílaným zásilkám odevzdávat výkazy, které slouží pro evidenci takto odeslaných zásilek a hlavně pro následnou úhradu úvěrovaného poštovného:

Ke všem odesílaným zásilkám musíte odevzdat tzv. Evidenční lístek poštovného. Jedná se o hromadnou soupisku podávaných zásilek, na kterém jsou uvedeny počty zásilek jednotlivých druhů a celkových cen. Dále za každou dekádu musíte odevzdat tzv. Dekádní výkaz.

Evidenční lístky a Dekádní výkazy lze pořizovat v agendě Reporty pošta.

Jak řešit zásilky mimo úvěrované poštovné

Pokud využíváte úvěrované poštovné, ale pro některé zásilky jej již nemůžete daný den použít, např. proto, že jste za daný den již provedli uzávěrku a odevzdali výkazy poštovnímu poskytovateli a váš poštovní poskytovatel nepodporuje více denních uzávěrek, tak tyto zásilky musíte uhradit jinak, typicky hotově.

Takové zásilky pak nesmí být zahrnuty do výkazů pro úvěrované poštovné. To lze v systému ABRA Gen řešit nastavením, že se jedná o zásilku placenou v hotovosti na odeslané poště a vyloučením takových zásilek při pořizování výkazů.

Pořizování podacích archů dle podmínek uvedených výše se v systému ABRA Gen řeší evidencí Typů obsahů odeslané pošty na odeslaných zásilkách a definicí, zda se daný typ zahrnuje do podacích archů a jak (do jaké skupiny archů), a dále omezováním a skupinováním výstupních reportů.