Příklad č. 4 - Větší výrobní firma
Dále naleznete:
- Charakteristika příkladu
- Doporučení pro rozdělení rolí, skupin rolí a přístupových práv
- Vybrané procesy
Pro tento příklad je vybrána výrobní firma většího rozsahu s výrobou technologických celků. Tyto celky se skládají ze stovek součástí a mají dlouhou průběžnou dobu výroby. Na počátku případné zakázky je vždy prováděno nabídkové řízení. Součástí dodávky je také montáž zařízení u zákazníka. Montáž provádějí tři montážní čety. Firma sleduje několik procesů. Firma provozuje důsledný systém řízení jakosti.
Požadavky na systém:
| Hierarchické členění | Je složitější a může dosahovat i několika úrovní. |
|---|---|
| Přístupová práva | Přesně definovaná na každou pracovní pozici. |
| Procesy a úkoly | Proces nabídkového řízení, realizace zakázky v členění na jednotlivé fáze, proces sledování neshod a opatření k nápravě, likvidace výdajových dokladů. |
| Zastupitelnost | Každá pracovní pozice musí být dublovaná nebo musí být určen zástupce. Zástup nesmí být trvalý a je prováděn vždy pouze po dobu nepřítomnosti pracovníka. |
Struktura firmy:
Specifika ve struktuře firmy:
Hlavní konstruktér Luděk částí své kapacity zpracovává zakázky stejně jako ostatní konstruktéři. Podobně je na tom Hlavní technolog Miloš. Oddělení logistiky je rozděleno na dvě části, sklad a nákup. Tyto části nemají samostatného vedoucího, ale podléhají hlavnímu logistikovi. Oddělení výroba je členěno do dalších samostatných částí. Samotné oddělení výroby je daleko rozsáhlejší než v uvedené struktuře. Toto členění však není třeba z pohledu rolí a procesů rozkrývat, podrobnou evidencí této části firmy se zabývá ve svých agendách modul výroba. Markéta, Karel a Petr jsou kromě svých pracovních funkcí také akcionáři firmy a mají přístup ke všem ukazatelům a výkazům společnosti.
Doporučení pro rozdělení rolí, skupin rolí a přístupových práv
Číselníky rolí a skupin rolí jsou používány zcela systematicky. To je dáno především požadavky procesů a nutností zajistit zastupitelnost pro každou pozici. Veškerá přístupová práva jsou definována v číselníku skupin rolí. Jednotlivé skupiny jsou členěny do tří základních celků: skupiny pro celé oddělení, skupiny podle pracovní pozice a skupiny pro procesy.
Číselník rolí je rozdělen důsledně na dva okruhy. První skupinou jsou role jednotlivých pracovních pozic. Tyto role jsou nositeli firemní hierarchie a jsou využívány především v procesech. Připojené skupiny rolí obsahují základní přístupová práva dané pracovní pozice nebo skupiny. Jsou to především práva pro procesní rozhodování, zobrazení dokladů, schvalovací funkce. Druhou skupinou jsou role na jméno. Ty obsahují exkluzivní práva, pravomoci nebo individuelní rozlišení osoby v procesech.
|
Definice číselníku skupin rolí |
Skupiny s právy pro celé oddělení jsou označeny prefixem "O_". Specielní skupiny s právy pro přístup k jednotlivým procesům jsou označeny prefixem "P_". Ostatní skupiny jsou skupiny s právy pro jednotlivé pracovní pozice.
