Vstupní formuláře, zadávání vstupních dat

Dále naleznete:

Historie zadávaných údajů

Je řešena evidence historie zadávaných údajů, samozřejmě jen tam, kde to má smysl.

Evidence historie zadávaných hodnot je řešena pro:

  • personální agendy - položky s historií
  • daňové tabulky
  • konstanty
  • definice výpočtu mzdových listů

Některé agendy historii jako takovou neřeší, protože se mění v čase již z principu:

  • mzdové listy, každý mzdový list je dokladem, nemá smysl se zde zabývat historií, protože mzdový list platí pouze pro dané mzdové období
  • nemocenské dávky - obdobně jako u mzdových listů
  • srážky (realizované) - obdobně jako u mzdových listů
  • průměry - obdobně jako u mzdových listů, ovšem s tím rozdílem, že průměr je platný obvykle pro více mzdových období
  • dovolené - obdobně jako u mzdových listů, ovšem s tím rozdílem, že perioda změny je zde kalendářní rok

Některé agendy historii neřeší, protože to nemá význam, ať již z principu, z důvodu vyšší přehlednosti nebo prostě proto, že zadaná data se v podstatě nemění:

  • pomocné číselníky
  • vzory pracovních poměrů
  • definice opakovaných srážek
  • kontrola agend a výpočtu mzdových listů
  • definice zaúčtování a vnějších platebních vztahů

Vstupní formuláře v agendách s historií a bez historie

V agendách mezd se obecně vyskytují dva typy vstupních formulářů:

  • jeden pro údaje, které se v čase nemění (dovolené, srážky) - standardní formulář tak, jak se vyskytuje i v jiných modulech
  • jeden pro zobrazení údajů měnících se v čase /historické položky) - vyskytuje se v agendách, kde zobrazené hodnoty závisí na mzdovém období. K dispozici je v něm navíc panel pro volbu zobrazeného mzdového období a formulář obsahuje položky s historií.

Pevné a definovatelné vstupní formuláře

V agendách mezd a personalistiky se vyskytuje typicky kombinace pevných a definovatelných vstupních formulářů pro zadávání údajů dané agendy.

Pevnými formuláři je řešeno typicky zadání základních či jiných hlavičkových údajů daného záznamu a zadání souvisejících záznamů kolekcí (např. nároky na daň. odpočty, zvýhodnění a slevy k zaměstnanci, svěřené pomůcky apod., dále viz Základní struktura dat). Vzhled pevných formulářů, tj. obsažené položky, jejich rozmístění atd. nelze uživatelsky nijak měnit.

Definovatelnými formuláři je řešeno zadání ostatních položek, přičemž u agend pracovních poměrů a mzdových údajů se jedná o naprostou většinu položek. Tyto vstupní formuláře jsou plně uživatelsky definovatelné, přičemž výrobcem jsou dodávány vzory vycházející z dodávaných položek. Pokud však uživateli některé z dodávaných definovatelných formulářů nevyhovují (např. nezadává všechny položky na nich umístěné, zadává je v jiném pořadí, příp. má nadefinované nějaké vlastní definovatelné položky k daným agendám) může si v agendě Definovatelné formuláře libovolně nadefinovat vlastní.

Úprava vstupních formulářů je místem možné optimalizace rychlosti zadávání dat!!!

Definovatelné vstupní formuláře jsou v agendách zaměstnanců a prac. poměrů dostupné v rámci subzáložky Ostatní údaje, v agendě mzdových listů dílčích a souhrnných v rámci subzáložky Mzdové údaje. Ve zbývajících mzdových agendách, u nichž je možnost využití definovatelných položek a formulářů, jsou tyto k dispozici v rámci standardní subzáložky Formuláře stejně, jako je tomu ve většině agend systému ABRA Gen.

Možné způsoby zadání zaměstnance/prac. poměru do hlavičkových údajů záznamů

Pracovní poměry, mzdové listy a další doklady (záznamy) vznikající v modulu mzdy jsou zadávány vždy buď k zaměstnanci nebo zaměstnanci a jeho prac. poměru podle toho, zda se váží k zaměstnanci nebo k jeho prac. poměru, viz základní struktura dat.

Proto je v hlavičkových údajích zmíněných záznamů třeba typicky zadat konkrétního zaměstnance a příp. konkrétní prac. poměr. Pro výběr zaměstnance (personálního listu (PL)) a prac. poměru (PP) z číselníku zaměstnanců resp. prac. poměrů je v hlavičkách zmíněných záznamů k dispozici jedna číselníková položka pro zaměstnance a příp. druhá položka pro prac. poměr. Obě položky jsou přístupné jenom do uložení nového záznamu. Při opravě již přístupné nejsou.

