Doručené e-maily - záložka Detail

Záložka zobrazí detailné informácie k aktuálnemu záznamu zo záložky Zoznam. Položky zadávané ku každému záznamu sú štandardne rozdelené do subzáložiek podľa svojho významu:

Obsiahnuté subzáložky: Hlavička Ďalšie údaje Prílohy Zdrojový kód Formuláre

V hornej časti záložky Detail môže byť variantne zobrazený niektorý z Panelov definovateľných údajov detailu pre túto agendu. Zobrazenie panela definovateľných údajov detailu závisí od aktuálneho nastavenia v menu Nastavenie pre danú agendu a prihláseného užívateľa.

Popis položiek, ktoré sú k dispozícii v hornej časti záložky Detail, ak je zobrazená základná definícia Panela definovateľných údajov detailu:

Názov Popis
Doklad

Číslo dokladu. Novo vytváraný doklad má uvedené "bez čísla". Číslo mu je pridelené po uložení.

Na záznamy doručených e-mailov sa z hľadiska evidencie pozerá ako na doklady, viď Doklady zo skupiny Komunikácia.

Počet príloh Počet doručených príloh, viď subzáložka Prílohy.
Veľkosť Celková veľkosť doručených príloh aktuálneho e-mailu. Viď položky Veľkosť v subzáložke Prílohy.
Dátum odoslania Viď položka Dátum odoslania.

Subzáložka Hlavička

Názov Popis
Vlastný e-mailový účet Účet z číselníka E-mailové účty, na ktorý bol daný e-mail adresovaný.
Odosielateľ

Význam je podobný ako v bežných e-mailových klientoch.

Pokiaľ by prijímaný e-mail v tejto položke obsahoval príliš dlhý reťazec, pri založení záznamu v systéme ABRA Gen sa automaticky oreže na max. povolenú veľkosť tejto položky (viď popis Štruktúr a definícií GenDoc.chm.

Firma

Firma z Adresára firiem, pre ktorú je daný e-mail určený. Nepovinná položka. Kód firmy zadáte buď priamo z klávesnice alebo vyberiete z vyvolaného číselníka firiem-Adresára. (Ktorý údaj sa má v položke zadávať resp. zobrazovať, je možné nastaviť.)

Pravidlá automatického vyhľadávania adresáta pri e-mailoch:

V prípade, že je nastavená akcia Zmeniť položky podľa odosielateľa v agende Pravidlá spracovania doručenej e-mail. pošty, sa systém pokúsi pre stiahnutý záznam dohľadať firmu, prevádzkareň a osobu nasledovne:

  • Ak ide o e-mail odoslaný zo systému ABRA Gen a tento e-mail obsahuje interný tag <gx>, program sa prednostne pokúsi vyhľadať firmu podľa neho. Ide o tag <gx>IČO cieľovej firmy:IČO zdrojovej firmy</gx> (napr. <gx>3456789012:36579052</gx>), ktorý obsahuje identifikáciu cieľovej firmy (adresáta) i odosielateľa (vlastnej firmy) podľa ich IČO a ktorý sa do odoslaných e-mailov automaticky vkladá, ak je v hlavičke tvoreného e-mailu odoslaného začiarknutá položka Pridať identifikáciu a splnené ďalšie podmienky, viď popis danej položky. Pokiaľ se takýto tag v doručenom e-maile nájde, firma sa priradí podľa IČO. Ak by telo e-mailu obsahovalo niekoľko takýchto tagov (napr. v prípade e-mailu, ktorý už vznikol ako odpoveď na doručený e-mail so skopírovaním obsahu doručenej správy), do úvahy sa zoberie prvý z nich.
     
  • Pokúsi sa vyhľadať v adresári firiem a osôb záznam, ktorý má zadaný e-mail zhodný s tým, z ktorého bol doručený e-mail odoslaný. Hľadá v poradí osoba na firme, osoba, prevádzkareň, firma. Ak je takýto záznam vyhľadaný jednoznačne, doplní príslušné položky Firma, Prevádzkareň resp. Osoba. Ak dohľadanie jednoznačné nie je, pokračuje hľadaním v ďalšom zdroji. Napr. ak existuje viacero osôb na firmách s tým istým e-mailom, pokračuje hľadaním v privátnych údajoch osôb. Ak aj u privátnych údajoch osôb existuje viacero osôb s tým istým e-mailom a nie je možné rozhodnúť jednoznačne, pokračuje hľadaním na prevádzkárňach a následne na sídlach. Ak sa nepodarí dohľadať v aspoň jednom zdroji hľadania (osoby na firmách, osoby, prevádzkarne, sídla) jednoznačne len jeden záznam s daným e-mailom, tak dohľadané záznamy so zhodným e-mailom (duplicity) aspoň zapíše do položky Poznámka.

