Ako začať - Dokumenty a prílohy

V této kap. je uvedeno, jak začít používat agendy skupiny Dokumenty a přílohy.

Zadávané dokumenty sú v ABRA Gen poňaté ako doklady. Viď Dokumenty - všeobecne. Vystavované doklady preto musia obsahovať všetky položky povinné pre doklady ako také. Preto prvým predpokladom používania skupiny Dokumenty je správne zrealizovaná nutná časť implementácie a to pre účely tejto skupiny minimálne definícia Obdobia, pretože obdobie je neoddeliteľnou súčasťou štruktúry čísla dokladu. Ďalej musíte nadefinovať Rady dokladov pre doklady typu Dokumenty. V hlavičkách dokladov môžete uvádzať aj informácie o stredisku, ku ktorému daný doklad prináleží, ďalej informácie o zákazke či obchodnom prípade alebo projekte, pričom môže ísť aj o položky povinné (viď popis uvedených položiek). Musíte mať teda nadefinované strediská a ak chcete používať väzbu záznamov na Zákazky alebo na Obchodné prípady či na Projekty, je dobré si dopredu rozvrhnúť spôsob použitia týchto väzieb a tieto číselníky si naplniť.

Pretože rady dokladov a strediská patria medzi tzv. chránené objekty, musíte mať pre novo pridané rady a strediská správne nastavené prístupové práva, viď ďalej! Pre vystavenie dokumentov sú ďalej potrebné Kategórie dokumentov, ktoré tiež patria medzi chránené objekty.

Pokiaľ uvedené definície nezadáte vopred, systém vás bude varovať v priebehu zadávania dát. Budete môcť zodpovedajúce definície zaviesť rovno v priebehu zadávania dát (pokiaľ budete mať zodpovedajúce prístupové práva), ale stratíte potom zbytočne čas.

Ďalej je potrebné spomenúť položku Firma. Doklady zo skupiny Dokumenty síce nie sú účtovnými dokladmi, no položka Firma sa na nich vyskytuje a ide o položku povinnú. Preto, ak na takýchto dokladoch budete chcieť konkrétne firmy zadávať, naplňte si najskôr Adresár firiem. Ak nechcete na niektoré z uvedených dokladov zadávať konkrétnu existujúcu firmu, nadefinujte si v Adresári akúsi pomocnú fiktívnu firmu a pre tento účel môžete používať ju (môžete si ju nastaviť napr. aj ako predvypĺňanú, viď popis predvypĺňania položky Firma na dokumentoch).

Pred zahájením zadávania dokumentov je vhodné skontrolovať si kategórie dokumentov dodávané výrobcom a prípadne ich doplniť, či upraviť.

Pre ručné zadávanie dokumentov a ich ručné spracovanie postačí užívateľovi nastavenie spomenuté vyššie.

Ak budete chcieť používať fronty súborov a spracovávať fronty súborov podľa zadaných pravidiel (tzn. napr. vytvoriť  záložnú kópiu súboru na stanovené miesto, vytvoriť z neho dokument do agendy Dokumenty atď.), musíte si ich nadefinovať v číselníku Fronty súborov a nastaviť si Pravidlá spracovania front súborov. To platí nielen pre automaticky spúšťanú úlohu typu Spracovanie front súborov, viď ďalej, ale i pre ručne vyvolané spracovanie dokumentov funkciou Spracovať súbory.

Ak chcete používať automatické generovanie dokumentov z front súborov alebo z príloh doručených e-mailov podľa zadaných pravidiel, je potrebné:

Ak chcete používať automatické spracovanie dokumentov, je potrebné:

Podrobne je všetko popísanoé v kap. Vecný obsah, základné pojmy - Dokumenty.

V tejto skupine sú doklady, ktoré podporujú schvaľovanie. Pokiaľ budete chcieť používať proces schvaľovania dokladov, je potrebné, aby ste si schvaľovanie zapli a vykonali pre neho príslušné nastavenia. Viď Ako začať používať skupinu Workflow schvaľovania dokladov.

Je tiež vhodné skontrolovať a príp. upraviť nastavenie všetkých parametrov systému v agende Firemných údajov. Nielen parametrov v sekcii Všeobecné nastavenia, ale i ostatných, keďže môžu významne ovplyvniť správanie systému. Ide o jednu z možností zákazníckej modifikovateľnosti systému.

Ďalej je nutné nastavenie prístupových práv k objektom a predovšetkým k funkciám pre jednotlivé definované roly či pre definované skupiny rolí a pridelenie rolí užívateľom podľa ich právomocí !!! V rámci dokumentov sa ďalej nastavujú oprávnenia k jednotlivým dokumentom (viď Dokumenty verzus prístupové práva).

Na všetkých výstupoch, ktoré budete chcieť tlačiť, by ste mali skontrolovať, či vám vyhovujú prednastavené dodávané tlačové formuláre. Keďže tlačové výstupy sú plne užívateľsky definovateľné, môžete vykonať ich úpravy podľa vlastných požiadaviek, príp. si ich úpravy podľa vlastných požiadaviek objednať v servisných oddeleniach dodávateľa, resp. výrobcu.