Stravní jednotky - obecně

Obsah kapitoly:

Stravní jednotka (SJ) je souhrn statistických údajů o odběru stravy skupinou strávníků. Sledují se v agendě Stravní jednotky. Jedná se o statistickou agendu pro stravovací provozy, které musejí vycházet s předem daným rozpočtem. Typicky ty, které poskytují služby hromadného stravování - jídelny (školní, závodní, nemocniční aj.), restaurace poskytující stravování pro firmy, zájezdy, vlastní zaměstnance a jiné skupiny. Pomáhá stravovacím provozům jednoduše plánovat náklady na přípravu pokrmů pro daný počet strávníků v definovaném časovém úseku - včetně průběžné kontroly reálného stavu a následného zpětného kontrolního přehledu. Porovnává plánované náklady na stravování skupin strávníků s náklady skutečnými. Nejmenším časovým úsekem, za který se porovnání provádí, je 1 den. Jedná se o nadstavbu agend gastrovýroby, která sama tyto agendy nijak neovlivňuje. Hlavní sledovanou hodnotou je rozdíl mezi plánovanými a skutečnými náklady. Dále jsou k dispozici zobrazení statistických údajů za různá časová období (rozdíly denní, od začátku týdne, měsíce, roku apod.).

Ukázka tabulky srovnání plánovaných a skutečných nákladů při přípravě v gastronomickém provozu

Další použité pojmy:

  • Skupina strávníků je skupina odběratelů stravy. Je jednoznačně identifikována trojicí údajů "Zakázka + Obchodní případ + Projekt" (dále jen Z+OP+P). Jedná se tedy o jednu z možností využití zakázek, obchodních případů a projektů v systému ABRA Gen.

    Skupiny strávníků (např. pro hotelovou restauraci): vlastní zaměstnanci, běžní hoteloví hosté s polopenzí, hoteloví hosté "VIP" s plnou penzí apod. Pro jednoznačnou identifikaci jednotlivých stravních jednotek je možno např. založit např. Zakázky "Zaměstnanci", "Polopenze" a "VIP". Skupinu strávníků – vlastních zaměstnanců pak identifikuje příslušná trojice údajů zakázka + prázdný obch. případ + prázdný projekt. Pro ostatní skupiny pak platí obdobně.

  • Dílčí stravní jednotka je podrobnější dělení stravní jednotky v rámci jednoho dne. Každá dílčí SJ má svůj popis a jednotkovou nákladovou cenu. Ke každé zvlášť lze zadat počet strávníků.

    Dílčí stravní jednotky:

    1) Polopenze - snídaně, Polopenze - večeře
    2) VIP - celodenní, VIP - jen oběd
    3) Pacienti snídaně, Pacienti obědy, Pacienti večeře

    Apod.

  • Plánované náklady jsou dány součinem počtu strávníků z jedné skupiny strávníků, kteří v daný den odebrali stravu, a plánované ceny stravy, stanovené pevně pro daný den a danou skupinu strávníků. Tyto údaje jsou zadávány v členění podle dílčích stravních jednotek. Celkové plánované náklady jsou pak součtem údajů ze všech dílčích stravních jednotek.
  • Skutečné náklady představují denní součty skladových cen z výdejových skladových dokladů, kterými byla strava vyskladněna daným skupinám strávníků. Kdy se náklady napočítávají, z kterých sklad. dokladů a jak, viz dále Výpočet nákladů.

  • Natížení stravní jednotky je vyskladnění stravy dané skupině strávníků. Provádí se vystavením příslušného sklad. dokladu na skladový pohyb s danou stravou, který má v řádcích zadánu odpovídající kombinaci Z+OP+P (čímž je provedeno přiřazení vydané stravy odpovídající skupině strávníků), a který datem vystavení odpovídá sledované stravní jednotce SJ. Takový doklad (přesněji odpovídající řádky z něj) tedy "natěžuje" danou SJ a z takového dokladu (dokladů) se napočítávají skutečné náklady, více viz dále Výpočet nákladů. Principielně se tedy SJ natíží (naplní) náklady na stravu dodanou strávníkům, evidenčně ji natíží (nákladová) hodnota příslušných dokladů.