    Príklad zápisu nájdených duplicít v Poznámke v takom prípade:

    E-mailová adresa odosielateľa bola nájdená pri viacerých záznamoch adresára:

    Johana Slaninková - 00020 Šesták a syn
    Johana Slaninková - 00021 Aktis a.s.
    Anna Čudlíková
    00003 Galenit a.s.
    00004 Kofr Karel

Prevádzkareň Ide o položku typu skrytý zoznam, z ktorého vyberiete jednu z nadefinovaných prevádzkarní. Spôsob ponúkania a výberu prevádzkarní je tu podobný ako inde na dokladoch systému ABRA Gen. Viď napr. Záložka Firma - všeobecne - položka Prevádzkareň. Tu len s tým rozdielom, že zadanie prevádzkarne nie je povinné, tzn. môže zostať nevyplnená.
Osoba Odkaz na osobu z Adresára osôb, na ktorú sa doručený e-mail viaže. Spôsob ponúkania a výberu osôb je tu podobný ako inde na dokladoch systému ABRA Gen. Viď napr. Záložka Firma - všeobecne - položka Osoba.

Adresáti:

Komu/Kópia

Význam je podobný ako v bežných e-mailových klientoch:

  • Komu - Príjemci e-mailu.
  • Kópia - Príjemci kópie e-mailu.

Plní sa zo zdrojového kódu e-mailu.

Dátum odoslania

Dátum a čas, kedy bol daný e-mail odoslaný odosielateľom (čerpané z metadát daného e-mailu).

Dátum doručenia

Dátum a čas, kedy bol daný e-mail doručený.

Pri doručených e-mailoch ide súčasne o dátum vystavenia "dokladu" (záznamu) o doručenej pošte (keďže doručením pošty dôjde automaticky k založeniu nového záznamu (dokladu) o tejto pošte.

Pri dátovej správe je to dátum, kedy bola správa doručená

Riešiteľ/
Rola riešiteľa

Ako bolo objasnené v kap. Roly verzus Užívatelia, je možné v niektorých miestach programu zadávať buď konkrétnych užívateľov alebo roly, a to podľa aktuálneho nastavenia parametrov systému. Táto položka slúži na zadanie aktuálneho riešiteľa resp. roly riešiteľa, ktorý má riešiť daný e-mail. Užívateľa resp. rolu zadáte buď priamo z klávesnice alebo vyberiete z vyvolaného číselníka užívateľov resp. z číselníka rolí.

Tu predovšetkým informatívna položka. E-mail môže vyriešiť ľubovoľný iný užívateľ, pokiaľ má prístupové práva k opravám záznamov doručených e-mailov. Ďalej sa využije napr. na predvyplnenie riešiteľa pri vystavovaní prípadnej zviazanej aktivity funkciou Aktivity.

Položku môžete využiť typicky, ak ide o e-maily doručené na všeobecný e-mailový účet, napr. pre celé obchodné oddelenie, pričom doručené e-maily si rozdeľujú jednotliví obchodníci a každý spracováva iba tie "svoje". Na toto rozdelenie môžete využiť práve položku Riešiteľ. Túto položku s výhodou využijete v kombinácii s obmedzením Podľa prihlásenej osoby, keď si prihlásený užívateľ môže vypísať len "svoje" úlohy na riešenie.

Automatické doplnenie riešiteľa po vystavení aktivity: Ak sa k doručenému e-mailu vystaví následná aktivita (úkol nejakému riešiteľovi a spracovanie tohto e-mailu), tak sa po uložení aktivity riešiteľ prenesie z aktivity späť do e-mailu, ak v e-maile nie je zatiaľ žiaden riešiteľ vyplnený. Dôvodom je to, aby užívateľ nemusel najprv rozeditovávať e-mail a zadávať riešiteľa ručne a až následne potom vystavovať aktivitu (kam sa tiež riešiteľ z e-mailu preberie).

Stav

Tu má užívateľ možnosť si na doručenom e-maile zaevidovať stav jeho spracovania:

  • Neprečítané (východisková hodnota)
  • Prečítané
  • Vybavené

Neprečítané sú v záložke Zoznam graficky zvýraznené. Podľa tohto príznaku je možné obmedzovať aj triediť, teda si užívateľ napr. môže obmedziť len za "prečítané" záznamy, ktoré ešte má vybaviť a pod.

