Porovnání se vzory, aktualizace dle vzorů

V kap. Dodávané vzory (účtový rozvrh, předkontace a definice uzávěrky mezd) bylo objasněno, že součástí defaultně dodávaných dat jsou sady předdefinovaných vzorů osnov, účetních předkontací a mzdových definic. Tyto vzory jsou dodávány nejen v rámci instalace nové verze, ale i v rámci aktualizace (update). Tudíž po update lze provést porovnání již existující osnovy, předkontací, účtů pro DPH sazby, existujících mzdových definic apod. s aktuálně dodávanými vzory, zjistit novinky a změny (provedené např. z legislativních důvodů) a lze si přenést tyto změny ze vzorů do vlastních již existujících dat. To doporučujeme provádět, jelikož vzory se průběžně aktualizují (např. dle legislativy), ale i vylepšují (např. na základě zkušeností u uživatelů). Cílem je optimalizovat účetní předkontace tak, aby se minimalizovala nutná ruční práce účetního.

Dále naleznete:

Pro účtový rozvrh platí:

  • Při prvním výběru typu organizace se provede automatické prvotní naplnění účtového rozvrhu, ale pouze za podmínky, že v něm žádné účty neexistují (ani ve skrytých). Tj. z tabulky aktuálních vzorů osnov se do účtového rozvrhu automaticky přidají příslušné účty pro daný typ organizace. Pokud již nějaké účty existují, již se žádné automatické aktualizace účtového rozvrhu dle vzorů neprovádí, nicméně uživatel má možnost si aktualizaci provést ručně, viz dále. Existovat mohou buď z předchozích verzí (jedná-li se o update z verze, kde nebyl evidován typ organizace) nebo pokud si je uživatel zadal ručně přímo v agendě účtového rozvrhu, aniž by předtím zvolil typ organizace.
  • Pokud už byl typ organizace zadán dříve a nyní byl jen změněn nebo se změnily vzory (po update), již se žádné automatické aktualizace účtového rozvrhu dle vzorů neprovádí, nicméně uživatel má možnost si aktualizaci provést ručně, viz dále.

Z výše uvedeného plynou tyto důsledky:

  • Pokud výrobce do svých dodávaných osnov účty přidá nebo je změní, tak se uživateli tyto změny po update nijak automaticky neprojeví.

Aby však uživatel měl možnost i v případě, že neprobíhá automatická aktualizace, si všechny změny ve vzorech prohlédnout a případně promítnout do svých aktuálních dat, jsou k dispozici nástroje pro porovnání se vzory a ruční aktualizaci podle aktuálně dodávaného vzoru osnovy. Každý účet ve vzoru umí porovnat s existujícími účty podle čísel účtů.

Zde se jedná o následující:

Po vyvolání funkce Porovnat se nejdříve projdou všechny záznamy v aktuálních datech agendy (zohledňuje se případné zafiltrování agendy) a zjišťuje se, zda ve vzoru existuje záznam se stejným identifikátorem a jaké má položky.

Výsledky se zobrazí v okně Porovnání se vzorem, kde jsou k dispozici funkce pro promítnutí rozdílů do aktuálních dat.

Pro předkontace platí:

  • Při prvním výběru typu organizace se provede prvotní naplnění agendy dodávaných předkontací resp. doplnění chybějících a to takto: Z tabulky aktuálních vzorů předkontací se do agendy předkontací automaticky přidají definice předkontací, které jsou definovány pouze pro ty typy dokladů, pro které dosud žádné předkontace v agendě předkontací neexistovaly. Z toho tedy plyne:
    • Pokud v agendě zatím žádné předkontace neexistovaly (tj. jedná se o novou instalaci a uživatel si zatím žádné nepřidal ani ručně), pak se z dodávaných vzorů přidají všechny.
    • V opačném případě (tj. jedná se buď o novou instalaci, ale uživatel si nějaké předkontace zadal ručně, nebo se jedná o update z verze, kde se ještě typ organizace neevidoval, ale předkontace již samozřejmě existují), se pouze rozšíří předkontace o dodávané definice předkontací ze vzorů pouze pro ty typy dokladů, pro které dosud žádné předkontace v agendě předkontací neexistovaly.
    • Definice předkontací, které tam již existují, se nijak neaktualizují a zůstanou tak, jak je má uživatel. Porovnává podle ID definic.
  • Pokud už byl typ organizace zadán dříve a nyní byl jen změněn nebo se změnily vzory (po update), pak platí:
    • Po změně Typu organizace se žádné automatické aktualizace předkontací neprovádí.
    • Po update se provádí automatická aktualizace pouze částečně a to tak, že pokud je v updatovaných datech již zadán Typ organizace, tak se pouze rozšíří předkontace o dodávané definice předkontací ze vzorů pouze pro ty typy dokladů, pro které dosud žádné předkontace v agendě předkontací neexistovaly. (Tedy shodně jako v případě prvního zadání Typu organizace, pokud již v datech nějaké předkontace existují, viz předchozí bod).

