Jak se používají rámcové smlouvy

V systému ABRA Gen je možné pro doklady Objednávky přijaté (OP) a Objednávky vydané (OV) vytvořit Rámcovou smlouvu - prodej (RSP) resp. Rámcovou smlouvu - nákup (RSN). Rámcová smlouva slouží jako souhrnný výčet položek, které se mají dodávat v dohodnutém období, včetně dohodnutého množství, cen, slev a termínů dodání.

V současné době lze z jedné nebo více nabídek vydaných (NV) vytvořit jednu nebo více RSP. Z RSP pak následně jednu nebo více Objednávek přijatých.

Z RSN je možné vytvořit jednu nebo více Objednávek vydaných. V budoucnosti bude možné tvořit RSN z poptávky vydané (PPV).

Rámcové smlouvy jsou obsahově i procesním chováním podobné dokladům agend Objednávky přijaté (podoba s RSP) a Objednávky vydané (podoba s RSN) s jedním důležitým rozdílem. V Rámcových smlouvách se zadává datum platnosti od - do, viz obrázek níže. Toto období určuje interval, ve kterém je smluvené plnění všech objednávek v RS obsažených.

Hlavička Rámcové smlouvy se zvýrazněným obdobím platnosti.

Zde můžeme vidět jednoduché schéma, kde v procesu vytváření objednávek tyto Rámcové smlouvy figurují:

NV → RSP → OP
  RSN → OV

V následujících 2 bodech jsou zde k dispozici detailní postupy (procesní tvorby dokladů) pro operace s Rámcovými smlouvami. Pod nimi dále pokračujeme všeobecnou nápovědou a jedním konkrétním příkladem.

Vytvoření RS obecně

Máme 3 možnosti, jak Rámcovou smlouvu vytvořit:

  • 1. způsob je vytvořit novou RS prázdnou a její obsah zadat ručně.
  • 2. způsob je vytvořit novou RS na základě již existujícího dokladu – tedy u RSP na základě dokladu NV.
  • 3. způsob je vytvořit novou RS prázdnou a až v průběhu editace do ní importovat existující doklad – tedy do RSP importovat NV.

Vytvoření RSP

Otevřeme si agendu Rámcové smlouvy - prodej. Viz modul Prodej → záložka Nabídky a objednávky → agenda Rámcové smlouvy - prodej.

Cesta k agendě Rámcové smlouvy - prodej a Rámcové smlouvy - nákup. Agendu můžeme i rychle dohledat zadáním části jejího názvu.

 

Novou Rámcovou smlouvu můžeme vytvořit buď prázdnou nebo v případě RSP také podle Nabídky vydané. Pokud chceme kdykoliv později v průběhu editace doplnit některou NV, můžeme tak udělat pomocí funkce Import. Ať už vytváříme RS podle existujícího dokladu nebo importujeme do již vytvořené RS existující doklad dodatečně, vždy je potřeba daný doklad najít. Je více možností, jak doklad vyhledat a importovat, či vytvořit podle něj novou RS. Podívejte se na přehledný návod Jak vystavit doklad podle jiného.

Zde je zvýrazněna jedna z možností, jak založit novou RSP. Pokud zvolíme "Podle nabídky vydané", otevře se průvodce výběrem dokladu, kde danou nabídku dohledáme.

 

Zde jsou vidět konkrétní příklady 2 nejčastěji používaných metod. Vlevo je vyhledání dokladu podle jeho identifikace – celého názvu nebo jen části, vpravo lze vyhledat doklad podle libovolných hodnot. Například jen nabídky vydané, které mají "Platnost do" v určitém časovém intervalu. Pokud vás zajímá detailní popis všech možností, jak doklad vyhledat, můžete se vše dozvědět v kapitole nápovědy Průvodce výběrem dokladu resp. Průvodce výběrem záznamu.

