Jak začít - skupina Pokladní prodej

V této kap. je uvedeno, jak začít používat agendy skupiny Pokladní prodej.

Pokladní prodej je skupina speciálních agend určená pro realizaci rychlého prodeje. Pomocí těchto agend můžete realizovat prodej zboží v obchodech jak s obsluhou přes pult, tak v obchodech samoobslužných. Ovládání je optimalizováno tak, aby vlastní prodej od zadání prodejních položek, přes zadání platby až po tisk účtenek, byl velmi rychlý a systém byl bez problému provozu schopný i ve větších obchodních střediscích.

Ve skupině agend Pokladní prodej se vystavují doklady, které musí obsahovat všechny položky povinné v systému ABRA Gen pro doklady jako takové, příp. položky povinné pro účetnictví.

Jádrem pokladního prodeje je Kasa. Kasa může být tvořena počítačem s klasickou obrazovkou (displejem), nebo s displejem dotykovým. Na kase probíhá vlastní prodej. V ostatních agendách jsou prodeje evidovány (ať už z pohledu utržených úhrad anebo z pohledu prodaného zboží) anebo se jedná o agendy nastavovací. Realizace prodeje může být u jednotlivých uživatelů realizována různě, proto Pokladní prodej obsahuje velkou řadu nastavení, která pak ovlivňují, jak se modul bude chovat. Princip prodeje je podrobně objasněn v kap. Proces prodeje - základní pojmy, doklady a jejich vazby. Zde v textu dále jenom zmíníme některé body, které byste při rozjetí modulu neměli opomenout.

Rekapitulace, co je potřeba nastavit:

Základní definice
  • Jelikož v modulu vznikají doklady různých typů, tak prvním předpokladem používání skupiny Pokladní prodej je správně provedená nutná část implementace. Podle pokynů v této kapitole pro účely skupiny agend pokladního prodeje musíte definovat minimálně Období, jelikož období je nedílnou součástí struktury čísla dokladu. Dále musíte nadefinovat Řady dokladů pro doklady typu pokladní prodej. A také řady dokladů souvisejících, tj. skladových typu Dodací list, Vratky a Příjemky (pro doklady generované pro odpis prodaného zboží ze skladu a příp. vracení zboží), pokladní doklady typu pokladní příjem/výdej (pro generování dokladů pro převody přijatých tržeb) atd. Dokladům, které se mají zaúčtovávat, je třeba správně nastavit způsob účtování a zavést k nim odpovídající Účetní řady.

    Jelikož na dokladech tohoto typu je jednou z povinných položek středisko, musíte mít nadefinovaná střediska. Pokud nehodláte používat střediskovou evidenci, pak si nadefinujte alespoň jedno středisko.

    Doklady tohoto typu se totiž ve většině případů účtují a jednou z povinných položek v účetním deníku je právě středisko.

    Dále je třeba zmínit položku Firma. V této skupině jsou doklady, které mají položku Firma povinnou. Proto, pokud na takových dokladech budete chtít konkrétní firmy zadávat, naplňte si nejdříve Adresář firem. Pokud nechcete na některé z uvedených dokladů zadávat konkrétní existující firmu, nadefinujte si v Adresáři jakousi pomocnou fiktivní firmu a tuto pro tento účel můžete používat (takovou si můžete nastavit např. i jako předvyplňovanou).

    V účetním deníku je povoleno mít i záznamy s nezadanou firmou.

    Jelikož budete vystavovat doklady na expedici zboží ze skladu, musíte mít nadefinované příslušné sklady a skladové karty (podrobněji viz Jak začít používat skupinu Sklad). Obdobně musíte mít zavedeny Pokladny (podrobněji viz Jak začít používat skupinu Pokladna).

    Pro tato nastavení je nejvýhodnější použít průvodce nastavením firmy.

Definice povolených měn a pokladen
  • Rozhodněte se, ve kterých měnách budete chtít přijímat platby na kase pokladního prodeje. Pro každou z těchto měn musíte definovat pokladnu v agendě pokladen. Pokladny jste měli možnost nastavit již dříve v průvodci nastavením firmy nebo přímo v agendě pokladen.

    Pro zjednodušení práce se sčítáním platidel při odvodu tržeb doporučujeme pro jednotlivé měny definovat jejich nominální hodnoty. Ty jsou využívány při odvodu tržeb mincovkou.

