Hromadné opravy, okno zadání hromadných oprav

Kap. zatím není zcela zaktualizována. Některé možnosti aktuálně nejsou podporovány. Více viz Změna vzhledu a související funkční změny od verze 21.1. K dispozici též PDF Nový vzhled aplikace. PDF příručku si můžete stáhnout rovnou také zde. Viz též Aktuálnost dokumentace.

V této kap. naleznete:

Hromadné opravy jsou typicky k dispozici jako podvolby multifunkce Opravit, příp. jako speciální samostatná funkce typicky v případě oprav řádků editovaného dokladu. Příklady funkcí, které slouží k hromadným opravám:

  • Hromadná oprava - hromadná oprava několika údajů najednou a to vybraných pevných položek příslušného Business objektu. Jedná se omezený napevno daný výčet položek, daný dodavatelem. Zda je tato funkce v agendě podporována, je dáno výrobcem.

    Výjimkou z výše uvedeného jsou agendy Zaměstnanci, Pracovní poměry a Mzdové listy, kde je funkce pod názvem Hromadná oprava, ale pracuje na principu Rozšířené hromadné opravy, tj. zastřešuje hromadnou opravu pevných i uživatelských položek. Důvodem je to, že ve zmíněných agendách je pevných položek minimum a většina je řešena právě dodávanými definovatelnými položkami (tudíž spojení do jedné funkce je zde účelné). Viz též Definice položek mezd a personalistiky.

  • Hromadná oprava už. položek - hromadná oprava uživatelsky definovatelných položek. Je v agendě k dispozici tehdy, pokud v agendě není podporována Rozšířená hromadná oprava, ale jen tehdy, pokud je nadefinována alespoň jedna uživatelsky definovatelná položka k příslušné třídě Business objektů, kterou lze hromadně opravovat, tj. má zatržen příznak Hromadná změna. Změny hodnot lze zadávat i výrazem, což značně zvyšuje možnosti využití.

    Funkce Hromadná oprava už. položek je v jednotlivých agendách postupně nahrazována funkcí Rozšířená hromadná oprava, jelikož ta je obecnější.

  • Rozšířená hromadná oprava - pracuje na podobném principu jako předchozí funkce Hromadná oprava už. položek, ale s tím rozdílem, že umožňuje opravit jak už. definovatelné položky s povolenými hromadnými opravami, tak i pevné položky, které mají povoleny hromadné opravy (dáno výrobcem).

    Při hromadných změnách položek s historií je proveden záznam do historie změn i v případě, kdy se nezmění aktuální hodnota položky, ale je pouze upraveno datum počátku platnosti .

    Změny hodnot lze zadávat i výrazem, což značně zvyšuje možnosti využití. Zda je tato funkce v agendě podporována, je dáno výrobcem.

    Tipy na využití funkce Rozšířená hromadná oprava pro složitější změny hodnot, viz též často kladené otázky, otázka Jak hromadně upravit kódy skladových karet - např. vybraným množinám karet předřadit před kód prefixy?

  • Hromadná oprava externí cesty - je k dispozici pouze v agendách Dokumenty a Obrázky. Po spuštění se zobrazí následující dialogové okno:

    Příklad dialogového okna pro zadání hromadné opravy externí cesty

    Jedná se o obdobu funkce Rozšířená hromadná oprava, nicméně slouží výhradně ke změně uložené externí cesty (u označených záznamů). Ve srovnání se standardní funkcí Rozšířená hromadná oprava nabízí následující vylepšení:

    • Položka Úroveň umožňuje definovat, jaká část adresářové cesty (do jaké úrovně adresářové struktury) se má nahradit novou hodnotou.

      V systému ABRA Gen evidujeme dokumenty uložené v externích souborech, které se doposud nacházely ve složce C:\ABRA\dokumenty\TXT. Soubory jsme fyzicky přesunuli na disk D: a následně použijeme funkci Hromadná oprava externí cesty. V závislosti na zadané kombinaci hodnot položek Úroveň a Nová hodnota dojde k následující změně:

      Původní cesta Úroveň Nová hodnota Nová cesta

      C:\ABRA\dokumenty\TXT\dokument01.txt

      		 1 D:\ D:\ABRA\dokumenty\TXT\dokument01.txt
      2 D:\ D:\dokumenty\TXT\dokument01.txt
      3 D:\ D:\TXT\dokument01.txt
      4 a více D:\ D:\dokument01.txt
      1 D:\ABRAGen D:\ABRAGen\ABRA\dokumenty\TXT\dokument01.txt
      2 D:\ABRAGen D:\ABRAGen\dokumenty\TXT\dokument01.txt
      3 D:\ABRAGen D:\ABRAGen\TXT\dokument01.txt
      4 a více D:\ABRAGen D:\ABRAGen\dokument01.txt

      Hodnota zadaná v položce Úroveň se nezohledňuje v případě, že se provádí náhrada cest prostřednictvím výrazu (volba Použít výraz). Zadaný výraz vždy nahrazuje celou cestu (bez názvu souboru, který je vždy připojen na konec).

