EDI komunikace - obecně

EDI komunikace

Podpora EDI komunikace v systému ABRA Gen je umožněna v rámci importu a exportu EDI zpráv. ABRA Gen podporuje EDI providery GRiT, s.r.o (řešení ORiON EDI) a EDITEL CZ s.r.o. (řešení eXite). Před samotným zahájením používání EDI komunikace je potřeba nastavit několik samostatných číselníků a nastavení.

K dispozici je pro vás Metodická příručka v PDF formátu, která shrnuje vše týkající se EDI komunikace od licence až po nastavení jednotlivých exportů. K dispozici ke stažení je také EDI Nastavení - Checklist, kde si můžete zkontrolovat, zda jste jednotlivé body nastavení provedli, případně je doplnit.

Obrázkový strukturovaný návod, jak rychle zprovoznit EDI komunikaci včetně použití Instalační sady najdete zde.

Kromě Metodické příručky najdete níže informace potřebné k provozu EDI komunikace, vazby na jednotlivé dokumenty, obsluhu atd.

V rámci EDI komunikace jsou k dispozici v systému ABRA Gen podporovány následující typy zpráv:

  • ORDERS - Objednávka - Zprávu zasílá zákazník dodavateli, aby objednal zboží nebo služby v požadovaném množství spolu s případnou specifikací místa a termínu dodání.
  • DESADV - Obdoba dodacího listu - Zpráva specifikuje podrobnosti o dodávaném zboží. Měla být vždy zasílána před fyzickou dodávkou zboží, aby umožnila příjemci získat přesné informace o dodávaném zboží (jeho množství, způsobu balení apod.) a tím mu umožnila včasnou přípravu na fyzickou přejímku zboží.
  • INVOIC - Faktura a Dobropis faktury vydané a Dobropis faktury přijaté- Zprávu zasílá dodavatel odběrateli jako výzvu k zaplacení za zboží či služby.

Aktuálně jsou podporovány typy EDI zpráv uvedených výše. Podpora dalších vybraných typů EDI zpráv bude součástí některých dalších verzí systému ABRA Gen.

Struktury zpráv podporují nejčastěji použité kvalifikátory partnerů, a to BY (Buyer/Kupující), SU (Supplier/Dodavatel) a DP (Delivery party/Místo dodání). Další kvalifikátory (OB, SN, UC, IV, SF) se nastavují konzultantsky dle potřeby konkrétního projektu.

Řešení EDI komunikace v ABRA Gen je realizováno pomocí definovaných adresářů, ze kterých jsou EDI zprávy načítány a do kterých jsou nové EDI zprávy ukládány. EDI zprávy se uchovávají v agendě Dokumenty. Pomocí definice definovatelného importu dochází ke zpracování příchozí zprávy a tím k vytvoření nového dokladu, případně opravě dokladu.

K vytváření EDI zpráv je využíván stávající definovatelný export. EDI zprávy je možné zpracovávat jak ručně, tak automaticky po uložení dokladu, vždy po vyhodnocení pravidla zpracování exportů.

Jak importní, tak exportní definice jsou definovatelné a lze tak způsob zpracování a exportu EDI zprávy přizpůsobit individuálním potřebám zákazníka. V závislosti na nastavení systému lze EDI komunikaci řešit plně automatickým způsobem – to znamená, že koncový uživatel pracuje se systémem ABRA Gen stejným způsobem, kdy na pozadí dochází k vytváření a odesílání EDI zpráv a naopak k přijímání EDI zpráv s automatickou tvorbou dokladů. Nebo je možné celý proces importu a vytváření EDI zpráv provádět ručním způsobem.

 

K bližšímu pochopení fungování EDI komunikaci v rámci systému ABRA Gen pomůžou schémata níže, kde je znázorněno fungování importu a exportu EDI zpráv, automatická komunikace z pohledu uživatele a také datová struktura EDI komunikace

Schéma importu a exportu EDI zpráv:

Schéma plně automatické EDI komunikace z pohledu uživatele:

Datová struktura EDI komunikace:

Nejprve si popíšeme obecnou vazbu EDI komunikace a agendy Dokumenty.

