Procesná tvorba dokladov - Príjemka -> Faktúra prijatá

Ide o jednu z možností tvorby faktúry prijatej (FP). Odkiaľ je možné tvorbu FP vyvolať a aké sú ďalšie podmienky pre vytvorenie novej FP, viď popis funkcie Nový v záložke Zoznam agendy FP. Čo je procesná tvorba dokladov a jej význam, viď kap. Procesná tvorba dokladov - všeobecne. Všeobecný postup viď kap. Procesná tvorba dokladov - Fázy a sprievodca tvorbou dokladu. Tu uvedieme konkrétne údaje týkajúce sa procesnej tvorby dokladu Faktúra prijatá (FP) podľa dokladu Príjemka (PR):

Ďalej je tu uvedené:

Odkiaľ napríklad je možné vyvolať tvorbu pre dvojicu PR-FP?

  • z agendy FP funkciou Nový podľa PR
  • z agendy FP funkciou Import v rámci editácie FP
  • z agendy PR funkciou Vytvoriť
  • z agendy PR funkciou Nový zo záložky X-väzby
  • zadaním PR ako Výdaja obstarania v rámci editácie FP alebo zadaním FP ako Účelu výdaja v rámci editácie PR  - tu ale ide len o zvláštny prípad tvorby jedného dokladu podľa druhého - týmto spôsobom sa nenaimportujú riadky, len čerpanie s možnosťou vytvorenia párovacej väzby

Výber zdrojových dokladov

Tu je možnosť všeobecne vybrať viac zdrojových dokladov. Čiže vystaviť následnú FP podľa viacerých PR naraz. Či sa pre výber zdrojových dokladov ponúkne Sprievodca výberom dokladu alebo či sa vyberú iným spôsobom (označením priamo v záložke zoznam), závisí od miesta, odkiaľ bola procesná tvorba vyvolaná. Ďalej viď všeobecný popis fázy Výber zdrojových dokladov.

Tip pre prípad, kedy sa na výber dokladov vyvoláva Sprievodca výberom dokladov: Sprievodca umožňuje vyhľadanie a výber požadovaného dokladu podľa rôznych kritérií, ale v tomto prípade nemá k dispozícii aj voľbu "podľa predvyplnených podmienok" (viď popis Sprievodcu) na základe informácie o čerpateľnosti príjemky do faktúry prijatej z hľadiska počtu na riadkoch atď., keďže medzi faktúrami prijatými a skladovými príjemkami nevzniká pevná väzba na základe čerpania počtu z riadkov.

Medzi faktúrami prijatými a skladovými príjemkami ale vzniká pevná väzba na základe čerpanej sumy a na skladovej príjemke sa pamätá, aká časť z jej celkovej sumy už bola vyčerpaná do výdajov obstarania. Požadovaný doklad je potom možné vybrať len z dokladov, z ktorých ešte je možné niečo čerpať do výdajov obstarania, viď popis obmedzení v kap. Príjemky - záložka Obmedzenie.

Výnimkou je vyvolanie procesnej tvorby funkciou Nový v záložke X-väzby príjemky, keďže daná funkcia sa vzťahuje len k jednej aktuálnej príjemke.

Vstupné kontroly vybraných dokladov

Žiadne zo vstupných kontrol uvedených v rámci všeobecného popisu fázy Vstupné kontroly vybraných dokladov tu neprebiehajú.

Sprievodca tvorbou dokladu

Dopĺňajúce údaje k všeobecnému popisu fázy Vyvolanie sprievodcu tvorbou dokladu.

Vyplnenie základných hodnôt

V prvom kroku zadáte základné hodnoty na predvyplnenie tvorenej faktúry prijatej:

Príklad dialógu pre predvyplnenie údajov tvorenej faktúry prijatej

K jednotlivým možnostiam:

Názov Popis
Rad dokladov

Nie je k dispozícii na editáciu, pokiaľ je procesná tvorba vyvolaná z už rozeditovaného dokladu, v ktorého hlavičke je už rad zadaný. (Tu funkciou Import v detaile FP.)

Vyberiete rad dokladov. Zadanie radu je tu povinné.

Obmedzenie pre riadky (nie je teda nutné nechať si naimportovať všetky riadky, ktoré z daného dokladu importovať ešte možno, ale je možné vybrať si len niektoré, pričom pokiaľ je začiarknuté viac podmienok súčasne, tak sa z importovateľných riadkov naimportujú len tie riadky, ktoré spĺňajú všetky podmienky súčasne):
Skupinovanie riadkov

Vo faktúre prijatej sa môžu vytvoriť riadky podľa riadkov importovaných príjemiek niekoľkými spôsobmi: každému riadku príjemky buď zodpovedá jeden vo faktúre prijatej alebo sa môžu riadky importovaných príjemiek zlúčiť.

