Věcný obsah, základní pojmy - Projektové řízení

V této kapitole naleznete základní informace potřebné k tomu, abyste získali představu o tom, jakým způsobem je v ABRA Gen řešeno projektové řízení.

Obsah kapitoly:

Základní pojmy a proces projektového řízení

Dále je uvedeno:

 Jak je řešeno projektové řízení v systému a jeho účel

V praxi se často vyskytuje požadavek na tzv. projektové řízení. Jedná se o možnost definovat si záznamy pro "své projekty" a podrobně je sledovat (možnost sledovat plánovaná data zahájení a ukončení, plánované a reálné náklady, potřebné zdroje atd.)

V systému ABRA Gen existují tři možné řezy dat a to pomocí zakázek, obchodních případů a projektů. Viz Členění dat za zakázky, obch. případy a projekty. Všechny tyto číselníky pracují na stejném principu a všechny je možné využít pro sledování "svých projektů", záleží na uživateli, jak který využívá. Proto všechny tři podporují projektové řízení neboli rozšíření řízení projektů. Pro zjednodušení budeme nadále mluvit pouze o projektech, vždy se tím ale myslí adekvátně i zakázky a obchodní případy.

Zpět na obsah / začátek kapitoly

Blokové schéma

Celkový diagram ilustrující jednotlivé části systému a vazby projektu s projektovým řízením na ostatní části systému:

Celkový diagram řešení projektového řízení

Každý projekt se může dělit na jednotlivé fáze / subprojekty / etapy / úkoly (různé pojmy pro totéž – budeme nadále používat pojem "subprojekt") a pro každý z nich se vede samostatná evidence. Členění může být i víceúrovňové (hierarchická víceúrovňová struktura).

Nový projekt lze zadat různými způsoby, podporováno je zadání podle jiného včetně jeho hierarchické struktury. Viz dále možnosti zadání projektu. Ke každému projektu lze kromě jeho základních údajů jako je plánované datum zahájení/ukončení, vedoucí projektu, priorita, stav projektu aj. definovat seznam návazností na jiné (sub)projekty, viz dále Návaznosti projektu. Hlavní částí sledování projektu je evidence zdrojů potřebných k zajištění projektu (okruh řešitelů, potřebné prostředky) a časové plánování jejich využití tak, aby nedocházelo ke kolizím s jinými (sub)projekty, byly splněny požadované termíny atd. Časové plánování zdrojů (rezervace jejich času) se děje prostřednictvím vystavovaných aktivit, které lze přehledně sledovat v Časovém plánu. Viz dále Evidence zdrojů a časové plánování zdrojů. Další částí sledování projektu je plánování finančních ukazatelů, zejména výnosů, nákladů a z nich plynoucí ziskovost projektu. Číselné údaje – finanční ukazatele se v hierarchickém stromu projektů vysčítávají do nadřízených uzlů (projektů) a k dispozici je tedy možnost se podívat na libovolný subprojekt (nebo i celkový projekt) a vidět údaje nejen za něj, ale také sumární údaje za všechny podřízené uzly (dílčí subprojekty). Čerpají se z údajů evidovaných zdrojů (předpokládaných hodin, nákladových cen), z dalších zadaných nákladových položek, příp. je lze čerpat i z kalkulačních listů realizovaných ve formě nabídek vydaných. Viz dále Plánování finančních ukazatelů - Plán. Nabídka může mít návaznost na poptávkové řízení se vznikem Poptávkových listů resp. Poptávek vydaných, z nichž je získána nákladová cena a které mohou vést až na vznik Objednávky vydané u externího dodavatele.

U probíhajících projektů řešitelé (jednotlivé zdroje) pak postupně plní své aktivity, které mohou přehledně sledovat např. v Časovém plánu, a vyplňují na nich realizované (odpracované) hodiny, až jsou postupně vystavené aktivity dokončeny. U větších a delších projektů může být účelné kontrolovat jeho vývoj v čase zadáním a plněním Kontrolních bodů, lze provádět i průběžné dílčí fakturace splněných částí projektu (ať už na základě odpracovaných hodin, nebo na základě kontrolních bodů).

