Požadavky GDPR - záložka Seznam

Seznam záznamů požadavků GDPR uložených do ABRA Gen omezený a tříděný dle zvoleného (nastaveného) omezení v záložce Omezení. V horní části záložky je k dispozici informační panel, vedle něj omezovací panel. Zde jsou mj. zobrazeny informace o aktuálně použitém omezení. Nad informačním panelem může být k dispozici panel pro fulltextové hledání.

Význam jednotlivých zde zobrazených položek vyplývá z jejich názvu nebo z jejich popisu v záložce Detail.

Kromě výrobcem dodávaných sloupců si můžete nadefinovat vlastní dle potřeby, viz definovatelné sloupce.

Pod seznamem může být Panel pro vyhledávání, třídění. Za jakých okolností je k dispozici a co pro něj dále platí, viz popis daného panelu.

Ve spodní části záložky Seznam může být variantně zobrazen některý z Panelů definovatelných údajů seznamu pro tuto agendu. Zobrazení daného panelu závisí na aktuálním nastavení v menu Nastavení pro danou agendu a přihlášeného uživatele.

Funkce k této záložce:

Ze standardizovaných:

Název Kl. Ik. Je Doplňující popis:
Help F1
Nový

F2

Popis přidávaných položek viz záložka Detail.

Detail / Seznam F3
Opravit

F4

nebo

Shift +F4

Popis opravitelných položek viz záložka Detail. Smysluplnost prováděných oprav je na uživateli.

Jedná se o funkční tlačítko s volbou, kde můžete zvolit jednu z možností oprav dostupných v této agendě. Jednotlivé možnosti se liší tím, jaké všechny položky je možno skrz ně opravovat a dále, zda jde o opravu jednoho záznamu nebo o hromadnou opravu označených. K provádění hromadných oprav mít uživatel přidělené privilegium Použít hromadné opravy.

Tisk, export

F5

nebo

Shift +F5

Jedná se o funkční tlačítko s volbou, kde můžete zvolit funkci podle požadovaného typu výstupu:

Mezi dodávanými tisk. sestavami zde upozorníme na následující:

Vymazat F8

Vymazat zvolené záznamy lze neomezeně, smysluplnost a posouzení oprávněnosti mazání je na uživateli.

Zkopírovat

F9

Běžná kopie aktuálního záznamu. Kopírují se všechny údaje, ty, u nichž to nemá význam, příslušně upravte.

Občerstvit F11
Najít doklad F7 -

V této agendě není k dispozici.

Najít Ctrl +F7 Zde se jedná o hledání podle omezujících prvků.
Najít další Shift +F7
Aktivity

Ctrl +K

nebo

Shift +Ctrl +K

-

Funkce pro práci s aktivitami připojenými k aktuálnímu záznamu.

Podrobněji viz popis standardní funkce Aktivity - menu.

V této agendě není k dispozici.

Autom. vzkazy Ctrl +F12 - Funkce pro práci s definicemi automatických vzkazů. Je k dispozici pouze tehdy, pokud existuje nějaký kontrolní bod pro danou agendu, dále viz obecný popis funkce Autom. vzkazy.
Nastavení tisku po uložení - - Funkce slouží pro nastavení akce, která se má vykonat po uložení záznamu v dané agendě. Detailní popis funkce a jejích podvoleb viz samostatná kap. - Nastavení tisku po uložení záznamu.
Vytvořit vzkaz Ctrl +M -  
Sledování změn

Ctrl +S

nebo

Shift +Ctrl +S

-

Funkce pro zobrazování a práci se záznamy provedených změn.

Je k dispozici pouze tehdy, pokud je provozováno sledování změn, viz co je třeba k provozu sledování změn. Detailní popis funkce a jejích podvoleb viz samostatná kap. - Sledování změn v agendách.

Další funkce:

Název Kl. Doplňující popis:
Zpracovat -

Funkce slouží pro případ, kdy je potřeba řešit právo na výmaz na přístup k osobním údajům, které uplatňuje subjekt ochrany dat dle nařízení GDPR.

Funkce slouží pro provedení tisku požadovaných informací pomocí tisk. sestavy Informace o subjektu, kterou výrobce za tímto účelem dodává. V rámci reportu se pro daný subjekt vypíše seznam chráněných položek pro daný subjekt, a to chráněných definicemi s příznakem Zpracovávat práva subjektů, a hodnot těchto položek, přičemž se vypisují jen ty chráněné položky, které mají nastaven příznak Reportovat.

K existenci povolení ke zpracování dat a k oprávněnosti uživatele u jednotlivých definic ochrany dat tato funkce nepřihlíží. Nejde zde tedy o to vypsat seznam údajů, které přihlášený uživatel vidí (může zpracovávat), jelikož je oprávněným uživatelem a jelikož existuje povolení od subjektu, ale seznam chráněný údajů o daném subjektu evidovaných v systému. Vypisují se jen ty, které je smysluplné vypisovat (viz příznak Reportovat).

