Hromadné zaúčtování (dávkově) - funkce Zaúčtovat

V agendách dokladů, u kterých lze principiálně nastavovat způsob účtování souhrnně, je k dispozici funkce Zaúčtovat pro hromadné (dávkové) zaúčtování. Tato funkce má více účelů použití:

  • Zaúčtování souhrnně účtovaných pokladních dokladů - Pokladní doklady se souhrnným účtováním lze zaúčtovat pouze dávkově právě funkcí Zaúčtovat. Funkce vygeneruje pro vybrané souhrnně účtované zdrojové doklady odpovídající souhrnné doklady a vyšle je do účetnictví.
  • Zaúčtování některých dokladů pokladního prodeje
  • Zaúčtování skladových dokladů - Skladové doklady (a to se souhrnným i nesouhrnným účtováním) lze zaúčtovat pouze dávkově po jejich uzavření právě funkcí Zaúčtovat. Funkce vygeneruje pro vybrané zdrojové doklady odpovídající souhrnné či nesouhrnné účetní doklady a vyšle odpovídající záznamy do účetnictví. (Jak bylo zmíněno v popisu Kdy se vysílá záznam do účetnictví, skladové doklady i nesouhrnně účtované nemohou vysílat zápisy do účetnictví ihned po vystavení, jelikož nemají napočteny skladové ceny).
  • Zaúčtování odpisů - Záznamy odpisů karet majetku (a to s nastavenou řadou odpisů se souhrnným i nesouhrnným účtováním) lze zaúčtovat pouze dávkově právě funkcí Zaúčtovat. Funkce vygeneruje pro vybrané záznamy odpisů zdrojové doklady odpisů, odpovídající souhrnné či nesouhrnné účetní doklady a vyšle odpovídající záznamy do účetnictví. (Jak bylo zmíněno v popisu Kdy se vysílá záznam do účetnictví, odpisy nemohou generovat žádný požadavek do účetnictví při svém vzniku (výpočtu odpisů), jelikož v ten moment ještě nejsou dokladem, dokladem se stanou až akcí zaúčtování do účetnictví.) Viz též popis funkce Zaúčtovat v záložce Seznam odpisů.
  • Přeúčtování již zaúčtovaných dokladů - ve všech agendách, ve kterých je tato funkce k dispozici, může být použita pro přeúčtování dokladu(ů) s možností změnit způsob účtování daného dokladu na dokladu pamatovaný. Tedy funkce Zaúčtovat je jednou z možností, jak vyvolat přeúčtování dokladu(ů).

Jsou-li v seznamu nějaké doklady označeny, pak funkce zpracuje označené doklady, v opačném případě zpracuje aktuální záznam. Po spuštění funkce program zkontroluje, zda mezi označenými doklady nejsou doklady v odlišných řadách. v kladném případě vás na tuto skutečnost upozorní a umožní vám akci hromadného zaúčtování přerušit. (Budete-li pokračovat, pak v případě souhrnného účtování dokladů vystavených v jiných řadách bude vygenerován větší počet souhrnných dokladů). Dále se zobrazí dialogové okno:

Příklad dialogu po vyvolání Hromadného zaúčtování. ABRA vzhled modrý.

Máte možnost nastavit následující položky:

Název Popis
Datum účtování

Není-li zatrženo, určuje datum účtování parametr Nastavení datumu účtování při skl. uzávěrce.

Je-li zatrženo, nastavení parametru se ignoruje a datum se stanoví podle možnosti vybrané v tomto dialogu. K dispozici jsou následující volby:

  • Vybrané datum - je možné zadat společné datum účtování pro všechny zpracovávané doklady. Zadané datum přepíše položku datum účtování pamatovanou na zdrojových dokladech, ale pouze v případě, že je na daném dokladu pamatován jiný způsob účtování než Neúčtovat/zrušit. Objasníme na příkladu:

    Příklad: Mějme pokladní příjmy vystavené jako doklady s DPH ve dnech 1.9. až 30.9 a nechť kromě data vystavení (resp. předvyplněného data účtování) jsou všechny položky podstatné pro účtování shodné. Pokud všechny tyto účtenky zaúčtujeme hromadně souhrnným účtováním a nezadáme společné datum účtování, pak vznikne souhrnný doklad s více řádky (nelze do jednoho řádku souhrnného dokladu sloučit doklady s různým datem účtování). Pokud zadáme datum účtování společné, pak účtované příjemky budou sloučeny do jednoho řádku výsledného souhrnného dokladu.