Následuje kontrola a vyhodnocování finančních ukazatelů projektu a vyúčtování projektu, kdy manažer úlohy schválí výkazy, billing manažer provede vyúčtování pracnosti a ostatních nákladů (viz dále Finanční vyhodnocení projektu - vazba na účetnictví (Bilance, Vývoj v čase)) a je provedena fakturace resp. dofakturace projektu klientovi (dle vyúčtování a předběžné dohody s klientem (na projektu a jeho jednotlivých zdrojích lze nastavovat různé způsoby fakturace). Viz dále Vyúčtování projektu - Fakturace projektu (Způsoby fakturace, Vznikající fakturační a skladové doklady). Je-li projekt vyhodnocen a vyfakturován, může být provedeno jeho uzavření. Úspěšně provedený projekt může posloužit jako šablona pro úlohu podobnou.

Rámcový proces projektového řízení

Zpět na obsah / začátek kapitoly

Zadání projektu

Zde naleznete:

Možnosti vytvoření projektu

Zpět na obsah / začátek kapitoly / začátek podkapitoly

Návaznosti projektů

Ke každému projektu lze definovat Návaznosti. Ty říkají, které projekty musí být dokončeny před zahájením aktuálního projektu. Zadávají se v záložce Návaznosti. Nejsou povinné, jsou-li ale definovány, pak systém hlídá, aby byly dodrženy časové návaznosti. Tj. datumy se pak automaticky přizpůsobují tak, aby startovací datum aktuálního projektu odpovídalo nejpozdějšímu datu konce předchozích projektů. Tím je docíleno plynulé návaznosti jednotlivých projektů v případě, že projekt je závislý na výsledcích předchozího projektu a nemůže být zahájen dříve, než je předchozí projekt dokončen.

Zpět na obsah / začátek kapitoly / začátek podkapitoly

Evidence zdrojů a časové plánování zdrojů

Evidence zdrojů k zajištění projektu a časové plánování jejich využití je hlavní částí sledování projektu. Jednotlivé subprojekty mohou běžet souběžně a nebo mohou na sebe navazovat, proto je třeba využití zdrojů dobře naplánovat.

Zdroje:

Pro realizaci projektu se definují potřebné zdroje, kterých může být libovolný počet. Zadávají se v záložce Zdroje. Tyto zdroje jsou jednak lidské zdroje - personální (osoby – uživatelé (každý projekt má minimálně nějakou odpovědnou osobu, která se jím musí zabývat, typicky nějakého vedoucího projektu)) a jednak nepersonální (auta, jednací místnosti, PC v učebně atd.).

Zdroje jsou představovány rolemi. (Tzn., že v číselníku rolí je třeba mít evidováno vše, co může být zdrojem k nějakému projektu.)

Pro každý zdroj přidělený k projektu se zadává předpokládaný objem času (v hodinách) potřebného k účasti na daném projektu a také plánovaná data zahájení a ukončení práce (u nepersonálních čas rezervace využití daného zdroje).

Určení kapacity (pracovního času) rolí:

Aby bylo možné efektivně sledovat využití rolí v čase a jejich rezervaci pro daný projekt, je třeba znát jejich kapacity (časovou využitelnost) v jednotlivých dnech. Proto je možné pro každou roli určit využitelnou pracovní dobu. V číselníku role lze u každé role:

  • Zadat odkaz na pracovní kalendář (viz položka Pracovní kalendář), který udává základní pracovní dobu v jednotlivých dnech včetně dostupnosti ve dnech pracovního volna a o svátcích. Není-li zadán, bere se 24 hod (typicky u nepersonálních rolí (auto apod.)).
  • Stanovit časy, kdy je daný zdroj nedostupný (viz subzáložka Vyloučené časy) - např. doby dovolené, plánovaná školení, nemoc apod. u personálních rolí, u nepersonálních zdrojů pak např. časy nutné pro údržbu, úklid nebo jiné technické přestávky, kdy je dané zařízení mimo provoz.

    Příslušný Pracovní kalendář musí mít vygenerovány konkrétní směny pro období, v němž projekt probíhá (viz subzáložka Kalendář a funkce Generovat).

