Elektronická fakturace - přijetí dokladu ISDOC

Tato kap. popisuje proces přijetí dokladu ve formátu ISDOC. Z pohledu procesu ISDOC můžeme organizace rozdělit do dvou skupin:

• 1. skupina - Elektronické doklady chtějí zpracovávat plně automaticky bez zásahu obsluhy (neinteraktivně)
• 2. skupina - Elektronické doklady chtějí zpracovávat s ručním zásahem uživatelů

  Výhoda elektronické komunikace: rychlejší komunikace, ušetří se za poštovné atd.

ABRA Gen je schopná:

• přijmout balíček ISDOC doručený různými komunikačními kanály
• naimportovat balíček do databáze ABRA Gen, příp. toto dělat automaticky přes Naplánované úlohy
• automaticky provádět archivaci došlých balíčků ISDOC

Případy zpracování ISDOC dokladu přijatého různými komunikačními kanály

Tento způsob je vhodný pro 1. skupinu uživatelů, kteří chtějí přijaté ISDOC doklady zpracovávat co nejvíce automaticky. Na obrázku je znázorněn proces importu dokladu ISDOC pomocí agendy Doručené e-maily. Pokud se ze SMTP serveru stáhne nový e-mail, založí se nový doklad typu Doručené e-maily. E-mail se uloží ve zdrojové, binární podobě, která obsahuje jak tělo textu, tak přílohy. V agendě Doručené e-maily je možné si přílohy e-mailu prohlížet. (Pokud je příloha typu ISDOC, pak se otevře pomocí samostatné aplikace ISDOCReader.)

Zákon přikazuje veškeré elektronické doklady archivovat. Proto se založí záznam v agendě Dokumenty představující doručený elektronický doklad (toto založení může proběhnout automaticky zpracováním doručeného e-mailu podle pravidel nastavených v agendě Pravidla zpracování doručené e-mailové pošty).

Informace o tom, jak dopadlo uložení každé z příloh příchozího e-mailu do agendy Dokumenty se zapisuje ve zvláštní tabulce. Na obrázku představuje tuto zpětnou vazbu přerušovaná šipka mezi agendami. Následně se záznam v agendě Dokumenty zpracuje a na jeho základě se založí doklad v příslušné dokladové agendě, např. Faktury přijaté. (Toto zpracování může opět proběhnout automaticky.) Druhou možností je, že oprávněný uživatel ještě ručně zkontroluje doklad, dokud se ještě nachází v agendě Dokumenty. Nad příslušným Dokumentem se může zahájit proces schvalování Dokumentu. Po schválení se ručně zpracuje, čímž se založí doklad do dokladové agendy.

Elektronický doklad se však nemusí do firmy dostat jako příloha e-mailu. Může se tam přenést pomocí jiné technologie, např. služby "@Faktura24". Komponenta 3. strany přijatý doklad nejdříve uloží do určitého adresáře na disku, tzv. "fronty souborů" definované v agendě Fronty souborů. Systém ABRA Gen tento adresář v pravidelných intervalech kontroluje a soubory, které do něj přibyly, zpracuje, tj. založí do agendy Dokumenty. Jako v předchozím případě se zpracováním dokumentu na jeho základě založí doklad do příslušné dokladové agendy.

Nyní se vraťme ke 2. skupině uživatelů, kteří nebudou používat automatizaci. U nich může vypadat proces zpracování ISDOC dokladu od přijetí souboru s elektronickým dokladem (např. e-mailem) až po vytvoření nového dokladu např. následovně: uživatel zpracovává firemní e-maily pomocí svého oblíbeného poštovního programu (MS Outlook, Thunderbird, atd.). Pokud si otevře e-mail s připojeným dokumentem ISDOC a poklepe na něj, otevře se v programu ISDOCReader.

V programu ISDOCReader je k dispozici volba pro odeslání ISDOC do systému ABRA Gen. Program ISDOCReader využije služby jiného programu - DMS klienta.

Případně může uživatel obdržet dokument ve formátu PDF ve specifikaci ISDOC 6.0.2, který má v sobě zakomponovaný jako přílohu xml soubor obsahující fakturu ve formátu ISDOC. Pak může import dokumentu do systému ABRA Gen proběhnout přímo v agendě Dokumenty a není potřeba používat program ISDOCReader.