Prechod medzi systémami ABRA Gen (migrácia)

V praxi dochádza často k potrebe prechodu medzi rôznymi inštaláciami ABRA Gen. Typicky je to v prípade, kedy chce užívateľ prejsť z jedného produktu ABRA Gen na iný (napr. z produktu ABRA Gen s jednoduchým účtovníctvom na ABRA Gen s podvojným účtovníctvom, príp. z produktu ABRA Gen pre Firebird na ABRA Gen pre Oracle či ABRA Gen pre MSSQL). Dôvodom môže byť to, že užívateľ napr. požaduje nejakú funkcionalitu, ktorá nie je dodávaná k nižšej produktovej rade a chce prejsť na vyššiu, viedol jednoduché účtovníctvo, ale teraz musí začať viesť podvojné účtovníctvo, chce zmeniť databázovú platformu a prejsť na výkonnejší databázový server, a pod. Prechod je teoreticky možný i obrátene, tzn. z "vyššieho" produktu na "nižší". Rovnaký prechod je možné realizovať i medzi dvoma inštaláciami toho istého systému, ak to z nejakého dôvodu potrebujete.

V prípade niektorých variantov prechodu medzi produktmi ABRA Gen môže byť potrebné urobiť ešte nejaké dodatočné kroky v dátach tak, aby bolo možné nový produkt riadne používať. Takým prípadom je prechod medzi ABRA Gen s jednoduchým účtovníctvom a iným produktom ABRA Gen s podvojným účtovníctvom. Tu skôr odporúčame, pokiaľ je to možné, tak sa prechodu pomocou DBExport popísanému v tejto kap. vyhnúť a s novým systémom začať úplne od začiatku. Pokiaľ to však nie je možné alebo vhodné (napr. v ABRA Gen s jednoduchým účtovníctvom vediete i sklady a chcete ich previesť), je potrebné počítať s nutnosťou niekoľkých dodatočných zásahov do prevedených dát. Viď Prechod medzi ABRA Gen s jednoduchým účtovníctvom a ABRA Gen s podvojným účtovníctvom.

Do verzie 10.01. vrát. bolo možné zálohu dát z jedného systému bez ďalších úprav obnoviť do iného. Od v. 10.02 zavedením inkrementálneho update, keď sa súčasťou zálohy dát stali nielen dáta, ale aj systémové objekty (metadáta), viď Zálohovanie a obnovy dát, toto už nie je možné a prechod je preto potrebné riešiť iným spôsobom.

Postup je nasledujúci:

  • v zdrojovej inštalácii sa vykoná export dát zo zdrojovej databázy nasledovne:

    Pomocou nástroja DBExport sa do súboru formátu databázový export (*.DBE) vyexportujú dáta z vybraného spojenia. Postup realizácie a čo je obsahom vyexportovaných dát, viď popis nástroja DBExport.

  • v cieľovej inštalácii sa vytvorí nová databáza s importom týchto vyexportovaných dát nasledovne:

    V nástroji DBAdmin:

    • sa zvolí voľba Pridať nové spojenie na vytvorenie novej databázy v cieľovej inštalácii ABRA Gen (tým sa zabezpečí vytvorenie novej databázy podľa súboru CreateDB.DBO, tzn. vytvoria sa databázové objekty systému ABRA Gen so správnou syntaxou príslušnej platformy).
    • v nasledujúcom kroku Vlastnosti spojenia je potrebné začiarknuť voľbu "Zobraziť pokročilé vlastnosti" a potom sprístupnenú voľbu "Editovať zákaznícke úpravy".
    • v kroku Zákaznícke úpravy sa začiarkne voľba "Nahrať dáta zo súboru" a pripojí sa súbor *.DBE vyexportovaný z nástroja DBExport, z ktorého sa vytvorená databáza naplní dátami vyexportovanými z pôvodnej databázy
    • v kroku Zákaznícke úpravy je k dispozícii tiež možnosť zadať "Adresár s DBO súbormi". Ak ju použijete, nová databáza sa vytvorí podľa *.DBO súborov v tomto adresári. Toto však pre bežný prechod medzi systémami nebudete potrebovať (je určené na riešenie špecifických servisných situácií). Viac viď popis v nástroji DBAdmin.

