Princip podvojného účetnictví, účetní pohyby

Hlavní účetní evidence, které musí účetní jednotka vést, jsou účtový rozvrh včetně záznamů o výchozích stavech, obratech a koncových stavech účtů = hlavní kniha a dále všechny pohyby provedené s účty = účetní deník.

Účetní pohyb je označení pro operaci, při níž se určitá částka v lokální měně převádí z jednoho účtu na jiný účet. Pohyb je vždy doložen účetním dokladem (dosud písemným, ale zavádí se i uznatelnost účetního dokladu v elektronické podobě), např. účtenka, stvrzenka, faktura, výpis z bankovního účtu, interní doklad aj.). Fyzicky se může jednat o přesun peněžních prostředků, ale i majetku a jiných hospodářských prostředků. Každý takový pohyb je zaznamenán v účetním deníku.

Podvojnost účetnictví spočívá v tom, že každý pohyb je vždy mezi dvěma účty. Na těchto účtech se zapisuje stejná částka u jednoho účtu na stranu MD (má dáti) a u druhého účtu na stranu D (dal). Tyto účty označujeme jako souvztažné účty, jejich vzájemný vztah pak souvztažností.

Každý zápis pohybu do účetního deníku obsahuje minimálně:

• datum pohybu
• číslo dokladu
• textový popis operace
• částku v lokální měně
• číslo účtu, na jehož stranu MD se částka zapíše
• číslo účtu, na jehož stranu D se částka zapíše
• příp. označení, ke kterým jiným pohybům se tento logicky váže (párování)

  V systému ABRA obsahuje i další položky, jako středisko, zakázka, obchodní případ, projekt pro strany MD i D, firma aj.

Touto technikou (jedna částka na opačné strany dvou různých účtů) je zcela jednoznačně dána podvojnost účetnictví.

Účty si účetní jednotka k zaúčtování účetního pohybu nemůže volit nahodile. Musí mít zaveden účtový rozvrh a musí vycházet z metodiky účtování. Účtový rozvrh je soubor účtů, které daná účetní jednotka používá a kde každý účet je popsán "číslem účtu" a textovým popisem vyjadřujícím, co se na něm eviduje. Číslo účtu má nejméně tři cifry (syntetický účet), účetní jednotka si ke každému syntetickému účtu může definovat další cifry (analytické podúčty). První cifra v čísle účtu vyjadřuje tzv. účtovou třídu, první dvě cifry pak účtovou skupinu. Každá účtová skupina je soubor účtů (s čísly začínajícími touž dvojicí cifer) a obsahuje účty s obdobnými vlastnostmi.

Avšak ani účtový rozvrh si účetní jednotka nemůže zavést nahodile. Musí vycházet ze směrné účetní osnovy, která je závazná. Ta se liší pro různé typy organizací (jiná je pro podnikatele, jiná pro rozpočtové organizace atd.). V účetní osnově jsou dány účtové třídy, skupiny a syntetické účty, které musí účetní jednotka dodržet. K nim si může definovat analytické účty dle své potřeby (přičemž musí zohledňovat určitá hlediska členění, např. členění podle časového hlediska, podle rozpočtové skladby apod.).

Jaká dvojice účtů pro zaúčtování účetního pohybu se má použít, stanoví postupy účtování (jiné dvojice účtů se použije pro zaúčtování pohybu peněz, jiné pro pohyb majetku, ...). Účtovou osnovu a postupy účtování pro jednotlivé typy organizací vyhlašuje Ministerstvo financí.

Zaznamenání účetního pohybu do účetního deníku se odrazí v hlavní knize, kde se zvýší obraty a koncové stavy patřičných účtů, s nimiž byl pohyb proveden. Obrat na účtu je suma částek, která za dané období byla zaúčtována na daný účet. Lze si jej představit podobně jako obrat peněz na účtu v bance, tj. jako sumu peněz, které za dané období účtem "protekly" (tj. byly na něj přidány resp. zase odebrány). Zůstatkem je pak to, co ke konci účetního období na účtu zbylo. Obrat strany MD účtu je suma částek účtovaných na stranu MD účtu, obrat strany D účtu je suma částek účtovaných na stranu D účtu, obratem účtu je pak rozdíl obratů stran MD a D. Účet může mít i nenulový počáteční stav, tj. to, co na něm je na začátku účetního období (převedený nenulový zůstatek na odpovídajících účtech z období předchozího). Koncový stav daného účtu je pak počáteční stav + obrat. Zůstatek se vypočte jako rozdíl koncového stavu účtu na straně MD a D daného účtu.

Zaúčtování dokladu do účetního deníku může uživatel zdokumentovat pomocí likvidačního listu.