Jak zefektivnit práci se skladovými doklady v ABRA Gen

Chtěli byste pracovat ve skladu efektivněji? Lépe plánovat, sledovat stav jednotlivých položek i celého skladu a lépe řídit jeho chod? K dispozici je šikovný pomocník při organizaci a správě skladu: Procesní řízení na skladových dokladech. Umožňuje využívat různé procesní stavy skladových dokladů a definovat životní cyklus dokladu od přípravy po jeho vyřízení.

Zde si ukážeme na následujícím jednoduchém příkladu, jak procesní řízení nastavit, zapnout a následně použít. (V praxi bude nastavení i využití pravděpodobně komplexnější.)

Co chceme řešit: 

Chceme mít ve skladu zavedenou kontrolu kvality na příjmu, která má probíhat následovně: Skladník se dozví, že daný den má dorazit zboží, protože obchodník, který zboží objednal, předem vytvořil příjemku s dnešním datem a nastavil ji na stav Plánováno. Tato příjemka se sice ještě nemá promítat do stavu skladu, ale už má fungovat jako informace pro skladníka, kolik místa má pro dnešní zásilku na skladu připravit. Když zboží přivezou, skladník jej přepočítá a případně příjemku upraví podle skutečně převzatých skladových položek a skutečného množství. Příjemku pak nastaví na stav Ke kontrole a dodávku zkontroluje (další stav založený na systémovém stavu V přípravě). Kontrolor kvality uvidí, že má ve skladu zásilku ke zkontrolování, provede kontrolu a změní stav příjemky z Naskladnit na Vyřízeno. Dokud je zboží s příjemkou ve stavu Ke kontrole, není ještě k dispozici pro výrobu nebo prodej, ale už se o něm ví a dá se s ním plánovat. V okamžiku přepnutí na stav Vyřízeno je zboží naskladněno a je plně dostupné.

Příprava

Pokud bychom chtěli nastavit ABRA Gen pro takovou situaci, budeme postupovat následovně:

1a. Doplnění potřebných stavů

Připravíme si procesní stavy. Systémové názvy jsou Plánováno, V přípravě, Vyřízeno a Storno, ale tyto názvy nám nemusejí vyhovovat. Pro naši kontrolu příjemek se nám bude hodit mít procesní stavy takto: Plánováno, Ke kontrole a Vyřízeno. Stav Plánováno je systémový. Stav Ke kontrole bude založen na systémovém stavu V přípravě, aby se množství na příjemce zatím nepočítalo do celkového množství na skladě – doklad ještě nebyl vyřízen a není ještě platný. Vyřízeno je stejný stav jako u příjemek bez použití procesního řízení, tj. bude to znamenat, že se o dané zboží zvýšil stav na skladu.

Otevřeme si agendu Procesní stavy. Vidíme, že pro skladové doklady jsou zde připraveny čtyři základní procesní stavy:

My z nich využijeme bez úprav dva. Potřebujeme tedy ještě jeden. Po stisku tlačítka Nový zadáme nový stav následovně a uložíme tlačítkem Uložit:

Založení nového stavu Ke kontrole, který vychází ze systémového stavu V přípravě

1b. Nastavení přechodu mezi stavy

Máme přichystané stavy pro naše příjemky, ale abychom je mohli použít, musíme ještě nastavit přechody mezi nimi. Doklad se do procesního stavu musí nějak dostat a my mu teď přichystáme cestu.

Otevřeme si agendu Přechody mezi procesními stavy. Ta je zatím prázdná. Chceme, aby příjemka po vytvoření měla stav Plánováno, pak přešla do stavu Ke kontrole a pak skončila ve stavu Vyřízeno.

Stiskneme tlačítko Nový. V položce Třída vybereme Příjemka. Položku Z uživatelského stavu necháme prázdnou, protože teď vytváříme první stav dokladu.V položce Na uživatelský stav vybereme stav Plánováno a uložíme. Tento stav dostane příjemka hned po vytvoření.

Díky tomuto nastavení dostane příjemka po svém vzniku stav Plánováno

Podobně uděláme následující přechod, ale tentokrát vybereme do položky Z uživatelského stavu hodnoty Ke kontrole. Do položky Na uživatelský stav vybereme Vyřízeno.

Máme tedy pro příjemku nastaveny tyto přechody:

Díky tomuto nastavení dostane příjemka po svém vzniku stav Plánováno

2. Zapnutí procesního řízení

K zahájení využívání procesního řízení na příjemkách už zbývá jen jeden krok – zapnout procesní řízení.

Otevřeme si agendu Firemní údaje. Najdeme volbu Používat procesní řízení na skladových dokladech.Viz záložka Parametry → kategorie Procesní řízení. Vyvoláme funkci Opravit, nastavíme volbu na hodnotu Ano a uložíme:

Pak vypneme a znovu zapneme systém ABRA Gen.

Od této chvíle se příjemky tvoří ve stavu Plánováno. Mohou být přepnuty na Ke kontrole, Vydáváno a finalizovány přepnutím na Vyřízeno. Ostatních dokladů se naše úpravy nedotkly – jsou tvořeny jako vyřízené, tím platí okamžitě a chovají se tedy jako bez procesního řízení.

Jestliže používáte sériová čísla nebo šarže alespoň na jedné kartě, ověřte, že jsou zcela zadána v agendě Skladové pohyby a případně je do dokladu doplňte.