Dokumenty - záložka Zoznam

Seznam evidovaných dokumentů omezený a tříděný dle zvoleného (nastaveného) omezení v záložce Omezení. V hornej časti záložky je k dispozícii informačný panel, vedľa neho obmedzovací panel. Tu sú o. i. zobrazené informácie o aktuálne použitom obmedzení. Nad informačným panelom môže byť k dispozícii panel pre fulltextové hľadanie.

V zozname sú pre každý doklad uvedené základné údaje o ňom:

Názov Popis
Číslo dokladu Číslo dokladu. Novo vytváraný doklad má uvedené "bez čísla". Číslo mu je pridelené po uložení.
Dátum dokladu Obsah položky Dátum z hlavičky dokladu.
Stav Indikuje stav spracovania daného dokumentu. Nedá sa užívateľsky ovplyvňovať. Zmeny stavu zapisuje sám ovládač pri spracovaní dokumentu. Aké stavy môže dokument danej kategórie nadobúdať, závisí od typu ovládača. Viď Typy ovládačov a stavy spracovania.
Kód chyby
Text chyby
Obsah rovnomenných položiek z hlavičky dokladu. (V hlavičke ale nemusí byť k dispozícii, ak pri spracovaní dokumentu k žiadnej chybe nedošlo, viď popis daných položiek v hlavičke dokladu).
Celk. pôv. veľkosť

Veľkosť obsahu dokumentu (resp. všetkých obsahov, ak je ich vložených viac) pred komprimáciou. Veľkosť jednotlivých obsahov viď položka Veľkosť v subzáložke Obsah.

Pre OLE dokumenty platí: Ako bolo objasnené v kap. Vecný obsah - Dokumenty, pri vkladaní obsahu súboru ako objektu do Obsahu dokladu kategórie OLE Dokument ABRA Gen, dochádza automaticky k tvorbe "obrázka" (fotky) obsahu vloženého dokumentu. Tento obrázok je uložený spolu s dátami, takže v podstate "nafukuje" veľkosť takto uloženej prílohy. Môže sa teda stať, že dokument s veľkosťou pár kB, bude po vložení ako objekt do inej aplikácie vyfotený do obrázka 0,5MB a mať tak celkom veľkosť viac ako pol MB. Je to určitá nevýhoda vkladania obsahov dokumentov ako OLE objektov, ale je vykompenzovaná množstvom výhod.

Celk. kompr. veľkosť
Popis Obsah položky Popis z hlavičky dokladu.
Vytvoril Užívateľ, ktorý daný doklad vytvoril.
Opravil Užívateľ, ktorý daný doklad naposledy opravil, pokiaľ bol doklad opravovaný.
Firma Obsah položky Firma z hlavičky dokladu
Užívateľ zamykajúci dokument Užívateľ, ktorý daný doklad zamkol. Položka indikuje stav zamknutia dokumentu. Ak je vyplnená, dokument je pre iných užívateľov aktuálne uzamknutý proti editácii a ďalším manipuláciám s dokumentom. Ako bolo spomenuté v kap. Dokumenty - všeobecne - verzovanie a zamykanie dokumentov, toto uzamknutie je však možné prelomiť špeciálnym prístupovým právom Prelomiť uzamknutie dokumentu.

Okrem výrobcom dodávaných stĺpcov si môžete nadefinovať vlastné podľa potreby, viď definovateľné stĺpce.

Pod zoznamom môže byť Panel na vyhľadávanie, triedenie. Za akých okolností je k dispozícii a čo pre neho ďalej platí, viď popis daného panela.

V spodnej časti záložky Zoznam môže byť variantne zobrazený niektorý z Panelov definovateľných údajov zoznamu pre túto agendu. Zobrazenie daného panela závisí od aktuálneho nastavenia v menu Nastavenie pre danú agendu a prihláseného užívateľa. Popis položiek základnej definície panela je uvedený v popise hornej časti záložky Detail, základné definície.

Funkcie k tejto záložke:

Zo štandardizovaných:

Názov Kl. Ik. Je Doplňujúci popis:
Help F1
Nový

F2

alebo

Shift +F2

Popis pridávaných položiek viď záložka Detail.

Možnosti vystavenia nového DOK:

Ide o funkčné tlačidlo s voľbou, kde môžete zvoliť jednu z možností vystavenia nového dokladu (ako vyplýva z ďalšieho popisu, rovnaký výsledok je možné dosiahnuť viacerými postupmi, záleží na vás, ktorý postup vám viac vyhovuje):


Nové doklady tejto agendy je možné navyše generovať ešte ďalším spôsobom:

  • Pridaním metódou drag-and-drop.
  • Přímou tvorbou z jiné agendy k aktuálnímu záznamu dané agendy s automatickým návratem zpět (nějakou funkcí pro rychlé vystavení nového dokladu, s případným předvyplněním některých údajů podle aktuálního záznamu dané agendy). V tomto prípade napr.:

  • Tvorbou z inej agendy iným spôsobom, napr.:
    • z výroby, tvorbou dokumentu s výsledkom testu (viď záložka Testovanie Technologických postupov), a pod.

