Jak začít používat skupinu Mzdy a personalistika

Ve skupině Mzdy a personalistika se evidují zaměstnanci a jejich pracovní poměry a počítají mzdy, přičemž vznikají záznamy, které jsou pojaty jako doklady, jako jsou např. nemocenské dávky, srážky, pracovní úrazy, apod. Vystavované doklady musí obsahovat všechny položky povinné pro doklady jako takové, příp. položky povinné pro účetnictví, pokud se o nich účtuje.

Proto prvním předpokladem používání skupiny Mezd je mj. správně provedená nutná část implementace jádra systému a to pro účely této skupiny minimálně definice Období, jelikož období je nedílnou součástí struktury čísla dokladu. Dále musíte nadefinovat Řady dokladů pro doklady typu nepřítomnosti, nemocenské dávky atd. Pro doklady typu mzdová uzávěrka pak mít správně nastavený způsob účtování pro všechny doklady, které budete chtít zaúčtovávat a odpovídající Účetní řady.

Jelikož na dokladech tohoto typu je jednou z povinných položek středisko, musíte mít nadefinovaná střediska. Pokud nehodláte používat střediskovou evidenci, pak si nadefinujte alespoň jedno středisko. Středisko je povinnou položkou i při samotném zadání pracovního poměru zaměstnance.

Doklady typu Mzdová uzávěrka se totiž ve většině případů účtují a jednou z povinných položek v účetním deníku je právě středisko.

Pokud uvedené definice neučiníte předem, systém vás bude varovat v průběhu zadávání dat. Budete moci odpovídající definice zavést rovnou v průběhu zadávání dat (pokud budete mít odpovídající přístupová práva), ale ztratíte pak zbytečně čas.

Jelikož řady dokladů, účetní řady dokladů, střediska patří mezi tzv. chráněné objekty, musíte mít pro nově přidané řady a střediska správně nastavena přístupová práva, viz dále!

Dále je třeba zmínit položku Firma. Většina dokladů v ABRA Gen má položku Firma povinnou nicméně u dokladů ze skupiny Mzdy a personalistika nemá zadávání konkrétních firem význam. Proto se na těchto dokladech firma vůbec nevyžaduje a nezadává.

(Účetní záznamy těchto dokladů pak mají v účetním deníku firmu nevyplněnou).

Je také vhodné zkontrolovat a příp. upravit nastavení všech parametrů systému v agendě Firemních údajů. Nejen parametrů v sekci Obecná nastavení, ale i ostatních, jelikož mohou významně ovlivnit chování systému. Jedná se o jednu z možností zákaznické modifikovatelnosti systému.

Nezapomeňte na nastavení přístupových práv k objektům a zejména funkcím pro jednotlivé definované role či pro definované skupiny rolí a přidělení rolí uživatelům podle jejich pravomocí !!!

Mzdy se zpracovávají v měsíčních cyklech, tzv. mzdových obdobích. Přitom mnoho údajů zadávaných v rámci mezd se vztahuje k nějakému konkrétnímu mzdovému období. Proto prvním předpokladem pro zadání personálních a mzdových dat je existence alespoň jednoho mzdového období. K jeho založení můžete použít Průvodce nastavením mezd, který je první agendou, kterou byste měli v rámci mezd spustit. Průvodce nastavením mezd vás dále provede řadou dalších potřebných nastavení nezbytných pro další úspěšné zpracovávání mezd, jako je nastavení typu organizace (malá/velká), doplnění řad do definic uzávěrek, účtů do definic plateb a firmy na plat. příkazy z mezd, kontrola resp. doplnění potřebných číselníků jako jsou pracovní kalendáře, pracovní zařazení, zdrav. pojišťovny, definice uzávěrky a definice plateb atd.

Doplnění řad do definic uzávěrek, účtů do definic plateb a firmy na plat. příkazy z mezd je nezbytné, aby bylo možno provádět mzdové uzávěrky. Pokud je nedoplníte na začátku práce pomocí zmíněného průvodce, můžete je doplnit i později přímo v agendách Definice uzávěrek a plateb, ale zbytečně se připravíte o čas.

