Sprievodca vyrovnaním súvzťažných skupín
Špeciálny sprievodca, ktorý je k dispozícii v agende Saldokonto - Účtovný denník súvzťažne po vyvolaní funkcie Vyrovnať v záložke Zoznam. Funkcia má dva režimy: umožňuje automaticky hromadne vygenerovať interné doklady na vyrovnanie saldokonta, ktoré mohlo vzniknúť typicky zaokrúhľovaním pri prepočte medzi menami a oceňovaní pri nákupných a skladových dokladoch, alebo naopak umožňuje tieto vyrovnávacie doklady zrušiť.
Vygenerované interné doklady sú k dispozícii v agende Interných dokladov. Na rozdiel od ručne vytvorených interných dokladov majú vyrovnávacie doklady dve špecifické vlastnosti:
- Príznak vyrovnávacieho dokladu - Interné doklady vytvorené týmto sprievodcom majú interný príznak, že ide o doklady vytvorené na vyrovnanie súvzťažných skupín (táto skutočnosť sa využíva pri spätnom zrušení vyrovnania, viď ďalej)
- Účtovanie priamo do denníka - Aby bola táto funkcia pre užívateľa prínosom, je potrebné, aby sa vzniknuté interné doklady rovno automaticky pripárovali do saldokontnej skupiny, ktorú vyrovnávajú. Aby to bolo možné, účtujú sa tieto interné doklady rovno do denníka podľa údajov zadaných ďalej v tomto sprievodcovi (nezadávajú sa tu účtovné predkontácie, pretože tie by mohli byť neúplné a účtovanie do denníka by potom nemohlo prebehnúť).
Pozor, Základná predkontácia sa ale aj tak na daný doklad automaticky vždy aplikuje, viď pravidlá Pravidlá výberu predkontácie na doklad, tzn. prípadne doplní účtovné položky v rámci tohto sprievodcu nezadané.
Obsahuje všetky spoločné prvky sprievodcu. Popis ovládania a pravidiel všeobecne platných pre všetkých sprievodcov viď Typy sprievodcov, zásady pre sprievodcov. Jednotlivé kroky tohto sprievodcu pre obidva režimy funkcie Vyrovnanie:
Vyrovnanie
Pomocou sprievodcu najskôr zadáte výber obmedzení, ktoré zo zobrazených alebo vybraných skupín sa majú vyrovnávať a potom zadáte informácie potrebné na vyrovnanie a generovanie interných vyrovnávacích dokladov.
1. krok - Výber súvzťažných skupín na vyrovnanie
Tu zadáte, ktoré zo skupín aktuálne zobrazených v záložke Zoznam, si želáte vyrovnať:
- Všetky skupiny zo záložky Zoznam
- Len skupiny s označenými záznamami - tzn. skupiny, ktoré majú aspoň jeden záznam označený
- Len aktuálnu skupinu - tzn. tú, v ktorej aktuálne stojí kurzor
Podľa zvolenej možnosti sa vygeneruje jeden alebo viac dokladov - pre každú skupinu, ktorú je potrebné vyrovnať (tzn. má nenulové saldo), jeden interný doklad.
2. krok - Údaje pre vyrovnanie súvzťažných skupín
Zadávané položky:
| Názov | Popis | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Vyrovnanie účtovať na stranu + číslo účtu |
Tu zvolíte, na ktorú stranu (MD alebo D) si želáte zapísať vyrovnávaciu sumu. S ohľadom na túto voľbu a veľkosť saldokonta sa potom bude generovať interný doklad na kladnú alebo zápornú sumu aj s príslušnou predkontáciou. Tzn. ak chceme vyrovnanie účtovať na stranu MD (vyrovnávať stranu MD), tak čakáme INT doklad, ktorý má na strane MD vyrovnávaný účet a je na sumu opačného znamienka ako je saldo MD-D a naopak. Pre informáciu sa zobrazuje aj číslo účtu, ktorého saldokonto sa vyrovnáva (tzn. číslo účtu zadané v záložke Obmedzenie v položke Účet MD a D, viď popis funkcie Vyrovnať). Objasníme na príklade: Príklad: Majme v súvzťažnej skupine v denníku faktúru FP a príjemku PR so sumami podľa nasledujúcej tabuľky. Sumy a účtovanie vyrovnávacieho interného dokladu INT, ak je protistranný účet zadaný 39500, budú:
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Číslo účtu protistrany |
Účet na zaúčtovanie druhej strany tvoreného vyrovnávacieho dokladu. Zadáte účet alebo ho vyberiete z účtového rozvrhu. Aby sa INT doklad mohol zaúčtovať priamo do denníka (a teda aj automaticky spárovať, viď Vlastnosti vyrovnávacích dokladov), ide tu o povinnú položku, pričom je potrebné vybrať úplný účet vr. analytík, nie neúplné účty. |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Rad | Skratka označujúca rad dokladov príslušného typu. (Ktorý údaj sa má v položke zadávať resp. zobrazovať, je možné nastaviť.) Povinná položka. Aby sa INT doklad mohol zaúčtovať priamo do denníka (a teda aj automaticky spárovať, viď Vlastnosti vyrovnávacích dokladov), musí mať vybraný rad nastavené účtovanie priamo do denníka. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Obdobie | Skratka označujúca obdobie, do ktorého je resp. bude doklad zaradený, tzn. do ktorého vecne patrí. (Ktorý údaj sa má v položke zadávať resp. zobrazovať, je možné nastaviť.) Povinná položka. Predvypĺňa a kontroluje sa podľa pravidiel uvedených v kap. Predvypĺňanie dátumov. