Dokumenty - záložka Obmedzenie

Obsahuje zoznam prvkov, podľa ktorých je možné vykonávať obmedzenie záznamov tejto agendy následne zobrazených v záložke Zoznam. Všeobecne platné pravidlá pre záložky Obmedzenie boli uvedené skôr (tzn. účel záložky, spôsob nastavenia obmedzenia, používanie definícií obmedzení, ovládanie zoznamu obmedzovacích prvkov a popis ich typov, popis funkcií v záložke obmedzení, využitie tzv. divokých znakov (wildcards) v obmedzení podľa znakových údajov atď.).

Všeobecne platí, že čím viac zoznam dokladov obmedzíme, tým rýchlejšie sa dopyt vykoná.

Ďalej obsahuje možnosť nastavenia triedenia pre záložku Zoznam. Opäť tu platia všeobecne platné pravidlá pre použitie a ovládanie prvku pre nastavenie Triedenia.

Okrem obmedzenia nastaveného v tejto záložke, sa zoberú do úvahy aj prípadné obmedzenia podľa prístupových práv, viď Obmedzenie verzus Prístupové práva.

V tejto agende sú špeciálnym spôsobom riešené prístupové práva. Či užívateľ dokument vidí a bude s ním môcť pracovať, závisí nielen od práv k chráneným objektom, ale tiež od Účastníkov dokumentu. Ďalej viď Dokumenty verzus prístupové práva.

Význam jednotlivých prvkov záložky Obmedzenie v tejto agende je zrejmý z ich názvu či popisu v záložke Detail tejto agendy, bližšie objasníme len nasledujúce prvky:

Názov Popis

Prerušené

Vybavené

Obmedzenie za príznak Prerušené a príznak Vybavené z hlavičky dokumentu.

Ako bolo povedané v kap. Spracovanie dokumentov, dokumenty môžu nadobúdať rôzne stavy spracovania v závislosti od zvoleného ovládača, pričom tieto stavy sa môžu pre jednotlivé dokumenty značne líšiť. Preto nie je možné podľa týchto rôznych stavov obmedzovať. Jediné, čo je jednoznačne možné určiť, je, či bolo spracovanie prerušené a ďalej, či je dokument už vybavený.

Súbory

a

Rozšíriť o doklady bez riadkov

Umožní obmedzovať dokumenty podľa rôznych príznakov súborov uložených v ich obsahu.

Ako bolo spomenuté v kap. Dokumenty - všeobecne, každý dokument môže obsahovať niekoľko elektronických dokladov. Na tieto "obsahy" potom môžeme nazerať ako na riadky (ako je to v prípade bežných dokladov). Preto je tu tiež štandardný prvok "Rozšíriť o doklady bez riadkov". Ak je začiarknuté, tak je pri obmedzovaní podľa prvku Súbory možné zabezpečiť, aby sa vypísali aj tie dokumenty, ktoré nemajú žiadny obsah, tzn. sú prázdne.

Typ pripojeného dokladu

Umožní obmedzovať dokumenty, pre ktoré v systéme existuje väzba medzi daným dokumentom a iným dokladom systému ABRA Gen. Umožní obmedziť:

  • za dokumenty pripojené k vybraným typom dokladov prostredníctvom voľných x-väzieb. Tzn. že inými slovami sa dá povedať, že daný dokument je uvedený v záložke X-väzby daného dokladu.
  • alebo za dokumenty pripojené k inému dokladu systému ABRA Gen prostredníctvom akcie na dokumentoch, ktorá zabezpečuje zobrazenie takýchto dokumentov v záložke X-väzby daného dokladu. (Ide o prípad, keď sú dokumenty pripojené interne iným spôsobom, ako prostredníctvom tabuľky Relations.) Ide napr. o prípad väzby dokumentov na doručené e-maily, tzn. dokumenty, ktoré vznikli spracovaním doručeného e-mailu resp. jeho príloh (a ktoré sú dostupné jednak v záložke Detail, subzáložke Prílohy e-mailu a jednak v záložke X-väzby doručeného e-mailu).

