Věcný obsah, základní pojmy - Pokladna

V této kapitole rámcově popíšeme jednotlivé zde vystavované doklady a vystavování nových dokladů na základě již existujících.

Obsah kapitoly:

Pokladny a řady pokladních dokladů

Jednotlivé pokladny, které si v této skupině agend můžete nadefinovat, musí mít přiřazeny řady pokladních dokladů, které je možné pro danou pokladnu používat, aby bylo možno do nich zadávat pokladní doklady. Jednotlivé pokladny nemusí mít každá své individuální řady dokladů (jako je tomu u bankovních účtů). V limitních případech mohou všechny nadefinované pokladny používat jedny společné řady pokladních dokladů, nebo každá pokladna může používat jen své "vlastní" řady, nebo pro hotovostní operace ve všech nadefinovaných řadách pokladních dokladů lze dokonce používat jen jednu společnou pokladnu apod. Variant je mnoho a záleží čistě na vás, jakým způsobem si pokladny a řady přejete používat, kolik máte pokladen a kolik řad dokladů chcete vést apod. Řady dokladů se k pokladně přiřazují v definici pokladny v subzáložce Řady pokladních dokladů.

Zpět na obsah

Doklady ze skupiny Pokladna

  • Pokladní příjmy a výdeje

    Pokladní doklady v ABRA Gen mohou být vystaveny dvojím způsobem:

    • jako platby jiných dokladů - v tom případě musí jít o doklad bez DPH (viz popis položky DPH v hlavičce těchto dokladů). Pokladní účtenku lze jako platbu zadat buď přímo v agendě placeného dokladu v jeho záložce Platby jako novou platbu anebo standardně v agendě pokladních účtenek a jako platbu ji připojit dodatečně v záložce Platby placeného dokladu anebo ji vystavit v agendě pokladních příjemek a svázat ji s placeným dokladem v záložce Rozdělení platby
    • jako plnohodnotné daňové doklady - Pokladní doklady lze vystavit jako klasický daňový doklad anebo jako zjednodušený daňový doklad (samozřejmě jen, pokud to aktuálně platná legislativa povoluje).
      Pokladní doklady vystavené jako daňové doklady (položka DPH v hlavičce dokladu zatržena) mají veškeré náležitosti jako např. faktury. Tedy např. při prodeji za hotové tedy není nutno vystavovat faktury vydané jakožto daňové doklady a následně je platit hotově, postačí zcela vystavit rovnou doklad pokladního příjmu.

    Účtování pokladní příjemky vystavené jako platba faktury vydané:

    dokladMDDpopis
    FV-311xx6xxxxzáklad daně faktury
    FV-311xx343xxDPH faktury
    PP-211xx311xxplatba dokladem PP

    Účtování pokladní příjemky vystavené s DPH:

    dokladMDDpopis
    PP-211xx6xxxxzáklad daně
    PP-211xx343xxDPH

  • Vrácení příjmů a výdejů

    Vrácení je inverzní doklad k pokladním příjemce resp. výdejce a použije se tehdy, jestliže je třeba zrušit vystavenou příjemku, resp. výdejku nebo snížit částku pokladní účtenky a nelze provést smazání nebo opravu pokladní účtenky (např. bylo odvedeno DPH, ale dodávka byla reklamována), či z jiných provozně technických důvodů nelze vystavenou účtenku opravit či smazat). V takovém případě je třeba vystavit k pokladní účtence vrácení (bylo by možno vystavit i novou pokladní účtenku na zápornou částku, ale tato by neměla žádnou vazbu k původní). DPH odváděná v daném zdaňovacím období pak může být snížena o daň uvedenou na dokladu vrácení.

    Poznámka pro uživatele předchozího systému ABRA Gold: V ABRA Gen se pro doklady vrácení definují vlastní předkontace, podle kterých se pak vrácení předkontuje. Není zde tedy varianta "předkontovat vrácení inverzně dle pokladních účtenek".

