Doručené e-maily - záložka Zoznam

Seznam záznamů doručené elektronické pošty omezený a tříděný dle zvoleného (nastaveného) omezení v záložce Omezení. V hornej časti záložky je k dispozícii informačný panel, vedľa neho obmedzovací panel. Tu sú o. i. zobrazené informácie o aktuálne použitom obmedzení. Nad informačným panelom môže byť k dispozícii panel pre fulltextové hľadanie.

V zozname môžu byť niektoré záznamy graficky zvýraznené, a to:

  • inou farbou - pre záznamy v Stave Neprečítané

V zozname sú ku každému záznamu uvedené jeho základné údaje. Význam jednotlivých tu zobrazených položiek vyplýva z ich názvu alebo z ich popisu v záložke Detail. Tu popíšeme iba nasledujúce:

Názov Popis
Stav Ide o obsah položky Stav z hlavičky záznamu doručeného e-mailu.
Číslo dokladu Číslo dokladu. Novo vytváraný doklad má uvedené "bez čísla". Číslo mu je pridelené po uložení.
Ikona indikujúca, že daný e-mail má nejaké prílohy. Nemyslia sa prípadné prílohy priamo v obsahu mailu, ale nenulový počet príloh v subzáložke Prílohy.
Vytvoril Užívateľ, ktorý daný záznam vytvoril.
Opravil Užívateľ, ktorý daný záznam opravil, pokiaľ bol doklad opravovaný.
Aktivity

Položka s ikonou indikujúca existenciu väzby záznamu v tejto agende na aktivitu. Je k dispozícii iba v prípade, keď používate CRM, viď čo je potrebné na prevádzku CRM.

Aktivity je možné k e-mailu vytvoriť príp. pripojiť existujúce napr. pomocou funkcie Aktivity priamo v tejto agende, v záložke Pripojené doklady aktivity ale aj iným spôsobom, napr. skriptovaním v rámci pravidiel spracovania doručenej e-mail. pošty a pod.

Okrem výrobcom dodávaných stĺpcov si môžete nadefinovať vlastné podľa potreby, viď definovateľné stĺpce.

Pod zoznamom môže byť Panel na vyhľadávanie, triedenie. Za akých okolností je k dispozícii a čo pre neho ďalej platí, viď popis daného panela.

V spodnej časti záložky Zoznam môže byť variantne zobrazený niektorý z Panelov definovateľných údajov zoznamu pre túto agendu. Zobrazenie daného panela závisí od aktuálneho nastavenia v menu Nastavenie pre danú agendu a prihláseného užívateľa. Popis položiek základnej definície panela je uvedený v popise hornej časti záložky Detail, základné definície.

Funkcie k tejto záložke:

Zo štandardizovaných:

Názov Kl. Ik. Je Doplňujúci popis:
Help F1
Nový F2 Do agendy doručených e-mailov nie je možné pridávať nové doklady ručne priamo tu. Záznamy nových doručených e-mailov sa pridávajú automaticky pri stiahnutí novej elektronickej pošty. Viď Možnosti, ako stiahnuť e-maily.
Detail / Zoznam F3
Opraviť

F4

alebo

Shift +F4

Popis opraviteľných položiek viď záložka Detail. Niektoré položky doručených e-mailov opravovať nie je možné.

Môže ísť o funkčné tlačidlo s voľbou, kde môžete zvoliť jednu z možností opráv dostupných v tejto agende. Jednotlivé možnosti sa líšia tým, ktoré všetky položky je pomocou nich možné opravovať a ďalej, či ide o opravu jedného záznamu alebo o hromadnú opravu označených. K provádění hromadných oprav mít uživatel přidělené privilegium Použít hromadné opravy.

Tlač

F5

alebo

Shift +F5

Ide o funkčné tlačidlo s voľbou, kde môžete zvoliť funkciu podľa požadovaného typu výstupu:

  • Tlač - pomocou nej môžete vykonať tlačový výstup prostredníctvom užívateľsky definovateľných tlačových zostáv. Výstup je možné tlačiť do okna náhľadu resp. na tlačiareň, priamo odoslať e-mailom v elektronickej podobe v zvolenom formáte vrátane formátov bežne používaných pre elektronickú výmenu dokumentov (pdf, html a i.) či uložiť do súboru zvoleného formátu. Viď kap. Tlačové výstupy, najmä Vecný obsah - tlačové výstupy - všeobecné informácie.
  • Export - pomocou nej môžete vykonať export prostredníctvom užívateľsky definovateľných definícií exportov. Viď kap. Definovateľné exporty, predovšetkým Vecný obsah - definovateľné exporty - všeobecné informácie.
  • B2B Export - variant predchádzajúceho, ale pre B2B exporty na komunikáciu medzi užívateľmi systému ABRA. Viď Vecný obsah - B2B exporty a importy.
     