    Ak ste v zdrojovej databáze pridávali nejaké vlastné databázové entity (stĺpce, vlastné tabuľky, procedúry, triggery, ...) a chcete ich mať aj na importnej strane, je potrebné zabezpečiť ich pridanie do novo vytvorenej databázy a to nasledovne:

    • v kroku Zákaznícke úpravy pridať *.DBO súbory s vlastnými zákazníckymi úpravami. Ide o vlastné *.DBO súbory, ktoré sa majú spustiť (a operácie z nich sa majú vykonať) v rôznych fázach vytvárania novej databázy.

    Samotný import pridanie takýchto entít nijako nerieši (a ani nemôže, informácie o nich nie sú obsiahnuté vo vyexportovaných dátach). Ak vyexportované dáta obsahujú dáta z užívateľských stĺpcov, tabuliek či sekvencií, ale nezabezpečíte pridanie týchto entít na importnej strane, tieto dáta nebude možné naimportovať, import sa zastaví, viď ďalej.

    Ako bolo uvedené v popise nástroja DBAdmin, zatiaľ neexistuje nástroj, ktorým by bolo možné vlastné *.DBO súbory získať zo zdrojovej inštalácie automaticky a musíte si ich vytvoriť ručne pomocou nástroja DBOperations (DBO súbory sú totiž binárne súbory a užívateľ ich nemôže vytvoriť inak ako prostredníctvom nástroja DBOperations).

    Ak ste zákaznícke úpravy zdrojovej databázy robili vo verzii vyššej ako 10.02, je vám postup (pomocou *.DBO súborov) už známy. Ak ste zákaznícke úpravy robili vo verzii nižšej, pracovali ste so systémom *.NXD súborov, ktorý sa pre tento účel používal predtým. Ak nebudete vedieť, ako na to a ako teraz vytvoriť potrebné zákaznícke *.DBO súbory, objednajte si ich vytvorenie v servisnom oddelení dodávateľa.

Po spustení cieľovej inštalácie s týmto novým spojením sa vytvorí nová databáza, pričom sa prípadne vykonajú zákaznícke úpravy, ak boli zadané vlastné *.DBO súbory, a naimportujú sa do nej dáta z *.DBE súboru.

V priebehu importu môže nastať situácia, keď exportný súbor obsahuje tabuľku, stĺpec tabuľky alebo sekvenciu, ktorá v cieľovom spojení neexistuje. V takom prípade import zobrazí dialógové okno s voľbou Zopakovať alebo Preskočiť. Je teda možné takéto hodnoty buď vôbec do novo tvorenej databázy neimportovať (preskočiť) alebo import prerušiť, chýbajúci databázový objekt najskôr doplniť (ručne napr. pomocou nástroja DBOperations) a následne pokračovať v importe.

K takejto situácii môže dôjsť typicky v prípade, keď ste si na exportnej strane pridávali napr. vlastné tabuľky, ktorých hodnoty sú obsiahnuté v exportovaných dátach, ale nezabezpečili ste ich pridanie na importnej strane, ako bolo povedané vyššie.

Od v. 14.53 obsahuje exportný súbor tiež tabuľku Export_ExportHeaderTable s informáciami o verzii systému ABRA Gen, z ktorej boli dáta exportované. Pri vlastnom importe sa následne kontroluje, či je rovnaká major, minor a build verzia. Pokiaľ sa verzie líšia, zobrazí sa varovná hláška a súbor nebude možné naimportovať. Tzn. prevádzať dáta pomocou nástroja DBExport je možné LEN MEDZI PRODUKTMI TEJ ISTEJ VERZIE!

Pokiaľ by exportný súbor vznikol v nižšej verzii, ako je 14.53 (tzn. v ktorej sa ešte extra tabuľka Export_ExportHeaderTable s informáciou o verzii neukladá), nevykoná sa žiadna kontrola. Avšak i tak sa dôrazne odporúča dáta medzi verziami týmto nástrojom neprenášať.

Více viz kap. Nástroje.

