Elektronická fakturácia - prijatie dokladu ISDOC

Táto kap. popisuje proces prijatia dokladu vo formáte ISDOC. Z pohľadu procesu ISDOC môžeme organizácie rozdeliť do dvoch skupín:

  • 1. skupina - Elektronické doklady chcú spracovávať úplne automaticky bez zásahu obsluhy (neinteraktívne)
  • 2. skupina - Elektronické doklady chcú spracovávať s ručným zásahom užívateľov

    Výhoda elektronickej komunikácie: rýchlejšia komunikácia, ušetrí sa za poštovné atď.

ABRA Gen je schopná:

  • prijať balíček ISDOC doručený rôznymi komunikačnými kanálmi
  • naimportovať balíček do databázy ABRA Gen, príp. to robiť automaticky prostredníctvom Naplánovaných úloh
  • automaticky archivovať prijaté balíčky ISDOC

Prípady spracovania ISDOC dokladu prijatého rôznymi komunikačnými kanálmi

Tento spôsob je vhodný pre 1. skupinu užívateľov, ktorí chcú prijaté ISDOC doklady spracovávať čo najviac automaticky. Na obrázku je znázornený proces importu dokladu ISDOC pomocou agendy Doručené e-maily. Keď sa zo SMTP servera stiahne nový e-mail, založí sa nový doklad typu Doručené e-maily. E-mail sa uloží v zdrojovej, binárnej podobe, ktorá obsahuje ako telo textu, tak prílohy. V agende Doručené e-maily je možné prílohy e-mailu i prehliadať. (Ak je príloha typu ISDOC, otvorí sa pomocou samostatnej aplikácie ISDOCReader.)

Zákon prikazuje archiváciu všetkých elektronických dokladov. Založí sa preto záznam v agende Dokumenty predstavujúci doručený elektronický doklad (toto založenie môže prebehnúť automaticky spracovaním doručeného e-mailu podľa pravidiel nastavených v agende Pravidlá spracovania doručenej e-mailovej pošty).

Informácia o tom, ako dopadlo uloženie jednotlivých príloh prijatého e-mailu do agendy Dokumenty, sa zapisuje do zvláštnej tabuľky. Na obrázku predstavuje túto spätnú väzbu prerušovaná šípka medzi agendami. Následne sa záznam v agende Dokumenty spracuje a na jeho základe sa založí doklad v príslušnej dokladovej agende, napr. Faktúry prijaté. (Toto spracovanie môže opäť prebehnúť automaticky.) Druhou možnosťou je, že oprávnený užívateľ doklad ešte ručne skontroluje, kým sa doklad nachádza ešte v agende Dokumenty. Nad príslušným Dokumentom sa môže zahájiť proces schvaľovania Dokumentu. Po schválení sa ručne spracuje, čím sa založí doklad do dokladovej agendy.

Elektronický doklad sa však nemusí do firmy dostať len ako príloha e-mailu. Môže tam byť prenesený pomocou inej technológie, napr. služby "@Faktura24". Komponent 3. strany prijatý doklad najskôr uloží do určitého adresára na disku, do tzv. "fronty súborov" definovanej v agende Fronty súborov. Systém ABRA Gen tento adresár v pravidelných intervaloch kontroluje a súbory, ktoré do neho pribudli, spracuje, tzn. založí do agendy Dokumenty. Podobne ako v predchádzajúcom prípade sa spracovaním dokumentu na jeho základe založí doklad do príslušnej dokladovej agendy.

Vráťme sa teraz k 2. skupine užívateľov, ktorí nebudú používať automatizáciu. U nich môže proces spracovania ISDOC dokladu od prijatia súboru s elektronickým dokladom (napr. e-mailom) až po vytvorenie nového dokladu vyzerať napr. nasledovne: užívateľ spracováva firemné e-maily pomocou svojho obľúbeného poštového programu (MS Outlook, Thunderbird, a pod). Keď si otvorí e-mail s pripojeným dokumentem ISDOC a pokliká na neho, otvorí sa v programe ISDOCReader.

ISDOC sa však na PC nemusí dostať len e-mailom, ale napr. i stiahnutím z WWW stránky alebo z USB disku.

V programe ISDOCReader je k dispozícii voľba na odoslanie ISDOC do ABRA Gen. Program ISDOCReader využije služby iného programu - DMS klienta. Tento program bude súčasťou inštalácie systému ABRA Gen a neskôr bude podporovať plnú funkčnosť DMS klientskych programov. ABRA bude časom podporovať funkcie, ktoré poskytujú DMS systémy a tento program, DMS klient, potom bude slúžiť na obsluhu systému ABRA Gen vystupujúceho v role DMS systému. Cieľom tohto programu je, aby vkladanie Dokumentov do systému ABRA Gen bolo maximálne ergonomické, nakoľko súčasné ovládanie systému ABRA Gen je prispôsobené na prácu s dokladmi (záznamami) a nie s dokumentmi. V rámci tejto analýzy však funkcie klienta budú obmedzené.

G:\ABRAG3_90316\DMSClient.exe