    Pracovní postupy - plnění (natěžování) SJ:

    Toto natížení SJ (zadáním příslušných sklad. dokladů, z nichž se budou počítat náklady, s kombinací Z+OP+P) může být v systému provedeno různým způsobem:

    • ruční editací DL - (okrajově)

      • běžným vystavením DL v agendě dodacích listů resp. VR k němu v agendě Vratek s ručním zadáním Z+OP+P

    • exportem/importem dokladů - (doporučeno)

    • markováním na kase - (též doporučeno)

      • markuje se jako běžná účtenka, ale zadává se skupina strávníků Z+OP+P. To lze nejlépe tak, že číšníci markují na speciální prodejní místa, která budou pro tento účel zavedena v seznamu prodejních míst daného Provozu a mají nastavenu trojkombinaci Z-OP-P pro předvyplňování pro dané účtenky a tudíž následné SJ. Nicméně Z+OP+P lze zadávat i ručně.

      • Kombinace Z+OP+P se přenese z prodejního místa na vystavenou Účtenku (UC) a bon k ní, uzávěrkou bonů se přenese na VLG (v tomto případě se nebere z nastavení Gastrovýroby), změnou stavu VLG na Dokončeno se přenese údaj z hlavičky VLG na doklady VMV a PHV generované k VLG (nejsou-li tytéž údaje zadané v řádcích VLG, viz dále Předvolby pro výrobní doklady v hlavičce VLG), a je-li DL vytvořen podle PHV nebo VLG, přenese se Z+OP+P až na DL. DL může být případně vytvořen až uzávěrkou prodeje k daným účtenkám (pokud nebyl nastaven on-line odpis na skladu nebo nebylo možné ze skladu odepsat (jelikož např. vyrábíte až dodatečně, po prodeji)).

        Následná uzávěrka bonů umožní zpracovat zvlášť bony pro jednotlivé skupiny strávníků (Z+OP+P), a tím operativními úpravami ve VLG dosáhnout různých nákladů na tentýž výrobek pro různé skupiny strávníků bez nutnosti zavádět a markovat různé (ale pouze v detailech se lišící) normy pro každou skupinu.

        Příklad 1: Stravovací provoz sleduje náklady na stravování zaměstnanců a hotelových hostů. Obě skupiny mají na daný den k obědu stejné menu, definované konkrétní normou, hotelovým hostům se ale přilepšuje porcí ovoce. Obsluha může markovat jen dané menu M na účty obou skupin. Při zpracování uzávěrky bonů se zvlášť zpracují bony zaměstnanců, z nichž se vytvoří a zpracuje VLG, podle nějž nebo podle jehož PHV se vytvoří DL pro danou stravní jednotku. Dále se vyberou bony hostů a ve vygenerovaném VLG se k surovinám přidá ovoce. VMV příp. DL vystavený podle VLG či jeho PHV již budou obsahovat vyšší výslednou cenu menu M a SJ hostů bude zatížena vyšší cenou.

        Příklad 2: Řízek pro zaměstnance bude mít menší gramáž (a bude levnější) než pro VIP hosty.

      Záleží na tom, jak funguje váš provoz (zda vaříte předem a poté vystavujete doklady, nebo naopak, doklady na vydaná jídla vystavujete v agendách nebo vydaná jídla markuje obsluha na kase nebo kombinace předchozího) a jak si nastavíte, z jakých dokladů se mají přednostně načítat náklady na SJ (viz dále Výpočet nákladů).

      Samozřejmě je vhodné zvolit takový postup, abyste na zadávání správné kombinace museli co nejméně myslet a co nejvíce se předvyplňovala automaticky (např. právě volbou prodejního místa při výdeji stravy určité skupině strávníků).

      Je-li DL vytvářen až uzávěrkou prodeje, údaje o Z+OP+P se přenášejí přednostně z účtenky (kde mohou být předvyplněny z definice prodejních míst daného Provozu příp. zadány ručně, viz volba Doplňkové informace v servisním menu kasy restauračního prodeje), ale jsou-li na ní některé nevyplněny, doplní se z nastavení pokladního místa (viz Pokladní místa/Předvolby). Pokud tedy používáte stravní jednotky a počítáte, že by některý údaj v kombinaci Z+OP+P nebyl zadáván (což lze, viz dále), pak je třeba k tomu přihlédnout - pak doporučujeme si údaje Z+OP+P pro předvyplňování v definici pokladních míst nezadávat.

      V takovýchto provozech většinou budete potřebovat markovat stravu, která byla zaplacena předem (např. host zaplatil plnou penzi) a na kase tedy již nic platit nemá. Jak toto realizovat, viz prodej za nulovou cenu.

    Proč není pro skupinu strávníků resp. identifikaci stravní jednotky použita také položka Středisko? Tato varianta není podporována z praktických důvodů - jak bylo řečeno výše, vytváření DL pro SJ se předpokládá (doporučuje) především prostřednictvím markování na kase - číšníci markují na speciální prodejní místa, která jsou pro tento účel zavedena v seznamu prodejních míst daného Provozu a mají nastavenu trojkombinaci Z-OP-P pro předvyplňování pro dané SJ - není zde možnost volit středisko (to se zadává společné pro Provoz). Z toho důvodu se jevilo zavedení Střediska jako dalšího identifikačního znaku nadbytečné. Dalším důvodem je zbytečná překombinace jinak vcelku jednoduché úlohy.