Po ukončení Průvodce nastavením je vhodné si zkontrolovat ostatní pomocné číselníky a případně si je doplnit, zejména výchozí hodnoty v Druzích pracovních poměrů (ty se pak budou předvyplňovat při zadávání pracovních poměrů a mzdových listů a urychlíte si tak zadávání) a dále výpočtová schémata v Druzích pracovních poměrů, která se pak budou předvyplňovat k tvořeným mzdovým listům a která určují, jak se spočtou mzdy. Např. pokud budete chtít počítat podklady pro mzdy i z výkonů, tak je třeba si přidat výpočtové schéma Výkony k příslušným druhům PP. Nebo pokud budete chtít odměňovat dle zákona o platu, nikoli o mzdě, musíte rovněž upravit předvyplňovaná schémata, viz Často kladené otázky - Jak postupovat při odměňování dle zákona o platu?

Dále je vhodné prohlédnout nastavení v agendě Nastavení parametrů mezd, která ovlivňují některé další činnosti agend skupiny Mezd a personalistiky, resp. je doplnit. Rovněž je vhodné si zkontrolovat hodnoty Globálních proměnných, příp. si změnit hodnotu podle vlastních potřeb.

Dále byste měli mít zavedenu účetní osnovu s doplněnými analytickými účty pro ty složky mzdy, které budete chtít na samostatných analytikách sledovat (např. zdravotní pojištění podle pojišťoven) a měli byste si zkontrolovat příp. doplnit analytiky na účetní předkontace pro uzávěrkové doklady, aby se později kontování provádělo automaticky a minimalizovala se pak práce účetního.

Jelikož většina personálních a mzdových údajů se zadává přes definovatelné vstupní formuláře, je vhodné si prohlédnout dodávané, (jaké obsahují položky, v jakém pořadí, jak rozmístěné atd.) a pokud nevyhovují, nadefinovat si vlastní tak, aby odpovídaly vašim požadavkům a dobře se vám přes ně pořizovala data. Může se i stát, že zjistíte, že budete potřebovat si doplnit nějakou novou položku na evidenci a zpracování údaje, pro který není mezi defaultně dodávanými položkami žádná vhodná k dispozici. Názorný návod, jak si nadefinovat novou vlastní položku pro evidenci vlastních údajů, přidat si ji na vstupní formuláře a zahrnout ji do výpočtu mezd atd., viz kap. Přidání nové položky.

U všech výstupů, které budete chtít tisknout, byste měli zkontrolovat, zda vám vyhovují přednastavené dodávané tiskové formuláře. Jelikož tiskové výstupy jsou plně uživatelsky definovatelné, můžete provést jejich úpravy dle vlastních požadavků, příp. si jejich úpravy dle vlastních požadavků objednat u servisních oddělení dodavatele, resp. výrobce. Rovněž je vhodné si prohlédnout a příp. upravit dodávané definice omezení pro agendy zaměstnanců a Panely definovatelných údajů.

Nicméně leckterá ze zmíněných nastavení si můžete provést i kdykoliv později, např. až budete mít větší zkušenost s modulem a představu o tom, co potřebujete k rutinní práci.

Poté je již možno zadat data personalistiky, tj. zaměstnance a jejich prac. poměry. Zaměstnance lze pořídit do systému různým způsobem a to ručně postupným zadáním po jednom standardně pomocí funkcí pro přidání nových záznamů přímo v agendě zaměstnanců nebo ručně ale pomocí návodného průvodce zadáním nového zaměstnance. Viz možnosti zadání zaměstanců. Každý zaměstnanec má mj. přiděleno své osobní číslo. Osobní číslo zaměstnanci lze zadávat ručně při zadání nového zaměstnance, anebo lze využít možnosti jeho automatického generování na základě definované struktury osobního čísla. Pokud je struktura nadefinována a je nastaveno její používání, přiděluje systém osobní číslo automaticky. V opačném případě jej uživatel musí zadávat ručně. Proto je užitečné si předem rozmyslet strukturu osobních čísel a tuto při zadávání nových zaměstnanců dodržovat. Je možné si např. stanovit, že osobní číslo se bude přidělovat jako čísla ve spojité číselné řadě, anebo využít složitější kódy - číselné řady v kombinaci s řadami písmen či v kombinaci s prefixy a sufixy.

K jednotlivým zaměstnancům je třeba zadat jejich platné prac. poměry. Prac. poměry lze obdobně jako samotné zaměstnance pořídit do systému různým způsobem a to ručně postupným zadáním po jednom standardně pomocí funkcí pro přidání nových záznamů přímo v agendě prac. poměrů (příp. vyvolané jen pro aktuálního zaměstnance z agendy zaměstnanců), nebo rovnou v rámci zadávání nového zaměstnance pomocí průvodce nebo automaticky importem z nějakého předchozího systému. Podrobněji viz kap. Prac. poměry.