Definice pokladních míst
  • Dále je třeba definovat Pokladní místa. Podle vnitřní organizace podniku z hlediska finanční odpovědnosti zaměstnanců za utržené peníze se buď definuje pro každého uživatele samostatné pokladní místo, nebo jedno pokladní místo např. pro celou směnu obsluhujících.
  • Pro každé pokladní místo musíte mít vytvořenu samostatnou řadu dokladů pro sledování tržeb. Tuto řadu vytvoříte pomocí průvodce nastavením firmy nebo v agendě Řady dokladů.
  • Pokladní místo musí mít definovánu měnu, ve které může přijímat platby. Měnu přidejte do seznamu povolených měn v agendě Pokladní místa. Pro každou měnu, kterou lze účtenku uhradit, musíte provést jeden záznam, který musí být navíc navázán na pokladnu vedenou v příslušné měně.
  • Pokud chcete používat vazbu dokladů na Zakázky nebo na Obchodní případy či Projekty, je dobré si předem rozvrhnout způsob použití těchto vazeb a číselníky si naplnit. Každému pokladnímu místu lze definovat jinou vazbu na zakázku a jinou na obchodní případ či projekt.
Definice rolí
  • V agendě rolí definujte funkce jednotlivých obsluhujících. Pro jednotlivé obsluhující doporučujeme definovat jednu roli z důvodu založení jednoho pokladního místa pro každého obsluhujícího (prodavače). (Pokladní místa jsou chráněné objekty, k nimž lze jednotlivým rolím nastavovat přístupová práva.) Založení jednoho pokladního místa pro několik uživatelů (obsluhujících) je sice možné, ale z hlediska kontroly hospodaření s penězi a odvodu tržeb to je velice málo vhodné. (Samozřejmě, že pokud se rozhodnete, že někteří obsluhující budou sdílet jedno pokladní místo, pak mohou sdílet teoreticky i roli.)
  • Pro každou roli, v její subzáložce práva k objektům nastavte mj. přístup k pokladnímu místu, k příslušné řadě dokladů pro tržby, k řadám dokladů účtenek, ve kterých se budou vystavovat účtenky na kasách, na kterých bude daný obsluhující pracovat (což znamená vlastně přístup k dané kase, viz poznámka dále), přístup ke skladu, ze kterého se prodává (není nutné/potřebné, pokud nechcete, aby si prodavač mohl zobrazit seznam zboží skladu a ceník skladu), ke středisku (je nutné jen pro zaúčtování prodejů) a k dalším řadám dokladů, ke kterým musí mít uživatel přístup, aby role kterou má splňovat, byla funkční (např. k denním souhrnným účtenkám, pokud má provádět denní uzávěrku apod.).
  • Pro každou roli, v její subzáložce práva k funkcím, nastavte přístup k příslušným agendám / funkcím, ke kterým má mít skupina uživatelů s nastavenou stejnou rolí přístup.

    Nezaměňujte právo k funkcím - prodeje (přístup do agendy Prodeje v Pokladním prodeji) s právem prodávat na Kase Pokladního prodeje (to je omezeno přístupem / nepřístupem k příslušným řadám dokladů - účtenky a tržby).

Definice uživatelů
  • Nadefinujte Uživatele - obsluhující. Pro každého pracovníka, který se systémem bude pracovat, je třeba definovat jednoho uživatele, se jménem nejlépe podle příjmení příslušného pracovníka.
  • Každému takto nadefinovanému uživateli přiřaďte tu roli příslušného obsluhujícího, ve které jsou nastavena přístupová práva k jeho pokladnímu místu (řada dokladů pro tržby), případně k jedné kase (řada účtenek).

    Definovat uživatele s nic neříkajícími jmény (např. "Směna č.1") je naprosto nevhodné. Pokud navíc takto definovaného uživatele bude používat několik lidí najednou, přicházíte tím o možnost dodatečné kontroly (např. dohledat, kdo způsobil chybu v dokladu nebo chybně zadal cenu prodávaného zboží).

Definice obsluhujících
  • V agendě Obsluhující pokladního prodeje zadejte uživatele a pokladní místo, ke kterému se zadávaný obsluhující váže. Abyste mohli prodávat, musí být alespoň jeden uživatel definován jako obsluhující.
Definice kas
  • V agendě Nastavení kas definujete, jak se má v systému chovat konkrétní kasa - počítač. Nastavíte zde, co se zobrazuje na obrazovce kasy, jak se tiskne a hlavně, jaká jsou ke kase připojena periferní zařízení. Dále specifikujete, v jakém provozu se daná kasa fyzicky nachází (přičemž nastavení daného provozu pak určuje další parametry, podle kterých se pak prodej na dané kase bude řídit).

    Před vlastním nasazením pokladního prodeje je bezpodmínečně nutné zkontrolovat a zajistit funkčnost všech pokladních periferií připojených k PC, kde má být pokladní prodej nasazen. V případě, že tyto nefungují zcela korektně ať už z jakéhokoliv důvodu (nekompatibility sériových portů, převodníků USB na sériové porty, nejasně označené sériové porty, není jasné, jaké kódování češtiny zařízení podporuje atd.), nebude možné pokladní prodej nasadit. Zapojení a rozchození periferií na konkrétním PC je čistě na odpovědnosti uživatele, s funkčností systému ABRA Gen nijak nesouvisí a je třeba jej ze strany uživatele zajistit.

