V předchozí části jsme si předvedli práci s jádrem systému, skladovým hospodářstvím a majetkem. Rovněž máme provedena různá nastavení nutná nebo potřebná k dalšímu správnému chodu systému a naplněny číselníky dle zadání našeho příkladu, z nichž řadu budeme potřebovat i pro chod agend skupiny Mzdy a personalistika. V dalších kapitolách si obdobným způsobem projdeme jednotlivé personální a mzdové agendy tak, abyste byli schopni začít pracovat i s tímto modulem.
Pro práci s agendami skupiny Mzdy a personalistika je vhodné vědět několik skutečností:
- V modulech Mezd a personalistiky je k dispozici:
- řada číselníků nezbytných pro zadávání údajů týkajících se zaměstnance a jeho mezd
- dále pak číselníky různých definic, jako jsou např. definice výpočtu (podle nichž probíhá samotný výpočet mezd), definice plateb (podle nichž probíhá vyčíslení a sestavení podkladů pro žádosti o platební příkazy apod.)
- agendy zaměstnanců (kde se evidují personální listy (dále PL)), pracovních poměrů a mzdových listů
- pomocné agendy pro evidenci dovolených, nepřítomností, srážek, nemocenských dávek, průměrů, ročních zúčtování apod.
- Agendy pracovních poměrů a mzdových listů, dovolených, nepřítomností, srážek, nemocenských dávek, průměrů, ročních zúčtování jsou řešeny jako dokladové agendy. Co platí obecně pro všechny dokladové agendy (záložka Omezení, nastavování Třídění apod.), bylo zmíněno již dříve v kap. Řešení - doklady- úvod.
- Každý zaměstnanec může mít jeden nebo více prac. poměrů. Ke každému prac. poměru pro každý měsíc existuje jeden tzv. dílčí mzdový list a jeden tzv. souhrnný mzdový list. Na dílčím mzdovém listě jsou mzdové údaje týkající se jednotlivého prac. poměru zaměstnance (např. odpracovaná doba, čerpaná dovolená, prémie, nemocenské dávky apod.). Na souhrnném mzdovém listě jsou mzdové údaje týkající se všech prac. poměrů daného zaměstnance dohromady (tj. např. penzijní a životní pojištění, náhrady výdajů, renta, bolestné a dále celkové údaje jako hrubá mzda za všechny prac. poměry celkem, daň, srážky, stravenky, doplatek mzdy, zdravotní a sociální pojištění celkem apod.).
- Pro účely mezd definujeme mzdové období, což je kalendářní měsíc. Mzdy lze zpracovávat pouze v aktivním mzdovém období, je-li toto otevřeno. Aby bylo možno začít zpracovávat mzdy, musí být první definované mzdové období inicializováno, čímž je i otevřeno a stává aktivním mzdovým obdobím, (tj. lze v něm zpracovávat mzdy). Aby bylo možno inicializovat následující mzdové období (čímž se toto stane otevřeným a aktivním), musí být stávající mzdové období uzavřeno. Tj. po zpracování mezd v aktivním období je toto období uzavřeno. Při uzavření se generují podklady pro žádosti o platební příkazy a zápisy do účetnictví. Poté může být inicializováno následující mzdové období, které se tím stane otevřeným aktivním mzdovým obdobím.
- Uzavřené mzdové období lze i zpětně otevřít a to i několik měsíců dozadu. Ve zpětně otevřeném mzdovém období lze provádět změny, avšak ve mzdových obdobích otevřených zpětně o několik měsíců pouze v omezené míře. Pro tento účel definujeme tzv. Terminátor. Terminátor je poslední v řadě uzavřené mzdové období.
- Pokud je zpětně otevřen terminátor, smažou se vytvořené podklady pro žádosti o platební příkazy a podklady pro zaúčtování. V takovém měsíci lze poté provádět takřka bez omezení různé změny, přepočítat mzdy a poté jej znovu uzavřít, přičemž se znovu generují podklady pro žádosti o platební příkazy a pro zaúčtování.
- Pokud je zpětně otevřen měsíc před terminátorem, tak se podklady pro žádosti o platební příkazy a podklady pro zaúčtování nemažou, změny lze v takovém měsíci provádět jen velmi omezeně a při jeho opětovném uzavření se podklady pro žádosti o platební příkazy a pro zaúčtování znovu negenerují.
Agendy skupiny Mezd a personalistiky můžete používat i nezávisle na většině agend jádra kromě několika základních číselníků a nastavení, které jsou i pro chod mezd a personalistiky nezbytné (jako např. období, řady dokladů, střediska apod.). Předpokládáme, že jste si předchozí část této příručky prošli a že máte tato nastavení zadaná v souladu s textem, neboť se na ně budeme odvolávat. Nicméně, pokud tomu tak není, můžete se vždy v daný okamžik k požadované kapitole vrátit a problematiku a nastavení si provést dodatečně (např. dle testů v daných kapitolách).
Personální a mzdová problematika je velmi obsáhlá a v řadě firem velmi variantní. Proto jsou personální a mzdové agendy ABRA Gen naprogramovány pružně. To znamená, že vlastní program je víceméně motor na zpracování definic (definic položek, vstupních i výstupních formulářů, výpočtů, uzávěrky atd.). Definice jsou dodávány výrobcem, nicméně lze je do značné míry buď uživatelsky upravit nebo si zavést vlastní. Výhoda tohoto řešení je především v tom, že pouhou úpravou definičních dat je možné pružně zapracovat nejen mnoho legislativních úprav, ale i různých individuálních požadavků uživatelů a pružně tak přizpůsobit systém potřebám a zvyklostem uživatele.
Přestože jsou moduly Mezd a personalistiky naprogramovány pružně a jako motor na zpracování definic, uživatel je dostane do ruky připravené k použití, tj. stačí nainstalovat a může začít pracovat. Všechny potřebné standardní definice jsou dodávány výrobcem. Pokud však uživateli některé z dodávaných definice nevyhovují, může je pozměnit, rozšířit či v extrémním případě zcela nahradit jinými. Nejčastěji uživatel pravděpodobně využije možnost definovat vlastní výstupní sestavy (obecná vlastnost produktů řady ABRA) a dále možnost definovat vlastní vstupní formuláře (okna), což je velmi důležitý prvek v optimalizaci procesu zadávání dat.
Co vše je uživatelsky definovatelné:
- Položky základních agend, personalistika a mzdové listy, vlastnosti položek, způsob zobrazení a zadávání
- Algoritmus výpočtu mzdového listu
- Algoritmus výpočtu průměrů
- Zaúčtování mezd, vnější platební vztahy
- Důležité konstanty (globální proměnné): minimální mzda, odpočty, příplatky apod.
- Parametry, které ovlivňují chování některých funkcí a algoritmů - (v základním nastavení mezd a personalistiky)
- Odpočty ze základu daně, tedy nejen jejich výše, ale i periodicita zpracování (rok, měsíc)
- Řada jednoduchých podpůrných číselníků, zejména pro vyplňování základních agend: personalistiky a mzdových listů
- A další...
V řešení našeho zadaného příkladu budeme pokračovat nastavením podpůrných číselníků, poté zadáním zaměstnance, pracovního poměru, mzdových listů atd. a nakonec výpisy z mezd. Začneme otevřením Průvodce nastavením mezd...