Možnosti zmeny stavu:

  • Zmena stavu z hodnoty  "Neprečítané" na "Prečítané":
    • automaticky, keď si užívateľ-adresát na danom zázname zobrazí záložku Detail
    • automaticky, ak v zozname na danom zázname stojí kurzor po dobu cca 3s (dané z programu, nie je možné užívateľsky nastavovať)
  • Zmena stavu z ľubovoľnej hodnoty na ľubovoľnú inú hodnotu:
Spracované

Príznak o tom, či bol spracovaný daný doručený e-mail pravidlami spracovania doručenej e-mail. pošty. Také e-maily sa už nebudú ďalej automaticky spracovávať. Ďalej viď Spracovanie doručených e-mailov.

Položka sa nastavuje automaticky po úspešnom spracovaní e-mailu. Pozor! Príznak "Spracované" nedetekuje nutne nejakú zmenu dát, ale je nastavený vtedy, keď je e-mail spracovaný aspoň jedným pravidlom. Tzn. bolo nájdené aspoň jedno pravidlo a bolo úspešne aplikované.

Majme nadefinované pravidlo s akciou Zmeniť položky podľa odosielateľa. Príde doručený e-mail, ale žiadna firma či osoba sa podľa doručeného e-mailu nedohľadá, teda sa v dátach daného e-mailu nič nezmení. Avšak pravidlom bol spracovaný (aj keď výsledkom spracovania nebolo nič) a je teda označený ako Spracované.

Je však možné si ho ľubovoľne editovať. Užívateľ si teda ako spracovaný môže označiť ľubovoľný e-mail, pokiaľ ho už spracovávať nechce a naopak. Teda ručné začiarknutie príznaku Spracované je vratná akcia.

Zrušenie príznaku ale nespôsobí storno akcií, ktoré boli vykonané pri spracovaní e-mailu. Tzn. ak bol napr. pri spracovaní e-mailu vytvorený z jeho príloh dokument, tento dokument so zrušením príznaku nijako nemaže.

Predmet

Predmet e-mailu. Tzn. stručný popis, čoho sa daný e-mail týka. Tu needitovateľná položka.

Pokiaľ by prijímaný e-mail v tejto položke obsahoval príliš dlhý reťazec, pri založení záznamu v systéme ABRA Gen sa automaticky oreže na max. povolenú veľkosť tejto položky (viď popis Štruktúr a definícií GenDoc.chm.

Obsah e-mailu(text e-mailu)

Vlastné telo e-mailu, tzn. jeho obsah. Tu needitovateľná položka.

Poznámka ku kódovaniu: Všetky časti e-mailu sú ponechané v takom kódovaní v akom boli odosielané (pokiaľ ich však neprekódoval server poskytovateľa mailu).

Ak je formát doručeného e-mailu Html, ale konštrukcia html nie je validná (napr. chýba hlavička), obsah sa nemusí zobraziť správne príp. vôbec.

Prílohy

Je-li firemní parametr Zobrazovat přílohy e-mailů a vzkazů v hlavičce detailu nastaven na Ano a pokud je k doručenému e-mailu připojena příloha, je pod obsahem e-mailu k dispozici seznam všech připojených příloh. Podrobnější popis viz Subzáložka Přílohy.

Subzáložka Ďalšie údaje

Názov Popis
Rad Skratka označujúca rad dokladov príslušného typu. (Ktorý údaj sa má v položke zadávať resp. zobrazovať, je možné nastaviť.) Povinná položka. Rad dokladov sa preberá automaticky z definície e-mailového účtu zvoleného v položke Vlastný e-mailový účet. Tu needitovateľná položka.
Obdobie Skratka označujúca obdobie, do ktorého je resp. bude doklad zaradený, tzn. do ktorého vecne patrí. (Ktorý údaj sa má v položke zadávať resp. zobrazovať, je možné nastaviť.) Povinná položka. Predvypĺňa a kontroluje sa podľa pravidiel uvedených v kap. Predvypĺňanie dátumov. Tu needitovateľná položka.
Dátum

Dátum vystavenia dokladu. Tu needitovateľná položka.

Pri doručených e-mailoch sa zhoduje s položkou Dátum doručenia v subzáložke Hlavička. Tu needitovateľná položka.

