Často kladené otázky k fakturaci

V sekci kapitol FAQ naleznete buď odpovědi na často kladené otázky, nebo nejrůznější tipy a triky, jak řešit v systému ABRA Gen nejrůznější problémy. Vzhledem k tomu, že problematika může být obsáhlejší, jsou u jednotlivých odpovědí často odkazy do dalších oddílů on-line dokumentace.

Témata otázek:

FAQ

Otázka: Máme zadaný doklad Zálohový list vydaný a potřebujeme ho stornovat. Jak máme postupovat?
Odpověď:

Tato situace má více řešení. Záleží na tom, zda už je zálohový list zaplacený, zda už byla provedena uzávěrka fakturace. Připravili jsme pro Vás podrobný návod Jak provést storno dokladu Zálohový list vydaný, kde rozebíráme všechny situace, ke kterým může dojít.
Otázka: Začínáme se systémem ABRA Gen. Chceme nyní vytvořit opravný daňový doklad, který snižuje původní plnění. Původní daňový doklad máme ještě ve starém systému. Jak máme postupovat?
Odpověď:

Tuto situaci řeší volné dobropisy. Jedná se o takové dobropisy, které jsou vytvořené bez vazby na fakturu vydanou. Popis, jak s takovými doklady pracovat, najdete v návodu Jak na volné dobropisy.

Podívejte se, jak můžete vytvořit Dobropis faktury vydané bez vazby na fakturu vydanou.

Video je součástí celého kurzu Fakturace pro pokročilé v ABRA Academy. Přihlásit se na tento bezplatný kurz a podívat se na všechna videa můžete zde.
Otázka: Chceme našemu odběrateli nabídnout možnost skonta - tedy slevy při včasné úhradě. Jak na to?
Odpověď:

Systém ABRA Gen nabízí možnost vytvoření skonta. Podrobné informace najdete na stránce Skonta při včasné úhradě.

Celý postup, jak zadat fakturu se skontem, včetně nastavení všech funkcí najdete ve výukovém videu:

Video je součástí celého kurzu Fakturace pro pokročilé v ABRA Academy. Přihlásit se na tento bezplatný kurz a podívat se na všechna videa můžete zde.
Otázka: Máme doklad, který byl téměř zcela uhrazen. Potřebujeme tedy vytvořit haléřové vyrovnání. Jak na to?
Odpověď:

Existují dva způsoby, jak vytvořit haléřové vyrovnání. Jeden z nich je ruční vytvoření haléřového vyrovnání. Na záložce Platby konkrétního dokladu přes tlačítko Nový vytvoříme novou platbu pomocí dokladu Ostatní příjem nebo Ostatní výdej.

Druhým způsobem je dorovnání plateb. Podrobné informace k oběma způsobům najdete v sekci Dorovnávání plateb na stránce Typy plateb - typy platících dokladů, příjmové/výdajové doklady, znaménka +/-, dorovnávání plateb.

Celý postup vytvoření haléřového vyrovnání oběma výše uvedenými způsoby, včetně nastavení všech funkcí najdete ve výukovém videu:

Video je součástí celého kurzu Fakturace pro pokročilé v ABRA Academy. Přihlásit se na tento bezplatný kurz a podívat se na všechna videa můžete zde.
Otázka: Máme doklad, který bychom chtěli časově rozlišit. Jak na to?
Odpověď:

Pro vytvoření časového rozlišení je potřeba označit příslušný doklad a poté kliknout vpravo na panelu na funkční tlačítko "Časové rozlišení".

Podrobné informace najdete na stránce Časové rozlišení.

Celý postup vytvoření časového rozlišení, a to včetně nastavení všech funkcí, najdete ve výukovém videu:

Video je součástí celého kurzu Fakturace pro pokročilé v ABRA Academy. Přihlásit se na tento bezplatný kurz a podívat se na všechna videa můžete zde.
Otázka: Máme doklad v cizí měně. Došlo k úhradě tohoto dokladu. Jak k němu nyní vytvořím kurzový rozdíl?
Odpověď:

Pro vytvoření kurzového rozdílu je potřeba označit příslušné doklady a poté kliknout vpravo na panelu na funkční tlačítko "Kurzové rozdíly".

