B2B exporty a importy - základné informácie - elektronická výmena dokladov

V tejto kap. nájdete:

Význam B2B exportov/B2B importov

Definovateľné B2B exporty príp. i B2B importy slúžia na elektronickú komunikáciu medzi rôznymi subjektmi: užívateľmi systému ABRA Gen navzájom, príp. medzi užívateľmi iných ERP systémov. Umožňujú užívateľom vymieňať si vybrané dáta (typicky doklady) elektronicky a eliminovať tak zbytočnú prácu s ručným prepisovaním prijatých papierových dokladov. Možnosť použitia je dvojaká:

  1. Použitie dvojice B2B export (do XML) - B2B import - táto možnosť je menej všeobecná a má určité nevýhody, viď ďalej. Rieši výmenu XML súborov medzi dvoma systémami ABRA (tzn. medzi dvoma na sebe nezávislými systémami používanými rôznymi subjektami). Umožňuje teda napr. z jedného systému ABRA Gen exportovať faktúru vydanú a do druhého systému ABRA Gen ju importovať ako faktúru prijatú. Túto možnosť je teda možné využiť iba vtedy, keď ako exportujúci subjekt, tak importujúci subjekt používa systém ABRA Gen. Vo vybraných agendách sú k dispozícii funkcie a exportné definície, ktoré umožňujú dáta jedného záznamu (napr. faktúry vydanej, cenníka, ...) vyexportovať pomocou B2B exportu a následne na druhej strane (u odberateľa) tieto elektronicky odovzdané dáta naimportovať pomocou B2B importov, tzn. automaticky zaevidovať do systému ABRA Gen do príslušných agend (tzn. napr. ako faktúru prijatú, dodávateľský cenník, ...).

    Firma A i firma B majú ERP ABRA Gen Firma A vystaví firme B vydanú faktúru. Tuto vyexportuje do transportního XML souboru ABRA_B2B_FV-1234-2008.xml, pošle jej v příloze e-mailu účtárně firmy B.

    Firma B přijme e-mail, soubor z přílohy uloží do složky určené pro import dokladů a v systému ABRA Gen v agendě faktur přijatých založí nový doklad a provede import obsahu pomocí B2B importu a fakturu uloží. Importný driver po importe premiestni vstupný súbor do zložky "Vybavené".

    Výrobcom podporované kombinácie dvojíc dokladov, ktoré je možné elektronicky prenášať pomocou B2B exportov a B2B importov - V rámci výrobcom dodávaných definícií B2B exportov a importných funkcií B2B importov sú podporované kombinácie B2B exportov a následných B2B importov medzi systémami ABRA Gen pre tieto doklady:

Na vzájomnú komunikáciu medzi užívateľmi systému ABRA Gen teda výrobca dodáva:

  • Pre každú vyššie uvedenú oblasť na exportnej strane (FV, ZLV, ...) vlastnú systémovú definíciu B2B exportu, ktorá vytvorí vlastné XML.
  • Pre každú spomenutú oblasť na importnej strane (FP, ZLP, ...) vlastný B2B driver, ktorý dokáže spracovať XML vytvorené dodávaným systémovým B2B exportom.
  • Okrem toho dodáva všeobecný skriptovací driver, ktorý umožní použiť funkcie zo skriptovania, ktoré sa majú vykonať pre uskutočnenie importu a ktoré je možné použiť alternatívne k dodávaným driverom.

Nevýhody výmeny dát prostredníctvom B2B exportov do XML a B2B importov:

  • Není automaticky podporována archivace souborů, jak na exportu tak na importu v souladu se zákonem o DPH.
  • Není podporováno podepisování souborů.
  • Není podporováno schvalování přijatého dokladu. Doklad je možné schvaľovať až po jeho založení do systému ABRA Gen.
  • Není podporováno přikládání příloh k elektronickým dokladům.
  • Nelze založit nový doklad bez zásahu uživatele.

Viac k popisu vyššie uvedených B2B exportov-importov, viď ďalej Funkceia B2B Import, resp. viď kap. B2B exporty a importy medzi systémami ABRA Gen - parametre driverov, podmienky importu, štruktúra XML.

  1. Použitie dvojice ISDOC vydaný - ISDOC prijatý - tzn. na výstupnej strane export dokladu do formátu ISDOC a na importnej strane prijatie dokladu ISDOC. V systéme ABRA Gen viď B2B export dokladu do ISDOC formátu s možnosťou exportovaný doklad elektronicky podpísať pomocou zaručeného elektronického podpisu a odovzdať na výstupný komunikačný kanál a na importnej strane v systéme ABRA Gen viď prijatie dokladu ISDOC. Slúži na elektronickú komunikáciu (podporu "elektronickej výmeny dokladov" (niekedy skrátene označovanej ako "elektronická fakturácia") nielen medzi užívateľmi systému ABRA Gen navzájom, ale všeobecne aj medzi užívateľmi rôznych informačných systémov, na komunikáciu so štátnou správou a pod.