    • V liště navigátoru je k dispozici tlačítko Návrh, které zobrazí náhled nových cest (podle zadaných parametrů) ještě před uložením.

      Návrh

    Funkci není možné použít k hromadnému přejmenování souborů. Názvy souborů zůstávají zachovány, lze změnit pouze cestu.

  • Hromadná oprava klíčů, kódů NACE, kategorizačních údajů apod. - speciální hromadné opravy určitých konkrétních údajů. Pracují na podobném principu jako předchozí funkce Hromadná oprava už. položek resp. Rozšířená hromadná oprava, jenom je určena k opravám konkrétního okruhu údajů, např. "jen" kategorizačních údajů firmy apod.
  • Hromadná oprava obrázků, hromadné připojení příloh, hromadná oprava účastníků apod. - speciální hromadné akce, u kterých spíše než o "opravu" jde o možnost hromadného přidání záznamů nějakého typu k vybrané skupině záznamů jiného typu. Pracují na podobném principu jako předchozí funkce Hromadná oprava už. položek resp. Rozšířená hromadná oprava, jenom je určena k práci s konkrétním okruhem údajů, např. "jen" s obrázky.
  • Oprava řádků - je k dispozici jen ve vybraných dokladových agendách (dáno výrobcem) v rámci editace dokladu a slouží pro hromadnou opravu položek pevně daných výrobcem na řádcích dokladů.
  • Hr. oprava řádků (už. položek) - je k dispozici jen ve vybraných dokladových agendách (dáno výrobcem) v rámci editace dokladu, ale jen tehdy, pokud jsou nadefinovány nějaké uživatelsky definovatelné položky k třídě Business objektů řádků dané agendy a slouží pro hromadnou opravu uživatelsky definovatelných položek na řádcích dokladů.
  • jiné speciální opravy - např. funkce Speciální hromadná změna pro hromadné přidání oprávněných uživatelů a chráněných položek

Kromě výše uvedených funkcí jsou další možností pro hromadné změny údajů Editační seznamy. Slouží především pro rychlé zadávání dat do vybraných položek ve formě vyplnění hodnot nadefinovaného seznamu a jsou popsány v samostatné kap. Editační seznamy.

Ve vybraných agendách je dále k dispozici možnost zadávání hodnot přes tzv. Editační seznamy. Jedná se v zásadě o jinou formu hromadné opravy vybraných záznamů.

Podle toho jaké položky se hromadně opravují, mohou být k dispozici hromadné opravy (které jsou v dané v agendě k dispozici, je dáno výrobcem příp. závisí na splnění podmínek pro dostupnost dané funkce v dané agendě, viz výše):

Okno pro zadání položek k hromadné opravě může být dvojí a to jednak podle toho, jestli se jedná o opravu pevných položek nebo uživatelsky definovatelných položek a jednak podle agendy, odkud bylo vyvoláno (viz poznámka výše o mzdových agendách):

Nabízí se v případě hromadných oprav pevných položek (hlavičkových i řádkových). Viz výše možnosti hromadných oprav.

Skládá se ze tří základních částí:

Po vyvolání této funkce se zobrazí dialogové okno pro zadání hromadné opravy s uvedenými položkami, které lze v dané agendě hromadně opravovat ve formě zatrhávacích políček. Zde zatrhnete ty položky, které si aktuálně přejete opravit. Tím se zpřístupní další položka pro zadání hodnoty, kam zadáte konkrétní hodnotu, na kterou se má daná položka opravit u všech hromadně opravovaných záznamů.

Příklady různých typů dialogových oken pro tento druh hromadné opravy:

Příklad dialogového okna pro zadání pro provedení hromadné opravy na označených záznamech agendy Dlouhodobého majetku

Hromadně zadávanou položkou však může být pouze poznámka:

Příklad dialogového okna pro zadání poznámky při provedení hromadného schválení více označených záznamů najednou v agendě Schvalování dokladů

Anebo naopak mohou být hromadně opravené položky uspořádány do subzáložek:

Příklad dialogového okna pro zadání hromadné opravy v agendě skladových karet

Dále nastavíte způsob vyplnění hodnot zadaných k opravě:

  • Vždy přepsat původní hodnotu - na všech označených záznamech změní hodnotu v dané položce, bez ohledu na to, zda položka byla před tím vyplněna a jakou hodnotou
  • Přepsat jen, není-li položka vyplněna - hodnotu v dané položce na označených záznamech změní jen tehdy, pokud daná položka byla před tím nevyplněna. Této možnosti můžete s výhodou využít, pokud jste např. nějakou položku nezadávali vždy, ale nyní ji chcete na všech záznamech, kde chybí doplnit vybranou hodnotou.