Časové plánování a vyhodnocování projektu – vazba na Aktivity:

K projektu je potom možno pro jednotlivé zdroje (role) připojovat nebo zadávat aktivity a tak plánovat využití zdrojů (tj. jakási rezervace času jednotlivých zdrojů pro daný projekt). Zadávají se v záložce Zdroje, subzáložce Aktivity, kde lze i prohlížet Aktivity vystavené k danému zdroji příp. ke všem zdrojům daného projektu. Vystavené aktivity jsou evidovány v agendě Aktivity. Přehledně lze tento čas využití zdrojů zadaný prostřednictvím aktivit prohlížet v časovém plánu v agendě Časový plán.

Zdroje definované k projektu tedy říkají, jaké celkové množství práce bude potřeba na daném projektu jednotlivými zdroji vykonat. Vygenerování aktivit k nim (tj. pro jednotlivé zdroje daného projektu) znamená, že jsou již přiděleni konkrétní řešitelé na konkrétní datumy.

Po realizaci se na aktivitě zaevidují skutečné doby trvání. Zadáním skutečné doby trvání při dokončení aktivit lze následně sledovat, jaký objem času byl z daného zdroje reálně vyčerpán.

Aktivity navázané na zdroje tedy jednak slouží pro zaplánování konkrétního času využití daných zdrojů a následně dávají informaci o reálně stráveném čase daného zdroje na daném projektu, který je možno s plánovaným časem později porovnávat (viz dále Finanční vyhodnocení projektu - vazba na účetnictví (Bilance, Vývoj v čase)) nebo který lze využít jako jeden z možných podkladů pro následnou fakturaci (viz dále Vyúčtování projektu - Fakturace projektu).

Možnosti generování aktivit pro daný zdroj projektu: 

  • funkcí Nová aktivita z lišty navigátoru ze seznamu zdrojů
  • vystavením aktivity odkudkoliv ze systému, pokud je zadána na tentýž projekt

Zpět na obsah / začátek kapitoly / začátek podkapitoly

Plánování finančních ukazatelů - Plán

Další částí sledování projektu je plánování a vyhodnocování finančních ukazatelů, zejména výnosů, nákladů a z nich plynoucí ziskovost projektu. Číselné údaje – finanční ukazatele se v hierarchickém stromu projektů vysčítávají do nadřízených uzlů (projektů) a k dispozici je tedy možnost se podívat na libovolný subprojekt (nebo i celkový projekt) a vidět údaje nejen za něj, ale také sumární údaje za všechny podřízené uzly (dílčí subprojekty).

Sestavování plánu - rozpočtu projektu:

Plán lze sledovat na záložce Plán daného projektu. Ke každému projektu zde lze sledovat jeho plánované výnosy, náklady a zisk a to zvlášť za využité zdroje (každý zdroj lze ocenit jeho nákladovou cenou), dále za ostatní položky definované na připojených kalkulačních listech (připojené nabídky vydané, kde lze např. provést kalkulaci pro položky dodávané v rámci daného projektu - např. dodaný HW) a dále zadávat jakékoliv ostatní položky, které nějak výsledné výnosy a náklady projektu ovlivňují.

V plánu každého projektu se zobrazují údaje:

  • plánované náklady celkem (součet za podřízené + náklady vlastního projektu)
  • plánované výnosy celkem (součet za podřízené + výnosy vlastního projektu)
  • plánovaný zisk (rozdíl mezi plánovanými výnosy celkem a plánovanými náklady celkem)
  • plánované náklady, výnosy a zisk za aktuální projekt

Zpět na obsah / začátek kapitoly / začátek podkapitoly

Průběh projektu

Průběžné zadávání realizovaného času, nastavení dokončení u aktivit, zdrojů

Kontroly průběhu projektu - Kontrolní body

Ke každému projektu lze definovat Kontrolní body - Ty definují, v jakém stavu by se daný projekt měl k nějakému datu nacházet (např. jaké by k danému datu měly být výnosy, náklady, jaká část se má fakturovat atd.). Můžeme jim říkat též milníky a umožňují manažerovi projektu průběžné sledování, zda se výnosy a náklady projektu plní dle plánu. Sledovat lze buď celkové náklady a výnosy za celý projekt včetně podřízených, tak dílčí pro jednotlivé dílčí subprojekty. Kontrolní body rovněž nejsou povinné. Zadávají se v záložce Kontrolní body.