 

Poté, co vybereme zdrojový doklad, můžeme vybírat i jeho jednotlivé řádky, které se mají přidat. Nabídne se nám možnost do Rámcové smlouvy vyplnit hlavičkové údaje podle tohoto dokladu. Rámcová smlouva se tak adaptuje např. na stát a měnu, která je v nabídce použitá, pokud jsou tato pole v RS zatím prázdná, převezmou se údaje o firmě, pro kterou je nabídka vytvořená atd. Tyto údaje je možné pak v Rámcové smlouvě měnit. Vše má v rámci systému ABRA Gen svoje pravidla a chování – jak se přebírají tyto údaje či upravuje cena jednotlivých položek při importu do RS, je detailně popsáno v kapitolách procesní tvorby těchto dokladů. Rozcestník je k dispozici na začátku tohoto návodu pro všechny postupy.

Předvyplněnou rámcovou smlouvu upravíme podle potřeby a uložíme.

Pokaždé, když nastane domluvený termín dodání, vystavíme potřebné Objednávky vydané. Na jejich základě provedeme expedici zboží, které dodáme našemu odběrateli. Na dokladu Rámcová smlouva - prodej pak můžeme sledovat, kolik již bylo objednáno, kolik bylo již dodáno, kolik zbývá atd.

Příklad použití

Možnosti využití jsou různé, my si demonstrujeme postup na tomto příkladu:

Zákazníkovi poskytneme nabídku: Kupte 3 výdejníky barelové vody a dostanete k nim 800 barelů vody po 15 litrech za výhodnou cenu – množstevní slevu. Zákazník nabídku přijme, ale není v jeho možnostech nechat si doručit všech 800 barelů naráz, nemá dost místa ve skladu. Vznikne tedy domluva, že na začátku každého kalendářního čtvrtletí bude doručováno 200 barelů.

Prvotní doklad Nabídka vydaná. Z ní můžeme vytvořit doklad Rámcová smlouva - prodej.

 

Otevře se nám Hlavička nově vytvořené RSP, kde zadáme interval platnosti, který se vztahuje k doručovanému zboží.

 

V záložce Detail, subzáložce Obsah můžeme pro přehlednost rozepsat jednotlivá, smluvená data doručení, která budou použita v následných dílčích objednávkách přijatých. Poté vystavíme objednávku přoijatou na první část dodávky. Např. pomocí funkce Vytvořit, která zobrazí dialog pro vytvoření nové Objednávky přijaté.

 

Vybereme řádky dokladu ručně, protože v tuto chvíli chceme vytvořit Objednávku přijatou jen pro 3 ks výdejníků a prvních 200 ks barelů.

 

V obsahu nově vytvořené Objednávky přijaté můžeme v řádcích vidět přenesené datum dodání a přehled o importovaných dokladech.

 

S Objednávkou přijatou pak pokračujeme libovolným způsobem. Vzhledem k vazbě, která mezi RSP a touto OP vznikla, bude veškeré její uskutečněné čerpání zohledněno v Rámcové smlouvě, se kterou tuto vazbu sdílí. Například pokud je na první objednávku z Rámcové smlouvy vystavený dodací list a žádná objednávka na další čtvrtletí zatím nebyla vytvořená, bude Rámcová smlouva vypadat takto:

Ve sloupcích objednáno/dodáno můžeme vidět množství z původní nabídky a kolik ho bylo dodáno.

 

Následně budeme vystavovat další Objednávky přijaté s ohledem na domluvená data dodání a objednané zboží dodávat. K Rámcovým smlouvám máme navíc k dispozici agendu pro zobrazení skladových pohybů (Pohyby na rámcových smlouvách - prodej resp. Pohyby na rámcových smlouvách - nákup), v nichž můžeme získat přehled o veškerém pohybu skladových položek, který napříč Rámcovými smlouvami proběhl. Pohyby je možné řadit a omezovat podle zadaných kritérií.

Agenda Pohyby na rámcových smlouvách - prodej