Agenda Dokumenty se využívá k uchovávání exportovaných a přijatých EDI zpráv. Zprávy je možné zobrazit v původní datové podobě na subzáložce Obsah (záložka Detail → subzáložka Obsah).

U kategorie Definovatelný export dochází k propojení dokumentu vzniklého exportem souboru (odchozí EDI zprávy) a exportovaného dokladu (např. Objednávky vydané). Propojení vzniká exportem dokladu (nikoliv zpracováním dokumentu). Vazby jsou vidět na záložce Připojeno na dokumentu a na záložce Přílohy na exportovaném dokladu. Tlačítko Zpracovat u kategorie dokumentu Definovatelný export uloží připravenou EDI zprávu do požadovaného adresáře (nastavení viz níže.).

U kategorie Definovatelný import bylo v rámci EDI komunikace doplněno propojení dokumentu vzniklého importem souboru (příchozí EDI zprávy) a cílového dokladu (např. Objednávky přijaté), který vznikne provedením akce Zpracovat.

Cílový doklad se zobrazí na záložce Připojeno na dokumentu a na záložce Přílohy na cílovém dokladu se zobrazí dokument.

 

Nastavení Kategorie dokumentu Definovatelný export

V agendě Kategorie dokumentů je pro účely EDI komunikace k dispozici nová kategorie: Definovatelný export. Tato kategorie slouží pro ukládání EDI zpráv exportovaných ze systému ABRA Gen.

Pro EDI komunikaci mají význam zejména tyto položky:

Způsob zpracování

Položka určující způsob zpracování dokumentu. Pro EDI komunikaci mají význam volby:

  • Ručně – v případě ručního zpracování dokumentů
  • Odložit (Autoserver) – v případě automatického zpracování dokumentů naplánovanou úlohou

Řada dokladů

Pro automatické zakládání nových dokumentů s kategorií: Definovatelný export je nezbytné jednorázově nastavit řadu dokladů. Přiřazení řady dokladů se provádí v agendě Kategorie dokumentů, záložka Detail, podzáložka Řady dokladů. Více viz Přiřazení řady dokladů.

Je nutné přiřadit pouze jednu řadu dokladů ke kategorii dokumentu.

Cesta pro uložení souboru

V poli Cesta pro uložení souboru je potřeba vyplnit adresářovou cestu určenou k ukládání exportovaných EDI zpráv.

 

Dále, pokud budete v rámci EDI komunikace používat i importy EDI zpráv do systému ABRA Gen, je potřeba mít nastavenou také kategorii dokumentů Definovatelný import. O nastavení této kategorie jsme psali v rámci Definovatelných importů.

Při zpracovávaní přijaté EDI zprávy je vytvoření dokumentu závislé na zatrženém příznaku Pouze parsovat na hlavičce Definice importu (agenda Definice definovatelných importů). Pokud příznak zatržený není, provede se vytvoření příslušného dokladu (Objednávky přijaté, Příjemky nebo Faktury přijaté) rovnou, bez mezikroku vytvoření dokumentu v agendě Dokumenty.

V případě zatržení příznaku Archivovat dokument na hlavičce definice definovatelného importu se do vytvořeného dokumentu uloží i původní soubor přijaté EDI zprávy (k nahlédnutí na subzáložce Obsah).

Zatržení příznaku Archivovat dokument má však význam pouze v případě, že je současně zatržený i příznak Pouze parsovat (viz předchozí Poznámka).

Máte-li aktivní licenci EDI komunikaci, je na hlavičce dokladů Objednávky přijaté, Objednávky vydané, Dodací listy, Faktury vydané, Faktury přijaté , Příjemky, Dobropis faktury vydané a Dobropis faktury přijaté zobrazena podpora pro EDI komunikaci.

Ukázka prvků Doklad EDI a Stav zpracování na hlavičce dokladu Faktura vydaná.