      Dále platí drobná výjimka pro předkontace mezd, tj. dokladů typu mzdová uzávěrka, jelikož ty jsou spojeny s definicemi uzávěrky mezd. Viz Aktualizace definic uzávěrky mezd.

    Pozor, z výše uvedeného tedy plyne, že je-li v uživatelských datech alespoň jedna definice pro daný typ dokladu, pak se ze vzorových pro daný typ dokladu nepřidá žádná další definice!

    A naopak: automatické přidání účetní předkontace se provede v následujících případech:

    - doklad, pro který je předkontace nadefinována, nemá v databázi žádnou předkontaci,
    - jedná se o předkontaci pro doklad typu mzdová uzávěrka a daná předkontace pro tento doklad v systému neexistuje.

    Řeší se tím to, aby po rozšíření instalace např. o další modul (a tím o nové typy dokladů) měl uživatel automaticky přidané alespoň nějaké nově dodávané předkontace). Ale automatické přidání všech chybějících dodávaných definic ze vzorů po update by nemuselo být žádoucí (uživatel je mohl před update smazat záměrně a nahradit vlastními a nebylo by žádoucí, aby se po update znovu automaticky přidaly. (Přidat si je může ručně, viz dále)).

Z výše uvedeného plynou tyto důsledky:

  • Pokud výrobce přidá do svých dodávaných inicializačních dat předkontace pro nově používané typy dokladů, pro které uživatel zatím ve svých předkontacích žádné definice neměl, pak se tyto po update systému automaticky přidají a to, i když už byl typ organizace vybrán dříve.
  • Ovšem, pokud výrobce provede změny v předkontacích pro typ dokladu, pro který už nějaká definice v datech uživatele existovala (např. výrobce přidal díky novým funkčnostem v systému nové typy řádku a předkontace pro ně, nebo přidal další definice pro daný typ dokladu či jen provedl opravu chyby v dříve dodávaných definicích), tak se uživateli tyto změny po update nijak automaticky neprojeví.

Aby však uživatel měl možnost i v případě, že neprobíhá automatická aktualizace, si všechny změny ve vzorech prohlédnout a případně promítnout do svých aktuálních dat, jsou k dispozici nástroje pro porovnání se vzory a ruční aktualizaci. Využívají skutečnosti, že v pomocných tabulkách vzorů vždy existují aktuálně dodávané vzorové předkontace. Každou z těchto vzorových pro daný typ dokladu umí porovnat s existující předkontací v datech se stejným ID (interním identifikátorem).

Zde se jedná o následující:

Po vyvolání funkce Porovnat se provede porovnání aktuální předkontace s odpovídajícím vzorem se shodným ID pro zvolený typ organizace. Výsledky se zobrazí v okně Porovnání se vzorem, kde jsou k dispozici funkce pro promítnutí rozdílů do aktuálních dat.

Jedná se o možnost doplnit/opravit existující dodanou předkontaci tak, aby se přesně rovnala aktuálně dodávané vzorové se shodným ID - funkcí Dle vzoru v záložce Detail v editaci předkontací. Tj. doplní všechny chybějící řádky a nabídne upravit i všechny změněné řádky.

Použitím této funkce můžete přijít o všechny své provedené změny v dané předkontaci.

Tuto funkci s výhodou využijete např. tehdy, pokud se dodávaná vzorová předkontace hodně změnila, ale vy jste ve své kontaci se shodným ID provedli jen málo změn, tudíž se vám vyplatí si ji zaktualizovat znovu celou dle vzoru a nechcete změny přenášet postupně pomocí funkce Porovnat.

Jedná se o možnost vytisknout si rozdíly mezi aktuálními vzorovými předkontacemi a odpovídajícími předkontacemi, které existují v aktuálních datech a vznikly v minulosti z dané vzorové, tj. mají shodné ID, a to funkcí Tisk sestavy Definice předkontací - rozdíly.