Aby SJ zobrazovala potřebné přehledy (plánované a skutečné náklady), musí na ní být tyto skutečné náklady napočteny. To se provádí funkcí Náklady. Funkce dohledá doklady, které podle dále popsaných kritérií patří dané stravní jednotce a z aktuálních cen na dokladech vyčíslí náklady. Tyto náklady se načítají ze skladových cen řádků skladových dokladů:

Pro výběr řádků z dokladů DL, VR resp. VMV pro sumarizaci do Stravních jednotek platí:

  • SJ je jednoznačně identifikována datem a skupinou strávníků, tj. trojicí údajů "Zakázka + Obchodní případ + Projekt" (dále jen kombinace "datum+Z+OP+P"). Náklady do dané SJ se vyčíslí z řádků dokladů, které této kombinaci vyhovují. Tj. mají datum vystavení sklad. dokladu shodné s datem SJ a v řádku mají odpovídající Z+OP+P.

    Datem vystavení sklad. dokladu se nemyslí den, kdy byl doklad fyzicky skutečně vystaven, ale datum, které je na sklad. dokladu uvedeno jako "Datum vystavení", viz položka Datum v hlavičce příslušného skladového dokladu.

    Výše uvedené platí i pro vratky (VR). Tzn., že VR se promítnou k té SJ, která má odpovídající "datum+Z+OP+P" bez ohledu na to, do jaké SJ se promítl DL, k němuž daná VR patří.

    Výše uvedené není nikterak na závadu, naopak rozšiřuje možnosti natěžování SJ (promítnutí VR do jiné SJ, než do které se promítl DL). Pokud by vám to tak nevyhovovalo, je možné VR při jejím vystavení "antidatovat", tj. vystavit do téhož dne, jako byl DL. Navíc v praxi se většinou případná oprava řeší spíše rovnou změnou původního DL. Kromě toho se v praxi většinou až tak moc nesleduje jednodenní plnění SJ, ale spíše týdenní nebo dekádní nebo ještě spíše měsíční výsledky – pro DL a jejich opravy je tedy důležité, aby se vešly do společného měsíce. Dokonce se to v některých případech dělá i tak, že si pracovníci k evidenci sednou 1x za týden, neřeší datum a vystaví všechny doklady a skutečné počty strávníků do jednoho dne. Tím mají týdenní, resp. měsíční statistiku v pořádku. Nevýhodou v takovém případě je hledání případných chyb, ale v menších provozech to tak vyhovuje.

  • Je-li v SJ některý klíčový údaj z trojice Z+OP+P nevyplněn, řádek se ze sklad. dokladu akceptuje bez ohledu na tento údaj. Aby se nestalo, že se do některé SJ napočtou všechny DL, když nebude zadán ani jeden z klíčových údajů, je třeba povinně vyplnit v identifikaci na hlavičce SJ alespoň jeden z nich. Zároveň při ponechání prázdných všech tří identifikačních údajů SJ jsou při výpočtu nákladů z DL všechny jejich řádky ignorovány (tj. "napočtou" se nulové náklady).

    • zadání v SJ: Zakázka='Služby', Obch. případ=nevyplněný, Projekt=nevyplněný
    • pro danou SJ se do nákladů napočítají řádky příslušných sklad. dokladů s údajem Zakázka='Služby' a s libovolným obsahem údajů Obch. případ a Projekt

  • Doklady, z nichž jsou aktuálně náklady dané SJ napočteny, jsou zobrazeny v záložce X-vazby dané SJ.

  • Pomocí parametru Pokud je to možné, čerpat přednostně z dokladů VMV v agendě Nastavení gastrovýroby lze ovlivnit, zda se náklady na danou SJ mají počítat jen z DL, nebo přednostně z VMV, je-li to možné:

    • Je-li parametr nastaven na Ne (volba nezatržena):

      • přičítají se náklady:

        • z řádků s příslušnou kombinací Z+OP+P z dokladů Dodací listy (DL) za daný den

      • odečítají se náklady:

        • z řádků s příslušnou kombinací Z+OP+P z dokladů Vratky dodacích listů (VR) za daný den

          Přitom už se nehledí na to, do jaké SJ byl promítnut DL, k němuž VR patří.