    Vrácení buď můžete vysílat do účetnictví kladnou částkou a pak mít v předkontacích "inverzně" účty na stranách MD a D oproti předkontacím pokladních účtenek, anebo je můžete mít stejně a vysílat vrácení do účetnictví zápornou částkou. Zda bude použita kladná nebo záporná částka, záleží na nastavení položky "Účtovat obráceně" u dané řady dokladů.

    Účtování základu pokladní příjemky a základu vrácení příjmu zápornou částkou:

    dokladčástkaMDDpopis
    PP-1000,-211xx6xxxxzáklad daně pokladní příjemky
    VP--1000,-211xx6xxxxzáklad daně vrácení příjmu

Zpět na obsah

Bezhotovostní účtenky

V praxi mohou být platby realizovány nejen přímo hotovými penězi, ale mohou být použity šeky, platebními kartami apod.

Při pokladních reportech o přehledech z pokladen pak lze nastavovat, zda se mají zahrnout jen bezhotovostní účtenky (a pořizovat si pak soupisy bezhotovostních plateb) nebo jen hotovostní (např. pro potřebu inventury fyzického zůstatku v pokladnách anebo obojí (a mít tak např. kompletní pokladní deník).

Agendy pokladních příjemek a výdejek nijak nepodporují odlišení způsobu bezhotovostního placení. V případě, že se vám tento typ úhrady vyskytuje, můžete jej realizovat elegantně přes agendy Pokladního prodeje (kde lze volit z různých forem platidel). Pokud byste nechtěli používat agendy Pokladního prodeje (jelikož např. se vám takové platby vyskytují jen výjimečně a zakoupení speciálních agend by pro vás nebylo ekonomické, pak lze situaci řešit jednou z následujících možností:

  • zavedením speciální fiktivní pokladny, v rámci které budete zadávat doklady pokladních příjemek/výdejek, které však nebudou představovat hotovostní příjem, ale bezhotovostní

    Vystavovat takové doklady do běžných pokladen používaných pro hotovostní platby zásadně nedoporučujeme a to ani v samostatných řadách pokladních dokladů! Jednak by to bylo nepřehledné, jednak byste si znesnadnili inventuru takové pokladny (zjištění, jaký zůstatek hotovosti vlastně má v pokladně být) a jednak byste znemožnili správné napočtení počátečního stavu v pokladně po její uzávěrce (systém by všechny účtenky zahrnul do výpočtu počátečního stavu pro další období, tudíž vypočtený počátek nemůže odpovídat reálu).

    Odlišné předkontování takovýchto bezhotovostních plateb lze řešit např. speciální definicí předkontace s podmínkou pro danou pokladnu.

  • použitím dokladů ostatní příjem resp. ostatní výdej nebo přímo faktur přijatých resp. vydaných, pro přehlednost nejlépe vystavovaných ve speciálních řadách k tomuto účelu zavedených. Výhoda tohoto řešení spočívá mj. i v tom, že k takto evidovaným bezhotovostním příjmům lze přiřazovat platby

    Odlišné předkontování takovýchto bezhotovostních plateb lze řešit např. speciální definicí předkontace pro dané řady dokladů.

    Řešení přes faktury resp. ostatní doklady je oproti řešení přes speciální pokladnu výhodnější i z toho důvodu, že lze mít pro bezhotovostní příjmy resp. výdeje v lokální i v cizí měně jednu společnou řadu. Pokud byste totéž chtěli řešit pokladními účtenkami, museli byste mít odpovídající počet pokladen (podle počtu měn).

Zpět na obsah

Vzájemné importy dokladů

Možnosti vzájemných importů dokladů v rámci ABRA Gen jsou uvedeny v kap. Importy dokladů obecně spolu se základními pravidly, která pro import dokladů platí. Popis vlastního importu jednotlivých typů dokladů z této skupiny nebo odkaz na daný popis je pak uveden u konkrétních funkcí, kterými lze vzájemné importy jednoho dokladu do druhého vyvolat. (Viz funkce Nový resp. Vytvořit (je-li k dispozici) v záložkách Seznam, funkce Import (je-li k dispozici) v záložkách Detail, příp. záložky X-vazby (je-li k dispozici) v jednotlivých agendách).

