Kategórie dokumentov - záložka Detail

Záložka zobrazí detailné informácie k aktuálnej kategórii zo záložky Zoznam. Položky zadávané ku každej kategórii sú štandardne rozdelené do subzáložiek podľa svojho významu:

Obsiahnuté subzáložky: Hlavička Východiskoví účastníci Rady dokladov Parametre ovládača Formuláre

V hornej časti záložky Detail môže byť variantne zobrazený niektorý z Panelov definovateľných údajov detailu pre túto agendu. Zobrazenie panela definovateľných údajov detailu závisí od aktuálneho nastavenia v menu Nastavenie pre danú agendu a prihláseného užívateľa.

Subzáložka Hlavička

V subzáložke sú k dispozícii nasledujúce položky:

Názov Popis
Kód Kód označujúci kategóriu dokumentu. Všeobecne môže ísť o ľubovoľný alfanumerický reťazec až 0-5 znakov dlhý. Používa sa v číselníkových položkách na výber kategórie dokumentu. (Ak nemá užívateľ v daných položkách nastavený výberový údaj inak.)
Názov Názov danej kategórie. Zobrazuje sa v popisnom poli vedľa číselníkových položiek so zadanou kategóriou dokumentu. (Ak užívateľ nemá v daných položkách popisný údaj nastavený inak.) Názov by mal byť unikátny a čo najvýstižnejší, aby uľahčoval neskoršiu orientáciu v zozname kategórií dokumentov.
Účel

Položka typu skrytý zoznam, z ktorého vyberiete účel dokumentu:

  • Archívny
  • Prijatý
  • Vydaný
Ovládač dokumentu

Položka typu skrytý zoznam, z ktorého vyberiete ovládač (driver). Ako bolo objasnené v kap. Dokumenty - všeobecne, ovládač špecifikuje, ako sa bude dokument danej kategórie zobrazovať a príp. ďalej spracovávať. Ponúkajú sa len tie ovládače, ktoré prichádzajú do úvahy pre účel dokumentu zvolený v predchádzajúcej položke.

Ak je účel archívny, budú sa ponúkať nasledujúce ovládače: OLE dokument, Všeobecný súbor, Obrázok, Rich text a Text, ak je účel Prijatý, bude sa ponúkať ovládač ISDOC prijatý a pod.

Ovládače sú vnútorne identifikované pomocou CLSID triedy drivera, meno drivera zobrazované užívateľovi sa potom odvodzuje z jeho registrácie v repository.

Maska súborov

Ide o filtračnú masku pre súbory. Zadanie masky bude užívateľovi neskôr zjednodušovať tvorbu dokumentov zo súborov daného typu - nebude sa mu ponúkať toľko kategórií, ale len tie, ktoré vyhovejú maske (to môže byť i len jedna kategória, v takom prípade by potom užívateľ nemusel kategóriu vyberať vôbec). Masku môže tvoriť napr. zoznam prípon súborov, ktoré indikujú, že súbor vkladaný do obsahu Dokumentu patrí k tejto kategórii. Objasníme na príklade:

Kategória dokumentov obsahujúcich nejaké obrázky má byť určená pre súbory typu *.jpg, *.gif a *.bmp. Maska by potom mala byť zadaná nasledovne: *.jpg, *.gif, *.bmp. Ak sa bude vytvárať dokument zo súboru .jpg, táto kategória sa ponúkne. Či sa ponúknu aj iné, záleží od masky v nich zadanej.

Regulárny výraz Masku je možné zadat tiež ako regulárny výraz. K dispozícii je začiarkávacie políčko Regulárny výraz. Ak je začiarknuté, bude sa reťazec zadaný ako maska vyhodnocovať podľa pravidiel pre regulárne výrazy.
Obmedzenie veľkosti dát

Umožňuje zadať maximálnu povolenú veľkosť súboru, ktorý je možné prijať a vytvoriť z neho dokument. Nula znamená bez obmedzenia. Ak je príloha väčšia, tak sa z daného súboru nepovolí dokument vytvoriť, pričom:

Či sa o tom bude generovať správa a niekomu posielať, závisí od toho, či má daná úloha nastavené, že po dokončení úlohy sa má odoslať správa zadaným adresátom.

Komprimovať obsah Ak je začiarknuté, dokument sa pred uložením do databázy ešte interne skomprimuje. A naopak pred prezeraním sa skomprimovaný najskôr rozbalí.
Spôsob zamykania

Umožňuje nastaviť, ako má prebiehať zamykanie záznamov pri editácii dokladu. Význam zamykania viď Dokumenty - všeobecne - verzovanie a zamykanie dokumentov. Ide o jednu z možností, ako môže dôjsť k zamknutiu dokumentu.