Podporované typy elektronických dokladov, ktoré je možné elektronicky prenášať pomocou ISDOC formátu viď kap. ISDOC formát.

V systéme ABRA Gen sú teda výrobcom dodávané definície pre B2B exporty do ISDOC formátu pre tieto doklady:

Ďalej viď Exportné súbory určené na export do ISDOC formátu.

Funkcie pre definície a na vykonávanie definovateľných B2B exportov sú k dispozícii vo všetkých dokladových agendách a vo vybraných číselníkoch, dodávané definície sú však obsiahnuté len v niektorých podľa zoznamu uvedeného vyššie.

Poznámka k tomu, čo je zo zákona potrebné na elektronickú výmenu dokladov a k nutnosti pripojiť k takto zasielaným dokumentom elektronický podpis: Nevyhnutnou súčasťou daňového dokladu nie je ani podpis ani pečiatka. Nič teda nebráni tomu, aby jeden subjekt odoslal faktúru inému subjektu len ako prílohu e-mailu (napr. vo formáte .pdf). Odlišná situácia je v oblasti zákona o účtovníctve, kde sa vyžadujú podpisy nasledujúcich osôb: toho, kto doklad alebo jeho časť schválil, a toho, kto tento doklad zaúčtoval. Príjemca by si teda mal prijatý dokument vytlačiť, príslušné osoby (schvaľovateľ a účtujúci) by ho mali podpísať a podpísaný by mal byť založený do šanónu. Posielanie dokumentov elektronickou cestou medzi jednotlivými subjektami teda nie je nutne viazané na elektronický podpis – v prípade rozumnej dôvery. Je ale potrebné uvedomiť si, že ani v prípade zabezpečovania elektronicky zasielaných dokumentov elektronickým podpisom nie je bezpečnosť úplne 100%-ná bez vybudovania a neustáleho udržiavania tzv. DataValidationServer, ktorý obsahuje certifikáty, ktorým dôverujete, aktualizuje CLR (zoznam síce pravých, ale už neplatných certifikátov), atď.

B2B exporty - všeobecne

B2B exporty sú definované rovnakým mechanizmom a na základe rovnakých pravidiel ako bežné definovateľné exporty dostupné v systéme ABRA Gen a platí pre ne to isté. Ďalej viď Vecný obsah - definovateľné exporty, tzn. keď je export vyvolaný, ako je to so systémovými definíciami atď.)

Len kvôli prehľadnosti sú B2B exporty zaradené do samostatného číselníka definovateľných B2B exportov (adekvátneho k číselníku definovateľných exportov a s rovnakou funkčnosťou). Z tohto číselníka sa vyberá jedna z definícií B2B exportu pri vyvolaní funkcie B2B export, dostupnej ako jedna z volieb funkcie Tlač, export (podobne ako sa vyberá tlač. zostava alebo definícia pre bežný definovateľný export). Pomocou tohto B2B exportu sa vytvorí XML transportný súbor obsahujúci dáta vymieňaného dokladu v požadovanom formáte.

Prípona exportného súboru:

Definície B2B exportov dodávané výrobcom a určené pre export do formátu ISDOC majú uvedené "ISDOC" v svojom názve. Ďalej viď Exportné súbory určené na export do ISDOC formátu.

Exportné B2B súbory XML a ISDOC majú každý inú štruktúru a pri importe do systému ABRA Gen ich zamieňať! Tzn. ISDOC súbory nie je možné do systému ABRA Gen importovať pomocou B2B importov a naopak.

B2B importy - všeobecne

B2B importy sa vykonávajú pomocou tzv. importných driverov. Sú to "programy" (zaregistrované COM objekty – podobne ako napr. telefónne drivery), ktoré realizujú činnosti spojené s B2B importom, prípadne umožnia užívateľovi (implementátorovi) celý import naprogramovať pomocou skriptovania. Ovládače sa registrujú do repository vrát. identifikácie objektu, do ktorého umožňuje dáta importovať. B2B drivery sú evidované v číselníku definovateľných B2B importov. Z tohto číselníka sa vyberá jedna z definícií B2B importu po vyvolaní funkcie B2B import.

Funkcia B2B import

Funkcia slúži na naimportovanie súborov vo formáte XML vytvorených v inej inštalácii systému ABRA pomocou B2B exportov (viď vyššie) do systému ABRA.

Exportné B2B súbory XML a ISDOC majú každý inú štruktúru a pri importe do systému ABRA Gen ich zamieňať! Tzn. ISDOC súbory nie je možné do systému ABRA Gen importovať pomocou B2B importov a naopak.