Možnosti vzniku korešpondujú so spôsobom využitia dokumentov. Pre podrobnosti viď tiež Dokumenty - všeobecne - Evidencia dokumentov a naplánované úlohy.

Detail / Zoznam F3
Opraviť F4

Popis opraviteľných položiek viď záložka Detail.

OLE dokument nie je možné opravovať, ak OLE server nie je registrovaný, viď možné problémy pri vytváraní dokumentov.

Ak používate schvaľovanie dokladov, oprava nemusí byť povolená v závislosti od stavu schválenia dokladu a definícií v agende Povolenie opráv. Viď tiež Opravy a mazanie dokladov podliehajúcich schvaľovaniu.

Môže ísť o funkčné tlačidlo s voľbou, kde môžete zvoliť jednu z možností opráv dostupných v tejto agende. Jednotlivé možnosti sa líšia tým, ktoré všetky položky je pomocou nich možné opravovať a ďalej, či ide o opravu jedného záznamu alebo o hromadnú opravu označených. K provádění hromadných oprav mít uživatel přidělené privilegium Použít hromadné opravy.

Tlač, export

F5

alebo

Shift +F5

Ide o funkčné tlačidlo s voľbou, kde môžete zvoliť funkciu podľa požadovaného typu výstupu:

Medzi dodávanými reportmi je tu k dispozícii o. i. nasledujúci:

Vymazať F8

Ak používate schvaľovanie dokladov, mazanie nemusí byť povolené v závislosti od stavu schválenia dokladu a od definícií v agende Povolenie opráv. Viď tiež Opravy a mazanie dokladov podliehajúcich schvaľovaniu.

Inak je možné dokumenty mazať bez obmedzenia, ak je však dokument pripojený ako Príloha k nejakému inému záznamu, systém na túto skutočnosť pred zmazaním upozorní.

Skopírovať F9

OLE dokument nie je možné kopírovať, ak OLE server nie je registrovaný, viď možné problémy pri vytváraní dokumentov.

Občerstviť F11
Označiť všetko - - Jedna z možností vyvolania hromadného označovania záznamov, podrobný popis označovania viď kap. - Označovanie v needitovateľných zoznamoch.
Nájsť Ctrl +F7 Tu ide o hľadanie podľa obmedzujúcich prvkov.
Nájsť ďalší Shift +F7
Aktivity

Ctrl +K

alebo

Shift +Ctrl +K

-

Funkcia na prácu s aktivitami pripojenými k aktuálnemu dokladu (tzn. aktivity, ktoré majú aktuálny doklad v zozname pripojených dokladov v svojej záložke Pripojené doklady). Umožní pripojené aktivity zobrazovať, príp. vystavovať priamo odtiaľ nové s ich automatickým pripojením. Ide o funkčné tlačidlo s voľbou:

  • Otvoriť tu - otvorí agendu aktivít "cez" agendu zdrojového dokladu
  • Otvoriť samostatne

Podrobnejšie viď popis štandardná funkcia Aktivity - menu. Je k dispozícii iba v prípade, keď používate CRM, viď čo je potrebné na prevádzku CRM.

Autom. správy Ctrl+F12 - Funkcia na prácu s definíciami automatických správ. Je k dispozícii iba vtedy, ak existuje nejaký kontrolný bod pre danú agendu, ďalej viď všeobecný popis funkcie Autom. správy.
Nastavenie tlače po uložení - - Funkcia slúži na nastavenie akcie, ktorá sa má vykonať po uložení záznamu v danej agende. Detailný popis funkcie a jej podvolieb viď samostatnú kap. - Nastavenie tlače po uložení záznamu.
Vytvoriť správu Ctrl +M -  
Sledovanie zmien

Ctrl +S

alebo

Shift +Ctrl +S

-

Funkcia na zobrazovanie a prácu so záznamami vykonaných zmien.

Je k dispozícii len vtedy, ak sa používa sledovanie zmien, viď čo je potrebné na prevádzku sledovania zmien. Detailný popis funkcie a jej podvolieb viď samostatná kap. - Sledovanie zmien v agendách.

Ďalšie obsiahnuté funkcie:

Názov Kl. Doplňujúci popis
Nová revízia Ctrl
+F9
Funkcia je k dispozícii len pokiaľ máte zapnuté vytváranie revízií. Pracuje rovnako ako rovnomenná funkcia zo záložky Revízie.
Spracovať Ctrl +Enter

Jedna z možností, ako sa dá vyvolať spracovanie dokumentu. Samotný priebeh spracovania závisí od toho, akým typom ovládača sa má dokument spracovať a závisí od stavu spracovania dokumentu. Z toho o. i. vyplýva, že funkcia spracuje vždy len aktuálny záznam a to aj v prípade, ak sú v zozname (needitovateľnom zozname) nejaké doklady označené.

Funkcia nie je k dispozícii, ak:

  • užívateľ nemá právo na spracovanie kategórie dokumentu, viď Dokumenty versus prístupové práva
  • dokument nemá nastaven Způsob zpracování ručně, poloautomaticky, automaticky má nastaven příznak Vyřízeno a nejedná se o kategorii ISDOC vydaný, tj. dokument s ovladačem ISDOC vydaný.