Možnosti:

  • Nezoskupovať - Potom každému riadku príjemky zodpovedá jeden vo faktúre prijatej. Do textu FP sa z PR preberá kód a názov skladovej karty.

  • Súhrnne - Potom sa všetky riadky importovaných príjemiek zlúčia do jedného riadka faktúry. DPH sadzba (v prípade platiteľa DPH) sa použije jedna spoločná. Táto možnosť nie je vhodná, pokiaľ na importovaných príjemkách máte skladové karty v rôznych DPH sadzbách. V texte FP je uvedené "Skladové karty".
  • Súhrnne podľa DPH sadzieb - Potom sa zlúčia dohromady riadky všetkých importovaných príjemiek, ktoré majú rovnakú DPH sadzbu, ktorá sa načíta z údajov danej skladovej karty. Do textu FP sa predvypĺňa text s identifikáciou sadzby DPH, napr. "Skladové karty za sadzbu 19%". Tzn. FP bude mať toľko riadkov, koľko sa vyskytuje rôznych sadzieb DPH na importovaných PR. Voľba sa neponúka pri nastavení neplatiteľa DPH.
  • Súhrnne podľa dokladov - Potom každý riadok faktúry bude zodpovedať zlúčeným riadkom jednotlivých importovaných príjemiek. DPH sadzba (v prípade platiteľa DPH) sa použije jedna spoločná. Táto možnosť nie je vhodná, pokiaľ sa na jednotlivých importovaných príjemkách líšia DPH sadzby skladových kariet. Do textu FP sa predvypĺňa text s identifikáciou sadzby DPH, napr. "Skladové karty dokladu PR-1/07". Tzn. FP bude mať toľko riadkov, koľko sa vyskytuje importovaných PR. Voľba sa ponúka len v prípade, že importujete viac dokladov ako jeden.
  • Súhrnne podľa DPH sadzieb a podľa dokladov - Potom sa z každej importovanej príjemky zlúčia riadky s rovnakou sadzbou DPH a k takto zlúčeným riadkom sa vytvorí zodpovedajúci počet riadkov faktúry. Do textu FP sa predvypĺňa text s identifikáciou sadzby DPH a dokladu, napr. "Skladové karty dokladu PR-12/07 za sadzbu 19%". Voľba sa ponúka len v prípade, že importujete viac dokladov ako jeden. Voľba sa neponúka pri nastavení neplatiteľa DPH.

V prípade importu jednotlivo sa riadky importujú v poradí, v akom boli na príjemke, v prípade skupinovania sa nezoraďujú.

Import vedľajších obstarávacích nákladov

Možnosť začiarknuť, či sa majú importovať aj vedľajšie obstarávacie náklady zadané v záložke Vedľajšie obstarávacie náklady k jednotlivým importovaným riadkom a ktoré druhy. Pre každý zvolený druh týchto nákladov sa vo FP vytvorí samostatný riadok s čiastkou zodpovedajúcou len tomuto jednému typu vedľ. obstarávacieho nákladu. Tzn., že na FP sa vytvoria najviac 4 riadky vedľ. obstarávacích nákladov. Objasníme na príklade:

Príklad: Majme príjemku s nasledujúcimi sumami a vedľajšími obst. nákladmi:
 

Riadok príjemkyCelk. cenaDopravaOstatné
riadok1100755
riadok2100807
riadok3903

Pokiaľ je začiarknutý import Dopravy a ostatných nákladov a pokiaľ naimportujeme všetky tri riadky príjemky, vo faktúre sa automaticky vytvoria 2 ďalšie riadky dodatočných nákladov v celkovej sume 155 EUR (=75+80) a 15 EUR (15 EUR (=5+7+3)). Pokiaľ naimportujeme napr. len prvý a tretí riadok, vo faktúre sa automaticky vytvorí riadok dodatočných nákladov v hodnote 75Sk a 8Sk (=5+3). DPH sa predvyplní 0%. Stredisko, zákazka, obchodný prípad a projekt sa na tieto automaticky tvorené riadky predvyplnia podľa posledného riadka príjemky.

Pokiaľ táto voľba nie je začiarknutá alebo pokiaľ je začiarknutá a súčasne nie je vybraný aspoň jeden druh vedľajších obstarávacích nákladov, žiadne vedľajšie obstarávacie náklady sa do FP nenaimportujú.

