Ako začať - Cudzie meny

V této kap. je uvedeno, jak začít používat agendy skupiny Cizí měny.

Ak budete chcieť vystavovať v iných agendách doklady v cudzích menách, mali by ste si naplniť kurzový lístok aktuálnymi kurzami a tento potom priebežne aktualizovať.

V rámci skupiny Cudzie meny sa generujú doklady kurzových rozdielov k vystaveným dokladom, podrobnejšie viď kap. Vecný obsah, základné pojmy - skupina Cudzie meny. Všetky doklady vystavované v ABRA Gen musia obsahovať všetky položky povinné pre doklady ako také, príp. položky povinné pre účtovníctvo.

Preto prvým predpokladom používania skupiny Cudzie meny je správne zrealizovaná nutná časť implementácie a to pre účely tejto skupiny minimálne definícia Obdobia, pretože obdobie je neoddeliteľnou súčasťou štruktúry čísla dokladu. Ďalej musíte nadefinovať Rady dokladov pre doklady typu kurzové rozdiely so správne nastaveným spôsobom účtovania pre všetky doklady, ktoré sa majú zaúčtovávať a mať k nim zavedené zodpovedajúce Účtovné rady.

Keďže na dokladoch tohto typu je jednou z povinných položiek stredisko, musíte mať nadefinované strediská. Ak neplánujete používať strediskovú evidenciu, nadefinujte si aspoň jedno stredisko.

Doklady tohto typu sa totiž vo väčšine prípadov účtujú a jednou z povinných položiek v účtovnom denníku je práve stredisko.

Pokiaľ uvedené definície nezadáte vopred, systém vás bude varovať v priebehu zadávania dát. Budete môcť zodpovedajúce definície zaviesť rovno v priebehu zadávania dát (pokiaľ budete mať zodpovedajúce prístupové práva), ale stratíte potom zbytočne čas.

Nakoľko rady dokladov, účtovné rady dokladov, strediská patria medzi tzv. chránené objekty, pre novo pridané rady a strediská musíte mať správne nastavené prístupové práva, viď ďalej!

Ďalej je potrebné spomenúť položku Firma. V tejto skupine sú doklady, ktoré majú položku Firma povinnú. Firma sa preberá z dokladu, ku ktorému doklady zo skupiny Cudzie meny vznikajú a táto firma sa aj predvypĺňa, no je ju možné opraviť. Preto, ak na takýchto dokladoch budete chcieť konkrétne firmy zadávať, naplňte si najskôr Adresár firiem. Pokiaľ nechcete na niektoré z uvedených dokladov zadávať konkrétnu existujúcu firmu, nadefinujte si v Adresári akúsi pomocnú fiktívnu firmu a túto na tento účel môžete používať.

V účtovnom denníku je povolené mať aj záznamy s nezadanou firmou.

Ďalej by ste mali mať zavedenú účtovnú osnovu. Pri všetkých dokladoch, ktoré budete chcieť účtovať, by ste mali skontrolovať, príp. nadefinovať účtovné predkontácie pre jednotlivé účtovné prípady, aby sa neskôr kontovanie realizovalo automaticky a minimalizovala sa tak práca účtovníka.

Ak chcete používať väzbu dokladov na Zákazky alebo na Obchodné prípady či na Projekty, je dobré si dopredu rozvrhnúť spôsob použitia týchto väzieb a číselníky si naplniť.

Je tiež vhodné skontrolovať a príp. upraviť nastavenie všetkých parametrov systému v agende Firemných údajov. Nielen parametrov v sekcii Všeobecné nastavenia, ale i ostatných, keďže môžu významne ovplyvniť správanie systému. Ide o jednu z možností zákazníckej modifikovateľnosti systému.

Ďalej je nutné nastavenie prístupových práv k objektom a predovšetkým k funkciám pre jednotlivé definované roly či pre definované skupiny rolí a pridelenie rolí užívateľom podľa ich právomocí !!!

Na všetkých výstupoch, ktoré budete chcieť tlačiť, by ste mali skontrolovať, či vám vyhovujú prednastavené dodávané tlačové formuláre. Keďže tlačové výstupy sú plne užívateľsky definovateľné, môžete vykonať ich úpravy podľa vlastných požiadaviek, príp. si ich úpravy podľa vlastných požiadaviek objednať v servisných oddeleniach dodávateľa, resp. výrobcu.