    Za nevyplněnou hodnotu se považuje:

    • u znakových a řetězcových položek prázdný řetězec
    • u číselných položek hodnota nula
    • u logických položek hodnota nezatrženo, resp. Ne
    • u datumových nezadané datum
    • u číselníkových položek nezadaná hodnota z číselníku (tedy žádný odkaz na nějaký záznam odpovídajícího číselníku)

Z výše uvedeného plyne, že pro některé položky nemá kombinace zadání hodnoty a tohoto způsobu vyplnění smysl. Objasníme na příkladu:

Mějme logickou položku charakteru zatržítko, které je ve stavu nezatrženo. Např. na platebním příkazu položku Odesláno. Pokud nad danými záznamy vyvoláme hromadnou opravu a nastavíme, že se položka Odesláno má nastavit na hodnotu Ne, ale jen není-li vyplněna, pak se po provedení takové hr. opravu NIC nezmění, jelikož jako záznamy, na kterých není položka vyplněna, jsou vyhodnoceny právě ty, které mají položku nezatrženu (tedy s hodnotou Ne).

Možnost nastavení způsobu provedení opravy se nenabízí, pokud se v dané agendě hromadně opravují jen takové položky, u nichž není tato volba smysluplná.

Ve spodní části dialogového okna je pak k dispozici funkční tlačítko Detail >>, po jehož stisku můžete nastavit, v jakém počtu transakcí se má Hromadná oprava provést. Význam jednotlivých voleb je společný pro všechny agendy, v nichž je tato možnost k dispozici a je uveden v samostatné kapitole.

Není k dispozici, pokud se jedná o hromadnou opravu řádkových položek. Viz výše možnosti hromadných oprav. Zda je tato možnost k dispozici v jiných případech, závisí na místě programu, odkud je hromadná akce vyvolána.

Dialogové okno tohoto typu je použito:

Dále jsou obdobné:

Příklady různých typů dialogových oken pro tento druh hromadné opravy:

Příklad dialogového okna "Rozšířená hromadná oprava" v Adresáři firem

Příklad dialogového okna "Rozšířená hromadná oprava" ve Skladových kartách, kde lze navíc definovat datum platnosti změn položek

Příklad dialogového okna "Hromadná oprava uživatelských položek" pro zadání hromadné opravy vybraných už. položek běžné dokladové agendy (např. Nabídky vydané)

Příklad dialogového okna pro zadání hromadné opravy vybraných položek zaměstnanců

Příklad dialogového okna "Hromadná změna hodnot" v Adresáři firem pro hromadnou opravu vybraných kategorizačních údajů u označených firem

Příklad dialogového okna "Hromadná změna hodnot" v Adresáři firem pro hromadnou opravu vybraných kódů NACE u označených firem

Skládá se z následujících částí:

Jedná-li se o okno pro zadání hromadných oprav v agendě, kde jsou položky s historií a tudíž se eviduje historie hodnot v čase, je v horní části dialogového okna k dispozici Panel pro zadání platnosti změn.

Po vyvolání této funkce se zobrazí dialogové okno pro zadání seznamu položek k hromadné opravě. Zde zatrhnete ty položky, které si aktuálně přejete opravit a hodnoty, na které je chcete opravit:

Název Popis

Identifikace opravované položky

(Konkrétní název sloupce závisí na konkrétním místě programu)

Identifikace opravované položky. Může to být např. Název položky, Kód apod., závisí na konkrétním místě programu (viz výše příklady vzhledu dialogového okna pro zadání hromadné opravy).

U uživatelsky definovaných položek se jedná o obsah položky "Název položky" v definici dané položky. Jedná se o případ editační položky pro výběr z datového modelu BO. Název položky buď zadáte z klávesnice nebo si lze vyvolat jejich nabídku. Po stisku Alt+ nebo tlačítka (může se lišit dle verze a nastaveného vzhledu) se v modálním okně zobrazí seznam položek definovaných k danému Business objektu ve formě Datového modelu.