    • Je-li parametr nastaven na Ano (volba zatržena), náklady na SJ se počítají takto:

      • přičítají se náklady:

        • z řádků s příslušnou kombinací Z+OP+P z dokladů Výdeje materiálu do výroby (VMV) za daný den

        • z řádků s příslušnou kombinací Z+OP+P z dokladů Dodací listy (DL) za daný den, které nemají X-vazbu na Výrobní list (VLG) ani na doklad Příjem hotových výrobků (PHV)
          (tj. ze součtu se vylučují DL, které vznikly importem z VLG nebo PHV, případně které byly exportovány do VLG a jejichž náklady se tedy do SJ nasčítají prostřednictvím dokladů VMV).

          Přitom už se nehledí na to, jestli daný VLG resp. PHV patří k VMV, které natěžují aktuální SJ či nikoli, jelikož je to zbytečné (při správném zadávání by taková kombinace neměla nastávat a při případném ručním zadávání DL či opravách dokladů je třeba k tomu přihlédnout). Viz dále Příklad 3.

      • odečítají se náklady:

    Výsledky sumarizace do SJ pro uvedené možnosti. Vytvoříme VLG na totéž jídlo gulášovou polévku (podle stejné výchozí normy) s tím, že jedno bude určeno vlastním zaměstnancům (za levnější cenu s tím, že bude obsahovat méně masa) a druhé bude určeno hostům (za dražší prodejní cenu s vyšším obsahem masa).

    Vstupní podmínky - nechť existují normy z demodat:
    - v obsahu VLG nechť je uveden 2x výrobek G101-Gul. polévka, v obou případech 1 porce
    - zajistíme, aby na skladu surovin, z něhož bude náš VLG čerpat, byly u jednotlivých surovin známy ceny (tj. zadáme příjemku s cenami na příslušné suroviny - sklad. uzávěrka není nutná, použijí se předběžné skladové ceny, což v tomto případě bude poslední pořizovací cena promítnutá na dílčí skladové karty z dané příjemky)

    - v 1. řádku VLG nechť je zakázka "Hosté"
    - v 2. řádku VLG nechť je zakázka "Zamci"
    - ve Stromu VLG změníme množství suroviny "G03021-Hovězí zadní" ve výrobku na 1. řádku (pro zakázku Hosté) - zvýšíme množství
    - nechť ceny výrobků v Obsahu VLG jsou spočteny (v tomto případě z posledních pořizovacích cen jednotlivých surovin) např. takto:
    --- PHV - 1. ř...Gul. polévka.... Hosté ... X = 27,70 Kč
    --- PHV - 2. ř...Gul. polévka... Zaměstnanci ... 17,70 Kč (přitom 17,70 Kč je vlastně cena z norem, jelikož normu jsme neměnili).

    VLG převedeme do stavu Dokončeno, čímž vzniknou doklady VMV na výdej surovin a PHV na příjem hotových jídel.
    - PHV má dva řádky např. takto:
    --- PHV - 1. ř...Gul. polévka.... Zaměstnanci ... 17,70 Kč
    --- PHV - 2. ř...Gul. polévka... Hosté ... 27,70 Kč

    V tomto případě se z PHP zapsala na dílčí sklad. kartu Gul. polévka poslední pořizovací cena 17,70 Kč.

    - jídla vydáme ze skladu, tj. výrobky z VLG vyexportujeme do DL-1 (např. funkcí Vytvořit DL z agendy Výrobní listy)
    - v agendě Stravní jednotky založíme 2 SJ k témuž datu jako mají doklady DL-1, VMV, PHV - jedna na zakázku Hosté a druhá na Zaměstnance

    Provedeme sumarizaci nákladů SJ funkcí Náklady:

    a) nechť je nastaveno počítat náklady přednostně z DL:
    - obě SJ vypočtou stejné skutečné náklady - v našem příkladu 17,70 Kč (bez uzávěrky skladu je totiž použita poslední pořizovací cena z dílčí karty vyskladněných jídel (tj. Gul.polévka), která platila v okamžiku vytváření DL). Po uzávěrce bude použita průměrná skladová cena platná po posledním příjmu daného výrobku, tj. vypočtená oceněním DL). V záložce X-vazby obou SJ bude uveden DL-1.

    b) nechť je nastaveno počítat náklady přednostně z VMV:
    - skut.náklady v SJ "Hosté" = X = 27,70 Kč
    - skut.náklady v SJ "Zaměstnanci" = Y = 17,70 Kč

    V tomto případě se náklady na vyskladněné jídlo (dvě gul. polévky) napočetly z použitých surovin, tj. z posledních pořizovacích cen dílčích karet surovin (tedy stejně, jako byly na VLG). Ceny vytvořeného DL se již do nákladů SJ nezapočítaly. V záložce X-vazby obou SJ bude uveden VMV. Doklad DL-1 tam uveden nebude.