Doklad EDI - Příznak, zda se jedná o doklad vzniklý v rámci EDI komunikace, nebo odeslaný prostřednictvím EDI. Položka je ve výchozím stavu nezatržena. K jejímu automatickému zatržení dojde v případě, že je na hlavičce dokladu vybrána firma, která má povolenou EDI komunikaci. Ruční zatržení položky u firem, které nemají povolenou EDI komunikaci nemá žádný vliv a EDI komunikace neproběhne.

Stav zpracování - Výběr hodnoty z číselníku Stavy zpracování importů a exportů. Podle tohoto stavu dochází k automatickému vytváření EDI zpráv dle nadefinovaných pravidel v číselníku Pravidla zpracování exportů. Výchozí hodnota se přebírá z nastavení pole Stav zpracování z číselníku Nastavení EDI komunikace.

 

Tlačítko EDI na seznamu dokladových agend

Na dokladových agendách, kde to má význam, tedy konkrétně Objednávky vydané, Dodací listy, Faktury vydané, Dobropisy faktur vydaných se v záložce Seznam nachází tlačítko EDI, které slouží pro ruční export odchozích EDI zpráv na základě pravidel zpracování exportu nastavených v číselníku Pravidla zpracování exportů.

Podmínkou pro zobrazení tlačítka je aktivní licence „EDI komunikace“..

Tlačítko je aktivní, pokud je zatržen příznak Povolit EDI komunikaci v číselníku Nastavení EDI komunikace a zároveň:

  • neoznačený doklad, na kterém je fokus, má zatržen příznak Doklad EDI

nebo

  • alespoň jeden z více označených dokladů má zatržen příznak Doklad EDI.

U zpřístupnění tlačítka EDI se nekontroluje povolení EDI komunikace u firmy uvedené na dokladu. Tlačítko bude aktivní, i pokud firma, na kterou je doklad vystaven, nemá v Adresáři firem povolenou EDI komunikaci a zároveň je na dokladu ručně zatržen příznak Doklad EDI. V tomto případě se ale po stisknutí tlačítka export daného dokladu neprovede.

V druhém uvedeném případě (hromadné označení více dokladů) je tlačítko aktivní i nad dokladem, který nemá zatrženo Doklad EDI. Nicméně, daný doklad se nebude exportovat.

Po stisku tlačítka EDI se provede vyhodnocení pravidel exportu dle pořadí z číselníku Pravidla zpracování exportů. Po úspěšném vyhodnocení pravidla je vytvořen export EDI zprávy a uložen do dokumentu. V agendě Dokumenty tak vznikne nový dokument (odchozí EDI zpráva) připravený ke zpracování.

V případě hromadného označení a exportu dokladů se výběr výsledné definice exportu provádí pro každý doklad zvlášť.

 

Schéma vytvoření EDI zprávy po uložení dokladu..

Schéma vyjadřuje za jakých okolností dojde k vytvoření EDI dokladu a jak přesně systém ABRA Gen postupuje při ověřování, zda se má EDI doklad vytvořit.

Zdroje dat definovatelných importů i Definice definovatelných importů jsme podrobně popsali v kapitolách, které se importů týkají. Zde se budeme těmto agendám věnovat pouze okrajově a vždy ke vztahu s nastavením pro EDI komunikaci.

Nastavení v agendě Zdroje dat definovatelných importů

  • Adresář pro import - Samostatný adresář pro příchozí EDI zprávy
  • Adresář pro archivaci - Samostatný adresář pro přesun úspěšně zpracovaných příchozích EDI zpráv. Zamezí se tím opětovného zpracování již zpracovaných zpráv.
  • Maska souborů :

    • Objednávka přijatá - *ORDERS*.xml

    • Faktura přijatá, Dobropis faktury přijaté - *INVOIC*.xml

    • Dodací list - *DESADV*.xml

Příklad nastavení Zdroje dat - záložka Detail.