| Název skupiny rolí | Přístupová práva |
|---|---|
| Akcionář | Práva k výstupním sestavám a statistikám celé firmy. |
| Obchodní ředitel | Přístup k výstupním sestavám a statistikám obchodu, které nejsou na skupině rolí obchod. |
| O_Obchod | Obchodní doklady a funkce. Objednávky přijaté, prohlížení a přehledy fakturace. |
| Fakturant | Přístup k evidenci faktur vydaných. |
| P_Nabídky | Přístup k práci s procesem nabídky. |
| P_Zakázky | Přístup k aktivitám nesoucí informace o stavu zakázky. |
| Výrobní ředitel | Přístup k výstupním sestavám a statistikám výroby a skladu. |
| Hlavní konstruktér | Schvalovací funkce ke kusovníkům a skl. kartám. |
| Konstruktér | Funkce pro práci s kusovníky a technologickými postupy. |
| Hlavní technolog | Schvalovací funkce k technologickým postupům. |
| Technolog | Funkce pro práci s technologickými postupy. |
| Vedoucí výroby | Kapacitní a termínové plánování, kontrola uzavírání zakázek. |
| Mistr výroby | Funkce pro řízení jednotlivých zakázek. |
| Záznam výkonů | Zadávání pracovních lístků a jejich účtování. |
| O_Výroba | Základní přehledy o zakázkách a kooperacích. Většinou pouze výstupní funkce. Vybrané statistiky neshod. |
| Manažer jakosti | Vyšší Supervisorská práva pro práci s neshodami (aktivitami). Všechny statistiky z neshod. |
| P_Neschody | Přístup k aktivitám nesoucí informace o procesu neshody. |
| Ekonom | Auditační funkce k účetnictví. |
| Hlavní účetní | Především uzávěrkové a finální funkce účetnictví, majetek, účetní výkazy. |
| Banka-Pokladna | Evidence a uzávěrky bankovních účtů a pokladen. |
| Skladový účetní | Účtování skladových dokladů. |
| Mzdový účetní | Mzdy. |
| O_Účetní | Základní účetní funkce, práce s doklady v deníku atd. |
| Hlavní logistik | Přístup k výstupům a statistikám skladu, které nejsou na skupině rolí O_Sklad. Provedení skladové uzávěrky. |
| Skladník | Skladové doklady a funkce a zásobování. |
| Nákup | Objednávky vydané a dodavatelé. |
| Kooperace | Evidence kooperací. |
| O_Sklad | Základní přehledy a funkce ze skladu. Většinou pouze výstupní funkce. Přístup ke skl. kartám apod. |
| Vedoucí montáží | Evidence montáží. |
|
Definice číselníku rolí |
Role podle pracovních pozic - Jsou základní role pro zařazení uživatelů do pracovních pozic. Role používáme také v procesech jako hlavní role dané pracovní pozice. Tyto role nesou kompletní hierarchickou strukturu firmy a systémové rozdělení přístupových práv.
| Název role | Nadřízená role | Skupiny rolí | Přístupová práva pro danou roli |
|---|---|---|---|
| Ředitel |
|
||
| Obchodní ředitel | Ředitel |
|
|
| Obchod | Obchodní ředitel |
|
|
| Fakturant | Obchodní ředitel |
|
|
| Výrobní ředitel | Ředitel |
|
|
| Hlavní konstruktér | Výrobní ředitel |
|
|
| Kontrukce | Výrobní ředitel |
|
|
| Hlavní technolog | Výrobní ředitel |
|
|
| Technologie | Výrobní ředitel |
|
|
| Vedoucí výroby | Výrobní ředitel |
|
|
| Mistr výroby | Vedoucí výroby |
|
|
| Záznam výkonů | Vedoucí výroby |
|
|
| Manažer jakosti | Výrobní ředitel |
|
|
| Ekonom | Ředitel |
|
|
| Hlavní účetní | Ekonom |
|
|
| Banka-Pokladna | Ekonom |
|
|
| Účetní - sklad | Ekonom |
|
|
| Účetní - mzdy | Ekonom |
|
|
| Logistik | Ředitel |
|
|
| Skladník | Logistik |
|
|
| Nákup | Logistik |
|
|
| Kooperace | Logistik |
|
|
| Vedoucí montáží | Ředitel |
|
|
| Vedoucí mont. čety č. 1 | Vedoucí montáží |
|
|
| Vedoucí mont. čety č. 2 | Vedoucí montáží |
|
|
| Vedoucí mont. čety č. 3 | Vedoucí montáží |
|
Role podle jmen - Tyto role definujeme pouze pro účely procesů, abychom mohli přesně identifikovat osobu pověřenou úkolem nebo částí procesu. Dalším účelem je definice exkluzívních skupin práv, především pro vedoucí pracovníky. V případě změny pracovníků by se role na jméno neměla mazat! Mohou k ní být připojeny nějaké nedokončené úkoly a procesy. Role by se měla přeřadit novému pracovníkovi a přejmenovat. Pozor, však na role s exkluzivními právy např. Markéta je akcionář. Při jejím odchodu na mateřskou nový najatý obchodní ředitel převezme pravomoci ředitele, nikoliv však výhody akcionáře.