  • Tlač obsahu - umožňuje tlač obsahu e-mailu. Funkcia je tu k dispozícii preto, že bežná tlač neumožňuje do definície tlač. zostáv vložiť komponentu prehliadača, umožňujúcu tlač html blobu. Funguje pre tlač obsahu e-mailov vo formáte html i plain text (plain text sa najprv interne prevedie na html).
Vymazať F8

Vymaže všetky označené záznamy (ak nie je žiadny označený, spracuje aktuálny záznam). Ak mazaný e-mail obsahuje nejaké prílohy, ku ktorým je pripojený nejaký dokument, ktorý vznikol ich spracovaním, zobrazí sa informatívna otázka a ak chce užívateľ e-mail napriek tomu vymazať, pripojené dokumenty sa odpoja.

Skopírovať F9 Podobne ako tu nie je možné pridávať nové záznamy, nie je možné ich ani kopírovať.
Občerstviť F11
Označiť všetko - - Jedna z možností vyvolania hromadného označovania záznamov, podrobný popis označovania viď kap. - Označovanie v needitovateľných zoznamoch.
Nájsť Ctrl +F7 Tu ide o hľadanie podľa obmedzujúcich prvkov.
Nájsť ďalší Shift +F7
Aktivity

Ctrl +K

alebo

Shift +Ctrl +K

-

Funkcia na prácu s aktivitami pripojenými k aktuálnemu dokladu (tzn. aktivity, ktoré majú aktuálny doklad v zozname pripojených dokladov v svojej záložke Pripojené doklady). Umožní pripojené aktivity zobrazovať, príp. vystavovať priamo odtiaľ nové s ich automatickým pripojením. Ide o funkčné tlačidlo s voľbou:

  • Otvoriť tu - otvorí agendu aktivít "cez" agendu zdrojového dokladu
  • Otvoriť samostatne
  • Pripojiť k existujúcej aktivite
  • Založiť novú aktivitu a pripojiť

Podrobnejšie viď popis štandardná funkcia Aktivity - menu. Je k dispozícii iba v prípade, keď používate CRM, viď čo je potrebné na prevádzku CRM.

Či je k e-mailu pripojená nejaká aktivita je indikované ikonou priamo v zozname e-mailov v stĺpci Aktivity.

Autom. správy Ctrl+F12 - Funkcia na prácu s definíciami automatických správ. Je k dispozícii iba vtedy, ak existuje nejaký kontrolný bod pre danú agendu, ďalej viď všeobecný popis funkcie Autom. správy.
Nastavenie tlače po uložení - - Funkcia slúži na nastavenie akcie, ktorá sa má vykonať po uložení záznamu v danej agende. Detailný popis funkcie a jej podvolieb viď samostatnú kap. - Nastavenie tlače po uložení záznamu.
Vytvoriť správu Ctrl +M -  
Sledovanie zmien

Ctrl +S

alebo

Shift +Ctrl +S

-

Funkcia na zobrazovanie a prácu so záznamami vykonaných zmien.

Je k dispozícii len vtedy, ak sa používa sledovanie zmien, viď čo je potrebné na prevádzku sledovania zmien. Detailný popis funkcie a jej podvolieb viď samostatná kap. - Sledovanie zmien v agendách.

Ďalšie obsiahnuté funkcie:

Názov Kl. Doplňujúci popis:
Stiahnuť

Ctrl +E

alebo

Shift +Ctrl +E

Funkcia umožní stiahnuť si nové e-maily (tzn. z poštovej schránky do systému ABRA). Jedna z možností, ako sa dajú stiahnuť e-maily. V praxi odporúčame využívať skôr automatické sťahovanie pomocou naplánovanej úlohy príslušného typu, touto funkciou však môžete zabezpečiť okamžité stiahnutie bez čakania na spustenie naplánovanej úlohy.

Ide o funkčné tlačidlo s voľbou, kde je možné voliteľne vybrať, ktorých účtov sa má stiahnutie týkať:

  • Stiahnuť zo všetkých účtov - stiahnutie sa má vykonať pre všetky nadefinované e-mailové účty.
  • Stiahnuť zo zafiltrovaných účtov - stiahnutie sa má vykonať pre účty, podľa ktorých je aktuálne obmedzené v záložke Obmedzenie.
  • {Mená jednotlivých účtov} - stiahnutie sa bude týkať jednotlivých nadefinovaných e-mailových účtov, ktoré sa tu ponúkajú pod svojím názvom ako ďalšia z podvolieb. Ponuka je apriori obmedzená len na tie definície, ktoré daný užívateľ môže použiť.

