ABRA Apps - OCR

Obsahuje seznam dokladů, které jsou k vytěžení, vytěženy či přeskočeny. Seznam lze filtrovat. Ve výchozím stavu je připraven filtr, který umožňuje uživatelům začít ihned pracovat bez nutnosti dalšího filtrování.

Pro snadné rozlišení kvality vytěžení jsou jednotlivé doklady označeny vlevo barvami, viz obrázek níže. Význam jednotlivých barev popíšeme dále v textu.

Význam jednotlivých barevných označení:

Zelená - doklad se povedlo vytěžit s vysokou úspěšností. Před zaúčtováním dokladu je nutná jen preventivní kontrolu.

Oranžová - doklad se povedlo vytěžit částečně a vyžaduje pečlivou kontrolu údajů a případné doplnění chybějících údajů.

Červená - doklad nebyl vytěžen, bylo přeskočeno jeho vytěžování, jelikož úspěšnost vytěžení byla velmi nízká.

Při zpracování lze označit pomocí zatržítka v levé části i více dokladů najednou. Například v případě, že jde o doklad a jeho přílohy.

Tlačítkem Zaúčtovat/Upravit se uživatel přepne do editace dokladu, viz popis obrazovky Detail dokladu.

Přes symbol tří teček lze zobrazit skryté sloupce

Doklady se do seznamu načítají přes přílohy přijatých e-mailů, buď automaticky nebo je možné je nahrávat i ručně. Automatické zpracování e-mailů záleží na nastavení naplánované úlohy.

Při zpracování jednotlivých příloh aplikace automaticky zpracuje jednotlivé přílohy a uloží je do agendy Dokumenty, přičemž se snaží automaticky poznat, co se k vytěžení do OCR služby poslat nemá:

• Pokud PDF obsahuje IDOC nebo se jedná přímo o soubor ISDOC.

• Pokud název přílohy obsahuje "zakázaný řetězec", které jsou vyjmenované v ABRA Gen, ve Firemních údajích - záložka OCR parametry - Ignorované části názvů příloh

Tyto soubory se ale v seznamu dokumentů zobrazí také, a předpokládá se, že k účtovaným dokladům budou přidány jako přílohy.

Zbývající přílohy z e-mailu se pošlou do OCR služby k vytěžení, pokud je nastavená naplánovaná úloha na jejich vytěžení.

Nahrát doklady

Tlačítko umožňuje nahrát doklady k vytěžení z následujících typů souborů: PDF, JPG, ISDOC, ISDOCX a dalších. Kompletní seznam formátů lze vidět, když uživatel stiskne volbu "Procházejte soubory"

Současně je umožněno nahrávat více dokladů najednou.

V horní části okna je předvyplněná Kategorie dokumentů do které se vybrané dokumenty následně uloží. Do pole Popis lze doplnit popis, který následně slouží pro lepší orientaci v jednotlivých dokumentech. Následný stisk tlačítka Nahrát soubor nahrávaný dokument uloží.

Typy dokladů

Kromě Faktur přijatých lze těžit i další doklady. Konkrétně tyto: Ostatní výdaje, Pokladní výdej, Zálohový list vydaný, Faktura vydaná. Dle typu dokladu se následně mohou lišit zobrazená pole k doplnění údajů - typicky FV bude mít trochu jiné pole než Zálohový list v. Systém se sám snaží poznat, zda se jedná o zálohový list přijatý. Určení typu se dále řídí podle posledního dokladu na stejnou firmu (faktura přijatá, ostatní výdaj , pokladní výdej)

Obrazovka se zobrazí v případě, kdy uživatel klikne v obrazovce Doklady k zaúčtování na tlačítko Zaúčtovat nebo po ručním nahrání dokladu(ů).

Obrazovka obsahuje detailní informace k vytěženému dokladu. Vlevo jsou jednotlivá pole, která jsou po vytěžení dokladu předvyplněna údaji z vytěžovaného dokladu a vpravo je zobrazen náhled dokladu a řádky dokladu s možností přepnutí se na definovatelné položky z hlavičky dokladu. Jednotlivá pole se na základě úspěšnosti vytěžení předvyplní údaji z nahraného dokladu. Podrobně popíšeme jen ty položky, u kterých nemusí být jasný význam. Položky, která nejsou popsány mají stejný význam jako při vytváření dokladu v ABRA Gen, jejichž popis najdete zde.

Vybrané položky Detailu dokladu - levá část obrazovky:

V následujících odstavcích si popíšeme část zvýrazněnou na obrázku.