Dátum prepočtu meny

Pokiaľ je medzi importovanými dokladmi a cieľovým dokladom nutný prepočet medzi menami (napr. vybrané zdrojové doklady sú v rôznych menách), je tu možnosť zadať, k akému dátumu sa má zobrať kurz pre prepočet cien do meny cieľového dokladu. (Mena cieľového dokladu je buď na ňom zadaná, alebo môže byť aj prevzatá z jedného z importovaných dokladov v rámci prevzatia hlavičkových údajov). Pokiaľ nebude dátum zadaný, použije sa kurz k dátumu vystavenia cieľového dokladu.

Ručný výber riadkov

Riadky, ktoré sa majú zo zdrojových dokladov použiť, je možné vybrať aj ručne stlačením tlačidla Riadky. Tu sa otvorí agenda Skladové pohyby s tzv. červeným obmedzením, tu konkrétne obmedzená podľa všetkých riadkov vybraných príjemiek, podľa ktorých tu vytvárame faktúru prijatú.

Toto červené obmedzenie môžete v záložke Obmedzenie štandardne zrušiť (vyčistiť) a získať záznamy na základe ľubovoľného iného obmedzenia, prípadne úplne bez obmedzenia (a mať tak k dispozícii zoznam všetkých existujúcich pohybov zo skladových dokladov), do editovaného dokladu sa z nich však naimportujú maximálne tie, ktoré pochádzajú z práve importovaných príjemiek.

Typ výdaja

Začiarkavacie políčko:

  • je začiarknuté bez možnosti odčiarknutia, ak je parameter Používanie typu výdaja vo Firemných údajoch nastavený na Zadávať povinne.
  • je možné začiarknuť voliteľne, ak je parameter Používanie typu výdaja vo Firemných údajoch nastavený na Zadávať nepovinne.
  • nie je k dispozícii, ak je parameter Používanie typu výdaja vo Firemných údajoch nastavený na Nepoužívať.

Ak je začiarkavacie políčko začiarknuté, je k dispozícii:

  • číselníková položka, do ktorej zadáte alebo vyberiete z číselníka typ výdaja na predvyplnenie do položky Typ v. v obsahu Faktúry prijatej na importované riadky. Povinná položka.
Vytvoriť párovaciu väzbu Možnosť začiarknuť, že sa po importe má vytvoriť párovacia väzba medzi importovanými dokladmi a cieľovým dokladom. Viď záložka Ručné párovanie.
Importovať prílohy Začiarknite, pokiaľ chcete k cieľovému dokladu pripojiť rovnaké prílohy, ako má v svojej záložke Prílohy zdrojový doklad.
Režim prenesenia daňovej povinnosti (Priznať daň pri obstaraní)

Začiarknite, ak sa má vytváraná faktúra vystaviť v Režime Prenesenie daňovej povinnosti (tuzemský reverse charge). Nie je k dispozícii na editáciu, ak je procesná tvorba vyvolaná z už rozeditovaného dokladu, pretože sa predpokladá, že v jeho hlavičke je už údaj zadaný požadovaným spôsobom. (Tu funkciou Import v detaile FP.) Ďalej nie je k dispozícii pri vytváraní FP z PR s Typom obchodu 2. (Nie je potrebné, v takom prípade sa režim reverse charge predpokladá vždy automaticky.)

Ak sa začiarkne, bude v hlavičke FP začiarknutý príznak Režim prenesenia daňovej povinnosti (Priznať daň pri obstaraní).

Prevzatie hlavičkových údajov

Ide o možnosť prevziať dôležité hlavičkové údaje z jedného zo zdrojových dokladov. Takými údajmi môže byť napr. firma, prevádzkareň, druh dopravy a pod. Vzťahuje sa aj na prevzatie hodnôt hlavičkových užívateľsky definovateľných položiek. Aby však mohli byť prevzaté, musia byť splnené podmienky pre ich prenos, viď všeobecný popis import hodnôt užívateľsky definovateľných položiek.

Pri vytváraní faktúry prijatej funkciou Vytvoriť z agendy Príjemky alebo funkciou Nový podľa príjemky z agendy Faktúry prijaté alebo funkciou Import príjemky z agendy Faktúry prijaté v prípade, že FP nemá ešte zadané žiadne riadky, sa v hlavičke faktúry prijatej vždy do položky Spôsob zadania predvyplní "bez dane + DPH -> s daňou". Zabráni sa tak prípadným centovým rozdielom, ktoré by mohli vzniknúť v subzáložke Účely výdaja.