Podrobnější postup naleznete v návodu Generování kurzových rozdílů k dokladům vystaveným v cizí měně.

Celý postup vytvoření kurzového rozdílu najdete ve výukovém videu:

Video je součástí celého kurzu Fakturace pro pokročilé v ABRA Academy. Přihlásit se na tento bezplatný kurz a podívat se na všechna videa můžete zde.
Otázka: Dostali jsme fakturu přijatou. Tato faktura je hrazena úvěrem. Jak zadat fakturu přijatou, jak ji uhradit a jak zadat předpisy splátek úvěru?
Odpověď:

Fakturu přijatou zadáme a zaúčtujeme standardně. Úhradu faktury provedeme pomocí dokladu Ostatní výdaj na celou částku. Následně vytvoříme předpisy splátek pomocí vystavení dokladů Ostatní výdaj. Těchto dokladů vystavíme tolik, kolik bude splátek. Do dokladu můžeme zadat nejen samotný předpis úhrady splátky, ale i poplatky a úroky. Předpis následně uhradíme například pomocí bankovního výpisu.

Celý postup zadání faktury, její úhrady a tvorby předpisu splátek najdete ve výukovém videu:

Video je součástí celého kurzu Fakturace pro pokročilé v ABRA Academy. Přihlásit se na tento bezplatný kurz a podívat se na všechna videa můžete zde.
Otázka: Dostali jsme fakturu přijatou za opravu automobilu. Tuto fakturu částeně hradí pojišťovna v rámci pojistného plnění. Jak zadat fakturu a jak ji uhradit?
Odpověď:

Fakturu přijatou zadáme a zaúčtujeme standardně. Předpis náhrady od pojišťovny zadáme jako doklad Ostatní výdaj, který částečně uhradí doklad Faktura přijatá. Druhou možností zadání náhrady od pojišťovny je zadání dokladu Ostatní příjem. V tomto případě je pak nutné vytvořit vzájemný zápočet mezi fakturou přijatou a ostatním příjmovým dokladem.

Ve výukovém videu se podívejte, jaký je přesný postup zadání ostatního příjmového dokladu a vytvoření vzájemného zápočtu:

Video je součástí celého kurzu Fakturace pro pokročilé v ABRA Academy. Přihlásit se na tento bezplatný kurz a podívat se na všechna videa můžete zde.
Otázka: Potřebuji odepsat nedobytnou pohledávku. Jak na to?
Odpověď:

Zatímco vytvořením opravné položky pouze dočasně snižujeme hodnotu pohledávky, odpisem pohledávky řešíme její úhradu a celkovou likvidaci. V tomto případě tedy využijeme doklad Ostatní příjem. Takový doklad pak může tuto pohledávku (např. doklad Faktura vydaná) zaplatit.

Podrobnější postup naleznete v návodu Jak na opravné položky k pohledávkám a odpis nedobytné pohledávky.

Ve výukovém videu se podívejte, jaký je správný postup odepsání nedobytné pohledávky:

Video je součástí celého kurzu Fakturace pro pokročilé v ABRA Academy. Přihlásit se na tento bezplatný kurz a podívat se na všechna videa můžete zde.
Otázka: Potřebuji vytvořit opravnou položku k pohledávkám. Jak na to?
Odpověď:

Opravné položky k pohledávce budeme tvořit pomocí dokladu Interní doklad.

Podrobnější postup naleznete v návodu Jak na opravné položky k pohledávkám a odpis nedobytné pohledávky.

