Často kladené otázky k fakturaci

V sekci kapitol FAQ naleznete buď odpovědi na často kladené otázky, nebo nejrůznější tipy a triky, jak řešit v systému ABRA Gen nejrůznější problémy. Vzhledem k tomu, že problematika může být obsáhlejší, jsou u jednotlivých odpovědí často odkazy do dalších oddílů on-line dokumentace.

Témata otázek:

FAQ

Otázka: Potřebovali bychom objasnit, jak je to s předvyplňováním různých druhů slev a způsobu úhrady na dokladu - všimli jsme si, že se obsah těchto položek automaticky mění v reakci na změny některých jiných položek.
Odpověď:

Související chování (pravidla předvyplňování) bylo mírně upraveno ve verzi 20.1. V tomto FAQ popíšeme, co se stane, pokud:

Při předvyplňování způsobu úhrady a různých druhů slev na dokladu se zohledňují různá nastavení. Především se zohledňují nastavení u firmy zadané v položce Firma na daném dokladu. Viz Adresář firem → záložka Další údaje → položky Způsob úhrady a Předvyplňovat typ slevy. Dále se zohledňují výchozí hodnoty dle nastavení firemních údajů. Viz agenda Firemní údaje → záložka Předvyplnění a záložka Parametry → kategorie Slevy a prodejní ceny. Zda se jedná o hotovostní či bezhotovostní platbu a který parametr se použije, je dáno zvoleným resp. předvyplněným způsobem úhrady. Viz agenda Způsoby úhrady → položka Typ platby. Předvyplněné hodnoty se mohou s ohledem na nastavení změnit při změně položek Firma či Způsob úhrady na daném dokladu.

Změna způsobu úhrady ani změna firmy nezpůsobí změnu nastavení slev, pokud doklad podléhá zmražení slev (je na něm zatržena volba Neaktualizovat slevy).

Položka Předvyplňovat typ slevy ve vlastnostech firmy je zatržena?

Typ platby příslušící ke způsobu úhrady na dokladu se liší od typu platby příslušícího ke způsobu úhrady ve vlastnostech firmy?

(Odlišností se zde rozumí, že jeden typ je hotovostní a druhý bezhotovostní, nemusí se jednat o identické typy.)

Změníme-li na dokladu nastavení položky Způsob úhrady, nastavení položek Dealerské slevy a Kusové slevy na dokladu:
ano nezáleží Nezmění se.
ne ano

Převezme se z nastavení položek Dealerská sleva a Kusová sleva v agendě Firemní údaje.

(Případně Při prodeji v hotovosti - Dealerská sleva a Při prodeji v hotovosti - Kusová sleva - pokud je nově zvolený způsob úhrady hotovostním typem platby.)
ne ne Nezmění se.
Ve vlastnostech firmy je vyplněn způsob úhrady?

Změníme-li firmu na existujícím dokladu, Způsob úhrady na tomto dokladu:

ano Převezme se z nastavení výchozího způsobu úhrady ve vlastnostech nově vybrané firmy.
ne Nezmění se.
Položka Předvyplňovat typ slevy ve vlastnostech firmy je zatržena?

Změníme-li firmu na existujícím dokladu, nastavení položek Dealerské slevy a Kusové slevy na dokladu:
ano

Převezme se z nastavení položek Dealerské slevy a Kusové slevy ve vlastnostech nově vybrané firmy.
ne

Převezme se z nastavení položek Dealerská sleva a Kusová sleva v agendě Firemní údaje.

(Případně Při prodeji v hotovosti - Dealerská sleva a Při prodeji v hotovosti - Kusová sleva - pokud je na dokladu nastavený způsob úhrady hotovostním typem platby.)
V agendě Firemní údaje je vyplněna Firma pro předvyplnění? Ve vlastnostech předvyplněné firmy je vyplněn způsob úhrady? Položka Předvyplňovat typ slevy ve vlastnostech předvyplněné firmy je zatržena? Způsob úhrady se na nově vytvářeném dokladu předvyplní:

Položky Dealerské slevy a Kusové slevy se na nově vytvářeném dokladu předvyplní:
ne

–

 – Předvyplní se podle způsobu úhrady vyplněného na předchozím dokladu stejného typu.