Možnosti:

  • Nepoužívať – dokument sa pri editácii nijako nezamyká ani sa na jeho neuzamknutie neupozorňuje. Voľba môže byť výhodná na zabránenie tomu, aby nezodpovední užívatelia nechávali zabudnuté zámky.
  • Na vyžiadanie - zámok je pre editáciu nepovinný. Ak dokument nie je zamknutý, systém na to pri zahájení editácie dokumentu upozorní a ponúkne možnosť najskôr ho zamknúť.
  • Automaticky - ak dokument nie je zamknutý, tak pred samotnou editáciou prebehne v samostatnej transakcii automaticky jeho zamknutie. Dokument teda bude uzamknutý i v prípade, že následne editáciu zrušíte bez uloženia zmien.

Odomykanie dokumentov automaticky neprebieha! Nemali by ste preto zabúdať zámky opäť uvoľňovať. Predovšetkým, ak používate voľbu Automaticky.

Spôsob spracovania Slúži na predvypĺňanie rovnomennej položky na dokumente danej kategórie.
Položky na predvyplnenie:
  Firma

Slúži na predvypĺňanie rovnomennej položky na dokumente danej kategórie.

  Stredisko Slúži na možnosť nastavenia, či je zadanie rovnomennej položky na dokumente danej kategórie povinné a príp. i na zadanie strediska, ktoré sa bude používať pri predvypĺňaní danej položky. Zadáte kód strediska alebo vyberiete z číselníka stredísk. (Ktorý údaj sa má v položke zadávať resp. zobrazovať, je možné nastaviť.)
  Zákazka

Slúži na možnosť nastavenia, či je zadanie rovnomennej položky na dokumente danej kategórie povinné a príp. i na zadanie zákazky, ktorá sa bude používať pri predvypĺňaní danej položky. Zadáte kód zákazky alebo vyberiete z číselníka zákaziek. (Ktorý údaj sa má v položke zadávať resp. zobrazovať, je možné nastaviť.)

Tu je položka k dispozícii vždy. Nastavenie spôsobu používania zákaziek zadané v parametri Používanie zákaziek vo Firemných údajoch sa tu tým pádom neuplatní.

  Obch. prípad To isté ako položka Zákazka, len tu ide o Obchodný prípad.
  Projekt To isté ako položka Zákazka, len tu ide o Projekt.
Východiskové oprávnenie účastníka Predvypĺňa sa ako hodnota oprávnenia účastníkov v záložke Účastníci vystavovaného dokumentu.
Automaticky pridať tvorcu dokladu medzi účastníkov Ak je začiarknuté, tak sa užívateľ resp. jeho užívateľské roly vždy predvyplnia do záložky Účastníci vystavovaného dokumentu, i keď nie sú zadaní medzi účastníkmi určenými na predvyplnenie v subzáložke Východiskoví účastníci na kategórii dokumentu.

Východiskoví účastníci

Táto subzáložka slúži na zadanie užívateľov resp. rolí, ktoré budú môcť pristupovať k dokumentu danej kategórie. Ďalej viď Dokumenty verzus prístupové práva. Použije sa na predvyplnenie do záložky Účastníci dokumentu príslušnej kategórie. Ide o prvok editovateľný zoznam na nastavenie príslušnosti užívateľov/rolí k danej kategórii dokumentov. Ako bolo objasnené v kap. Roly verzus Užívatelia, je možné v niektorých miestach programu zadávať buď konkrétnych užívateľov alebo roly, a to podľa aktuálneho nastavenia parametrov systému. Obsahuje položky:

Názov Popis
Užívateľ/ Rola

Identifikácia užívateľa/ roly, ktorý bude môcť pristupovať k dokumentom danej kategórie.

Ide o číselníkovú položku, pomocou ktorej sa vyberá možný užívateľ alebo možná rola. Užívateľa resp. rolu zadáte buď priamo z klávesnice alebo vyberiete z vyvolaného číselníka užívateľov resp. z číselníka rolí. Ktorá položka je k dispozícii a kedy, viď popis v kap. Roly verzus Užívatelia.

Skratka a meno užívateľa Dopĺňajúce informácie o vybranom užívateľovi/role. Zobrazuje jeho skratku nadefinovanú v číselníku užívateľov/rolí a meno.

Pod editovateľným zoznamom v dolnej časti subzáložky je k dispozícii lišta navigátora:

Navigátor v tejto subzáložke

Navigátor v tejto záložke obsahuje tlačidlá:

  • Na pohyb kurzora po riadkoch (na začiatok, predchádzajúci riadok, ďalší riadok, na koniec) editovateľného zoznamu a hľadanie hodnoty v zozname.
  • Vložiť - Na vloženie nového riadka pred aktuálny riadok (na ktorom stojí kurzor).
  • Pridať - Na pridanie nového riadka na koniec.
  • Vymazať - Na vymazanie aktuálneho riadka.