Na rozdíl od funkce Porovnat je zde možnost si pořídit přehled o rozdílech pro více předkontací pro daný typ dokladu najednou.

Tuto funkci s výhodou využijete např. také tehdy, pokud si chcete pořídit sumární přehled pro více definic kontací pro daný typ dokladu a pokud jste si definovali vlastní předkontace již dříve podle dodávaných vzorů. Tyto změny si chcete zachovat, ale současně se chcete ujistit, jak byly dodávané vzory aktualizovány (pokud jste z vašich dat dodanou předkontaci nesmazali). Pak si můžete pořídit tisk rozdílů mezi dříve dodanou předkontací a současně dodávaným vzorem a vypsané rozdíly si ručně zanést do definice vlastní předkontace (s jiným ID).

Nechť při instalaci systému byly pro interní doklady dodávány vzorové předkontace:

- Platba úroku (s ID='AA0000101')
- Předpis úroku (s ID='AA0000102')

Uživatel nechť si předkontaci "Předpis úroku" doplnil o analytické účty. Dále vytvořil kopii předkontace "Platba úroku", čímž mu vznikla nová definice pro daný typ dokladu (např. s ID='XY0000307), a původní definici s ID=AA0000101 smazal. Pokud si pak vytiskne rozdíly mezi svými a aktuálně dodávanými vzorovými, pak může výsledek vypadat např. následovně:

Příklad vypsaných rozdílů po doplnění analytických účtů na straně MD a D v dodané předkontaci s ID='AA0000102

Obdobně by se vypisovaly uživatelem nově přidané řádky, či řádky naopak smazané. Naopak tisk rozdílů pro uživatelskou předkontaci s ID='XY0000307' bude prázdný, jelikož ve vzorových žádná s takovým ID samozřejmě není:

Příklad tisku rozdílů v definicích předkontací pro INT doklady pro uživatelsky přidanou kopii dodávané předkontace (s ID='XY0000307')

Jedná se o možnost vytvořit si ručně novou předkontaci podle aktuálně dodávaného vzoru pro zvolený typ organizace a to funkcí Nový podle vzoru v záložce Seznam předkontací.

Tuto funkci s výhodou využijete např. tehdy, pokud si chcete přidat vlastní předkontaci, ale nechcete ji vytvářet od nuly ani kopií nějaké vaší stávající, ale naopak chcete vyjít ze vzoru dodávaného výrobcem, jelikož ten je průběžně aktualizován. Rovněž můžete tuto funkci využít, pokud výrobce přidal novou předkontaci, ale tato se vám automaticky nepřidala, jelikož ve vašich datech pro daný typ dokladu nějaké definice máte. Viz popis aktualizací předkontací podle vzoru výše. (Ale v takovém případě je šikovnější funkce Neexistující ze vzoru, viz dále Přidání neexistující předkontace ze vzorů).

Pro přidělení interního identifikátoru (ID) takto vytvořené předkontace platí:

  • Při vytváření předkontace podle vzoru v případě, že v seznamu předkontací zatím neexistuje předkontace se shodným ID, jako má vybraný vzor, se vytvoří nová předkontace s tímto ID. Tudíž i nadále bude možno pro ni využívat automatické porovnávání, doplňování atd., jak bylo popsáno výše.
  • V opačném případě dostane nové ID a nebude pro ni nadále možno využívat automatické porovnávání, doplňování atd.

Jedná se o možnost vytvořit si ručně novou předkontaci podle aktuálně dodávaného vzoru pro zvolený typ organizace, který ale ve svých předkontacích nemáte, a to funkcí Neexistující ze vzoru v záložce Seznam předkontací.

Tuto funkci s výhodou využijete především tehdy, pokud výrobce přidal novou předkontaci, ale tato se vám automaticky nepřidala, jelikož ve vašich datech pro daný typ dokladu nějaké definice máte. Viz popis aktualizací předkontací podle vzoru výše.

Pro přidělení interního identifikátoru (ID) takto vytvořené předkontace platí:

  • Jelikož se jedná o případ přidání předkontace podle vzoru, který v seznamu vašich předkontací neexistuje, tj. v seznamu předkontací zatím neexistuje předkontace se shodným ID, jako má daný vzor, vytvoří se nová předkontace s tímto ID. Tudíž bude možno pro ni využívat automatické porovnávání, doplňování atd., jak bylo popsáno výše.

