Členění dat za zakázky, obch. případy a projekty

V praxi je potřeba moci si zadávaná data (typicky doklady, ale nejen ty) členit do skupin podle určitých kritérií. Tj. pohlížet na data s ohledem na to, čeho se týkají, do jaké skupiny patří. Říká se tomu "provádět datové řezy" podle daného kritéria či podle nějaké "dimenze".

Kromě obvyklých položek, které se typicky na záznamech uvádějí a za které se poté provádí datové řezy (jako je např. středisko), nabízí systém využití tří dalších údajů členění dat, které se prolínají celým systémem:

Všechny tři uvedené možnosti členění dat jsou na sobě zcela nezávislé, ale pracují na stejném principu.

Zakázky, obchodní případy a projekty se promítají do položek jiných záznamů v systému - typicky se zadávají do řádků dokladů, příp. do hlaviček dokladů (pokud se jedná o doklady, které neevidují řádky) a mohou se promítat až do účetního deníku. Přiřazují se k nim např. i karty dlouhodobého majetku, pracovní poměry zaměstnanců, sledují se výkony zaměstnanců apod. Takto lze k sobě sdružovat skupiny dokladů resp. libovolných jiných záznamů z různých agend, které se váží k jedné záležitosti. Následně je pak možno si za jednotlivé zakázky, obchodní případy či projekty pořizovat různé přehledy (např. knihy dokladů podle zakázek, účetní výkazy za zakázky, lze sledovat náklady projektu či produktivitu obchodních případů, dobu jejich realizace apod.) a to volitelně jen za vybrané projekty, zakázky resp. obchodní případy nebo včetně podřízených, jelikož příslušné číselníky umožňují definovat i hierarchickou strukturu nadřízenosti a podřízenosti jednotlivých projektů, zakázek resp. obchodních případů.

Lze je využít různým způsobem. Projektem, zakázkou, ale i obchodním případem může být nějaký konkrétní projekt, obchodní kontrakt, realizace nějaké dodávky klientovi, realizace nějakého plánu apod. Kromě tohoto klasického využití pro fyzické existující projekty, fyzické zakázky či obchodní kontrakty můžete tyto agendy využít i libovolně jinak. Objasníme na příkladech:

Mějme prodej zboží, který je realizován např. přímým prodejem na prodejně, dále pak prodej přes Internet a prodejem uskutečněným přes síť dealerů. Pokud např. budeme chtít sledovat aktivitu jednotlivých těchto prodejů, jednou z možností je využití obchodních případů. Můžeme si např. zavést obchodní případy "Přímý prodej", "Internet" a "Dealerský prodej" a řádkům jednotlivých dokladů pak přiřazovat odpovídající obchodní případ. Pak si můžete pořídit Výpis objednávek za dealerskou síť, nebo přehled tržeb za přímý prodej apod. (Totéž byste mohli řešit např. účtováním na analytické účty, příp. obě možnosti pomocí předkontací vhodně kombinovat).
Dále bychom si mohli např. obchodní případ "Dealerský prodej" rozčlenit na podřízené obchodní případy po jednotlivých oblastech nebo až na jednotlivé dealery a sledovat pak výpisy za jednotlivé oblasti, nebo za všechny jako celek apod.

Mějme síť prodejců, kteří jsou odměňováni podle výše uskutečněných prodejů za dané období. Pak můžeme např. využít obchodní případy a zavést každému prodejci jeden odpovídající obchodní případ. Pak jen stačí pořídit si výpis tržeb např. přímo z účetního deníku za daný obchodní případ a na základě toho danému prodejci stanovit výši jeho odměny, aniž bychom tržby za ně museli rozdělovat účtováním na nějakých analytických účtech (což by mohlo být v případě většího množství prodejců nevhodné, navíc analytické účty můžeme využít na zcela jiné nezávislé členění).
Dále bychom si mohli jednotlivé prodejce - obchodní případy sdružit do skupin např. dle jejich skutečné hierarchické nadřízenosti, zavést si odpovídající nadřízené a podřízené obchodní případy a pak si pořídit i výpis tržeb za jejich vedoucího včetně tržeb uskutečněných jeho podřízenými apod.

Zakázek, obchodních případů a projektů se v systému ABRA Gen využívá také pro identifikaci skupiny strávníků pro sledování natížení stravních jednotek. Viz Stravní jednotky obecně.

Variant, jak využít Zakázky, Obchodní případy a Projekty je velmi mnoho, zvláště pak v kombinaci se středisky, typy příjmů a výdajů, analytickými účty a vhodně nastavenými předkontacemi, či dalšími specifickými údaji v jednotlivých modulech. Doporučujeme si jejich využití předem dobře rozmyslet v rámci implementace systému.