Příklad výpisu evidovaných chráněných osobních údajů

Funkce zpracuje aktuální záznam nebo označené, ale jen tehdy, pokud daný požadavek není ve stavu Vyřešeno a v položce Kategorie požadavku nemá kategorii, která je určena pro anonymizaci (tj. vybraná kategorie nemá ve své položce Kategorie hodnotu "Anonymizovat"), jelikož k vyřešení takového požadavku je určena následující funkce Anonymizovat. K jiným hodnotám kategorií funkce nepřihlíží.

Poté je vyvolán tisk a uživatel vybere tiskovou sestavu, která se mu vytiskne. Pokud by k danému subjektu nebyly nalezeny žádné evidované položky k reportování (např. všechny chráněné příslušnými definicemi mají nastaveno nereportovat), funkce místo seznamu položek do reportu vypíše odpovídající informaci. Po zpracování je stav nastaven na Vyřešeno, je doplněn datum vyřešení a položka Popis stavu je naplněna informací o datu vyvolání dané akce, přičemž "za zpracování" se považuje již samotné vyvolání funkce Zpracovat (nijak se nekontroluje, zda byl daný report sestaven a vytištěn).

U položek s historií se jako datum zobrazení hodnot položek použije aktuální datum v počítači.

Danou funkci lze vyvolat nad libovolným požadavkem, tj. i nad požadavkem, který je již ve stavu Vyřešeno nebo má v položce Kategorie požadavku libovolnou kategorii. Pouze pokud je stav požadavku Vyřešeno či Kategorie odpovídá anonymizaci, pak nedojde k zaznamenání informací o vyřešení daného požadavku.

Daný report je možné také provést i pouhým vyvoláním funkce Tisk nad požadavkem (rovněž nad libovolným požadavkem), ale rovněž pak nedojde k zaznamenáních informací o vyřešení daného požadavku.

Použití funkce vyžaduje speciální právo Zpracovat práva subjektů.

Anonymizovat -

Funkce slouží pro případ, kdy je potřeba řešit právo na výmaz resp. právo být zapomenut, které uplatňuje subjekt ochrany dat dle nařízení GDPR.

Funkce slouží pro provedení anonymizace, tj. vymazání údajů daného subjektu.

Funkce zpracuje aktuální záznam nebo označené, ale jen tehdy, pokud daný požadavek není ve stavu Vyřešeno a v položce Kategorie požadavku kategorii, která je určena pro anonymizaci (tj. vybraná kategorie má ve své položce Kategorie hodnotu "Anonymizovat").

V rámci procesu anonymizace je pro každý subjekt zobrazeno kontrolní dialogové okno, kde je vypsán seznam chráněných položek pro daný subjekt, a to chráněných definicemi s příznakem Zpracovávat práva subjektů, hodnot těchto položek a dále indikací, zda položka bude anonymizována. Položky, které jsou povoleny povolením ke zpracování dat platným k datu zadání požadavku GDPR, jsou z anonymizace vyloučeny.

Příklad dialogu se seznamem chráněných položek zobrazeného v rámci Anonymizace

Anonymizaci zobrazeného subjektu lze na kontrolním formuláři zrušit stiskem tlačítka Storno. Po stisku tlačítka Anonymizovat je proveden výmaz hodnot položek. Po provedení anonymizace je do údajů zpracovaného požadavku zapsána informace o provedené akci. Tj. stav je nastaven na Vyřešeno, je doplněn datum vyřešení a položky Popis stavu a Doplňující informace jsou naplněny informací o datu vyvolání dané akce, seznamem zpracovaných položek s informací, které byly anonymizovány a které nikoli a na základě jakého povolení.

U položek s historií se jako datum zobrazení hodnot položek použije aktuální datum v počítači.

Použití funkce vyžaduje speciální právo Zpracovat práva subjektů.

Další speciální funkce:

Název Kl. Doplňující popis:
Hromadně označit záznamy

Shift +F10

Jedna z možností vyvolání hromadného označování záznamů. Podrobný popis označování viz kapitola Označování v needitovatelných seznamech. Je vyvolatelná jen tehdy, je-li na daném seznamu fokus. Tato funkce se nenabízí v menu ani na panelu funkčních tlačítek a jak ji lze vyvolat, viz popis funkce.

Do verze 18.03.01 bylo možné funkci vyvolat také pomocí multifunkčního tlačítka z panelu funkčních tlačítek nebo volbou z menu Funkce.

Hledat hodnotu v seznamu Ctrl +F Funkce pro hledání hodnoty v seznamu. Je vyvolatelná jen tehdy, je-li na daném seznamu fokus. Tato funkce se nenabízí v menu ani na panelu funkčních tlačítek a jak ji lze vyvolat, viz popis funkce.