Převezme se z nastavení položek Dealerská sleva a Kusová sleva v agendě Firemní údaje.
ano ne ne
ano ne ano Převezme se z nastavení položek Dealerské slevy a Kusové slevy ve vlastnostech firmy.
ano ano ne Převezme se z nastavení výchozího způsobu úhrady ve vlastnostech předvyplněné firmy. Převezme se z nastavení položek Dealerská sleva a Kusová sleva v agendě Firemní údaje.
ano

ano

 ano Převezme se z nastavení položek Dealerské slevy a Kusové slevy ve vlastnostech firmy.
Otázka: Při importu dodacího listu do zahraniční faktury se nepředvyplní položky související s výkazem ESL. Lze nějak nastavit jejich předvyplnění?
Odpověď:

Vystavujete-li zahraniční prodejní doklad s typem obchodu 2 - Do jiné země EU (plnění osvobozené nebo mimo DPH), jsou na řádcích dokladu k dispozici položky Do ESL a Kód ESL, jejichž správné vyplnění umožňuje sestavit hlášení ESL.

U skladových řádků lze zajistit, aby se položky související s hlášením ESL předvyplňovaly podle údajů zadaných v agendě Skladové typy. Je-li na řádku prodejního dokladu zvolena skladová karta, která má v položce Typ zadán skladový typ, pro který platí:

Otázka: Potřebujeme provést hromadné vyfakturování více dodacích listů ze skladu najednou příp. více objednávek, ale tak, aby se nejednalo o vystavení jedné faktury ke všem vybraným dodacím listům/objednávkám, ale potřebovali bychom naopak k označeným dodacím listům hromadně vytvořit faktury vydané 1:1, tedy např. k 50 dodacím listům 50 faktur. Lze toto v systému ABRA Gen nějak řešit?
Odpověď:

Řešení není standardní součástí systému ABRA Gen, nicméně systém takové řešení podporuje a umožňuje, pouze vyžaduje drobné implementační úpravy, typicky prováděné prostřednictvím nástrojů přizpůsobení (skriptování, definice uživatelských položek, formulářů, tiskových sestav,... aj. dle potřeby).

Je možné si takovou úpravu objednat na míru, nebo je v tomto případě možné využít stávajícího hotového řešení dodávaného ve formě katalogového doplňku. Pokud máte zájem o řešení dané problematiky či o podrobnější informace o něm, kontaktujte obchodní či servisní oddělení výrobce. Viz též další rozšiřující řešení.
Otázka: Je možné v systému řešit zádržné? Zádržné (neboli pozastávka či zadržovací právo) řešíme coby stavební firma. Před zahájením prací přijímáme od klienta zálohu, typicky ne větší než 10 % z ceny díla. Potom další platby musí odpovídat ceně dle soupisu provedených prací, před konečným proplacením je ale provedena pozastávka, typicky 10 % z ceny díla či nějaká dohodnutá absolutní částka, kterou klient doplatí po úspěšném kolaudačním řízení či po odstranění případných vad a nedodělků. Je tedy minimálně třeba, aby taková vystavená faktura nefigurovala v pohledávkách, ale částka odpovídající udanému zádržnému se přeúčtovala do ostatních závazků.
Odpověď:

Řešení není standardní součástí systému ABRA Gen, nicméně systém takové řešení podporuje a umožňuje, pouze vyžaduje drobné implementační úpravy, typicky prováděné prostřednictvím nástrojů přizpůsobení (skriptování, definice uživatelských položek, formulářů, tiskových sestav,... aj. dle potřeby).