Pozor! Nejde o prípad, keď je dokument iba pripojený na záložku Prílohy bez toho, že by k tomuto pripojeniu došlo tak, že zároveň vznikla x-väzba. Tzn. nie je ho možné chápať tak, že vypíše všetky dokumenty, ktoré sa vyskytujú v záložke Prílohy vybraného typu dokladu. Zmysluplné je preto vyberať len také typy dokladov, ktoré umožňujú mať x-väzbu na dokumenty.

Majme faktúru vydanú (FV). Nech k nej vznikol dokument DOK-1 vykonaním B2B exportu, ktorý je uvedený v záložke X-väzby faktúry vydanej (paralelne i na záložke Prílohy faktúry vydanej). Nech sú na záložke Prílohy faktúry vydanej ďalej k danej faktúre pripojené iné dokumenty DOK-2 a DOK-3, ktoré si užívateľ pripojil, pretože sa jej týkajú (ale nie sú uvedené v x-väzbách). Ak v obmedzujúcom prvku "Typ pripojeného dokladu" vyberieme faktúry vydané, vypíše sa dokument DOK-1, ale už nie DOK-2 a DOK-3.

Užívateľ zamykajúci dokument Umožní obmedzovať len za dokumenty aktuálne uzamknuté vybranými užívateľmi. Viď tiež položka Užívateľ zamykajúci dokument v záložke Zoznam agendy Dokumenty.
Aktuálny stav schvaľovania dokladu

K dispozícii len, ak máte zapnuté schvaľovanie dokladov. Potom umožňuje obmedziť podľa toho, v akom stave schválenia sa doklad nachádza (napr. len podľa schválených dokladov, vrátených na doplnenie a pod.).

Ide o obmedzenie podľa aktuálneho stavu schválenia celého dokladu, nie podľa jednotlivých čiastkových krokov schvaľovania (na rozdiel od obmedzenia podľa Stavu schválenia v nasledujúcej položke Schvaľovanie).

Schvaľovací scenár

Príznak, či existuje schvaľovací scenár pre daný typ dokladu, rad a rolu užívateľa, ktorý doklad vytvoril.

  • Existuje - schvaľovací scenár existuje
  • Neexistuje - schvaľovací scenár neexistuje
  • Nedefinované - záznamy obstarané v dobe, kedy bol parameter Používať schvaľovanie nastavený na "Nie", prípadne v staršej verzii 'ABRA Gen, ktorá súčasnú funkcionalitu nepodporovala a doposiaľ na ne nebola aplikovaná funkcia Prepočítať hlavičku

Pred aplikáciou tohto obmedzenia odporúčame vykonať synchronizáciu s aktuálnym stavom schvaľovacích scenárov. Podrobnejšie viď popis položky Existuje schvaľovací scenár na záložke Priebeh schvaľovania v agende Schvaľovanie dokladov.

Vyžaduje sa schválenie

Příznak, zda je dle schvalovacích scénářů vyžadováno schválení aktuálního dokladu.

  • Ano - schvalovací scénář existuje a současně je splněna "Podmínka pro požadavek na schválení" (případně je Podmínka pro požadavek na schválení ponechána nevyplněná)
  • Ne - schvalovací scénář neexistuje nebo není splněna "Podmínka pro požadavek na schválení"
  • Nedefinováno - záznamy pořízené v době, kdy byl parametr Používat schvalování nastaven na "Ne", případně ve starší verzi 'ABRA Gen, která stávající funkcionalitu nepodporovala a dosud na ně nebyla aplikována funkce Přepočítat hlavičku

Před aplikací tohoto omezení doporučujeme provést synchronizaci s aktuálním stavem schvalovacích scénářů. Podrobněji viz popis položky Je vyžadováno schválení na záložce Průběh schvalování v agendě Schvalování dokladů.

Schvaľovanie

K dispozícii len, ak máte zapnuté schvaľovanie dokladov. Potom umožňuje obmedzovať výber podľa riadkových údajov schvaľovania. Popis jednotlivých položiek nájdete v dokumentácii k záložke Priebeh schvaľovania v agende Schvaľovanie dokladov.

Vďaka tomuto obmedzeniu je možné priamo v jednotlivých agendách dohľadať doklady, ktoré má prihlásený užívateľ schvaľovať a tieto schváliť - nie je potrebné spúšťať agendu Schvaľovanie dokladov.