Rady dokladov

Subzáložka slúži na priradenie radov dokladov typu Dokumenty, ktoré bude možné použiť na vystavenie dokumentu danej kategórie. Zadanie radov tu nie je povinné, ak nie su zadané, nebude sa žiadne obmedzenie na použitie radov pri vytváraní dokumentov danej kategórie uplatňovať. Význam priraďovania radov dokladov ku kategóriám spočíva hlavne v tom, že užívateľovi umožňuje väčšiu variabilitu pri nastavovaní práv pre vystavovanie dokumentov rôznych kategórií. Ďalej, ak máte niekoľko radov dokumentov, ale každý určený pre inú kategóriu a každý z týchto radov priradíte k "svojej" kategórii, nebudete musieť pri vystavovaní dokumentov rad dokladov zadávať, predvyplní sa. Rad dokladov sa ale môže predvyplniť i odinakiaľ, podľa toho, ako sa dokument vystavuje. Spôsob predvypĺňania, viď popis jednotlivých položiek dokumentu.

Nech evidujeme obrázky, doklady ISDOC prijaté, vydané a dokumenty pre komunikáciu so štátnymi inštitúciami. Kvôli poriadku si pre každý nadefinujeme samostatný rad OBR, ISDP, ISDV a KOM. Ak ku kategóriám žiadny rad nepripojíme, budú sa pri vystavení ľubovoľného dokumentu ponúkať na výber všetky štyri rady. Ak si ale rad OBR pripojíme ku kategóriám určeným pre obrázky, KOM ku kategóriám určeným na odosielanie rôznych výkazov štátnym úradom atď., tak sa napr. pri vytváraní nového dokumentu pre obrázok priamo predvyplní rad OBR.

Ide o prvok editovateľný zoznam. Obsahuje položky:

Názov Popis
Rad dokladov

Ide o číselníkovú položku, pomocou ktorej sa vyberá možný rad dokladov. Skratku radu zadáte buď priamo z klávesnice alebo vyberiete z vyvolaného číselníka radov dokladov. Číselník sa tu ponúka defaultne programovo obmedzený iba na rady typu dokumenty.

Názov radu Názov radu nadefinovaný v číselníku radov dokladov

Pod editovateľným zoznamom v dolnej časti subzáložky je k dispozícii lišta navigátora:

Navigátor v tejto subzáložke

Navigátor v tejto záložke obsahuje tlačidlá:

  • Na pohyb kurzora po riadkoch (na začiatok, predchádzajúci riadok, ďalší riadok, na koniec) editovateľného zoznamu a hľadanie hodnoty v zozname.
  • Vložiť - Na vloženie nového riadka pred aktuálny riadok (na ktorom stojí kurzor).
  • Pridať - Na pridanie nového riadka na koniec.
  • Vymazať - Na vymazanie aktuálneho riadka.

Parametre ovládača

Subzáložka slúži na zadanie parametrov ovládača danej kategórie, viď Typy ovládačov. Pre niektoré typy ovládačov nie je k dispozícii (parametre pre ne nie sú potrebné). Slúži na predvyplnenie hodnôt parametrov v príslušných krokoch spracovania dokumentov danej kategórie. Rovnaké parametre je možné paralelne nastaviť v definícii pravidiel spracovania doručenej e-mailovej pošty a pravidiel spracovania front súborov, alebo sa môžu čerpať aj odinakiaľ (zo sprievodcu spracovaním z ručného zadania užívateľa) podľa toho, ako sa dokument spracováva. Ktoré nastavenie parametrov sa potom použije pri spracovaní dokumentu, viď Spracovanie dokumentov - Parametre ovládačov.

Pre automatické spracovanie sú nutné, predovšetkým ak ide o údaje povinné, bez ktorých nie je možné prejsť do ďalšieho stavu spracovania. Z toho dôvodu je potrebné, aby sa vhodne predvypĺňali. Ak sa stane, že hodnoty niektorého povinného parametra nebudu pri spracovaní známe, nebude možné pri automatickom spracovaní daný krok uskutočniť a prejsť do nasledujúceho stavu.

Ďalej je uvedený popis parametrov jednotlivých ovládačov:

Subzáložka Formuláre

Subzáložka je k dispozícii iba, ak je v menu Nastavenie aktuálne začiarknutá voľba na zobrazenie užívateľských formulárov. Umožňuje vyberať si z nadefinovaných užívateľských vstupných formulárov a zobrazovať a zadávať si prostredníctvom nich potom jednotlivé údaje.

Pravidlá použitia tejto záložky sú pre všetky agendy, v ktorých sa môže vyskytnúť, spoločné a boli podrobne popísané v kap. Záložka Formuláre - všeobecne.

Zobrazenie zoznamu v Detaile

V niektorej časti tejto záložky môže byť zobrazený Zoznam (Panel na zobrazenie zoznamu na iných záložkách), teda záznamy zo záložky zoznam (podrobnejšie viď Spoločné prvky v číselníkoch - záložka Detail).

Zobrazenie zoznamu závisí od aktuálneho nastavenia v menu Nastavenie pre danú agendu a prihláseného užívateľa.

Funkcie k záložke Detail v tejto agende:

Podmnožina funkcií obsiahnutých v záložke Zoznam.

V editačnom režime sú navyše k dispozícii štandardné funkcie pre režim editácie v číselníkoch. Všeobecné zásady pre editáciu v číselníkoch viď kap. Editácia záznamov v číselníkoch.