    K otestování lze využít pokyny k otestování periferií a dodávaný nástroj POSDriversTest.exe. Otestování periferií věnujte patřičnou pozornost!!!

Definice Pokladních DPH indexů
  • Jste-li plátce DPH, budete potřebovat vystavovat daňové doklady a sledovat evidenci DPH. K tomu je nutné ve Firemních údajích mít nastaveno "Plátce DPH". Dále musíte mít nadefinované DPH sazby a DPH indexy (oba číselníky se dodávají předvyplněné, ale je možné je v případě potřeby upravit). Pro pokladní prodej musíte mít nastavený číselník DPH indexů pro pokladní prodej. Jedná se o přednastavení určující který z firemních DPH indexů se má použít pro pokladní prodej. Tyto údaje zapište v agendě Pokladní DPH indexy.
Definice Provozů
  • Pro zadání tvaru účtenky a nastavení údajů, které se na účtenkách předvyplňují, použijte agendu Provozy. Zde je řada důležitých nastavení. Jedná se např. o obsah účtenky, standardní způsob úhrady, přednastavení řad dokladů pro prodeje a jejich storno, způsob vyhledávání zboží a další. Dále každý provoz musí mít nastaven výchozí sklad, ze kterého se bude na kase patřící do daného provozu prodávat. Pro každý provoz může být sklad samostatný (pokladny z daného provozu prodávají "své vlastní" zboží), nebo je pro více provozů stejný. (Pokud máte více pokladen v jedné fyzické prodejně, ale přitom každá má prodávat "své vlastní" zboží, pak si pro ně definujte více provozů). Sklady rovněž můžete vytvořit pomocí průvodce nastavením firmy příp. v agendě Sklady.
Definice nastavení pro uzávěrku
  • Při provádění Uzávěrky pokladního prodeje program kontroluje kromě jiného množství zboží na skladě (záporné množství) a použití sériových (výrobních) čísel a čísel šarží. Uplatnění nebo neuplatnění této kontroly nastavte v agendě Sklad, záložka detail pro povolení vyskladnění do minusu nebo pro vyskladnění sériových čísel do minusu. Příp. je obdobné nastavení k dispozici na jednotlivých skladových kartách, pokud se jedná o karty, které se mají výjimečně chovat jinak, než zbývající sortiment z daného skladu.
Definice použitého ceníku
Definice slev
Směnný provoz

Pokud potřebujete používat směnný provoz, pak je třeba nastavit následující:

  • V agendě Pracovní kalendáře musí být zadány potřebné prac. kalendáře dle vašich směnných provozů a vygenerovány směny.
  • V agendě Provozy v záložce Pracovní kalendáře:
    • musí být používání směn zapnuto v položce Používat pracovní kalendář
    • musí být do seznamu vloženy pracovní kalendáře, které se mají používat.
  • V agendě Obsluhující se musí všem obsluhujícím nastavit pracovní kalendáře odpovídající kalendářům zadaným pro provoz, kde má daný obsluhující prodávat.

    Více viz Proces prodeje - směnný provoz.

Definice tiskových sestav
  • U všech výstupů, které budete chtít tisknout, byste měli zkontrolovat, zda vám vyhovují přednastavené dodávané tiskové formuláře. Jelikož tiskové výstupy jsou plně uživatelsky definovatelné, můžete provést jejich úpravy dle vlastních požadavků, příp. si jejich úpravy dle vlastních požadavků objednat u servisních oddělení dodavatele, resp. výrobce.
  • Výjimku tvoří tisk účtenek pokladního prodeje. Jejich tvar lze upravit pouze nastavením konfigurací v agendě Provozy.
Definice vazeb na účetnictví
  • Měli byste také zkontrolovat, příp. nadefinovat účetní předkontace pro jednotlivé účetní případy, aby se později kontování provádělo automaticky a minimalizovala se pak práce účetního. Doporučujeme nastavit účtování o řadě dokladů pro souhrnné účtenky, na kterých je uveden součet prodaného zboží. Naopak účtování o jednotlivých účtenkách je nevhodné a doporučujeme nenastavovat.

    Jak se o dokladech z pokladního resp. restauračního prodeje účtuje, viz Účtování dokladů z pokladního a restauračního prodeje.

Pokud uvedené definice neučiníte předem, systém vás bude varovat v průběhu zadávání dat. Budete moci odpovídající definice zavést rovnou v průběhu zadávání dat (pokud budete mít odpovídající přístupová práva), ale ztratíte pak zbytečně čas.

Jelikož řady dokladů, účetní řady dokladů, střediska, pokladny a sklady patří mezi tzv. chráněné objekty, musíte mít pro nově přidané řady, střediska, pokladny a sklady správně nastavena přístupová práva!