Způsob zadávání zaměstnance (zda jeho osobním číslem či příjmením či podle jiných položek), tj. který údaj se má v položce zadávat resp. zobrazovat, lze nastavit. Je-li v položce pro zadání zaměstnance již zaměstnanec zadán, pak se v položce pro zadání prac. poměru nabízí jen jeho prac. poměry, pokud je jen jediný, pak se automaticky předvyplní. Oba číselníky se mohou nabízet omezené jen za záznamy, které lze v daném místě programu použít (např. při zadání nového mzdového listu je účelné nabízet pouze prac. poměry, k nimž pro dané mzdové období dosud mzdový list neexistuje).

Možné způsoby pořizování dat

Editace po jednom všech dat najednou

Tj. vyvoláním opravy každého záznamu postupně po jednom a opravou všech údajů potřebných pro daný měsíc. Tj.:

  • vyvoláte opravu záznamu (nejrychleji F4 nebo Enter u ML)
  • v záložce Mzdové údaje resp. Ostatní údaje budete zobrazovat jeden vstupní formulář za druhým, zadáte potřebná data
  • uložíte (nejrychleji stiskem Enter)
  • a posunete se na zpracování dalšího záznamu (nejrychleji stiskem Ctrl+klávesa plus)

Tento postup využijete spíš tehdy, máte-li menší počet zaměstnanců a jste-li zvyklí ke všem zadávat všechny údaje najednou.

Editace po jednom jen vybraných dat přes vybraný vstupní formulář

Tj. vyvoláním opravy každého záznamu jen nad zvoleným vstupním formulářem s vybranými údaji. Tj.:

  • v záložce Mzdové údaje resp. Ostatní údaje vyberete vstupní formulář obsahující položky, které chcete právě zadávat.
  • vyvoláte opravu záznamu (nejrychleji stiskem F4 nebo Enter u ML)
  • zadáte potřebná data pro aktuální záznam
  • uložíte (nejrychleji stiskem Enter)
  • a posunete se na zpracování dalšího záznamu (nejrychleji stiskem Ctrl+klávesa plus)

Tento postup využijete optimálně v případě, kdy dávkově zadáváte údaje téhož typu, ale jejichž hodnoty se liší pro jednotlivé zaměstnance - např. nejdříve všem zadáte nároky na stravenky, pak všem vyčerpanou dovolenou apod. Pak si jakoby vizuálně zobrazujete jen vybraný vstupní formulář, nepřepínáte se mezi subzáložkami či vstupními formuláři, ale jen se posunujete po zpracovávaných záznamech.

Zadání dat hromadně skrz Hromadnou opravu

Tj. vyvolání opravy více záznamů najednou. Tj. pomocí funkce Hromadná oprava zaměstnanců, Hromadná oprava pracovních poměrů, Hromadná oprava mzdových listů dílčích, resp. Hromadná oprava mzdových listů souhrnných.

Tento postup využijete optimálně v případě, kdy většímu počtu zaměstnanců chcete zadat údaje téhož typu, jejichž hodnoty jsou shodné pro jednotlivé zaměstnance - např. všem zadáváte naturální příjem, odměnu apod. ve stejné výši.

Zadání dat hromadně skrz Editační seznamy

Jedná se o nejefektivnější způsob, jak rychle zadat data většímu počtu zaměstnanců. V podstatě jde opět o vyvolání opravy více záznamů najednou, ale pomocí funkce Editační seznamy.

Tento postup využijete optimálně v případě, kdy většímu počtu zaměstnanců chcete zadat údaje téhož typu, jejichž hodnoty (na rozdíl od předchozí možnosti) ale nemusí být shodné pro jednotlivé zaměstnance. Pak si můžete označit zaměstnance (resp. prac. poměry, mzdové listy ap.), kterým chcete údaje zadávat, vyvolat nad nimi funkci Editační seznamy, nadefinovat si editační seznam z položek, které chcete zadávat, a poté skrz něj zadat rychle všem požadované hodnoty. Definice editačních seznamů si lze ukládat pro další opakované použití.

Automatický výpočet některých položek

Rovněž je třeba zmínit možnost automatického výpočtu a doplnění některých položek mzdového listu, typicky u údajů o čase. Můžete využít nastavení automatického počítání - přenášení odpracovaných hodin z kalendáře, pak se bude odpracovaný čas, hodiny odpracované v noci, ve svátek atd. počítat podle přiřazeného pracovního kalendáře, což u pravidelně pracujících zaměstnanců s výhodou využijete. Jinou možností je např. nastavení automatického výpočtu přesčasů.