Dále je třeba zadat zaměstnanci srážky (definice opakovaných srážek) a ke každému prac. poměru Nároky na dovolenou a průměry. Ke každému prac. poměru pak musí existovat pro zpracovávané mzdové období mzdové listy.

Aby bylo možno toto zadat, musí být první mzdové období iniciováno. Iniciovat ho můžete buď ihned na začátku práce s modulem v rámci Průvodce nastavením mezd při generování prvního mzdového období, nebo později v rámci inicializace v agendě Mzdová uzávěrka. V rámci inicializace si lze nechat automaticky vygenerovat mzdové listy (pokud již máte zadány platné prac. poměry). Nicméně mzdové listy lze vytvořit i jiným způsobem, viz možnosti tvorby ML.

Poté již následuje jen zadání podkladů pro mzdy do mzdových listů, nemocenských dávek s jejich případnou vazbou do agendy Pracovní úrazy, zadání čerpaných dovolených a jiných nepřítomností (přičemž nepřítomnosti lze zadávat buď rovnou do mzdových listů nebo do agendy nepřítomností) atd. a provedení výpočtu mezd. Byl-li výpočet úspěšně proveden, můžete uzavřít mzdové období s vytvořením podkladů pro zaúčtování a podkladů pro platební příkazy z mezd. Poté provést kontrolu a tisk platebních příkazů, kontrolu zaúčtování a vlastní zaúčtování a tisk požadovaných sestav.

Rekapitulace postupu:

  • Základní nastavení
    • Nastavení systému (průvodce) - Fiskální období, řady dokladů, střediska, účty, přístup. práva...
    • Nastavení mezd (průvodce) - Mzdová období, osobní číslo zaměstnance, uzávěrkové údaje, typ organizace ...
    • Kalendáře - Úvazek, rozvrh konkrétních směn (generuje se dle vzorů)
    • Pracovní zařazení - Nepovinný číselník, ale nelze dodat v inicializačních datech, nesouvisí s TREXIMA
    • Zdravotní pojišťovny - Čísla účtů, adresy, analytické účty
  • Rozšířené nastavení
    • Druhy pracovních poměrů
      • Výchozí hodnoty položek (PP) - Způsob vzniku, druh mzdy, perioda, Středisko, zakázka, OP, Projekt, Pracovní doba, místo výkonu práce
      • Výpočtová schémata - Použijí se při vytvoření nového ML
    • Nastavení parametrů mezd - Automatický přepočet po uložení ML, zohlednění nepřítomností ve výpočtu
    • Globální proměnné - Cena stravenek, Číslo plátce SP, telefon MÚ, Pravidelný den výplaty, normální úvazek, Příplatky, pojistné Kooperativa, Absence a neplacené volno pro přesčas
    • Druhy dovolených - Nárok, počet přenášených dní
  • Specifická nastavení
    • Zaúčtování
      • Definice uzávěrky - integrátor - Součet, Kontace – možná změna analytik, Platba
      • Platby – opravit definice - Čísla účtů, Variabilní symboly
    • Vstupní formuláře - Výrobcem je typicky dodáván jeden univerzální vstupní formulář pro zadání všech údajů a několik dílčích pro zadávání týchž údajů odděleně, nicméně se předpokládá, že si tyto uživatel přizpůsobí vlastním požadavkům
    • Sestavy - Přizpůsobení zejména "Výplatní pásky" a jiné mzdové reporty apod.
  • Uživatelská nastavení
    • Výběry - definice omezení dat za nejčastěji používané, typicky za aktivní mzdové období, statusu zaměstnanců apod., nastavení výchozího omezení
    • Panely definovatelných údajů - úprava definic panelů definovatelných údajů, aby zobrazovaly uživatelem požadované položky
  • Zadání personálních a mzdových údajů, měsíční zpracování mezd
    • Inicializace mzdového období
    • Zaměstnanci, pracovní poměry, průměry, definice srážek, Nároky na dovolenou
    • Mzdové listy, ND, nepřítomnosti
    • Výpočet mezd
    • Uzavření mzdového období
    • Kontrola a tisk platebních příkazů
    • Kontrola zaúčtování
    • Tisk sestav
    • Inicializace následujícího mzdového období
    • Poté opakování celého cyklu měsíčního zpracování