Je možné si takovou úpravu objednat na míru nebo je v tomto případě možné využít stávajícího hotového řešení dodávaného ve formě katalogového doplňku. Pokud máte zájem o řešení dané problematiky či o podrobnější informace o něm, kontaktujte obchodní či servisní oddělení výrobce. Viz též další rozšiřující řešení.
Otázka: Kde vidím na upomínce či sankční faktuře, kolikátá je v pořadí kromě tisku upomínky resp. sankční faktury?
Odpověď: Lze použít např. panel definovatelných údajů detailu či seznamu a do něj si nechat zobrazovat pořadové číslo upomínky resp. sankční faktury zobrazovat(viz datový model a položky daných Business objektů), příp. si danou informaci "vytáhnout" do definovatelného sloupce v seznamu.
Otázka: Potřebuji vystavit dobropis k faktuře na prodej zboží, ale vracet se budou pouze peníze, nikoli zboží. Jenže mně se předvyplňuje jen skladový řádek z faktury a nevím, jak z něj vytvořit jen řádek s částkou, bez kusů?
Odpověď:

Jedná se o tzv. finanční dobropis, tedy pouze na vrácení peněz. A to vázaný finanční dobropis (vázaný k nějaké faktuře). Takový dobropis se netvoří změnou typu řádku ze skladového na neskladový, protože tato akce by pak vedla ke zkreslení informací o prodeji zboží, jelikož ty se čerpají výhradně ze skladových řádků.

V ABRA Gen se finanční dobropis vytvoří jednoduše tak, že se v položce počet zadá nulový vracený počet. V tom případě se pak nebude tvořit k danému řádku vratka do skladu. Tj.:

  • zadáme nulové množství (nic se nevrací)
  • zadáme nulovou jednotkovou cenu
  • do celkové ceny uvedeme částku, o kterou chceme cenu původního řádku snížit

Nelze mít na dobropisovaném řádku současně nulový počet a nulovou celkovou cenu, tedy je třeba zadat nenulovou celkovou cenu (její editaci je třeba si nejdříve zpřístupnit zadáním jednotkové ceny).

Kromě vázaného finančního dobropisu lze vystavit i tzv. volný finanční dobropis bez vazby na fakturu. Viz typy dobropisů.

Dále viz popis položek počet, jednotková a celková cena v Obsahu dobropisu faktury vydané , zejména popis Vázaný finanční dobropis a Volný finanční dobropis a dále popis Kdy se spolu s dobropisem tvoří vratka.
Otázka: Při uzávěrce fakturace se mi dodatečně vygenerovaly kurzové rozdíly ke starším dokladům, které nespadají do aktivního účetního období. Problém patrně nastává jen v novějších verzích ABRA Gen - dotčené doklady již byly v minulosti uzávěrkou fakturace zpracovány a žádné kurzové rozdíly se k nim nevygenerovaly. Vyrovnání jsme proto (v minulosti) provedli ručně a nově vygenerované kurzové rozdíly v aktivním období jsou nadbytečné. O co se jedná a jak situaci řešit?
Odpověď:

Ve verzích ABRA Gen z řad 21.0 a 21.1 bylo upraveno/optimalizováno vytváření kurzových rozdílů při zúčtování daňových zálohových listů a výsledné faktury v cizí měně.

Nový algoritmus může při uzávěrce fakturace v ABRA Gen verze 20.0.5 a vyšší způsobit dodatečné vygenerování kurzových rozdílů i ke starším dokladům, k nimž se v předchozích verzích ABRA Gen (na základě původního algoritmu) kurzové rozdíly nevytvářely. Tyto účetní případy však již mohou být vyrovnané a uzavřené (účetní takové případy mohl vyrovnat ručně interním dokladem) a kurzový rozdíl dodatečně vygenerovaný opraveným algoritmem může být nežádoucí.

Vygenerované kurzové rozdíly by nicméně měly být v systému ponechány, aby byly všechny účetní případy zúčtování záloh v cizí měně korektně (systémově) vyrovnány. Současně by ale neměly ovlivnit účtování již uzavřených účetních případů v minulých obdobích.