| Název role | Nadřízená role | Skupiny rolí | Přístupová práva pro danou roli |
|---|---|---|---|
| Karel | Akcionář | ||
| Markéta | Obchodní ředitel, Akcionář | ||
| Martin | Obchodní ředitel | ||
| Roman | Obchodní ředitel | ||
| Jiří | Výrobní ředitel | ||
| Luděk | Hlavní konstruktér | ||
| Šárka | Hlavní konstruktér | ||
| David | Hlavní konstruktér | ||
| Miloš | Hlavní technolog | ||
| Andrea | Hlavní technolog | ||
| Jakub | Vedoucí výroby | ||
| Zuzana | Vedoucí výroby | ||
| Petr | Ekonom, Hlavní účetní, Akcionář | ||
| Herbert | Hlavní účetní | ||
| Ondřej | Logistik |
|
Připojení rolí jednotlivým uživatelům |
Jak je patrné z následující tabulky, má správce systému při zařazení nového pracovníka nebo nastavení zástupu poměrně snadnou práci. Systém rolí nese strukturu nebo jména uživatelů a výsledkem je relativně jednoduchá a přehledná tabulka.
| Uživatel | Role |
|---|---|
| Karel | Karel |
| Markéta | Markéta, Obchodní ředitel |
| Martin | Martin, Obchod |
| Roman | Roman, Obchod |
| Karolína | Fakturant |
| Jiří | Jiří, Výrobní ředitel |
| Luděk | Luděk, Hlavní konstruktér |
| Šárka | Šárka, Konstruktér |
| David | David, Konstruktér |
| Miloš | Miloš, Hlavní technolog |
| Andrea | Andrea, Technolog |
| Josef | Vedpocí výroby |
| Jakub | Jakub, Mistr výroby |
| Zuzana | Zuzana, Mistr výroby |
| Radka | Záznam výkonů |
| Eduard | Manažer jakosti |
| Petr | Petr, Ekonom, Akcionář |
| Herbert | Herbert, Hlavní účetní |
| Helena | Banka-Pokladna |
| Nela | Účetní-Sklad |
| Robert | Účetní-Mzdy |
| Ondřej | Ondřej, Logistik |
| Luboš | Skladník |
| Oldřich | Skladník |
| Irena | Nákup |
| Václav | Kooperace |
| Jan | Vedoucí montáží |
| Zdeněk | Vedoucí mont. čety č. 1 |
| Pavel | Vedoucí mont. čety č. 2 |
| Marie | Vedoucí mont. čety č. 3 |
Zastupitelnost
Předávání rozhodovacích a schvalovacích pravomocí je možné provést zařazením do procesní role. Například Markéta bude na dovolené a pověří těmito pravomocemi (rozdělování nabídek, schvalování dokladů a další účast na procesech a úkolech) Martina. Martin je jejím podřízeným a musíme dávat pozor, aby nedostal přístup k některým souhrnným statistikám obchodu. Tyto statistiky si vedení firmy pečlivě střeží. Navíc je Markéta také akcionář a má tedy přístup ke všem ukazatelům společnosti. Tuto úlohu snadno vyřešíme. Martina zařadíme do role Obchodní ředitel a tím mu dáme přístup k požadovaným procesním funkcím. Ostatní exkluzivní přístupy zůstávají jen Markétě. Jsou totiž na roli Markéta a Martin k nim tedy nebude mít přístup.
Předávání úkolů konkrétní osoby provedeme zařazením jiného uživatele do této role. Pozor však na jmenné role řídících pracovníků, které obsahují exkluzívní přístupy k výkazům a dalším důležitým funkcím. V tomto příkladu se role těchto osob neúčastní procesů. Pokud by však například obchodník Martin byl také zároveň akcionářem, museli bychom jeho jmennou roli rozdělit na dvě Martin-Obchodník a Martin-Akcionář (každé připojit správné skupině rolí s právy). Pozornost bychom také museli věnovat připojení nadřízených rolí. Tzn. Martin-Obchodník by měl nadřízenou roli Obchodní ředitel. Role Martin-Akcionář by neměla žádnou nadřízenou roli.
V některých případech naopak záměrně předáváme jak procesní pravomoci tak i výkoné. To je případ pozice fakturanta, který je pouze jeden. V případě nepřítomnosti Karolíny, bude do role fakturant zařazen některý z obchodníků a bude vystavovat faktury.
