Aktivity

Agenda aktivit.

Typ agendy: Dokladová
Obsažené záložky: Začínáme Omezení Seznam Detail Připojené doklady Historie Ochrana dat Přílohy

Tuto agendu lze spustit mimo jiné z okna pro spouštění agend ze složky ABRA Gen z podsložky CRM či Projektové řízení při Uspořádání dle modulů nebo ze stejnojmenné podsložky CRM či Projektové řízení, je-li nastaveno Uspořádání klasické.

Popis ovládání, společných prvků v knihách a dalších pravidel obecně platných pro dokladovou agendu viz Obecná pravidla - doklady.

Jak bylo řečeno v kap. Věcný obsah - CRM a aktivity obecně, aktivita je záznam o libovolné události nebo akci, která již proběhla nebo je plánovaná a teprve proběhne. Je koncipována jako doklad vystavený v řadě aktivit, což je jeden z chráněných objektů mj. určující, zda v dané řadě bude moci uživatel aktivitu vystavit.

Pozor! Možnost zobrazovat resp. opravovat aktivity (tj. které aktivity uživatel uvidí resp. bude moci opravit) podléhá speciálně realizovaným přístupovým právům zavedeným pro práci s aktivitami. Dále viz Aktivity versus přístupová práva.

Každá aktivita je nějakého typu. Typ aktivity specifikuje, co se bude a nebude na dané aktivitě zadávat a určuje její další chování, ale ovlivňuje např. i předvyplnění některých položek. Mohou být přidělovány k řešení přímo konkrétním uživatelům nebo uživatelským rolím tak, jak je máte ve firmě zavedeny. To pak umožňuje snadnou přenositelnost úkolů z jednoho uživatele na druhého např. pro případ nemoci apod. Uživateli jsou jednotlivé záznamy aktivit dostupné k prohlížení resp. k vyřizování (k řešení) s ohledem na to, kdo je oprávněným řešitelem, v jakém je aktivita stavu a zda se jedná o veřejnou aktivitu či nikoliv. Podrobněji viz Věcný obsah - CRM a aktivity obecně.

Aktivity mohou mít vazbu na různé doklady libovolného typu. Tyto vazby slouží jednak pro rychlé otevírání dokladů přímo z aktivity a jednak pro zobrazení souvisejících aktivit u dokladů. Aktivity lze vystavovat přímo z agend daných dokladů, čímž se vazba vytvoří automaticky, nebo lze související doklady k aktivitám připojovat i zde. Aktivity mohou být generovány i v rámci provedení kampaně. Viz též Možnosti vystavení nové aktivity. Novou aktivitu lze dále zadat samostatně nebo předáním existující aktivity jinému řešiteli. V záložce Historie pak lze sledovat vývoj navazujících aktivit v čase, tj. vývoje zpracování dané aktivity, sledování stavu úkolů a zpětnou analýzu a vyhodnocování jejich plnění. Pro tento účel se na aktivitě odděleně mohou evidovat časové údaje plánované a časové údaje skutečné s přesností na minuty.

Aktivity mohou mít dále vazbu na jiné záznamy v systému, ke kterým se nějakým způsobem mohou vázat, jako jsou např. střediska, zakázky, obchodní případy, firmy, osoby, projekty či produkty. Podle těchto záznamů lze aktivity omezovat, třídit aj. a rovněž z agend těchto záznamů lze v záložce Souvislosti sledovat aktivity související s daným záznamem. Zda jsou zmíněné položky na konkrétním záznamu aktivity k dispozici a zda jsou povinné, závisí na nastavení u jednotlivých položek v definici typu aktivity.

Při pořízení aktivity typu telefonické ověření objednávky se zadá nejen firma, ale i také konkrétní osoba (je-li známá) a zakázka, které se objednávka týká. Takováto aktivita pak bude figurovat v historii aktivit nejen u dané firmy, ale i u dané osoby a zakázky.

Aktivity lze využít k prohlížení a vytváření časových plánů.

Před prvním použitím doporučujeme se seznámit minimálně s obsahem kapitol Věcný obsah, jak začít - skupina CRM (CRM, aktivity, segmentace, kampaně).