Doporučujeme je proto zaúčtovat způsobem, který neovlivní náklady a výnosy v aktivním účetním období (tj. např. použít účet 395/395).
Otázka: Potřebuji v systému ABRA Gen vystavit doklad typu vrubopis. Jak na to?
Odpověď:

Doklad typu vrubopis není v systému ABRA Gen podporován. Doporučujeme tedy udělat dobropis původní faktury a vystavit fakturu novou.

Pokud to z nějakého důvodu nemůžete takto provést, pak je možné vystavit nový doklad Faktura vydaná v plusové částce jako dodatečnou fakturu, která navyšuje hodnotu původního dokladu. Na novém dokladu je možné např. do položky Popis popsat návaznost na původní doklad.
Otázka: Máme zadaný doklad Zálohový list vydaný a potřebujeme ho stornovat. Jak máme postupovat?
Odpověď:

Tato situace má více řešení. Záleží na tom, zda už je zálohový list zaplacený, zda už byla provedena uzávěrka fakturace. Připravili jsme pro Vás podrobný návod Jak provést storno dokladu Zálohový list vydaný, kde rozebíráme všechny situace, ke kterým může dojít.
Otázka: Začínáme se systémem ABRA Gen. Chceme nyní vytvořit opravný daňový doklad, který snižuje původní plnění. Původní daňový doklad máme ještě ve starém systému. Jak máme postupovat?
Odpověď:

Tuto situaci řeší volné dobropisy. Jedná se o takové dobropisy, které jsou vytvořené bez vazby na fakturu vydanou. Popis, jak s takovými doklady pracovat, najdete v návodu Jak na volné dobropisy.

Podívejte se, jak můžete vytvořit Dobropis faktury vydané bez vazby na fakturu vydanou.

Video je součástí celého kurzu Fakturace pro pokročilé v ABRA Academy. Přihlásit se na tento bezplatný kurz a podívat se na všechna videa můžete zde.
Otázka: Chceme našemu odběrateli nabídnout možnost skonta - tedy slevy při včasné úhradě. Jak na to?
Odpověď:

Systém ABRA Gen nabízí možnost vytvoření skonta. Podrobné informace najdete na stránce Skonta při včasné úhradě.

Celý postup, jak zadat fakturu se skontem, včetně nastavení všech funkcí najdete ve výukovém videu:

Video je součástí celého kurzu Fakturace pro pokročilé v ABRA Academy. Přihlásit se na tento bezplatný kurz a podívat se na všechna videa můžete zde.
Otázka: Máme doklad, který byl téměř zcela uhrazen. Potřebujeme tedy vytvořit haléřové vyrovnání. Jak na to?
Odpověď:

Existují dva způsoby, jak vytvořit haléřové vyrovnání. Jeden z nich je ruční vytvoření haléřového vyrovnání. Na záložce Platby konkrétního dokladu přes tlačítko Nový vytvoříme novou platbu pomocí dokladu Ostatní příjem nebo Ostatní výdej.

Druhým způsobem je dorovnání plateb. Podrobné informace k oběma způsobům najdete v sekci Dorovnávání plateb na stránce Typy plateb - typy platících dokladů, příjmové/výdajové doklady, znaménka +/-, dorovnávání plateb.

Celý postup vytvoření haléřového vyrovnání oběma výše uvedenými způsoby, včetně nastavení všech funkcí najdete ve výukovém videu:

Video je součástí celého kurzu Fakturace pro pokročilé v ABRA Academy. Přihlásit se na tento bezplatný kurz a podívat se na všechna videa můžete zde.
Otázka: Máme doklad, který bychom chtěli časově rozlišit. Jak na to?
Odpověď:

Pro vytvoření časového rozlišení je potřeba označit příslušný doklad a poté kliknout vpravo na panelu na funkční tlačítko "Časové rozlišení".

Podrobné informace najdete na stránce Časové rozlišení.