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Dátum | Dátum vystavenia dokladu. Povinná položka. Predvypĺňa a kontroluje sa podľa pravidiel uvedených v kap. Predvypĺňanie dátumov. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Popis | Stručný popis daného dokladu, zobrazuje sa ako doplňujúca špecifikácia daného dokladu napr. v záložke Zoznam. Tu zadaný popis sa použije jednak do položky Popis v hlavičke interného dokladu a jednak do položky Text v jeho riadkoch. Pretože položka Text účtovného zápisu je povinná položka, tak aby sa tu tvorený interný doklad mohol zaúčtovať priamo do denníka (a teda aj automaticky spárovať), viď Vlastnosti vyrovnávacích dokladov, ide tu o povinnú položku. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Stredisko MD/D |
Stredisko pre stranu MD a D pre daný riadok dokladu. Zadáte kód strediska alebo vyberiete z číselníka stredísk. (Ktorý údaj sa má v položke zadávať resp. zobrazovať, je možné nastaviť.) Každý riadok dokladu môže byť v prípade potreby zadaný na iné stredisko MD a D. Keď budete chcieť v riadkoch interného dokladu zadať strediská pre stranu MD a D inak, môžete to urobiť opravou vygenerovaného dokladu priamo v agende Interných dokladov. Povinná položka. |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Zákazka MD/D |
Zákazky pre stranu MD a D pre daný riadok dokladu. Keď budete chcieť v riadkoch interného dokladu zadať strediská pre stranu MD a D inak, môžete to urobiť opravou vygenerovaného dokladu priamo v agende Interných dokladov. Či je položka k dispozícii a či je povinná, závisí od stavu parametra Používanie zákaziek vo Firemných údajoch. |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Obchodný prípad MD/D | To isté ako položka Zákazka, len tu ide o Obchodný prípad. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Projekt MD/ D | To isté ako položka Zákazka, len tu ide o Projekt. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Firma | Firma z Adresára firiem, na ktorú bude daný doklad vystavený. Povinná položka. Ak nechcete na niektorý doklad konkrétnu firmu z nejakého dôvodu uvádzať, je možné využiť nejakú fiktívnu pre tento účel nadefinovanú. Predvypĺňa sa firmou nastavenou vo Firemných údajoch, ale je možné samozrejme zadať inú. Kód firmy zadáte buď priamo z klávesnice alebo vyberiete z vyvolaného číselníka firiem-Adresára. (Ktorý údaj sa má v položke zadávať resp. zobrazovať, je možné nastaviť.) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Ako firma sa na vygenerovaných interných dokladoch použije východisková prevádzkareň zadanej firmy, viď kap. Vecný obsah - Prevádzkarne firiem.
3. krok - Dokončenie
Na záver podľa zadaných údajov vygeneruje k vybraným vyrovnávaným skupinám Interné doklady, ak majú skupiny na zadanom účte nenulové saldo.
Suma sa na generovaných dokladoch dopočítava: rozdiel z pohľadu účtu, za ktorý je obmedzené, tzn. účtu zadaného v záložke Obmedzenie, tak, aby platilo, že sumaMD=sumaD za tento účet v danej skupine.
Vygenerované INT doklady sú k dispozícii v agende Interných dokladov. Aké majú špecifické vlastnosti, viď vyššie.
Zrušenie vyrovnania
Pomocou tohto sprievodcu je možné vygenerované vyrovnávacie doklady aj zrušiť.
1. krok - Výber súvzťažných skupín na zrušenie vyrovnania
Tu zadáte, pre ktoré zo skupín aktuálne zobrazených v záložke Zoznam, si želáte existujúce vyrovnanie zrušiť:
- Všetky skupiny zo záložky Zoznam
- Len skupiny s označenými záznamami - tzn. skupiny, ktoré majú aspoň jeden záznam označený
- Len aktuálnu skupinu - tzn. tú, v ktorej aktuálne stojí kurzor
2. krok - Dokončenie
Funkcia potom vymaže interný doklad, ktorý má príznak, že vznikol automatickým vyrovnaním saldokontnej skupiny, viď špecifické vlastnosti vyrovnávacích interných dokladov a ktorý je k danej skupine aktuálne pripárovaný.
Ak k vybranej skupine žiadny takýto interný doklad aktuálne pripárovaný nie je, žiadna akcia neprebehne. Tzn. ak by ste takýto interný doklad napr. vrátili do žiadostí alebo pripojili k inej saldokontnej skupine, ktorá nie je zahrnutá vo výbere, tak sa samozrejme nevymaže. Funkcia sa rovnako nijako netýka ani interných dokladov, spárovaných v danej saldokontnej skupine a vytvorených ručne bez použitia funkcie automatického vyrovnania.
Funkciu na zrušenie je možné vyvolať aj v prípade, že vo vybranej skupine aktuálne žiadny vyrovnávací doklad neexistuje, na záver akurát oznámi, koľko dokladov sa zrušilo.