    Výsledky sumarizace do SJ pro uvedené možnosti, pokud krom zadání v Příkladu 1 ještě vyskladníme (mimo normy a mimo gastrovýrobu) vydané ovoce. Např. na ně jen vystavíme DL-2, kde zadáme zakázku Hosté nebo ovoce vydáme přes kasu na prodejní místo s adekvátně zadanou zakázkou a následně provedeme uzávěrku prodeje, která daný DL vytvoří. Poslední pořizovací cena z dílčí karty ovoce nechť je např. 5 Kč.

    Provedeme sumarizaci nákladů SJ funkcí Náklady:

    a) nechť je nastaveno počítat náklady přednostně z DL:
    - skut.náklady v SJ "Hosté" = 22,70 Kč (17,70+5) ..... V záložce X-vazby budou uvedeny doklady: DL-1 a DL-2.
    - skut.náklady v SJ "Zaměstnanci" = 17,70 Kč                  ..... V záložce X-vazby budou uvedeny doklady: DL-1.

    b) nechť je nastaveno počítat náklady přednostně z VMV:
    - skut.náklady v SJ "Hosté" = 32,70 Kč (27,70+5) ..... V záložce X-vazby budou uvedeny doklady: VMV a DL-2.
    - skut.náklady v SJ "Zaměstnanci" = 17,70 Kč                  ..... V záložce X-vazby budou uvedeny doklady: VMV.

    V tomto případě se tedy do nákladů započetl DL-2. A to i v případě výpočtu přednostně z VMV, a to proto, že daný DL nebyl "prohnán" přes gastrovýrobu, nemá žádnou vazbu na PHV nebo VMV. Tudíž nelze místo něj napočíst ceny z VMV a je nutno započítat ceny přímo z daného DL-2.

    Z příkladů je zřejmé, že varianta z VMV je přesnější. Plyne to i z příkladu "Příklad neaktuálních cen na PHV a důsledek" uvedeného v popisu stanovení cen na PHV generovaném z gastrovýroby.

    Při výpočtu nákladů z VMV je třeba počítat s omezením - protože do nákladů nejsou započteny DL s vazbou na VLG či PHV (místo nich se započte daný VMV), nemůžou se jejich případné dodatečné ruční změny promítnout do stravních jednotek (jak je tomu při výpočtu nákladů přednostně z DL). Pokud je třeba do SJ dostat další náklady oproti tomu, co bylo zadáno na VLG, resp. z VLG nebo PHV exportováno do DL, je třeba je zadat na samostatný DL bez vazby nebo příslušný VLG vrátit do stavu Příprava (i s vymazáním návazného DL), upravit obsah VLG a znovu jej dokončit, exportovat do DL a znovu přepočítat SJ.

    Zahrnutí DL, který má vazbu na VLG, i když na jiný

    Mějme SJ ze 17. 2. na zakázku "hosté", obchodní případ, projekt nevyplněný. Dále mějme:
    → DL-1 na vyskladnění např. guláše, vystavený podle VLG-1 ze 17. 2. na zakázku "hosté", obchodní případ, projekt nevyplněný. K VLG-1 existuje doklad ze 17. 2. na výdej surovin VMV-1.
    → DL-2 , který jsme vystavili ručně na vyskladnění ovoce rovněž ze 17. 2. na zakázku "hosté", obchodní případ, projekt nevyplněný.
    → DL-3 na vyskladnění např. svíčkové, vystavený podle VLG-3 ze 17. 2. na zakázku "zaměstnanci", obchodní případ, projekt nevyplněný. K VLG-3 existuje doklad ze 17. 2. na výdej surovin VMV-3

    Dodatečně na DL-3 opravíme zakázku na "hosté":

    a) Náklady na SJ nechť se počítají přednostně z DL:
    - Pak náklady na SJ budou napočteny z dokladů DL-1, DL-2, DL-3 (a ze žádných VMV). V X-vazbách SJ budou vidět doklady DL-1, DL-2, DL-3 (žádné VMV).

    b) Náklady na SJ nechť se počítají přednostně z VMV:
    - Pak náklady na SJ budou napočteny z dokladů VMV1 a DL-2. Doklad DL-3 zahrnut nebude, jelikož má vazbu na VLG, i když se v tomto případě jedná o jiné VLG, "jehož" VMV-2 se do nákladů naší SJ nezapočetl (jelikož je na něm zakázka "zamci").