Povšimneme si výhod rozdělení na funkční a jmennou roli ve složitějším příkladu zástupu. Jako příklad si vybereme Luďka, který je hlavním kostruktérem. Kromě toho však také pracuje na zakázkách jako ostatní konstruktéři. V případě, že bude nepřítomen kratší dobu, potřebuje předat pouze procesní pravomoci hlavního konstruktéra, aby se například nezdržovalo přidělení zakázky konkrétnímu konstruktérovi, řešení neshod pro konstrukci atd. To provedeme zařazením uživatele Šárka do role hlavního konstruktéra. Ovšem nezačnou se jí zobrazovat zakázky, na kterých Luděk pracuje. Při delší Luďkově nepřítomnosti opět přeneseme procesní pravomoci na Šárku, ale aby toho meměla mnoho, Luďkovy rozpracované zakázky (ty bohužel nemohou vyčkat do návratu Luďka) předáme Davidovi. Tzn. Uživatele David připojíme do role Luděk.
Legenda ke značkám použitým dále ve schématech procesů a úvodní předpoklady platné pro všechny příklady viz popis Využití rolí v procesech.
Při tomto procesu prochází nabídka několika odděleními firmy, které na ní pracují. Poptávka od zákazníka příjde nejprve na obchodní oddělení. Obchodní ředitel určí obchodníka, který dostane zakázku na starosti. V tomto příkladu je to Roman. Po sestavení kompletní specifikace na výrobek, předává Roman zakázku do konstrukce. Hlavní konstruktér určí, že výkresovou dokumentaci k zakázce zpracuje David. Po sestavení výkresové dokumentace, předá David dokumentaci do technologie. Hlavní technolog Miloš rozhodne, že zakázku zpracuje sám, připraví technologické postupy a doplní přesné specifikace materiálů. Následně oddělení nákupu a kooperací zajistí ceny a možné termíny dodání jednotlivých materiálů od dodavatelů a dílů dodávaných z kooperací. Po tomto dostává dokumentaci, respektive data zakázky v informačním systému vedoucí výroby. Ten spočítá kompletní nákladovou cenu výrobku a možné termíny výroby. Vedoucí montáží, doplní do časového plánu zakázky možné termíny pro montáž. Tím je stanoven konečný termín dodání a obchodník Roman může stanovit prodejní cenu a odeslat nabídku zákazníkovi. Tím je nabídkové řízení ukončeno.
V praktickém provozu mohou některé z popisovaných procesů běžet i paralelně. K tomu je pak možné použít více dokladů aktivit začleněných do jednoho procesu. Pro rozdělení rolí to však není podstatné.
Na příkladu konstruktéra Davida si popíšeme, proč je vhodná role na jméno a ne přímé použití uživatele, které se zdá logicky jednodušší. Hlavním důvodem je možnost dodržení systému při různých změnách a nestandardních situacích. Například by se mohlo stát, že by se vedení s Davidem dohodlo, že z důvodu změny kapacitních požadavků konstrukce a technologie, bude polovinu svého úvazku pracovat na konstrukci a polovinu na technologii. Pak jednoduše rozdělíme jeho jmennou roli na dvě, s pojmenováním David-konstruktér a David-technolog. Každou roli pak podřídíme patřičnému vedoucímu a samozřejmě připojíme Davidovi. Hlavní konstruktér pak uvidí jeho konstruktérské úkoly a hlavní technolog technologické. Uživatel nám musí zůstat jeden a je možné jej takto rozdělit. Stejný princip je možné použít, pokud by např. David přešel zcela z konstrukce na technologii, ale musel dokončit všechny své konstruktérské úkoly.
U některých oddělení (např. Nákup) by naopak bylo možné vypustit role pro oddělení a nahradit je přímo jmennými rolemi příslušných pracovníků. Tím bychom sice snížili počet rolí, ale při výměně pracovníka, bychom se nevyhnuli nutnosti zasahu do systémové struktury rolí a nastavení procesů. Např. role "Kooperace" je nastavena jako výchozí v procesu nabídek. Pokud by tam byla nastavena role Václava, museli bychom při výměně Václava měnit nastavení výchozí role pro část procesu k zajištění kooperací. Stejně tak bychom museli měnit i připojení skupiny rolí s právy pro kooperace. Nebezpečné je, že bychom si toho při výměně Václava nemuseli všimnout a mohli by se nám hromadit úkoly pro nepřítomného Václava, což by po nějakou dobu mohlo zůstat přehlédnuto.
U stavů procesu, kde pozici zastává pouze jeden pracovník, je také možné sledovat tyto jeho úkoly pouze pomocí odpovídajícího záznamu procesů. Pak by takovéto role pro procesy (např. Vedoucí výroby) nemusely být definovány. Je však nutné důsledně promyslet možné kombinace. Například u procesu nemůže vidět úkoly podřízených rolí apod.