Celý postup vytvoření časového rozlišení, a to včetně nastavení všech funkcí, najdete ve výukovém videu:

Video je součástí celého kurzu Fakturace pro pokročilé v ABRA Academy. Přihlásit se na tento bezplatný kurz a podívat se na všechna videa můžete zde.
Otázka: Máme doklad v cizí měně. Došlo k úhradě tohoto dokladu. Jak k němu nyní vytvořím kurzový rozdíl?
Odpověď:

Pro vytvoření kurzového rozdílu je potřeba označit příslušné doklady a poté kliknout vpravo na panelu na funkční tlačítko "Kurzové rozdíly".

Podrobnější postup naleznete v návodu Generování kurzových rozdílů k dokladům vystaveným v cizí měně.

Celý postup vytvoření kurzového rozdílu najdete ve výukovém videu:

Video je součástí celého kurzu Fakturace pro pokročilé v ABRA Academy. Přihlásit se na tento bezplatný kurz a podívat se na všechna videa můžete zde.
Otázka: Dostali jsme fakturu přijatou. Tato faktura je hrazena úvěrem. Jak zadat fakturu přijatou, jak ji uhradit a jak zadat předpisy splátek úvěru?
Odpověď:

Fakturu přijatou zadáme a zaúčtujeme standardně. Úhradu faktury provedeme pomocí dokladu Ostatní výdaj na celou částku. Následně vytvoříme předpisy splátek pomocí vystavení dokladů Ostatní výdaj. Těchto dokladů vystavíme tolik, kolik bude splátek. Do dokladu můžeme zadat nejen samotný předpis úhrady splátky, ale i poplatky a úroky. Předpis následně uhradíme například pomocí bankovního výpisu.

Celý postup zadání faktury, její úhrady a tvorby předpisu splátek najdete ve výukovém videu:

Video je součástí celého kurzu Fakturace pro pokročilé v ABRA Academy. Přihlásit se na tento bezplatný kurz a podívat se na všechna videa můžete zde.
Otázka: Dostali jsme fakturu přijatou za opravu automobilu. Tuto fakturu částeně hradí pojišťovna v rámci pojistného plnění. Jak zadat fakturu a jak ji uhradit?
Odpověď:

Fakturu přijatou zadáme a zaúčtujeme standardně. Předpis náhrady od pojišťovny zadáme jako doklad Ostatní výdaj, který částečně uhradí doklad Faktura přijatá. Druhou možností zadání náhrady od pojišťovny je zadání dokladu Ostatní příjem. V tomto případě je pak nutné vytvořit vzájemný zápočet mezi fakturou přijatou a ostatním příjmovým dokladem.

Ve výukovém videu se podívejte, jaký je přesný postup zadání ostatního příjmového dokladu a vytvoření vzájemného zápočtu:

Video je součástí celého kurzu Fakturace pro pokročilé v ABRA Academy. Přihlásit se na tento bezplatný kurz a podívat se na všechna videa můžete zde.
Otázka: Potřebuji odepsat nedobytnou pohledávku. Jak na to?
Odpověď:

Zatímco vytvořením opravné položky pouze dočasně snižujeme hodnotu pohledávky, odpisem pohledávky řešíme její úhradu a celkovou likvidaci. V tomto případě tedy využijeme doklad Ostatní příjem. Takový doklad pak může tuto pohledávku (např. doklad Faktura vydaná) zaplatit.

Podrobnější postup naleznete v návodu Jak na opravné položky k pohledávkám a odpis nedobytné pohledávky.

Ve výukovém videu se podívejte, jaký je správný postup odepsání nedobytné pohledávky:

Video je součástí celého kurzu Fakturace pro pokročilé v ABRA Academy. Přihlásit se na tento bezplatný kurz a podívat se na všechna videa můžete zde.
Otázka: Potřebuji vytvořit opravnou položku k pohledávkám. Jak na to?
Odpověď:

Opravné položky k pohledávce budeme tvořit pomocí dokladu Interní doklad.

Podrobnější postup naleznete v návodu Jak na opravné položky k pohledávkám a odpis nedobytné pohledávky.