Vystavování pokladních dokladů podle jiných (Importy jiných dokladů do pokladních)

Při vystavování nových dokladů můžete využít jejich návaznosti na případné předchozí doklady, pokud již takové existují a přebírat z nich údaje tj. využít vzájemných importů mezi doklady. Např. Pokladní příjemku můžete vystavit na základě již existující objednávky přijaté či dodacího listu, vrácení příjmu můžete vystavit na základě již dříve vystavené vratky apod. Tím si značně ušetříte práci a čas strávený jinak zadáváním týchž údajů znovu.

Vystavit pokladní doklady podle jiných lze nejen z agend pokladních dokladů, ale i přímo z agend příslušných zdrojových dokladů. Viz též procesní tvorba dokladů.

Vystavování jiných dokladů podle pokladních (Importy pokladních dokladů do jiných)

Doklady skupiny Pokladna se již do žádných následných dokladů neimportují, ale z výdajových pokladních dokladů je možno čerpat do výdajů pořízení majetkových dokladů, viz čerpání částek z jednoho dokladu do jiného.

Kurzové rozdíly pokladen - KRP

Pokud používáte pokladny vedené v jiné než lokální měně, provádíte na konci účetního období uzávěrku pokladen, která v souladu s platnou legislativou přecení zůstatky pokladen k poslednímu dni účetního období. Dále můžete v průběhu účetního období generovat kurzové rozdíly pokladen k zadanému datu při mezitímní uzávěrce pokladen, abyste zjistili aktuální hodnotu prostředků v pokladnách. K výpočtu se vždy bere kurz použitý při bezprostředně předcházející uzávěrce. Problematiku objasníme na příkladu:

Generování kurzových rozdílů pokladen: Mějme pokladnu vedenou v USD. Účetní období je shodné s kalendářním rokem. Počáteční stav pokladny je 50 USD v kurzu 28 CZK/USD, tj. 1400 CZK. V pokladně nedošlo za celý rok k žádným pohybům. V průběhu roku provedeme 3 mezitímní uzávěrky k datu a pak uzávěrku období (kurz bezprostředně předcházející uzávěrky je zvýrazněn tučně):

UzávěrkaDatumKurzVýpočet kurzového rozdílu pokladnyKurzový rozdíl KRPAktuální hodnota zůstatku pokladny v CZK
Mezitímní31.3.30 CZK/USD30 CZK/USD x 50 USD - 28 CZK/USD x 50 USD+100 CZK1400 + 100 = 1500 CZK
Mezitímní30.6.31 CZK/USD31 CZK/USD x 50 USD - 30 CZK/USD x 50 USD+50 CZK1500 + 50 = 1550 CZK
Mezitímní30.9.29 CZK/USD29 CZK/USD x 50 USD - 31 CZK/USD x 50 USD-100 CZK1550 - 100 = 1450 CZK
Za období31.1227 CZK/ISD27 CZK/USD x 50 USD - 29 CZK/USD x 50 USD-100 CZK1450 - 100 = 1350 CZK

Pokud bychom mezitímní uzávěrky v průběhu roku neprováděli a počítali pouze kurzový rozdíl k 31.12., měl by hodnotu:

UzávěrkaDatumKurzVýpočet kurzového rozdílu bankovního účtuKurzový rozdíl KRBAktuální hodnota zůstatku bankovního účtu v CZK
Za období31.1227 CZK/ISD27 CZK/USD x 50 USD - 28 CZK/USD x 50 USD-50 CZK1400 - 50 = 1350 CZK

Aktuální hodnota zůstatku pokladny v CZK k 31.12. je v obou případech samozřejmě shodná bez ohledu na počet provedených mezitímních uzávěrek.

Zpět na obsah