V našem příkladu většinu kalkulací cen a termínů výroby provádí vedoucí výroby Josef. V případě, kdy je přetížen (stává se to poměrně málo), předává některé kalkulace na Zuzanu nebo Jakuba (Mistři výroby jemu podřízení). Pak na roli Vedoucí výroby vidí pouze své úkoly a na procesu "Kalkulace ceny" nebo na výpisu rolí včetně podřízených také úkoly Zuzany a Jakuba. Měl by zde tedy fungovat podobný systém jako u konstrukce nebo technologie, kdy vedoucí si své ukoly přesouvá na roli se svým jménem. Ovšem situace, kdy předá úkol Zuzaně nebo Jakubovi, je velmi vyjímečná. Vedoucího výroby bychom pak neustále nutili nastavovat z Role Vedoucí výroby roli Josef, přidávali bychom mu zbytečnou práci. Používáme tedy pro tento stav pouze roli Vedoucí výroby.
Proces navazuje na předchozí nabídkové řízení. Zákazník potvrdil obdrženou nabídku a zakázka vstupuje do procesu realizace. Nejprve konstruktér David, který zpracovával výkresovou dokumentaci, doplní podrobnosti, které nebyly u nabídky nutné. To samé provede Miloš na oddělení technologie. Poté nákup vystaví objednávky na materiál, který není skladem. Objednány jsou také všechny potřebné kooperace. Za situace, kdy je připravena dokumentace a zajištěn materiál, může začít samotná výroba. Po dokončení dílenské výroby dostává zakázku oddělení montáží. To provede instalaci a zprovoznění výrobku v prostorách zákazníka. Ve finální fázi montáže provádí manažer jakosti kontrolu, měření, technické zkoušky výrobku. Kontroluje také kompletnost veškeré dokumentace. Při úspěšné montáži a zkouškách provede fakturant Karolína fakturaci. Hlavní účetní ověří správnost zaúčtování celé zakázky. Později ekonom sestaví výkazy zakázky a vyčíslí její ziskovost.
V praktickém provozu mohou některé z popisovaných procesů běžet i paralelně. K tomu je pak možné použít více dokladů aktivit začleněných do jednoho procesu. Pro rozdělení rolí to však není podstatné.
Na tomto procesu můžeme znázornit optimální použití role na jméno a role pro pracovní pozici. Ve fázi výroby předá zakázku vedoucí výroby Zuzaně, která je mistrem výroby. Tzn. na doklad aktivity nastaví roli řešitele Zuzana. O zakázku se od té doby musí starat Zuzana a nikdo jiný. Naopak ve fázi montáže určí vedoucí montáží, že zakázku bude ralizovat montážní četa č. 2. Tu představuje role "Vedoucí montážní čety č. 2". Vedoucím čety je Pavel. Zcela záměrně zde však není použita role na jméno, ale role pracovní pozice, protože zakázku má přidělenu četa č. 2 a nikoliv Pavel, jako osoba. Pokud, by se například Pavel s Marií vyměnili jako vedoucí čet 2 a 3, musí zakázka zůstat stále přidělena četě č. 2, respektive roli jejího vedoucího.
Ve výrobním procesu byla zjištěna neshoda (chyba) na výrobku. Chybu zjistil pracovník výroby, a protože nemá přístup k informačnímu systému, předal ji svému mistrovi Jakubovi. Neshodu může zjistit a podobným způsobem zadat kdokoliv z firmy (např. při montáži apod.). Jakub nemá za úkol neshodu řešit, ale provést její zadání do systému. Nastaví tedy úkol k jejímu vyřešení pro manažera jakosti. Ten chybu analyzuje a zjistí, že byla způsobena vadným materiálem od dodavatele. Proto předá neshodu k vyřešení do nákupu. Nákup reklamuje materál u dodavatele a žádá finanční kompenzaci. Nákup s dodavatelem vše vyřídí s kladným výsledkem. Neshodu předá manažerovi jakosti ke kontrole řešení. Při kontrole manažer jakosti dohledá více podobných případů od stejného dodavatele a rozhodne o nutnosti systémového opatření. Tím je vyřazení dodavatele ze schválených dodavatelů. Předá úkol nákupu k vyřazení dodavatele ze seznamu schválených dodavatelů. Po jeho vyřazení vrátí nákup neshodu manažerovi jakosti k uzavření.
Systém použití rolí je obdobný jako u předešlých procesů tohoto příkladu.