K prechodu medzi ABRA Gen s jednoduchým účtovníctvom a ABRA Gen s podvojným účtovníctvom

Dodatočné úpravy v dátach po prechode medzi týmito systémami plynú predovšetkým z týchto ich odlišností, ktoré sa týkajú účtovania:

  • V produkte ABRA Gen s jednoduchým účtovníctvom je len jeden Typ organizácie a predvypĺňajú sa podľa neho len záznamy do definícií uzávierky miezd podľa vzorov. V ostatných produktoch je k dispozícii niekoľko typov organizácií a po prvom výbere typu organizácie sa automaticky doplnia záznamy do účtového rozvrhu, účtovných predkontácií a definícií uzávierky miezd podľa vzorov pre vybraný typ organizácie. Bez nich nie je možné účtovať. Dodatočné neskoršie zmeny je nutné riešiť ručne porovnaním s dodávanými vzormi.
  • Množina typov dokladov dodávaná výrobcom v rámci inicializačných dát pre produkt ABRA Gen s jednoduchým účtovníctvom a pre ostatné produkty nie je rovnaká. V ABRA Gen s jednoduchým účtovníctvom je navyše napr. typ Ostatné zápisy a naopak niektoré typy nie sú k dispozícii, pretože pre ABRA Gen s jednoduchým účtovníctvom nemajú význam (napr. typ Interné doklady).
  • V produkte ABRA Gen s jednoduchým účtovníctvom sa neúčtuje ako v podvojnom účtovníctve a všetky typy dokladov majú nastavenú položku Účtovať na Nie (čo nie je možné užívateľsky v danom číselníku meniť), takže i všetky rady dokladov budú mať nastavené Neúčtovať.

Tieto nastavenia sú súčasťou inicializačných dát pre jednotlivé produkty ABRA Gen. Ako bolo ale objasnené v rámci výkladu inicializačných dát, pri migrácii sa súbor inicializačných dát z princípu migrácie nevyužíva - initdáta sa (rovnako ako ostatné dáta) nahrajú zo súboru *.DBE presne tak, ako boli v pôvodnej databáze (čo je zámer).

Je preto potrebné iným spôsobom zabezpečiť doplnenie prevedených dát v cieľovom produkte - možným riešením je napr. vyhrať obsah všetkých potrebných tabuliek z novo vytvorenej "bežnej" databázy naplnenej aktuálne dodávanými inicializačnými dátami cieľového produktu pomocou nástroja Scripter.exe a následne ich previesť do dát prevedených z pôvodného produktu ABRA Gen (tzn. napr. do dát prevedených z produktu ABRA Gen s jednoduchým účtovníctvom). Kontaktujte servisné oddelenie výrobcu. Užívateľ si ďalej musí založiť nové rady dokladov so správne nastaveným účtovaním pre cieľový produkt a ak je cieľovým produktom produkt s podvojným účtovníctvom, musí si prevziať vzory tých účtov a predkontácií, ktoré potrebuje, postupným porovnaním s dodávanými vzormi (pokiaľ si ich nevyhral aj z príslušných tabuliek (Accounts, AccPresetDefs, AccPresetDefs2), a potom by ich stačilo len skontrolovať, prípadne upresniť podľa vlastnej potreby.

Po migrácii vyššie uvedeným postupom z produktu ABRA Gen s jednoduchým účtovníctvom sú tabuľky vzorov účtovnej osnovy MasterAccounts a predkontácií MasterAccPresetDefs a MasterAccPresetDefs2 prázdne. Preto keď užívateľ v nastavení firmy vyberie typ organizácie napr. Súkromná organizácia - podnikateľ a následne v agende účtovnej osnovy použije funkciu na porovnanie so vzorom, nenájdu sa žiadne rozdiely (rovnaká situácia je i v predkontáciách - napr. funkcia Nový podľa vzoru). Je teda nutné dáta vzorov do prevedených dát doplniť. Napr. práve vyhraním z databázy cieľového produktu pomocou nástroja Scripter .exe. Až potom je možné porovnaním so vzormi postupne získať zodpovedajúcu účtovnú osnovu a predkontácie.

V tabuľke Typy dokladov (DocumentTypes) sú ďalej všetky prevedené nastavené ako neúčtované a ich ďalšie parametre sú pre použitie v cieľovom produkte nastavené tiež nesprávne. Je ich preto potrebné zmazať (okrem typu dokladu "Ostatné zápisy (99)", na ktorý budú pravdepodobne v databáze odkazy) a doplniť aktuálne dodávané pre cieľový produkt. Čo je možné riešiť opäť vyhraním z databázy cieľového produktu pomocou nástroja Scripter.exe.

Ďalej si užívateľ založí nové rady dokladov pre podvojné účtovníctvo (účtované FV, PP, FP, PV....) a prevezme vzory tých účtov a predkontácií, ktoré potrebuje (ak si ich nevyhral tiež).