Ve výukovém videu se podívejte, jaký je správný postup vytvoření opravné položky:

Video je součástí celého kurzu Fakturace pro pokročilé v ABRA Academy. Přihlásit se na tento bezplatný kurz a podívat se na všechna videa můžete zde.
Otázka: Jak lze omezit doklady podle datumu zaplacení?
Odpověď: V agendách Faktury vydané a Zálohové listy vydané je v záložce Omezení pole v názvem Datum platby. Zde můžeme určit buď přesné datum platby nebo pomocí symbolu tří teček lze vybrat např aktuální týden, aktuální měsíc atd. v závislosti na činnosti pro kterou doklady potřebujeme omezit.Omezení si lze následně uložit pro opakované použití.
Otázka: Zajímá mne přehled o vzájemném vyrovnání s mými dodavateli a odběrateli. Jak jej pořídit?
Odpověď:

Otevřete si agendu Reporty prodeje a zde vyberte report Faktury vydané – zpětně k datu zaúčtování.

Jako Omezení zadejte:
Datum vystavení dokladu = do 31. 12. 2022
Stav zaplacení = Zaplacené přesně a také zaškrtněte políčko Inverze výběru

Dále vyberte funkci Tisknout report a v následném menu zvolte Odsouhlasení pohledávek.

Navíc, pokud tuto definici tiskové sestavy uložíte do souboru, bude možné ji načíst a použít v Knize faktur přijatých.
Otázka: Dle jakých datumů se účtují jednotlivé doklady?
Odpověď: Účetní záznamy daného dokladu se vysílají do účetnictví (do účetních žádostí/účetního deníku) s datem zaúčtování, které je u většiny prvotních dokladů viditelné na záložce Rozúčtování a je uživatelsky změnitelné (nicméně uživatel se tím nemusí zabývat, pokud nechce). Předvyplňuje se podle toho, o jaký doklad se jedná, zda je uživatel plátce či neplátce DPH atd. Podrobněji viz Předvyplňování datumů. Toto datum může účetní ještě přímo v účetnictví (v účetních žádostech/účetním deníku) změnit dle potřeby. Datum, s kterým byl daný účetní zápis daného dokladu opravdu zaúčtován, je viditelné mj. na záložce Zaúčtování daného dokladu. Do položky Datum zaúčtování na subzáložku Rozúčtování se však tato změna již nepromítne (položku je třeba chápat jako položku pro předvyplnění datumu, se kterým bude daný doklad následně vyslán k zaúčtování do účetnictví).
Otázka: Může dojít k automatické změně typu obchodu v hlavičce dokladu?
Odpověď: Ano, může, viz Pravidla pro Typ obchodu - předvyplňování a možné opravy.
Otázka: Potřebuji zadat doklad do předchozího období. Doklad nechť přišel začátkem nového období (např. období 2021), ale je potřeba jej zaúčtovat do konce předchozího období. Jak to provést, aby bylo adekvátně možné zadat příslušné položky (Datum dokladu, Uplatnění odpočtu)?
Odpověď:

Aby bylo možné provést výše požadované, je třeba v agendě Firemní údaje, v záložce Parametry upravit nastavení minimálně těchto parametrů:

Po uzavření období je vhodné hodnoty parametrů vrátit do původního stavu.

Viz též Často kladené otázky, otázka Parametry ovlivňující validaci datumů na daňových dokladech.

Posouzení relevantnosti účtování daného účetního případu do jiného období je na odpovědnosti uživatele a aktuálně platné legislativě.
Otázka: Co dělat, když dosáhnu nesouladu salda Knihy faktur s účetním zůstatkem odpovídajícího účtu?
Odpověď:

Kontrola fakturace proti účetnictví je kromě samotných reportů možná i s pomocí agendy Saldokonto - účetní deník souvztažně podle párovacích znaků.

Ve výukovém videu se dozvíte, jaký postup lze zvolit, včetně tipů na hledání v účetním deníku:

Video je součástí celého kurzu Fakturace pro pokročilé v ABRA Academy. Přihlásit se na tento bezplatný kurz a podívat se na všechna videa můžete zde.