Hromadné zpracování faktur a záloh

Jedná se o katalogový doplněk informačního systému ABRA Gen. Slouží pro hromadné odesílání faktur. Umožňuje přejít od ručního zpracování každé faktury zvlášť k plně automatizovanému procesu. Faktury lze automaticky tisknout na tiskárně nebo exportovat do elektronického formátu (ISDOC nebo PDF) a následně automaticky odeslat e-mailem. Využijí všechny firmy, které pravidelně vystavují větší množství faktur. Například obchodní společnosti, pojišťovny, dodavatelé energií, telekomunikačních a jiných služeb atd.

Výhody:

• minimalizace času nutného ke zpracování faktur
• minimalizace chybovosti
• podpora zavádění elektronické fakturace

Nejdříve se nadefinuje postup zpracování dokladu; v optimálním případě obchodník faktury doklad pouze připravuje a ukládá v informačním systému. Následně pracovník zodpovědný za zpracování odchozích faktur celého podniku spustí jejich hromadné zpracování , které proběhne u každé faktury podle nastaveného způsobu komunikace s konkrétní firmou. Po instalaci balíčku přibude v agendě Faktur vydaných nová položka „stav zpracování". Obsluha si pomocí filtru zobrazí všechny doposud nezpracované faktury a tlačítkem „Tisk / odeslat" spustí jejich automatizované zpracování. Následně dojde k postupnému zpracování všech faktur. Buď vytištěním faktury s vytvořením záznamu v modulu Odeslaná pošta nebo exportem do elektronického formátu ISDOC či PDF s vytvořením záznamu v agendě Odeslané e-maily. V systému se po zpracování u každé faktury zapíše způsob jejího odeslání a faktura je barevně odlišena od nezpracovaných dokladů.

Nezbytnou podmínkou pro provoz je, aby byla tato část systému ABRA Gen nainstalována a licencována.

• Instalace:
  • Tento doplněk se instaluje samostatně formou nahrání instalační sady do stávajícího systému ABRA Gen příslušné verze.
• Licencování:
  • Tato část systému je licencována samostatně, a to formou licencování doplňku - viz Licencované doplňky. Po instalaci je tedy nutné provést aktivaci zadáním příslušného aktivačního klíče v agendě Správa licencí.

Doplněk pro svou funkci vyžaduje mít rovněž nainstalované resp. licencované:

• modul E-maily a interní vzkazy