Zpět na obsah / začátek kapitoly / začátek podkapitoly

Průběžná fakturace

Zpět na obsah / začátek kapitoly / začátek podkapitoly

Ukončení projektu

Dokončení vs. uzavření projektu

Jak bylo řečeno výše, na každém projektu se eviduje položka Stav pro evidenci stavu dokončení daného projektu (naplánován, v procesu, dokončen). Slouží např. pro omezování projektů podle stavu dokončení.

Kromě stavu dokončení se na projektu eviduje ještě příznak Uzavřeno. Nezaměňujte. To, že je projekt dokončen z hlediska požadovaných prací, ještě neznamená, že se jím dále nezabýváme. Můžeme ho např. ještě závěrečně vyhodnocovat, sledovat výslednou ziskovost (viz Finanční vyhodnocování projektu), fakturovat (viz Vyúčtování projektu) apod. A až když je zcela "pasé", tak jej nastavíme na Uzavřeno a nebudeme se jím dále více zabývat. Podle stavu uzavření lze omezovat zobrazení projektů v záložce Seznam, viz Omezení za otevřené/uzavřené.

Pozor! Jak bylo zmíněno v kap. Věcný obsah - projektové řízení, kromě stavu dokončení se na projektu eviduje ještě příznak Uzavřeno. Nezaměňujte. To, že je projekt dokončen, ještě neznamená, že se jím dále nezabýváme. Můžeme ho např. vyhodnocovat, sledovat výslednou ziskovost apod. A až když je zcela "pasé", tak jej nastavíme na Uzavřeno a nebudeme se jím dále více zabývat. Podle stavu uzavření lze omezovat zobrazení projektů v záložce Seznam, viz Omezení za otevřené/uzavřené.

Zpět na obsah / začátek kapitoly / začátek podkapitoly

Vyúčtování projektu - fakturace projektu (Způsoby fakturace, Vznikající fakturační a skladové doklady)

Na zdroje navazují záznamy o fakturaci. Co už bylo fakturováno, se pamatuje na každém projektu, tyto údaje se nijak nevysčítávají z existujících dokladů. Z toho plyne, že fakturovat projekty lze pouze přímo z projektového řízení. Pokud se provede fakturace odjinud, např. přímým vystavením faktury v agendě faktur, projektové řízení o tom "nebude vědět".

Vyúčtování lze vyvolat:

  • funkcí Vyfakturovat - pro vyúčtování jednotlivých SL - lze jen pro ty SL, na nich je nastaven Způsob platby (PaymentType) jednotlivě

Způsoby fakturace:

U jednotlivých projektů a jejich zdrojů lze volit různé způsoby, jak danou položku fakturovat (např. s ohledem na záruční/pozáruční opravy či slevy se položka klientovi nefakturuje). Proto je jedním z údajů projektu položka Způsob fakturace (InvoicingType).

Příklad voleb nabízených k výběru v položce Způsob fakturace

  • Nefakturovat vůbec - práce režijního charakteru, které se odběrateli neúčtují (např. provedení implementační studie apod.).
  • Podle plánovaného času zdrojů - pak se pro fakturaci použijí plánované hodiny, pokud je cena smluvní a hodiny přes limit plánovaného času klientovi fakturovat nechceme. Plánované hodiny zdrojů jsou zadány přímo v seznamu zdrojů daného projektu.
  • Podle plánovaného času zdrojů - pak se pro fakturaci použijí reálně strávené hodiny zadané prostřednictvím aktivit u jednotlivých zdrojů na projektu. Tj. hodiny pro fakturaci se vysčítávají z reálných časů aktivit zadaných ke zdrojům v záložce Aktivity daného projektu.
  • Paušálně - zadanou fixní částkou. Pak je celková smluvní částka zadána na hlavičce projektu (položka Fixní částka (Fixed Amount)), případné dílčí částky (pokud je plánováno postupné plnění s postupnou částečnou fakturací) mohou být zadány u kontrolních bodů.

Fakturovat lze projekt samostatně nebo najednou včetně jeho podřízených subprojektů, přičemž jednotlivé projekty lze fakturovat až po jejich dokončení nebo postupně. Každý subprojekt může mít způsob fakturace nastaven jinak. Rovněž jednotlivé zdroje lze z fakturace vyloučit nastavením v položce Fakturovat tento zdroj (Invoicing).