 

Nastavení v agendě Definice definovatelných importů

  • Rozšiřující modul - hodnota: EDI - Bez tohoto nastavení by nebyl import EDI zpráv funkční.
  • Archivovat dokument - hodnota: Ano - V agendě Dokumenty se bude archivovat původní přijatá EDI zpráva
  • Pouze parsovat - hodnota: Ano - Provede uložení připravené struktury dokladu do dokumentu a samotné vytvoření/oprava dokladu se provede až po zpracování dokumentu.
    Výhody nastavení:
    • Příchozí EDI zprávy budou archivovány (v případě nastavení Archivovat dokument = Ano)
    • Bude naprostý přehled nad stavem zpracování dokladů
    • EDI zpráva bude připojena k výslednému dokladu

Příklad definice definovatelného importu pro zprávu ODERS - subzáložka Hlavička

Výše uvedené nastavení položek Rozšiřující modul“ a „Typ zdroj“ je potřebné pro správné fungování importních definic pro EDI komunikaci. Ostatní nastavení a samotné definice je potřeba nadefinovat dle potřeb dané společnosti.

Stávající číselník Definovatelné exporty byl využit pro definici odchozích EDI zpráv.

Pro možnost odesílání EDI zpráv z podporovaných agend (Objednávky vydané, Dodací listy, Faktury vydané) a Dobropisy faktur vydaných je potřeba vytvoření definic exportu jednotlivých typů EDI zpráv.

Doporučené nastavení definice exportu pro správné fungování EDI:

  • Nabídka (volba) - Vytvořit dokument
  • Kategorie dokumentu - EXP Definovatelný export
  • Kódování - eeWINDOWS_1250 nebo eeUTF_8

Nastavení definice exportu

Při definici exportu je potřeba dbát na shodu nastavení v kódování mezi položkou Kódování (eeWINDOWS_1250 nebo eeUTF_8) a kódování uvedené na hlavičce XML souboru. V případě rozdílného kódování pak exportovaný dokument nelze zobrazit v agendě Dokumenty.

Číselník Definovatelné exporty je číselník, který nelze spustit samostatně. Číselník se vyvolává standardně pouze jako malý výběrový číselník z příslušné agendy.

Potřebné informace pro práci v agendě Definovatelné exporty naleznete zde.

K odeslání EDI zpráv je potřeba splnit soubor několika podmínek:

  • Je aktivní licence k modulu EDI komunikace
  • EDI komunikace je povolena v číselníku Nastavení EDI komunikace
  • Doklad má povolen příznak Doklad EDI
  • Firma zadaná na dokladu má povolenu EDI komunikaci a má zadánu sadu importních a exportních definic
  • Existuje platné pravidlo zpracování exportů:
    • Pravidlo je aktivní
    • Pravidlo odpovídá způsobu zpracování (ručně, automaticky nebo odložit)
    • Typ dokladu na pravidlu se shoduje se zpracovávaným dokladem
    • Stav před exportem uvedený na pravidlu odpovídá stavu zpracování na dokladu
    • Je-li povoleno použití omezení, musí nastavené omezení odpovídat zpracovávanému dokladu
  • Existuje definovatelný export zařazený do sady importních a exportních definic a zároveň export má nastavenu skupinu odpovídající pravidlu.

Pomocí stávající naplánované úlohy Zpracování dokumentu lze nyní provést zpracování dokumentu kategorie IMP Definovatelný import a EXP Definovatelný export.

Po zpracování se zobrazí vazba mezi dokladem na záložce Přílohy u dokladu a na záložce Připojeno u dokumentu.

Byly přidány tyto typy naplánovaných úloh:

  • Pravidlo zpracování exportu. - Zpracovávají se všechny aktivní pravidla (IsActive=True) se způsobem zpracování Odložit (Autoserver) (ProcessingType = 2) podle pořadí PosIndex. Další podrobnosti týkající se zpracování a vyhodnocení podmínek pro tento typ naplánované úlohy jsme popsali v sekci Naplánovaných úlohy - Pravidlo zpracování exportu.
  • Zpracování importních definic - Úloha je určena pro automatické zpracování jedné nebo více definic definovatelných importů (definice ke zpracování se definují v parametrech dané naplánované úlohy).. Více informací pro tento typ naplánované úlohy jsme popsali v sekci Naplánovaných úlohy - Zpracování importních definic.