    Pozor! U pokladních dokladů, které patří do evidence DPH, je datum vystavení zároveň datumem uskutečnění zdanitelného plnění a předvyplňuje se na dokladu i jako datum účtování. Hromadná změna tohoto data účtování zpracovávaných dokladů může mít za následek, že si datum účtování a datum uskutečnění zdanitelného plnění neodpovídá.
    Proto mějte při zadávání společného data účtování na paměti, že by mělo ležet ve zdaňovacím období souhrnně zaúčtovaných dokladů!

  • Dle data dokladu - jako datum účtování se použije datum dokladu.
  • Dle data skladové uzávěrky - pokud byl doklad oceněn více skladovými uzávěrkami, použije se datum poslední z nich

Položka není k dispozici při zaúčtování odpisů, jelikož tam nemá význam. Na doklad odpisů se doplní datum posledního dne daného měsíce a nelze jej měnit.

Předkontace

Můžete zadat společnou předkontaci. Není-li společná předkontace zadána, použijí se předkontace zadané na dokladech, je-li zadána, předkontují se podle ní všechny zpracovávané doklady, s tím, že předkontace zadaná na dokladu se nijak nepřepisuje.

Položka není k dispozici při zaúčtování odpisů, jelikož tam nemá význam. Na doklad odpisů se doplní předkontace zadaná v kmenových údajích karty majetku.

Střediska, která jsou jednou z kontovaných položek, jsou chráněné objekty. Nicméně předkontace použitá pro zaúčtování daného dokladu doplní dle své definice střediska i v případě, že k nim uživatel nemá příst.práva, nicméně program poté nepovolí takový doklad uložit, resp. akci zaúčtování provést (pokud se nejedná o doklad s nastavením neúčtovat), jelikož nemůže provést zaúčtování záznamů na takové středisko. Předkontace středisek tedy definujte s rozmyslem, aby nedocházelo ke zbytečným kolizím při použití kontace uživatelem bez přístupových práv ke střediskům, které daná předkontace doplňuje.

Souhrnné doklady

Zobrazuje informaci o tom, kolik dokladů ze všech zpracovávaných se má účtovat souhrnně (tj. má odkaz na souhrnnou účetní řadu). Dále lze ze pomocí skrytého seznamu nastavit, jakým způsobem se mají zaúčtovat nyní. Předvyplňuje se hodnota shodná tj. souhrnně. Ale v případě potřeby lze zvolit i způsob Zrušit zaúčtování, resp. Nesouhrnně. Způsob účtovat nesouhrnně se ve skrytém seznamu nabízí jen tehdy, pokud ke zpracovávaným zdrojovým řadám existují nesouhrnné účetní řady (tj. již byly založeny, jelikož je nebo bylo nastaveno někdy v minulosti nesouhrnné účtování odpovídající zdrojové řady). Celé objasníme na příkladu:

Doklad je zaúčtován nesouhrnně a je již v deníku. Vyvoláme jeho přeúčtování funkcí Zaúčtovat pro hromadné zaúčtování a zvolíme "účtovat souhrnně". Odpovídající souhrnná účetní řada má aktuálně nastaveno "účtovat do žádostí". Pak se zaúčtování dokladu v deníku zruší a v žádostech přibude nová žádost, ale tentokrát o zaúčtování odpovídajícího souhrnného dokladu. (Např. máte několik pokladních dokladů zaúčtovaných nesouhrnně a nyní se rozhodnete změnit aktuální nastavení řady dokladů na úspornější souhrnné účtování. Současně chcete souhrnně přeúčtovat i již zaúčtované doklady. Tedy je označíte a spustíte funkci Zaúčtovat pro hromadné zaúčtování, kde zadáte účtovat souhrnně).

Jsou-li najednou označeny ke zpracování doklady z více řad a pro všechny tyto řady nemusí existovat odpovídající nesouhrnná resp. souhrnná řada, pak se volba změní na účtovat "Pokud možno souhrnně", resp. "Pokud možno nesouhrnně". Pokud pro daný doklad žádná souhrnná řada neexistuje, tak se volba nenabízí.

Nesouhrnné doklady Obdoba předchozí položky, tj. zobrazuje počet dokladů zaúčtovaných nesouhrnně. Způsob účtování lze opět změnit na Zrušit zaúčtování resp. účtovat Souhrnně (existuje-li odpovídající souhrnná účetní řada).
Neúčtované Obdoba předchozí položky, tj. zobrazuje počet dokladů, které nemají odkaz na účetní řadu, tj. nemají se účtovat. Způsob účtování lze změnit, ale opět musí ke zdrojovým řadám zpracovávaných dokladů existovat účetní souhrnná nebo nesouhrnná řada.