Ve výukovém videu se podívejte, jaký je správný postup vytvoření opravné položky:

Video je součástí celého kurzu Fakturace pro pokročilé v ABRA Academy. Přihlásit se na tento bezplatný kurz a podívat se na všechna videa můžete zde.
Otázka: Jak lze omezit doklady podle datumu zaplacení?
Odpověď: V agendách Faktury vydané a Zálohové listy vydané je v záložce Omezení pole v názvem Datum platby. Zde můžeme určit buď přesné datum platby nebo pomocí symbolu tří teček lze vybrat např aktuální týden, aktuální měsíc atd. v závislosti na činnosti pro kterou doklady potřebujeme omezit.Omezení si lze následně uložit pro opakované použití.
Otázka: Zajímá mne přehled o vzájemném vyrovnání s mými dodavateli a odběrateli. Jak jej pořídit?
Odpověď:

Otevřete si agendu Reporty prodeje a zde vyberte report Faktury vydané – zpětně k datu zaúčtování.

Jako Omezení zadejte:
Datum vystavení dokladu = do 31. 12. 2022
Stav zaplacení = Zaplacené přesně a také zaškrtněte políčko Inverze výběru

Dále vyberte funkci Tisknout report a v následném menu zvolte Odsouhlasení pohledávek.

Navíc, pokud tuto definici tiskové sestavy uložíte do souboru, bude možné ji načíst a použít v Knize faktur přijatých.
Otázka: Dle jakých datumů se účtují jednotlivé doklady?
Odpověď: Účetní záznamy daného dokladu se vysílají do účetnictví (do účetních žádostí/účetního deníku) s datem zaúčtování, které je u většiny prvotních dokladů viditelné na záložce Rozúčtování a je uživatelsky změnitelné (nicméně uživatel se tím nemusí zabývat, pokud nechce). Předvyplňuje se podle toho, o jaký doklad se jedná, zda je uživatel plátce či neplátce DPH atd. Podrobněji viz Předvyplňování datumů. Toto datum může účetní ještě přímo v účetnictví (v účetních žádostech/účetním deníku) změnit dle potřeby. Datum, s kterým byl daný účetní zápis daného dokladu opravdu zaúčtován, je viditelné mj. na záložce Zaúčtování daného dokladu. Do položky Datum zaúčtování na subzáložku Rozúčtování se však tato změna již nepromítne (položku je třeba chápat jako položku pro předvyplnění datumu, se kterým bude daný doklad následně vyslán k zaúčtování do účetnictví).
Otázka: Může dojít k automatické změně typu obchodu v hlavičce dokladu?
Odpověď: Ano, může, viz Pravidla pro Typ obchodu - předvyplňování a možné opravy.
Otázka: Potřebuji zadat doklad do předchozího období. Doklad nechť přišel začátkem nového období (např. období 2021), ale je potřeba jej zaúčtovat do konce předchozího období. Jak to provést, aby bylo adekvátně možné zadat příslušné položky (Datum dokladu, Uplatnění odpočtu)?
Odpověď:

Aby bylo možné provést výše požadované, je třeba v agendě Firemní údaje, v záložce Parametry upravit nastavení minimálně těchto parametrů:

Po uzavření období je vhodné hodnoty parametrů vrátit do původního stavu.

Viz též Často kladené otázky, otázka Parametry ovlivňující validaci datumů na daňových dokladech.

Posouzení relevantnosti účtování daného účetního případu do jiného období je na odpovědnosti uživatele a aktuálně platné legislativě.
Otázka: Co dělat, když dosáhnu nesouladu salda Knihy faktur s účetním zůstatkem odpovídajícího účtu?
Odpověď:

Kontrola fakturace proti účetnictví je kromě samotných reportů možná i s pomocí agendy Saldokonto - účetní deník souvztažně podle párovacích znaků.

Ve výukovém videu se dozvíte, jaký postup lze zvolit, včetně tipů na hledání v účetním deníku:

Video je součástí celého kurzu Fakturace pro pokročilé v ABRA Academy. Přihlásit se na tento bezplatný kurz a podívat se na všechna videa můžete zde.