Jak začít používat skupinu Účetnictví

Ve skupině Účetnictví se jednak vystavují ostatní a interní doklady a jednak se zde provádí účtování všech dokladů vystavených v systému, o kterých se má účtovat. Je tedy nutno mít provedena příslušná nastavení k tomu potřebná.

Proto prvním předpokladem používání skupiny Účetnictví je správně provedená nutná část implementace a to pro účely této skupiny minimálně definice Období, jelikož období je nedílnou součástí struktury čísla dokladu. Dále musíte nadefinovat Řady dokladů pro doklady typu ostatní příjmy, ostatní výdaje a interní doklady. Pro doklady, které se účtují, pak i odpovídající Účetní řady.

Dále musíte mít zaveden účtový rozvrh. Můžete vyjít z dodávaných účtových osnov, z nichž se jedna předvyplní po výběru typu organizace. Pokud se systémem pracujete první rok a nejste nově založená firma, pak byste měli nastavit i počátky účtů pro první zavedené období.

Počáteční stavy účtů můžete nastavit také pomocí interních dokladů zaúčtovaných do období o jedno nižší, než je období, od kterého chcete začít pracovat, podrobněji viz doporučený postup v kap. Implementace - obecný postup.

U všech dokladů, které budete chtít účtovat, byste měli zkontrolovat, příp. nadefinovat účetní předkontace pro jednotlivé účetní případy, aby se později kontování provádělo automaticky a minimalizovala se pak práce účetního. Opět můžete využít dodávaných, které se předvyplní po výběru typu organizace.

Jelikož jednou z povinných položek v účetním deníku a tedy i na dokladech je středisko, musíte mít nadefinovaná střediska. Pokud nehodláte používat střediskovou evidenci, pak si nadefinujte alespoň jedno středisko, může být fiktivní a to pak používejte (v případě, že máte jen jedno středisko, program je automaticky předvyplňuje, nezdržuje vás tedy se zadáváním). Dále musíte mít nadefinované vlastní bankovní účty. Bankovní účty budete vybírat při zadání hlaviček ostatních výdajových dokladů a dále tento výběr budete potřebovat ve funkci Platební příkaz pro tyto doklady, kde pro generování požadavku na platební příkaz musíte určit, ze kterého účtu se daná platba má uskutečnit. Pokud budete mít více bankovních účtů a chcete je sledovat na oddělených analytických účtech, pak byste tyto analytiky měli mít zavedeny.

Nezapomeňte, že pro každý bankovní účet, který definujete, je třeba mít založenu vlastní řadu dokladů typu bankovní výpis a platební příkaz, viz kap. Jak začít používat skupinu Banka.

Pokud uvedené definice neučiníte předem, systém vás bude varovat v průběhu zadávání dat. Budete moci odpovídající definice zavést rovnou v průběhu zadávání dat (pokud budete mít odpovídající přístupová práva), ale ztratíte pak zbytečně čas.

Jelikož řady dokladů, účetní řady dokladů, střediska a vlastní bankovní účty patří mezi tzv. chráněné objekty, musíte mít pro nově přidané řady a střediska správně nastavena přístupová práva, viz dále!

Dále je třeba zmínit položku Firma. V účetním deníku je sice povoleno mít i záznamy s nezadanou firmou, nicméně doklady ze skupiny Účetnictví mají položku Firma povinnou. Proto, pokud na takových dokladech budete chtít konkrétní firmy zadávat, naplňte si nejdříve Adresář firem. Pokud nechcete na některé z uvedených dokladů zadávat konkrétní existující firmu, nadefinujte si v Adresáři jakousi pomocnou fiktivní firmu a tuto pro tento účel můžete používat (takovou si můžete nastavit např. i jako předvyplňovanou).

Pokud chcete zadávat i doklady v cizích měnách, musíme mít naplněn číselník měn (defaultně dodáván předvyplněný) a nastavený aktuální kurzovní lístek.

Jste-li plátce DPH, budete potřebovat vystavovat daňové doklady a sledovat evidenci DPH. K tomu je nutné ve Firemních údajích mít nastaveno "Plátce DPH". Dále musíte mít nadefinované sazby DPH a DPH indexy (oba číselníky se dodávají předvyplněné, ale je možné je v případě potřeby upravit).

Pokud chcete používat vazbu dokladů na Zakázky nebo na Obchodní případy či na Projekty je dobré si předem rozvrhnout způsob použití těchto vazeb a číselníky si naplnit.

V této skupině jsou doklady, které podporují schvalování. Pokud budete chtít používat proces schvalování dokladů, pak je třeba si schvalování zapnout a provést příslušná nastavení pro něj. Viz Jak začít používat skupinu Workflow.

Je také vhodné zkontrolovat a příp. upravit nastavení všech parametrů systému v agendě Firemních údajů. Nejen parametrů v sekci Obecná nastavení, ale i ostatních, jelikož mohou významně ovlivnit chování systému. Jedná se o jednu z možností zákaznické modifikovatelnosti systému.

Dále je nutné nastavení přístupových práv k objektům a zejména funkcím pro jednotlivé definované role či pro definované skupiny rolí a přidělení rolí uživatelům podle jejich pravomocí !!!

U všech výstupů, které budete chtít tisknout, byste měli zkontrolovat, zda vám vyhovují přednastavené dodávané tiskové formuláře pro tisky z agend ostatních a interních dokladů, z deníku a pro tisk Účetních reportů. Jelikož tiskové výstupy jsou plně uživatelsky definovatelné, můžete provést jejich úpravy dle vlastních požadavků, příp. si jejich úpravy dle vlastních požadavků objednat u servisních oddělení dodavatele, resp. výrobce. Dále je bezpodmínečně nutno si provést úpravy dodávaných předpřipravených definic Účetních výkazů, aby odpovídaly vašemu účtovému rozvrhu a aby v nich byly vaše účty správně zaneseny.