V jiných případech se může jednat o výběr z příslušného číselníku (např. u hromadné opravy sortimentních slev v Adresáři firem) příp. o výběr ze skrytého seznamu (např. u hromadné opravy kategorizačních údajů v Adresáři firem).

V případě oprav přes toto okno ve mzdových agendách platí, že datový model zde není zafiltrován za položky jen nějakého typu, ale nabízí všechny položky nadefinované k danému Business objektu. V případě oprav přes toto okno v rámci hromadných oprav uživatelských položek platí, že se nabízí jen uživatelsky definovatelné položky k danému Business objektu a to jen ty, které je možno editovat, tj. nemají ve své definici nastaveno Jen ke čtení.
Popis položky U uživatelsky definovaných položek se jedná o obsah položky "Popis" v definici dané položky. Předvyplňuje se popisem (český popis) položky dle definice daného Business objektu.
Nová hodnota (typ) Zde zadáte hodnotu, na jakou chcete danou položku opravit. Podle typu vybrané položky budete zadávat znaky, čísla apod. Novou hodnotu můžete zadat i výrazem v Panelu pro zadání výrazu. Příklad použití viz dále.

Novou požadovanou hodnotu můžete definovat i výrazem. Je-li zatržena položka Použít výraz v pravé horní části dialogového okna, zpřístupní se pole pro zadání výrazu a současně se znepřístupní pole Nová hodnota v levé části okna.

Výraz můžete zapsat ručně nebo jej můžete sestavit komfortněji pomocí Editoru výrazů, který si můžete vyvolat po stisku funkčního tlačítka Editovat. Ve výrazech jsou k dispozici funkce a data z objektů dostupných v daném místě programu, viz funkce a datové položky objektu v editoru výrazů.

Nechť chceme zaměstnancům nastavit hromadně používání stravenek, přičemž společníci budou dostávat stravenky v plné ceně 80Kč a ostatní v hodnotě 40Kč. Pak hodnotu pro položku S_MealTicketFullPrice můžeme zadat jednoduchým výrazem IF(IsPArtner,80,40). Viz obrázek výše.

Ve spodní části subzáložky je k dispozici lišta navigátoru:

PřidatVymazat

Příklad lišty navigátoru v této subzáložce

Navigátor v této subzáložce obsahuje tlačítka:

  • Pro pohyb kurzoru po řádcích (na začátek, předchozí řádek, další řádek, na konec) položek k hromadné opravě a hledání hodnoty v seznamu.
  • Přidat - Pro přidání nového řádku pro další položku k opravě na konec.
  • Vymazat - Pro vymazání aktuálního řádku, resp. označených, pokud je nějaký označen.

Ve spodní části dialogového okna je pak k dispozici funkční tlačítko Detail >>, po jehož stisku můžete nastavit, v jakém počtu transakcí se má Hromadná oprava provést. Význam jednotlivých voleb je společný pro všechny agendy, v nichž je tato možnost k dispozici a je uveden v samostatné kapitole.

Není k dispozici, pokud se jedná o hromadnou opravu řádkových položek. Viz výše možnosti hromadných oprav. Zda je tato možnost k dispozici v jiných případech, závisí na místě programu, odkud je hromadná akce vyvolána.

V případě, že není možno na některém z opravovaných záznamů z nějakého důvodu opravu provést, program to oznámí. V případě okna s pevným výčtem hromadně opravitelných položek se vypisují jednotlivé problematické záznamy postupně formou oznámení, v případě okna s definovatelným výčtem hromadně opravitelných položek se zobrazí všechny najednou, přičemž je možné se pomocí tlačítka "Zpět na zadávání" vrátit na zadání hodnot k opravě, tyto případně pozměnit a zkusit provést opravu znovu.

Tlačítko Zpět na zadávání je k dispozici pouze v agendách, kde má praktické využití. Například v agendě Dokumenty (DOK) může být nemožnost provedení hromadné změny způsobena zamčením dokumentu jiným uživatelem, které aktuálně přihlášený uživatel nemá možnost nijak ovlivnit. Dialogové okno informující o neúspěchu provedení hromadné změny v tomto případě tlačítko Zpět na zadávání neobsahuje.