Celkový reálný čas je u každého zdroje z aktivit průběžně vysčítán v položce Hodin-reál, u zdroje je také zadána základní hodinová sazba (přímo nebo definicí ceny ke skladové kartě). Hodiny přesčasů se získají porovnáním s plánovaným časem Hodin-plán a pro ně je dána u zdroje hodinová sazba pro přesčas (rovněž přímo nebo definicí ceny ke skladové kartě). Viz položky v sekci Fakturovat tento zdroj (Invoicing).

Vyhodnocením projektu se zjistí požadované hodnoty celkové fakturace a zobrazí se v rámci průvodce fakturací. Uživatel může zadat korekce těchto hodnot – například chce-li z nějakého důvodu fakturovat menší počet hodin. Položky "skutečně fakturované množství (hodiny)" QuantityInvoiced a skutečně fakturovaná částka AmountInvoiced zaznamenávají, kolik již bylo dříve vyfakturováno – vysčítávají informaci ze subkolekce BusProjectInvoicing2. Rozdíl AmountToInvoice + QuantityCorrection – QuantityInvoiced určuje množství k další fakturaci (vyjde-li záporně, tak k dobropisování). Při vystavení nového fakturačního dokladu se do subkolekce BusProjectInvoicing2 zaznamená, jaký doklad byl vytvořen a jakou částí jednotlivé záznamy do jednotlivých řádků přispěly.

První fakturace, dosud nic nefakturováno, korekce nulové:

Projekt Zdroj Skl.karta K fakturaci hod. K fakturaci Kč
A R1 Práce1 20 10000
A R2 Práce1 10 7000
B R1 Práce1 10 5000
B R3 Práce2 15 7500

Vznikne faktura FV-xy/13 se dvěma řádky:

Práce1   40 hod   22 000 Kč
Práce2   15 hod   7 500 Kč

O měsíc později nechť se podklady k fakturaci změní na:

Projekt Zdroj Skl.karta K fakturaci hod. K fakturaci Kč
A R1 Práce1 20 10000
A R2 Práce1 10 7000
B R1 Práce1 14 7000
B R3 Práce2 30 15000
C R3 Práce2 18 9000

V tomto okamžiku:
Na projektu A se zobrazuje:
- u role R1 20 hod, z toho vyfakturováno 20h
- u role R2 10 hod, z toho vyfakturováno 10h (zbývá dofakturovat 0).
Na projektu B se zobrazuje 14h role R1, z toho vyfakturováno 10h (zbývá dofakturovat 4h/2000Kč), 30h role R3 z toho vyfakturováno 15h (zbývá dofakturovat 15h/7500Kč).
Na projektu C se zobrazuje 18h role R1, z toho vyfakturováno 0 (zbývá dofakturovat 18h/9000Kč)

Pokud se podíváme na doklady, kterými byly fakturovány jednotlivé projekty:
u A bude FV-0150/09 s množstvím 30 hodin / 17000 Kč,
u B bude také FV-0150/09 s množstvím 25h / 12500 Kč,
u C nebude žádná faktura.

Provedeme novou fakturaci, při které vznikne nová FV-0199/09 s řádky:
Práce1 4 h 2 000,-
Práce2 33 h 26 500,-

Pokud se teď podíváme na doklady, kterými byly fakturovány jednotlivé projekty:
u A bude FV-0150/09 s množstvím 30 hodin / 17000 Kč,
u B bude FV-0150/09 s množstvím 25h / 12500 Kč a FV-0199/09 s množstvím 4h/2000Kč,
u C bude FV-0199/09 s množstvím 33h / 26500Kč.