Sťahovať je možné len tie účty, ku ktorým je prístupové právo. Ďalej viď Poštové účty verzus prístupové práva.

Odpovedať Ctrl +D

Funkcia na rýchle vystavenie nového odoslaného e-mailu k aktuálnemu záznamu priamo z tejto agendy s automatickým návratom späť. V tomto prípade na rýchle vystavenie odoslaného e-mailu ako odpovede na aktuálny doručený e-mail. Ide o jednu z možností vystavenia nového odoslaného e-mailu. Význam je podobný ako v prípade bežných e-mailových klientov.

Funkcia vyvolá agendu Odoslané e-maily, otvorí ju "cez" agendu aktuálnej agendy a rovno prejde do zadania nového dokladu (e-mailu).

Pozor, v tomto prípade je agenda odoslaných e-mailov vyvolaná priamo v špeciálnom režime zadania nového záznamu, tzn. je zobrazená bez hlavných záložiek a umožňuje len pridanie nového dokladu. Hlavičkové údaje sú predvyplnené podľa aktuálneho záznamu, adresáti podľa zvolenej podvoľby funkcie Odpovedať. Po uložení nového záznamu (príp. stornovaní zadania nového dokladu) sa takto otvorená agenda automaticky zatvorí a systém sa vráti späť do miesta, odkiaľ bola funkcia vyvolaná.

Pri vyvolaní tejto funkcie je v obsahu novo vzniknutého e-mailu uvedený text e-mailu, ktorý sa preposiela s hlavičkovými údajmi Od, Dátum, Predmet a Komu.

Ide o podobnú situáciu, ako keď používate Zástupcu typu "Jeden nový".

Ako je to s obsahom a formátom takto vzniknutého odoslaného e-mailu, viď popis položky Obsah odoslaného e-mailu.

Odpovedať všetkým Ctrl +M

Podobne ako predchádzajúca funkcia, akurát ide o zaslanie odpovede nielen adresátovi, ale aj všetkým ostatným, ktorým bol pôvodný e-mail adresovaný.

Pri vyvolaní tejto funkcie je v obsahu novo vzniknutého e-mailu uvedený text e-mailu, ktorý sa preposiela s hlavičkovými údajmi Od, Dátum, Predmet a Komu.

Podrobnosti ohľadne formátu vzniknutého odoslaného e-mailu, viď popis položky Obsah odoslaného e-mailu.

Preposlať

Ctrl +R

alebo

Shift +Ctrl +R

Umožňuje e-mail preposlať inému adresátovi. Podobne ako v prípade predchádzajúcej funkcie ide o rýchle vystavenie nového odoslaného e-mailu k aktuálnemu záznamu priamo z tejto agendy s automatickým návratom späť. Viac viď popis predchádzajúcej funkcie Odpovedať.

Ide o funkčné tlačidlo s voľbou:

  • Preposlať
  • Preposlať riešiteľovi - prepošle adresátovi zadanému v položke Riešiteľ

Pri vyvolaní tejto funkcie je v obsahu novo vzniknutého e-mailu uvedený text e-mailu, ktorý sa preposiela s hlavičkovými údajmi Od, Dátum, Predmet a Komu.

Podrobnosti ohľadne formátu vzniknutého odoslaného e-mailu, viď popis položky Obsah odoslaného e-mailu.

Spracovanie e-mailov Ctrl +P Jedna z možností, ako vyvolať spracovanie doručených e-mailov. V praxi odporúčame využívať skôr automatické spracovávanie pomocou naplánovanej úlohy príslušného typu, touto funkciou však môžete zabezpečiť okamžité spracovanie bez čakania na spustenie naplánovanej úlohy. Ďalej viď spracovanie doručených e-mailov.
Stav

Ctrl +Space

alebo

Ctrl +Enter

Funkcia na rýchlu zmenu položky Stav z hlavičky záznamu doručeného e-mailu bez nutnosti vyvolávať editáciu celého záznamu. Hromadne zmení stav na všetkých označených záznamoch (pokiaľ nie je žiadny označený, spracuje aktuálny záznam).

Ide o funkčné tlačidlo s voľbou:

  • Stav -> Vybavené (Ctrl+Space)
  • Stav -> Neprečítané (Ctrl+Enter)
  • Stav -> Prečítané

Ďalšie špeciálne funkcie:

Názov Kl. Doplňujúci popis:
Hľadať hodnotu v zozname Ctrl +F Funkcia na hľadanie hodnoty v zozname. Je vyvolateľná len vtedy, ak je na danom zozname fókus. Táto funkcia sa neponúka v menu ani na paneli funkčných tlačidiel a ako ju je možné vyvolať, viď popis funkcie.