 

Schéma vytvoření EDI zprávy po uložení dokladu naplánovanou úlohou..

Schéma ukazuje v jakém případě dojde v rámci naplánovaných úloh k vytvoření EDI zzprávy.

V agendě Instalační sady byla přidána podpora instalačních sad pro typy položek instalační sady:

  • Importy a exporty – Definice importů (Definice definovatelných importů)
  • Importy a exporty – Pravidla zpracování exportů (Pravidla zpracování exportů)
  • Importy a exporty – Sady importů a exportů (Sady importních a exportních definic)
  • Importy a exporty – Stavy zpracování (Stavy zpracování importů a exportů)

Připravili jsme pro vás instalační sadu ke stažení, která vám naplní výše uvedené číselníky. Instalační sadu je možné stáhnout zde.

Návod k instalaci instalační sady je součástí kompletního návodu k Nastavení EDI komunikace a najdete jej zde.

Instalační sady EDI jsou připravené pro komunikaci mezi dvěma systémy ABRA Gen. Pokud druhou stranou není ABRA Gen, je vždy minimálně nutná úprava importní definice, případně je potřeba provést celou implementaci EDI v rámci konzultantského řešení.

Po stažení a instalaci instalační sady nezapomeňte provést kontrolu naplněných údajů a podle potřeby si je upravit.

V Nexus.cfg je možné zapnout třídu logování [Log.EDI]. Loguje se průběh vyhodnocení pravidel a zpracování EDI komunikace. Log zaznamená vyhodnocení pravidel a výběr exportu. Zapnutí logu se provádí standardním způsobem popsaným v kapitole o logování.

Ukázka souboru logu

PÁ 02. 10:31:24.044 [6] 00008F30 (EDI) -------------------------------------------------------------------

PÁ 02. 10:31:24.045 [6] 00008F30 (EDI) NXEDIFUNC.PROCESSEDIDOCUMENTS: VYHODNOCENÍ PRAVIDLA 'AUTOMATICKY', PRO DOKLAD 'OV-42/2022'

PÁ 02. 10:31:24.048 [6] 00008F30 (EDI) --> POČET NALEZENÝCH PRAVIDEL: 1

PÁ 02. 10:31:24.048 [6] 00008F30 (EDI) --> ZVOLENO PRAVIDLO ('(USECONDITION=FALSE'): '1020000101'

PÁ 02. 10:31:24.053 [6] 00008F30 (EDI) --> VÝBĚR EXPORTU PÁ 02. 10:32:26.296 [6] 00008F30 (EDI) -------------------------------------------------------------------

PÁ 02. 10:32:26.305 [6] 00008F30 (EDI) NXEDIFUNC.PROCESSEDIDOCUMENTS: VYHODNOCENÍ PRAVIDLA 'RUČNĚ', PRO DOKLAD 'OV-42/2022'

PÁ 02. 10:32:26.306 [6] 00008F30 (EDI) --> POČET NALEZENÝCH PRAVIDEL: 1

PÁ 02. 10:32:26.307 [6] 00008F30 (EDI) --> ZVOLENO PRAVIDLO ('(USECONDITION=FALSE'): '1010000101'

PÁ 02. 10:32:26.309 [6] 00008F30 (EDI) --> VÝBĚR EXPORTU PÁ 02. 10:32:26.309 [6] 00008F30 (EDI) --> NENALEZENA ŽÁDNÁ DEFINICE EXPORTU

Byl přidán nový skriptingový háček BeforeShowQueryExportEDI_Hook, který umožňuje po uložení dokladu deaktivovat dotaz na uživatele. Níže obrázek s ukázkou kódu.

Nezbytnou podmínkou pro provoz EDI komunikace je, aby byla tato část systému licencována. EDI komunikace je licencována samostatně (je třeba mít licenci na EDI komunikaci) - viz Licencované celky (licencované moduly a vlastnosti).Budete-li v rámci EDI komunikace používat i Importy EDI zpráv do systému ABRA Gen budete také potřebovat licenci Definovatelné importy.