Možnosti vyvolania funkcie pre B2B import:

  • vytvorenie nového záznamu podľa B2B importu - viď funkcia Nový podľa B2B importu
  • B2B import do už existujúceho záznamu - viď funkcia B2B import v detaile rozeditovaného dokladu

Funkcie pre B2B import sú dostupné len v agendách tých Business objektov (BO), ktoré sú podporované nejakým ovládačom zaregistrovaným v repository. Každý dodávaný ovládač totiž hovorí, aký BO podporuje (tzn. aký BO sa s ním dá naimportovať). Táto informácia sa uloží do repository pri registrácii ovládačov. Ak sa pri spustení agendy zistí, že v repository je zaregistrovaný ovládač, ktorý podporuje BO zobrazovaný v danej agende, tak sa funkcia pre B2B import v danej agende sprístupní. Neberie sa pritom do úvahy všeobecný skriptovací ovládač.

Z toho o.i. plynie, že skriptovací ovládač nemá zmysel používať pre BO, pre ktorý neexistuje žiadny iný natívny ovládač (pretože by potom daný import nebolo ako vykonať).

Po vyvolaní funkcie sa najskôr ponúkne zoznam registrovaných importných driverov, ktoré je možné v danej agende použiť, tzn. sú nadefinované pre BO zobrazovaný v danej agende (ak je pre daný BO nadefinovaný aj skriptovací ovládač, ponúkne sa tiež).

Ďalšie činnosti sú v réžii konkrétneho drivera. Všeobecne sa však driver najskôr spýta na zdroj vstupných dát.

Následne si driver vyžiada doplnenie údajov potrebných pre import, resp. sa ponúkne možnosť zmeniť parametre drivera. Ide buď priamo o zobrazenie všetkých nastaviteľných parametrov pre daný driver alebo o výber z nich.

Príklad dialógu doplnenia údajov pri B2B importe do faktúry prijatej. ABRA vzhľad modrý.

K dispozícii je funkčné tlačidlo Nastavenie parametrov. Slúži na zmenu hodnôt parametrov, ale len pre práve realizovaný import. Po jeho stlačení sa ponúkne dialógové okno, kde je možné zmeniť prednastavené hodnoty parametrov importu.

Príklad dialógu nastavenia parametrov pre B2B import do faktúry prijatej. ABRA vzhľad modrý.

Hodnoty sa predvyplnia tak, ako boli nastavené v nastavení parametrov ovládača priamo v číselníku B2B importov, viď položka Nastavenie B2B importu v detaile definície B2B importu. Ak má užívateľ prístupové právo meniť hodnoty v číselníku definovateľných B2B importov, je v dialógovom okne k dispozícii ešte tlačidlo Uložiť a použiť parametre. Po jeho stlačení sa zadané hodnoty zapíšu do číselníka. Ak užívateľ právo meniť hodnoty v číselníku nemá, toto tlačidlo sa nezobrazuje a tu zadané hodnoty sa použijú pre práve realizovaný import a do číselníka ich z daného miesta nie je možné uložiť. (Užívateľ teda nikdy nemôže meniť hodnoty zapísané v číselníku B2B importov, ak na to nemá povolenie.) Niektoré zo zadávaných parametrov môžu byť povinné, bez nich by nebolo možné v importe úspešne pokračovať.

V prípade importov do dokladov je povinné minimálne zadanie strediska na predvyplnenie do riadkov (strediská nie je možné prevziať z importovaného dokladu, dodávateľ má iné strediská).

Následne sa systém (príslušný ovládač) pokúsi naimportovať dáta z vybraného súboru do vytváraného dokladu. Pritom otestuje, či sú splnené podmienky pre úspešné naimportovanie. Takou podmienkou môže byť napr. to, či sa na importnej strane v adresári firiem podarilo nájsť firmu, ktorá je uvedená ako dodávateľ na danom doklade, či je rovnaký bankový účet a pod. Popis podmienok viď jednotlivé typy B2B importov podrobnejšie:

Ak nie sú splnené všetky požadované podmienky, vypíšu sa chyby, ak áno, dáta sa naimportujú. V prípade kladného výsledku vykoná driver akciu, ktorú má po importe vykonať podľa nastavenia v svojich parametroch.

Importom dôjde len k naplneniu rozeditovaného objektu prenášanými dátami, nie však už k uloženiu. Uloženie záznamu je už plne v rukách užívateľa.

Po naimportovaní dát do dokladu sa funkcia na B2B importovanie zneprístupní. Nie je teda možné uskutočniť niekoľkonásobný B2B import do rovnakého záznamu. Ak chce užívateľ uskutočniť B2B import znovu, musí ukončiť editáciu a akciu zopakovať.