Uvedené nástroje mohou provést požadovanou akci jen tehdy, pokud se k existujícím předkontacím v datech najde ve vzoru předkontace se shodným ID. Pokud tedy máte v datech předkontaci, která nevznikla jen úpravou nějaké dodané, ale vznikla jako nová (tedy interně jí bylo přiděleno nové ID), tak se k ní nenajde odpovídající ekvivalent ve vzoru a porovnání se nebude moci provést. Rovněž se nevypíše jako rozdíl, pokud je ve vzorových vzor, který nemá ekvivalent v existujících datech.

O zásadnějších změnách ve vzorových předkontacích, kterým by uživatel měl věnovat pozornost a které by si mohl chtít pomocí nástrojů popsaných dále promítnout do svých existujících předkontací, výrobce uživatele informuje prostřednictvím servisních hlášení po přihlášení uživatele po instalaci update, viz Úspěšné přihlášení - zobrazení servisních informací.

Analytické účty pro číselník DPH sazeb si uživatel může převzít ze vzorů ručně pomocí funkce Ze vzoru.

Pro definice uzávěrky mezd platí:

  • Při prvním výběru typu organizace se provede automaticky prvotní naplnění definic uzávěrky a doplnění účetních předkontací pro doklady typu "Mzdová uzávěrka", které se dosud v databázi nenacházejí, resp. aktualizace seznamu mzdových definic, pokud už v datech nějaké definice existují. Tj. z tabulky aktuálních vzorů definic uzávěrky se do agendy definic uzávěrky automaticky přidají definice, které tam dosud neexistují. Doplní se jenom definice uzávěrky, které se váží k existujícím předkontacím. Definice, které tam již existují, se nijak neaktualizují a zůstanou tak, jak je má uživatel. Existovat mohou buď z předchozích verzí (jedná-li se o update z verze, kde nebyl evidován typ organizace) nebo pokud si je uživatel zadal ručně přímo v agendě definic uzávěrky, aniž by předtím zvolil typ organizace. Definice se porovnávají podle kódu a pokud se kód nenalezne, provede se porovnání ještě podle interního ID definice. Jestliže se ani potom definice v datech nenalezne, provede se její přidání.

    Viz též výše, aktualizace předkontací podle vzoru (vzorové a uživatelsky vytvořené předkontace).

  • Pokud už byl typ organizace zadán dříve a nyní byl jen změněn nebo se změnily vzory (po update), pak platí:
    • Po změně Typu organizace se žádné automatické aktualizace předkontací neprovádí.
    • Po update se provádí automatická aktualizace a to obdobně jako v předchozím bodě.

Z výše uvedeného plynou tyto důsledky:

  • Pokud výrobce do svých dodávaných definic přidá nebo změní definice a položka Typ organizace je již zadána, tak se uživateli tyto změny po update nijak automaticky neprojeví.

Aby však uživatel měl možnost i v případě, že neprobíhá automatická aktualizace, si všechny změny ve vzorech prohlédnout a případně promítnout do svých aktuálních dat, jsou k dispozici nástroje pro porovnání se vzory a ruční aktualizaci. Využívají skutečnosti, že v pomocných tabulkách vzorů vždy existují aktuálně dodávané vzorové definice uzávěrky. Každou z nich umí porovnat s existujícími podle ID definic.

Zde se jedná o následující:

Po vyvolání funkce Porovnat se provede porovnání aktuální definice uzávěrky s odpovídajícím vzorem se shodným ID pro zvolený typ organizace. Výsledky se zobrazí v okně Porovnání se vzorem, kde jsou k dispozici funkce pro promítnutí rozdílů do aktuálních dat.

Uvedený nástroj může provést požadovanou funkci jen tehdy, pokud se k existujícím definicím uzávěrky v datech najde ve vzoru definice se shodným ID. Pokud tedy máte v datech definici, která nevznikla jen úpravou nějaké dodané, ale vznikla jako nová (tedy interně jí bylo přiděleno nové ID), tak se k ní nenajde odpovídající ekvivalent ve vzoru a porovnání se nebude moci provést.

Po vyvolání funkce se provede porovnání, označí položky chybějící/přebývající či rozdílné a nalezené rozdíly se zobrazí v okně Porovnání se vzorem, kde si je uživatel může prohlédnout a po jednotlivých položkách si je může ze vzoru převzít, tj. své definice si se vzorem sesynchpornizovat. Více viz popis daného okna.

Příklad zobrazených rozdílů v definicích mezd. Rozdíly jsou barevně zvýrazněny a to podle svého charakteru.