Firma - pokud již existuje v Adresáři firem a byla nalezena, předvyplní se z vytěžených údajů. V případě, kdy nebyla nalezena, se musí doplnit ručně. Údaje firmy jsou v okně pro založení firmy již předvyplněny. Pokud je potřeba, je možné firmu změnit nebo případně přes symbol vyvolat možnosti: Nová firma (založení nové firmy) a Výběr firmy.

Při založení nové firmy je možné importovat údaje z ARES nebo je doplnit ručně. Je také možné přepnout se na záložku Zadat osobu a zde vytvořit nový záznam.

Bankovní účet dodavatele - podobně jako firma se předvyplní na základě vytěžených údajů v případě, že již v systému existuje. Pokud je bankovní účet vytěžen, ale nebyl v systému dohledán, je předvyplněn, jako nový bankovní účet s nutností uložení nového záznamu. Případně po stisku tlačítka je možné přidat nový bankovní účet. Nastavení vybraného bankovního účtu si ABRA Apps pamatuje podle přihlášeného uživatele.

Středisko, Zakázka, Obchodní případ, Projekt, Typ výdaje - Tyto položky jsou součástí sekce Předkontace. Jsou viditelné jen v případě, že máte nastaveno ve firemních údajích jejich použití.

U prvního vytěženého dokladu je potřeba položky vyplnit ručně, jednotlivá pole budou prázdná. U dalších dokladů na stejnou firmu se údaje předvyplní z předchozího dokladu, a to konkrétně z prvního řádku. Hodnoty se doplní do všech řádků dokladu za předpokladu, že původní hodnota na řádku, odpovídá hodnotě zobrazené v této části.

Blíže si chování vysvětlíme v příkladu na položce Středisko:

Měna - Změní-li uživatel pole měna na jinou, než výchozí hodnotu, aktivuje se pole Směnný kurz, kam mohou uživatelé zadávat kurz. Kurz je nutné zadávat ručně, nedotahuje se z kurzovního lístku.

Popis funkčních tlačítek- spodní panel obrazovky

V následujících odstavcích si popíšeme část zvýrazněnou na obrázku.

Odložit - funkce odloží zpracování na termín, který uživatel zvolí. Po stisku tlačítka Odložit se zobrazí dialogové okno, kde uživatel vyplní důvod odložení a datum, do kdy má být zpracování odloženo. Následně na základě nastaveného filtru nad seznam je tento doklad buď skrytý nebo zobrazen jako odložený. Po vyplnění důvodu a vybrání datumu odkladu a následném uložení se zobrazí další doklad k zaúčtování.

Po uplynutí doby na kdy byl doklad odložen se objeví zpět ve frontě dokladů s původním stavem před odložením. Naplánovaná úloha vytěžení takového dokladu po termínu odložení sama přepne do stavu Vytěženo, pokud je naplánována automatická úloha. Pokud není používána naplánovaná úloha, nemá se jak doklad ze stavu odloženo dostat.

Zamítnout - funkce nastaví doklad jako zamítnutý. Automaticky se zobrazí následující doklad k zaúčtování.

Vytvořit fakturu přijatou - tlačítko je aktivní jen v případě, že zpracování dokladu nebrání žádná chyba. Po jeho stisku dojde ke zpracování údajů z této obrazovky a založení dokladu Faktura přijatá v systému ABRA Gen.

Varovná a chybová hlášení:

Počet chyb, které mohou, ale nemusí bránit založení dokladu je uveden vlevo dole tak, jak je vidět na obrázku níže. Po kliknutí na počet chyb se zobrazí tabulka, která vypíše konkrétní chyby, u kterých je vlevo barevný proužek, indikující, zda se jedná o chybu vážnou, přes kterou nelze uložit doklad nebo zda jde o chybu, která však umožní doklad uložit.

Červená barva je chyba zásadní, kterou je nutné opravit před uložením dokladu, jinak není možné doklad uložit. Tlačítko Vytvořit fakturu přijatou není aktivní.

Oranžová - jedná se o chybu která není zásadní a nebrání vytvoření dokladu.

Na obrázku zvýrazněn počet chyb.

Tabulka zobrazující chyby

Pokud při validaci dojde k zásadní chybě, systém ve validaci již nepokračuje do doby, dokud zásadní chyba není odstraněna. To znamená, že může být zobrazena pouze jedna zásadní chyba, a to i přesto, že budou následně po jejím odstranění nalezeny další chyby.

Funkce pro práci s připojenými soubory - pravá část obrazovky

V následujících odstavcích si popíšeme část zvýrazněnou na obrázku.