    U dokumentu s ovladačem ISDOC vydaný lze vyvolat zpracování i opakovaně. Dôvodom je predovšetkým to, aby sa mohlo v rámci opätovne vyvolaného spracovania zopakovať vygenerovanie e-mailu pre prípad, že sa z nejakého dôvodu predchádzajúce odoslanie nepodarilo (napr. odišiel na inú e-mailovú adresu a pod.)

    Pokiaľ sa robí opätovné "spracovanie" už spracovaného dokumentu (s príznakom Vybavené), tak sa neuloží žiadna zmena dokumentu, tzn. dokument zostáva v pôvodnom stave, akurát sa znovu vyvolá akcia na jeho odoslanie.

Ďalej viď Spracovanie dokumentov.

Zamknúť -

Umožňuje aktuálnemu užívateľovi dokument zamknúť proti úpravám od iných užívateľov. Ide o jednu z možností, ako môže dôjsť k zamknutiu dokumentu. Viď Dokumenty - všeobecne - verzovanie a zamykanie dokumentov.

Funkcia je k dispozícii iba, ak nie je aktuálny záznam už zamknutý.

Aktuálny stav zamknutia dokumentu je možné detekovať podľa vyplnenosti položky Užívateľ zamykajúci dokument v záložke Zoznam agendy Dokumenty.

Jsou-li v seznamu nějaké záznamy označeny, pak funkce zpracuje označené, v opačném případě zpracuje aktuální záznam. Pokud některý z označených záznamů je zamčen jiným uživatelem a aktuálně přihlášený uživatel má přístupové právo Prolomit uzamčení dokumentu, pak se zobrazí dialogové okno s dotazem, zda si přeje daný zámek prolomit. V prípade kladnej odpovede ho program prelomí a uzamkne dokument aktuálnym užívateľom. Ak aktuálne prihlásený užívateľ prístupové právo nemá, tak tento dokument pochopiteľne znovu zamknúť nemôže a dokument zostane zamknutý iným užívateľom.

Odomknúť -

Inverzná funkcia k predošlej, zruší zamknutie dokumentu na všetkých označených resp. na aktuálnom zázname. Tzn. vymaže údaj o užívateľovi zamykajúcom dokument. Tým pádom budú môcť aj iní užívatelia dokument opraviť alebo bez varovnej správy aktivovať, uložiť.

Odomknúť zamknutý záznam môže len užívateľ, ktorý ho zamkol alebo užívateľ s prístupovým právom Prelomiť uzamknutie dokumentu.

Uložiť obsahy -

Uloží všetky súbory z obsahov vybraných dokumentov (viď do zadaného adresára na disk. Funkcia sa týka len aktuálnej revízie, tzn. ak má dokument niekoľko revízií (viď záložka Revízie), tak funkcia vyexportuje len obsah aktuálnej revízie daného dokumentu.

Funkcia nemá význam pre kategóriu OLE dokumenty (s OLE dokumentom uloženým do súboru sa nedá nijako ďalej pracovať, sú to len binárne dáta, ktoré nie je možné otvoriť ani v tej aplikácii, v ktorej bol OLE obsah vytvorený, napr. MS Word). Pre túto kategóriu teda nič neukladá.

Ide teda o variant funkcie Uložiť do... zo subzáložky Obsah dokumentu, ale s tým, že umožní uložiť všetky obsiahnuté súbory zo všetkých vybraných dokumentov naraz.

Po vyvolaní funkcie sa ponúkne na výber voľba cieľa, do ktorého sa má uložiť. Na záver funkcia zobrazí informačné okno, koľko súborov z obsahu vybraných dokumentov a z koľkých dokumentov bolo uložených resp. sa podarilo uložiť.

Využijete napr. vtedy, ak máte v agende Dokumenty skryté odoslané súbory ISDOC a daňový úrad vás pri kontrole vyzve, aby ste predložili prvotné doklady. Takto si môžete vybrať príslušné dokumenty a ich obsahy si pohodlne všetky naraz uložiť na disk.

Ďalšie špeciálne funkcie:

Názov Kl. Doplňujúci popis:
Hľadať hodnotu v zozname Ctrl +F Funkcia na hľadanie hodnoty v zozname. Je vyvolateľná len vtedy, ak je na danom zozname fókus. Táto funkcia sa neponúka v menu ani na paneli funkčných tlačidiel a ako ju je možné vyvolať, viď popis funkcie.

Metóda drag-and-drop v tejto záložke:

Ide o jednu z možností ovládania metódou drag-and-drop:

  • Přidání nového dokumentu na záložku Seznam - Možnost rychle vytvořit z vybraného souboru nový dokument jeho uchopením a tažením myší na záložku Seznam. Po "pustení" na záložke Zoznam sa ponúkne možnosť vytvoriť nový dokument, v ktorého obsahu bude pretiahnutý súbor.

    I drag-and-drop operácie vyžadujú príslušné prístupové práva a to na pridanie záznamov nastavené k agende Dokumenty.