Hromadně (dávkově) účtované doklady
Některé doklady, nelze do účetních žádostí nebo deníku vyslat ihned po jejich vystavení, ale do účetnictví se vyšlou až na žádost uživatele. Takovými doklady jsou doklady skladové a dále pokladní účtenky, s nastaveným účtováním souhrnně. Je to jednak proto, že skladové doklady nejsou oceňovány ihned po svém vystavení (tudíž by je ani zaúčtovat nešlo), a jednak proto, že u těchto typů dokladů je běžné, že se jich vystavuje velké množství, tudíž se neúčtují jedna k jedné do účetního deníku, ale účtují se hromadně pod společným souhrnným dokladem. Způsob účtování lze nastavit u řad příslušných dokladů.
V Průvodci nastavením firmy jsme si řady zavedli automatickým vygenerováním, které u řad skladových dokladů defaultně nastavuje Účtovat souhrnně.
Otevřeme agendu Dodací listy. Viz modul Skladové hospodářství→záložka Doklady. V záložce Omezení nebudeme zadávat žádné omezení a vyvoláme funkci Získat záznamy (viz popis práce se záložkou Omezení). V záložce Seznam si označíme první dva dodací listy na firmu DEDEK:
První tři Dodací listy vystavené v předchozích kapitolách a oceněné skladovou uzávěrkou.
Po stisku funkčního tlačítka Zaúčtovat zadáme další údaje pro provedení zaúčtování:
Pokud by nebylo datum zadáno, použilo by se datum vystavení účtovaných dokladů.
U řady DL bylo nastaveno souhrnné účtování do žádostí, čili se zaúčtování promítlo do agendy Účetních žádostí pod zkratkou DLS, kterou jsme si nastavili jako zkratku pro souhrnně účtované dodací listy v definici účetních řad v agendě Účetní řady. Námi vystavené dodací listy měly všechny účetní položky shodné, proto se sloučily do jednoho řádku výsledného souhrnného dokladu. Pokud bychom např. nezadali hromadné datum účtování, použilo by se datum vystavení dodacích listů a, pokud by nebylo toto datum na obou dodacích listech shodné, měl by výsledný souhrnný doklad dva řádky. Jak se doklady zaúčtovaly, si můžeme prohlédnout rovnou v jejich záložce Zaúčtování:
V položce Žádost je uvedeno, že se zatím jedná o účetní žádost. Pokud by měla hodnotu NE, znamenalo by to, že je záznam již zaúčtován přímo v účetním deníku.
V záložce Zaúčtování si můžeme u souhrnně účtovaných dokladů prohlížet buď jen zaúčtování konkrétního zdrojového dokladu, anebo vidět všechny zdrojové doklady, které byly tím samým souhrnným dokladem účtovány. Je-li zatržena položka vypadá záložka následovně:
Částka 3450 CZK je celková částka účtovaná souhrnným dokladem DLS1/2016 z dodacích listů DL-1/2016 a DL-2/2016.
Dále viz podrobný help. Kap.: Hromadné zaúčtování (dávkově) - funkce Zaúčtovat
Podařilo se vám zaúčtovat dodací listy dle textu výše?
Pokračujte zaúčtováním žádostí.
To znamená, že dosud nebyly zcela nebo vůbec zpracovány skladovou uzávěrkou, tudíž nejsou oceněny a nelze je účtovat. Nejdříve je musíte ocenit. (Aby se ocenily výdajové doklady, musí být zadány kompletní ceny na předchozích dokladech příjmových).
To znamená, že jste buď použili jinou předkontaci nebo jste měli jiné výchozí údaje (např. skladová karta na dodacím listu je jiného skladového typu, než pro který je kontace definována (viz popis v kap. Předkontace).