Nejprve popíšeme tlačítka, která slouží pro nahrání přílohy a náhled dokladu

Tlačítko Nahrát přílohu - plní stejnou funkci jako vytvoření dokumentu pomocí nahrání přílohy, popis např. zde. Příloha se stane součástí (přílohou) zaúčtovaného dokladu.

Tlačítko Náhled - Umožní skrýt náhled dokladu v případě, kdy s náhledem není potřeba pracovat. Lze použít v případě, kdy potřebujete místo náhledu dokladu vidět řádky dokladu bez nutnosti rolování dolů pod náhled dokladu.

Náhled dokladu - S náhledem dokladu je možné pracovat pomocí ikon v náhledu. K dispozici jsou funkce jako zoom, tisk, stažení dokladu a další.

Náhled dokladu obsahuje tlačítka pro ovládání, tisk, stažení souboru a další funkce. Náhled dokladu je možné skrýt tlačítkem Náhled.

Další možnosti práce s dokumentem jsou k dispozici po kliknutí na symbol .v pravé části Detailu dokladu. Jednotlivé možnosti si níže popíšeme:

Odpojit - odpojit je možné manuálně připojenou přílohu. Pokud není žádná připojena, není volba aktivní.

Archivace - slouží pro archivaci příloh nebo lze archivovat zamítnuté dokumenty. Volba je v případě hlavního dokumentu bez přílohy neaktivní. V praxi se použije na přílohy, které nemají být zpracovány a uživatel se již nechce těmito dokumenty zabývat.

Stáhnout - Stažení dokumentu do lokálního počítače.

Smazat - Smazat lze pouze připojené přílohy, které byly manuálně nahrány a nevznikly jako přílohy z e-mailu. které smazat nelze. Samotný vytěžovaný dokument není možné smazat.

Detail řádku pravá část obrazovky

V následujících odstavcích si popíšeme část zvýrazněnou na obrázku.

 

Řádky dokladu

V řádcích dokladu jsou vyplněny vytěžené hodnoty. V základním náhledu jsou viditelná pole % DPH, a Text. Další položky řádků jsou zobrazeny po stisku symbolu tří teček . V seznamu řádků se také zobrazuje púočet chyb, které v řádcích nastaly. Náhled chyb je dostupný v editaci řádků viz dále.

Symbolem lze vyvolat akci pro vytvoření kopie řádku, smazání řádku nebo posunutí v rámci seznamu řádků nahoru/dolu.

Pod seznamem řádků jsou tlačítka (viz obrázek), jejichž funkci si popíšeme níže.

Přidat řádek - ručně vytvoří nový řádek a umožňuje v rámci editace vyplnit kompletní informace. Více si popíšeme v režimu editace řádku níže

Smazat vybrané - toto tlačítko je k dispozici pouze v případě, že je označen aspoň jeden řádek zatržítkem vlevo

Import z historie - umožní importovat řádky z dokladů, které již byly zaúčtovány. Před importem je možnost původní řádky smazat. Importovat lze z jednoho nebo více dokladů. Nabízené doklady jsou zafiltrovány za firmu, která je shodná s firmou na dokladu, jehož řádky upravujete.

Pokud jsou k dispozici uživatelsky definovatelné položky, jsou zobrazeny v Detailu dokladu v pravé části, pod záložkou Uživatelské položky dokladu.

 

Editace řádků dokladu

Do editace řádku lze vstoupit jednoduše kliknutím na symbol šipky vpravo, viz obrázek

V editaci lze provádět úpravy nebo doplnění jednotlivých hodnot a to buď výběrem z číselník, např. DPH, Středisko, Zakázka atd nebo jejich přímým doplněním jako např. Částka bez DPH nebo Text.

Po zadání nové hodnoty a překliknutí do jiné položky dojde k automatickému uložení, a to i v tom případě, že uživatel použije tlačítko v horní části obrazovky pro návrat, viz obrázek. Tlačítko Potvrdit provede také uložení změn a uložené změny jsou ihned viditelné.

V případě editace položky se nové zadané hodnoty ukládají ihned po přesunu na jinou položku, a to i v případě, když se uživatel vrací z editace šipkou zpět a nepoužije pro uložení tlačítko Potvrdit.

V průběhu editace řádků je stále zobrazen náhled vytěženého dokladu, případně příloh. Zobrazen může být vždy jen jeden doklad současně. Nad seznamem jednotlivých položek je vidět počet chyb, viz obrázek.

Kliknutím na počet chyb se zobrazí tabulka s detaily jednotlivých chyb, viz Varovná a chybová hlášení výše.