Nyní vstoupíme do vyúčtování a zadáme korekci k projektu C ve výši -3h a -1500Kč a znovu spustíme vyfakturování projektu. V tomto případě vznikne dobropis DV-0020/09 vázaný k FV-0199/09 s řádkem:
Práce2 -3 h -1 500,-

Pokud se teď podíváme na doklady, kterými byly fakturovány jednotlivé projekty:
u A bude FV-0150/09 s množstvím 30 hodin / 17000 Kč,
u B bude FV-0150/09 s množstvím 25h / 12500 Kč a FV-0199/09 s množstvím 4h/2000Kč,
u C bude FV-0199/09 s množstvím 33h / 26500Kč a DV-0020/09 s množstvím -3h/-1500Kč.
Pokud by záporné hodnoty byly u více řádků, které byly fakturovány různými fakturami, vzniklo by více dobropisů k jednotlivým fakturám.
Vzniklé doklady není možno opravovat, umožníme ale jejich smazání ze strany projektu, při kterém se zároveň vymažou všechny záznamy z tabulky BusProjectInvoicing2, které na doklad odkazují.

Při zadávání ručních korekcí je třeba kontrolovat, aby uživatel nemohl zadat zápornou korekci větší, než kolik už bylo vyfakturováno (to by vedlo na dobropisování většího množství, než bylo fakturováno a to nelze). Tedy QuantityToInvoice + QuantityCorrection musí být větší nebo rovnou 0 a také AmountToInvoice + AmountCorrection musí být větší nebo rovno nule.

Zpět na obsah / začátek kapitoly / začátek podkapitoly

Finanční vyhodnocení projektu - vazba na účetnictví

Na záložkách Bilance resp. Vývoj v čase lze provádět resp. prohlížet vyhodnocování finančních ukazatelů. Reálné výsledky (výnosy a náklady) se vyčíslují ze skutečně zadaných dokladů, resp. z jejich odpovídajících účetních zápisů v účet. deníku příp. v účetních žádostech. K rozlišení, co jsou výnosy a co náklady, se využívá označení typu účtu - výnosový/nákladový účet. Druhým možným zdrojem jsou reálné náklady za jednotlivé zdroje projektu. Vyhodnocení probíhá off-line na vyžádání, tedy spuštěním funkce pro výpočet bilance nad konkrétním projektem. Při vyhodnocení projektu se zároveň vyhodnotí také všechny jeho podřízené projekty. Zjištěné hodnoty k datu vyhodnocení se pamatují, je tedy možné je zpětně prohlížet a zpětně vidět vývoj reálných výnosů a nákladů v průběhu času.

Zpět na obsah / začátek kapitoly / začátek podkapitoly

Co je třeba k provozu projektového řízení

Nezbytnou podmínkou pro provoz projektového řízení je, aby byla tato část systému nainstalována a licencována.

Není-li instalováno a licencováno projektové řízení, není k dispozici podpora projektového řízení ani v jiných agendách (např. položka Rozšířené řízení zakázek apod.).

Další podmínkou je, aby v daném číselníku bylo projektové řízení povoleno - tj. aby bylo povoleno "rozšířené řízení". K tomu slouží firemní parametry Povolit rozšířené řízení zakázek pro agendu Zakázky, Povolit rozšířené řízení obchodních případů pro agendu Obchodní případy resp. Povolit rozšířené řízení projektů pro agendu Projekty. Pokud je pro daný číselník projektové řízení povoleno, může být pro jednotlivé záznamy zapnuto. K tomu slouží položky Rozšířené řízení zakázek, Rozšířené řízení obchodních případů resp. Rozšířené řízení projektů. Pak pro danou zakázku, obchodní případ resp. projekt platí:

  • jsou dostupné záložky Bilance a Vývoj v čase týkající se projektového řízení
  • na záložce Detail jsou dostupné položky a další subzáložky týkající se projektového řízení

Podléhá-li nějaký projekt projektovému řízení, pak platí totéž pro všechny jeho hierarchicky podřízené.

Pokud jsou licence na projektové řízení vyčerpané (tj. uživatel agendy zakázek, obchodních případů či projektů spustí, ale již nemá volnou licenci na projektové řízení), pak jsou záložky týkající se rozšířeného řízení zakázek, obch. případů či projektů zobrazeny prázdné, pouze s informací, že všechny licence pro modul Projektové řízení jsou již vyčerpány.

Další podmínkou pro korektní provázanost mezi aktivitami a projekty (zakázkami, obchodními případy) je nezbytné, aby v konfiguračních parametrech bylo pro aktivity nastaveno používání rolí a nikoliv uživatelů. Viz parametr Pro rozlišení odpovědné osoby v procesech používat.

Zpět na obsah