Riešiteľ Viď rovnomenná položka v subzáložke Hlavička. Ide o tú istú položku. Obe položky v oboch záložkách sa synchronizujú a je preto jedno, na ktorej subzáložke ich užívateľ zadá.
Stredisko Stredisko pre daný e-mail. Predvypĺňa sa hodnotou nastavenou v rovnomennej položke v definícii e-mailového účtu zadaného vyššie. Predvyplnenú hodnotu je možné v prípade potreby zmeniť. Zadáte kód strediska alebo vyberiete z číselníka stredísk. (Ktorý údaj sa má v položke zadávať resp. zobrazovať, je možné nastaviť.)
Zákazka

Zákazka pre daný e-mail. Predvypĺňa sa hodnotou nastavenou v rovnomennej položke v definícii e-mailového účtu zadaného vyššie. Predvyplnenú hodnotu je možné v prípade potreby zmeniť. Zadáte kód zákazky alebo vyberiete z číselníka zákaziek. (Ktorý údaj sa má v položke zadávať resp. zobrazovať, je možné nastaviť.)

Obchodný prípad To isté ako položka Zákazka, len tu ide o Obchodný prípad.
Projekt To isté ako položka Zákazka, len tu ide o Projekt.
Predmet Viď rovnomenná položka v subzáložke Hlavička. Ide o tú istú položku. Tu needitovateľná položka.
Poznámka

Ľubovoľná poznámka k danému e-mailu.

Môže byť predvyplnená automaticky v prípade, že sa nepodarilo jednoznačne vyhľadať firmu, prevádzkareň resp. osobu. Viac viď popis v rámci položky Firma.

Subzáložka Prílohy

Subzáložka zobrazuje zoznam príloh daného e-mailu.

Po dvojkliku myšou sa príloha otvorí v pridruženej aplikácii.

Ako prílohy sú tu uvedené len tie, ktoré majú Content-Disposition: attachment (viď zdrojový kód e-mailov).

Ak je v prílohe nastavené Content-ID, napr. Content-ID<82C859E39F5E214E82388ED3C5359AD2@abra.eu> (Content-ID sa interne používa pre odkazovanie z html prílohy) a ak je naviac uvedený ako Content-Disposition: attachment, tak je taká príloha považovaná za normálnu prílohu.

Názov Popis
Názov súboru

Názov doručenej prílohy.

Ak je doručený e-mail s prázdnym názvom prílohy, tak sa predvyplní menom "emailatt", pod ktorým sa zobrazí. Pri prípadnom ukladaní takej prílohy sa predvyplní ten istý názov, s možnosťou zmeniť meno ukladaného súboru štandardnou cestou (v dialógu uloženia súboru). Ak je v e-maile príloha, ktorá nie je typu súbor, tak sa systém pokúsi vygenerovať jej názov z nejakého vnútorného atribútu doručeného e-mailu. (Prednostne z atribútu Name z hlavičky, príp. ak nie je FileName ani Name uvedené, tak podľa Content-Description.)

Veľkosť

Veľkosť aktuálnej prílohy.

Pozor na veľké prílohy!!! Veľké prílohy môžu spôsobiť nielen dlhé ukladanie, ale i čítanie. Pri posielaní e-mailov s prílohami je vhodná užívateľská ukáznenosť.

Príjem e-mailov s veľkými prílohami je možné obmedziť pomocou nastavenia Max. veľ. prílohy v údajoch e-mailového účtu.

Dokumenty

Následný Dokument (DOK), ktorý vznikol spracovaním aktuálnej prílohy, viď spracovanie doručených e-mailov.

Dokumenty (DOK), ktoré vznikli spracovaním doručeného e-mailu resp. jeho príloh, sú paralelne dostupné aj na subzáložke X-väzby doručeného e-mailu.

Ku každej prílohe sa tu zobrazuje iba posledný takto vzniknutý dokument. Čiže ak tú istú prílohu spracujete znovu a znovu vytvoríte dokument, pôvodný dokument sa odpojí, tzn. x-väzba sa zruší.