Z výše uvedeného vyplývá, že pokud je opravována při jedné hromadné opravě více než jedna položka a alespoň jednu z opravovaných položek nelze z nějakého důvodu pro daný záznam provést, neopraví se žádná z položek daného záznamu. Tj. celý záznam zůstane neopraven, přestože některé položky by jednotlivě opravit šly. Objasníme na příkladu:

V agendě Měsíční údaje firmy mějme nadefinovány 2 uživatelsky definovatelné položky s názvy Lze_editovat_v_uzavřeném_mzdovém_období a Nelze_editovat_v_uzavřeném_mzdovém_období. Pro mzdové období leden 2011 zadáme, že Lze_editovat_v_uzavřeném_mzdovém_období=123 a Nelze_editovat_v_uzavřeném_mzdovém_období=987. Když úspěšně uzavřeme mzdové období leden 2011, položku Lze_editovat_v_uzavřeném_mzdovém_období můžeme opravit, ale položku Nelze_editovat_v_uzavřeném_mzdovém_období již opravovat nemůžeme.

Provedeme-li hromadnou opravu položky Lze_editovat_v_uzavřeném_mzdovém_období např. na hodnotu 111, oprava úspěšně proběhne, tj. položka Lze_editovat_v_uzavřeném_mzdovém_období má hodnotu 111.

Pokud ale provedeme hromadnou opravu obou položek, Lze_editovat_v_uzavřeném_mzdovém_období na hodnotu 666 a Nelze_editovat_v_uzavřeném_mzdovém_období na hodnotu 777, neopraví se ani jedna z hodnot, protože záznam se při hromadné opravě posuzuje jako celek a nejde-li jedna položka opravit, neopraví se žádná položka.

Případy kontrolních hlášení, kdy systém při ruční opravě jednoho záznamu běžně vypisuje nějaké kontrolní hlášení, nicméně záznam povolí uložit, se v případě hromadných oprav nevypisují.

Příklad výpisu problematických záznamů, které z nějakého důvodu nebylo možné opravit (případ oprav přes okno s definovatelným výčtem hromadně opravitelných položek)

Zda v takovém případě provede opravu na jiných záznamech, závisí na daném místě programu a nastaveném počtu transakcí.

Pro hromadné opravy platí, že pomocí nich lze nejen hodnoty hromadně zadávat, ale pro některé položky (nepovinné položky) i dříve zadané hodnoty hromadně vymazat, tj. nastavit na nezadané a to tak, že hromadně opravované položce ponecháme hodnotu nevyplněnou. Toto je možné samozřejmě jen u některých položek, u jiných by to nebylo smysluplné. (Např. při hromadné změně datumu vystavení dokladu nelze datum nezadat apod.)

Mějme větší počet firem, u kterých máme zadánu dealerskou třídu. Ale tyto firmy již nadále nebudou našimi dealery. Pak nemusíme u každého záznamu mazat deal. třídu zvlášť, ale provedeme funkci Hr. oprava pro zaškrtnutou položku deal. třída s nevyplněnou hodnotou. Všechny zpracované firmy budou mít poté deal. třídu nezadánu.

Mějme větší počet karet drobného majetku, u kterých máme zadánu zakázku. Ale tyto karty už nebudou nadále pod danou zakázku spadat. Pak nemusíme u každého záznamu mazat zakázku zvlášť, ale provedeme funkci Hr. oprava pro zaškrtnutou položku Zakázka s nevyplněnou hodnotou. Všechny zpracované karty budou mít poté zakázku nezadánu.

Mějme větší počet objednávek, u kterých jsme si do položky Popis v hlavičce vepsali poznámku, která již není platná. Pak nemusíme u každého dokladu mazat poznámku zvlášť, ale provedeme funkci Hr. oprava pro zaškrtnutou položku Popis s nevyplněnou hodnotou. Všechny zpracované doklady budou mít poté položku Popis nezadánu.

Mějme větší počet osob v adresáři osob, u kterých máme zadánu poznámku, která nyní přestala být platná. Pak nemusíme u každého záznamu mazat poznámku zvlášť, ale provedeme funkci Hr. oprava pro zaškrtnutou položku Poznámka s nevyplněnou hodnotou. Všechny zpracované osoby budou mít poté poznámku nezadánu.

Mějme větší počet skladových karet, které máme zařazeny do některé větve skladového menu, ale nadále je chceme evidovat jako do menu nezařazené. Pak nemusíme u každého záznamu mazat zařazení do menu, ale provedeme funkci Hr. oprava pro zaškrtnutou položku Umístění v menu s nevyplněnou hodnotou. Všechny zpracované skladové karty budou poté do skladového menu nezařazeny.

Mějme větší počet účetních žádostí, u kterých máme zadán text. Ale tento chceme "vynulovat" a zadávat jiné texty až při účtování. Pak nemusíme u každého záznamu mazat text zvlášť, ale provedeme funkci Hr. oprava pro zaškrtnutou položku Text s nevyplněnou hodnotou. Všechny zpracované žádosti budou mít poté text nezadán.