Jak narovnat stav pokladny po chybně zaevidované platbě

V následujícím návodu si ukážeme nejčastější příklad narovnání chybně zaevidované platby na pokladně. Příklad, který si ukážeme, má čistě informační charakter, avšak je založen na skutečných případech, kdy k takové chybné evidenci dochází.

Zákazník má například zaplatit za zboží 100 Kč. Platí platební kartou. Pokladní omylem zaeviduje příjem 1000 Kč. Tedy účtenka bude vypadat následovně:

Systém ABRA Gen automaticky vydá přeplatek 900 Kč v hotovosti, ale fyzicky samozřejmě žádný přeplatek v hotovosti pokladní zákazníkovi nevydává. A tento stav je nyní potřeba napravit. Existují celkem 3 možné způsoby nápravy a všechny si zde uvedeme.

A) Evidenční vklad v hotovosti a vzájemné párování dokladů

Nejlepším řešením problému je provést evidenční vklad v hotovosti, aby došlo k narovnání stavu hotovosti pokladny. Doklad můžeme vystavit přímo v Kase přes volbu Servisní menu a dále volbu Tržba a doklady, kde vybereme volbu Vklad hotovosti.

Vybereme měnu, zapíšeme částku 900 Kč a vyplníme popis, aby bylo jasné, proč evidenční (fiktivní) vklad hotovosti děláme.

 

V agendě Tržby si přes záložku X-vazby můžeme zkontrolovat, že vznikl jednak doklad Výdej z pokladního místa (VPP) na částku 1000 Kč při platbě kartou, a jednak, že je zde evidován náš evidenční vklad 900 Kč na dokladu Příjem do pokladního místa (PPP).

V následujícím bankovním výpisu budeme mít za platbu kartou jen 100 Kč. Rozdíl je tedy 900 Kč, který jsme dorovnali dokladem Příjem do pokladního místa. Částku 900 Kč na VPP a PPP zaplatíme doklady z agendy Ostatní příjmy a účtovat budeme jako fiktivní platbu proti sobě.

B) Vrácení platby

Tato možnost není možná vždy, protože ne všechny platební terminály umožňují vrácení platby na platební kartu. Pokud to však terminál umožňuje, můžeme provést okamžité vrácení účtenky se stejnými chybnými platbami, aby se stav pokladny vyrovnal. V tomto případě tedy vrátíme částku 1000 Kč platební kartou a 900 Kč bude příjem do pokladny.

Přes Servisní menu na kase vyvoláme Vracení účtenky a zadáme její číslo.

v dalším kroku vybereme Vrátit vše a pokračujeme k volbě platby. Zde zvolíme způsob platby Platba platební kartou a přijímaná částka bude -1000 Kč (mínus tisíc korun).

V dalším kroku vidíme, že platební kartou bylo vráceno 1000 Kč a v hotovosti zbývá přijmout 900 Kč. Vzhledem k tomu, že jsme fyzicky peníze z pokladny nevydali, nebudeme ani peníze fyzicky přijímat.

Účtenka z pokladny tedy bude vypadat přibližně jako na obrázku.

Tím jsme vyrovnali hotovost do nuly a problém je tímto vyřešen.

C) Narovnání stavu pokladny při odvodu tržby

Poslední možnost je chybný stav neřešit ihned, ale až při odvodu tržby. Při odvodu tržby bude stav pokladny ukazovat o 900 Kč méně, než je reálný stav.

Zadáme částku reálnou, kterou máme v pokladně, a ABRA Gen na rozdíl vytvoří doklad Příjem do pokladního místa.

Tuto možnost ale obecně nedoporučujeme, neboť je potřeba, aby si obsluha pamatovala, že musí zadat reálnou částku z pokladny. Ta však z důvodu např. chybného vrácení nebo přijatého spropitného od zákazníka nemusí přesně odpovídat částce, kterou jsme měli dle vydaných účtenek přijmout, a bude tedy velmi obtížné stav pokladny narovnat. Proto doporučujeme použít předchozí dvě možnosti.