Možnosť prevzatia hlavičkových údajov sa vôbec neponúka, pokiaľ už v doklade nejaký riadok bol zadaný, keďže by mohlo dôjsť k nekompatibilite údajov prevzatých s údajmi pôvodnými, za ktorých bol(i) vytvorené už existujúce riadky (napr. nekompatibilný typ obchodu, mena a pod.).

Teda prípad, kedy je procesná tvorba vyvolaná z už rozeditovaného dokladu. (Tu funkciou Import v detaile FP.)

To isté platí v prípade, že síce aktuálne žiadny riadok neexistuje, ale bol v rámci danej editácie zadaný a potom zmazaný. Ak aj napriek tomu chcete, aby sa ponúkla možnosť prevzatia rozdielnych hlavičkových údajov, tak editáciu ukončite a celú akciu zopakujte.

Pokiaľ sa možnosť prevzatia hlavičkových údajov ponúka, tak môžete začiarknuť, či chcete hlavičkové údaje prevziať a ak je zdrojových dokladov viac, tak aj z ktorého dokladu:

  • Ak nie je začiarknuté, žiadne hlavičkové údaje sa zo zdrojových dokladov preberať nebudú a vo vytváranom doklade budú doplnené len tie, ktoré sa predvypĺňajú z iných dôvodov (viď napr. údaje pre predvypĺňanie vo Firemných nastaveniach).
  • Ak je začiarknuté a ak je súčasne vybraných viac zdrojových dokladov, tak je dostupné tlačidlo Doklad, po stlačení ktorého vyberiete jeden z nich, z ktorého sa potom do vytváraného dokladu vybrané hlavičkové údaje prevezmú. Tu sa otvorí agenda Príjemiek s tzv. červeným obmedzením, tu konkrétne obmedzená podľa všetkých vybraných príjemiek, podľa ktorých tvoríme faktúru prijatú. Ak je zdrojový doklad len jeden, tak tlačidlo Doklad dostupné nie je, a príslušný doklad je rovno vybraný.

Pokiaľ ide o prípad importu do rozeditovaného dokladu, zobrazia sa ďalej rozdielne hlavičkové údaje, ktoré sa budú preberať.

Import riadkových užívateľsky definovateľných položiek viď ďalej Pravidlá pre čerpanie - importovateľné riadky.

Pokiaľ je odlišnosť v mene, tzn. líši sa mena z importovaného dokladu líši od meny cieľového editovaného dokladu, (tzn. mena nebola prevzatá alebo sa jej prevzatie už neponúka, keďže už bol zadaný v editovanom doklade riadok), potom sa podľa aktuálneho kurzového lístka zodpovedajúcim spôsobom prepočítajú aj prípadné importované ceny v obsahu dokladu.

Neuzatvárať novootvorenú agendu Je-li zatrženo, po uložení cílového dokladu zůstane příslušná agenda (v tomto případě Faktury přijaté) otevřená. Výchozí nastavení je možné ovlivnit parametrem Výchozí hodnota pro položku Neuzavírat nově otevřenou agendu při tvorbě nového dokladu. Zatrhávací pole je k dispozici pouze v případě vyvolání okna průvodce funkcí Vytvořit (nikoli Nový ani Import).

Zadané nastavenia je možné uložiť pre ďalšie použitie pomocou začiark. políčka v spodnej časti okna sprievodcu.

2. krok - Dokončenie

Ďalší postup zadania nového dokladu je už štandardný. Žiadne ďalšie kontroly neprebiehajú.

Editácia predpripraveného dokladu a návrat späť

Vybrané riadky faktúry vydanej sú predvyplnené podľa údajov z príjemiek, príp. podľa údajov z predchádzajúcich krokov. Predvyplnené údaje tvoreného dokladu však môžete dodatočne zmeniť či doplniť. Ďalší postup je štandardný ako pri iných dokladoch, preto viď ďalej všeobecný popis fázy Editácia predpripraveného dokladu a návrat späť.

Pravidlá pre čerpanie - importovateľné riadky

  • Medzi PR a FP vzniká pevná väzba. Viď záložka X-väzby PR a X-väzby FP.
  • Doklady je možné importovať aj čiastočne (tzn. len niektoré ich riadky alebo len časť niektorého riadka, pozri kap. Importy dokladov - väzby medzi dokladmi). Tu ide súčasne o čerpanie výdaja obstarania. Aj ten je možné čerpať čiastočne.
  • Importovať tu je možné ľubovoľne opakovane, čiže všetky riadky zdrojového dokladu sú v tomto prípade Importovateľné ľubovoľne veľakrát (bez ohľadu na to, či už boli použité pre import do inej FP). Každopádne je sledované prečerpanie výdaja obstarania. Viď popis záložiek Výdaje obstarania, resp. Účel výdaja.
  • Teda, pokiaľ importujete príjemku, ktorá už bola čerpaná čiastočne do inej faktúry alebo iného dokladu výdaja obstarania, naimportujú sa z nej všetky jej riadky (nesleduje sa pri nich stav čerpania do inej FP), ale do čiastky účelu výdaja sa naimportuje len zostávajúca ešte nečerpaná časť.