Pod needitovateľným zoznamom príloh je k dispozícii lišta navigátora:

Navigátor v tejto subzáložke

Navigátor v tejto záložke obsahuje tlačidlá:

  • Na pohyb kurzora po riadkoch (na začiatok, predchádzajúci riadok, ďalší riadok, na koniec) needitovateľného zoznamu.
  • Zobraziť - na zobrazenie vybranej prílohy. Spôsob zobrazenia závisí od toho, aký program máte asociovaný s príponou súboru doručeného ako príloha e-mailu (podobne ako pri prehliadaní príloh externých e-mailových klientov).
  • Uložiť - na uloženie aktuálnej prílohy na disk, resp. označených, ak je nejaká označená. Ponúkne sa dialóg "Uložiť ako" so zapnutou kontrolou existencie súboru.
  • Uložiť všetko - na uloženie všetkých príloh (bez nutnosti ich predtým všetky označovať). Spýta sa na adresár a ďalej všetko ukladá do neho. Ak narazí na existujúci súbor, oznámi to spolu s otázkou, či si súbor prajete prepísať prípadne uložiť pod iným názvom. V prípade kladnej odpovede sa ponúkne dialóg "Uložiť ako" so zapnutou kontrolou existencie súboru a je na užívateľovi, či si súbor prepíše, či uloží pod iným názvom. V prípade zápornej odpovede sa nič neukladá a pokračuje sa ďalším súborom.
  • Vytvořit dokument - Jedná se o jednu z možností vystavení nového dokumentu. Funkcia vyvolá agendu Dokumenty, otvorí ju "cez" agendu aktuálnej agendy a rovno prejde na zadanie nového dokumentu.

    Pozor, v tomto prípade sa agenda dokladu vyvoláva priamo v špeciálnom režime zadania nového záznamu, kedy je zobrazená bez hlavných záložiek a umožňuje len pridanie nového dokladu. Popis dokumentu sa predvypĺňa podľa aktuálneho záznamu. Rovnako i firma, prevádzkareň a osoba sú predvyplnené podľa aktuálne zobrazovanej firmy, prevádzkarne a osoby, pokiaľ na aktuálnom zázname existujú. Po uložení nového záznamu (príp. stornovaní zadania nového dokladu) sa takto otvorená agenda automaticky zatvorí a systém sa vráti späť do miesta, odkiaľ bola funkcia vyvolaná.

    Ide o podobnú situáciu, ako keď používate Zástupcu typu "Jeden nový".

  • Otvoriť dokument - na otvorenie agendy s daným dokumentom, kde si ho môžete prehliadať, opravovať, zobrazovať s ním zviazané doklady a pod. Otvorí sa agenda Dokumentov obmedzená na dokument vystavený podľa aktuálnej prílohy (tzv. červené obmedzenie). Toto obmedzenie je možné štandardne zrušiť, príp. zvoliť iné. K dispozícii sú všetky funkcie danej agendy.

Funkcie samozrejme nie sú k dispozícii, pokiaľ aktuálny e-mail žiadnu tu viditeľnú prílohu nemá.

Subzáložka Zdrojový kód

Subzáložka zobrazuje daný e-mail v zdrojovom kóde. Informatívny význam.

Subzáložka Formuláre

Subzáložka je k dispozícii iba, ak je v menu Nastavenie aktuálne začiarknutá voľba na zobrazenie užívateľských formulárov. Umožňuje vyberať si z nadefinovaných užívateľských vstupných formulárov a zobrazovať a zadávať si prostredníctvom nich potom jednotlivé údaje.

Pravidlá použitia tejto záložky sú pre všetky agendy, v ktorých sa môže vyskytnúť, spoločné a boli podrobne popísané v kap. Záložka Formuláre - všeobecne.

Zobrazenie zoznamu v Detaile

V niektorej časti tejto záložky môže byť zobrazený Zoznam (Panel na zobrazenie zoznamu na iných záložkách), teda záznamy zo záložky zoznam (podrobnejšie viď Spoločné prvky v dokladových agendách - záložka Detail).

Zobrazenie zoznamu závisí od aktuálneho nastavenia v menu Nastavenie pre danú agendu a prihláseného užívateľa.

Funkcia k záložke Detail:

Podmnožina funkcií zo záložky Zoznam.

V editačnom režime platia zásady platné pre editáciu záznamov v knihách. K dispozícii sú štandardné funkcie pre režim editácie, pričom po uložení záznamu v závislosti na jeho údajoch môže dôjsť k vyvolaniu nejakej ďalšej automatickej akcie, viď akcie volané po uložení záznamu.

Ďalšie obsiahnuté funkcie:

Názov Kl. Doplňujúci popis:
Vlož dátum/užívateľa Ctrl+Q Je k dispozícii iba v editačnom režime. Vloží do textu zadávaného záznamu aktuálny dátum, čas a identifikáciu aktuálne prihláseného užívateľa. Funkcia je k dispozícii len vtedy, keď fókus stojí aktuálne v nejakej položke typu poznámka (Memo), pokiaľ nejaká taká je v údajoch záznamov danej agendy k dispozícii (môže ísť tiež o užívateľsky definovateľnú položku).