    Pri tom sa samozrejme príslušne zohľadňujú aj prípadné vratky príjemiek. Cena pre predvyplnenie na FP sa stanovuje pomerne podľa množstva, ktoré nebolo vrátené. (Dôvodom je to, že cena na VPR je vždy v lokálnej mene, kým na FP môže byť aj v inej mene a nie je presná do tej doby, kým sa nevykoná skladová uzávierka.)

    Majme príjemku PR-1 na 3 ks tovaru v cene 1000 USD/ks v kurze 1 USD za 1 EUR. Suma v lokálnej mene je teda celkovo 3.000 EUR. K PR-1 potom vytvorme vratku príjemky VPR-1 v mene EUR (čo nie je možné zmeniť), ktorou vrátime 1 ks tovaru za 1.000 EUR v lokálnej mene. Pokiaľ teraz k danej PR-1 tvoríme FP, predvyplnia sa zvyšné nevrátené 2 ks tovaru a cena 2000 USD.

  • Pokiaľ importujete do faktúry prijatej, tzn. do dokladu výdaja obstarania (nákupného dokladu) v rámci jednej editácie viackrát tú istú príjemku, tzn.rovnaký doklad účelu výdaja, čerpaná suma v subzáložke Účely výdaja FP sa zvýši o sumy z novo naimportovaných riadkov príjemky. Objasníme na príklade:

    Majme príjemku PR-1 s dvomi riadkami: prvý obsahuje tovar za 400 EUR, druhý materiál za 500 EUR. Vytvoríme faktúru prijatú FP-1 podľa príjemky PR-1 tak, že vyberieme iba import prvého riadka. V subzáložke Účely výdaja FP-1 je zobrazená PR-1 s čerpanou sumou 400 EUR. FP-1 neuložíme a znovu naimportujeme príjemku PR-1, tentokrát len druhý riadok. V subzáložke Účely výdaja FP-1 sa do položky Čerpaná suma a do PR-1 pričíta k pôvodnej sume 400 EUR ešte 500 EUR z druhého importu, tzn. čerpaná suma je teraz 900 EUR.

    Pokiaľ by sme pri druhom importe PR-1 z nášho príkladu naimportovali prvý aj druhý riadok, tzn. 400 + 500 = 900 EUR, v subzáložke Účely výdaja FP-1 by sa do položky Čerpaná suma do PR-1 k pôvodnej sume 400 EUR pripočítalo ešte 900 EUR z druhého importu, tzn. čerpaná suma by bola 1300 EUR. Pri uložení FP-1 by nás systém upozornil, že do PR-1 chceme čerpať viac, ako je povolené, a nepovolil by doklad uložiť, kým by sme čerpanie do PR-1 neznížili na maximálne 9000 EUR.

  • Pokiaľ zmažete všetky riadky naimportované do faktúry prijatej, tzn. dokladu výdaja obstarania (nákupného dokladu), z jednej príjemky, príjemka sa nezmaže zo subzáložky Účely výdaja FP a ani čerpaná suma v subzáložke Účely výdaja FP z tejto príjemky sa nijako nezníži o sumy zo zmazaných riadkov. V takom prípade je potrebné vymazať príjemku (doklad účelu výdaja) zo subzáložky Účely výdaja FP pomocou funkcie Vymazať.
  • Hodnoty riadkových užívateľsky definovateľných položiek sa zo zdrojových dokladov do cieľového dokladu importujú automaticky, pokiaľ tieto položky spĺňajú podmienky pre vzájomný import, viď všeobecný popis import hodnôt užívateľsky definovateľných položiek. Pokiaľ ich preberať nechcete, upravte definíciu daných položiek.

Režimy čerpania "S opravou"/"Bez opravy"

Pri importe PR do FP nie je možné voliť režim čerpania s opravou alebo bez opravy importovaného dokladu. (Ako je to napr. pri importe DL do FV, kedy je možné voliť režim čerpania "S opravou DL"/"Bez opravy DL"). Pri importe príjemiek ide vždy len o režim čerpania bez opravy, takže akákoľvek zmena počtu v naimportovanom riadku nijako nezmení pôvodnú príjemku.