Ako začať používať skupinu E-maily a interné správy

V skupine Komunikácia sa vystavujú o. i. záznamy odoslaných a prijatých e-mailov, ktoré sú poňaté ako doklady. Viď Doklady zo skupiny Komunikácia. Ďalej sa tu vystavujú dokumenty do agendy Dokumenty, ktoré sú tiež poňaté ako doklady. Viď Dokumenty - všeobecne. Vystavované doklady preto musia obsahovať všetky položky povinné pre doklady ako také. Preto prvým predpokladom používania skupiny Komunikácia je správne vykonaná nutná časť implementácie a to pre účely tejto skupiny minimálne definícia Obdobia, keďže obdobie je nedielnou súčasťou štruktúry čísla dokladu. Ďalej musíte nadefinovať Rady dokladov pre doklady typu odoslané e-maily, doručené e-maily a dokumenty. V hlavičkách dokladov e-mailovej pošty i dokumentov môžete uvádzať aj informácie o stredisku, ku ktorému daný doklad prináleží, ďalej informácie o zákazke či obchodnom prípade alebo projekte, pričom môže ísť aj o položky povinné (viď popis uvedených položiek). Musíte mať teda nadefinované strediská a ak chcete používať väzbu záznamov na Zákazky alebo na Obchodné prípady či na Projekty, je dobré si dopredu rozvrhnúť spôsob použitia týchto väzieb a tieto číselníky si naplniť.

Pretože rady dokladov a strediská patria medzi tzv. chránené objekty, musíte mať pre novo pridané rady a strediská správne nastavené prístupové práva, viď ďalej! Pre vystavenie dokumentov sú ďalej potrebné Kategórie dokumentov, ktoré tiež patria medzi chránené objekty.

Pokiaľ uvedené definície nezadáte vopred, systém vás bude varovať v priebehu zadávania dát. Budete môcť zodpovedajúce definície zaviesť rovno v priebehu zadávania dát (pokiaľ budete mať zodpovedajúce prístupové práva), ale stratíte potom zbytočne čas.

Ďalej je potrebné spomenúť položku Firma. Doklady zo skupiny Komunikácia síce nie sú účtovnými dokladmi, no položka Firma sa na nich vyskytuje, v prípade dokumentov ide o položku povinnú. Preto, ak na takýchto dokladoch budete chcieť konkrétne firmy zadávať, naplňte si najskôr Adresár firiem. Ak nechcete na niektoré z uvedených dokladov zadávať konkrétnu existujúcu firmu, nadefinujte si v Adresári akúsi pomocnú fiktívnu firmu a pre tento účel môžete používať ju (môžete si ju nastaviť napr. aj ako predvypĺňanú, viď popis predvypĺňania položky Firma na dokumentoch).

Na sprevádzkovanie e-mailovej komunikácie je potrebné nastaviť len účty elektronickej pošty, tzn. nadefinovať e-mailové účty a účty servera odchádzajúcej pošty SMTP.

Ak chcete používať interný messaging len na posielanie ručne zadávaných interných správ a e-mailov, tak už nič ďalšie nepotrebujete a môžete začať priamo zadávať správy a následne ich čítať v agende Správy resp. odosielať a sťahovať e-mailovú poštu v agendách Odoslané e-maily resp. Doručené e-maily.

Ak chcete používať interný messaging s automatickým generovaním správ, je potrebné:

Ak chcete používať automatické spúšťanie úloh, je potrebné:

  • nadefinovať si naplánované úlohy požadovaného typu
    • typu Odoslanie pripravených elektronických správ - ak sa nechcete starať o odosielanie e-mailovej pošty a chcete zabezpečiť automatické odosielanie
    • typu Príjem elektronických správ - ak sa nechcete starať o sťahovanie e-mailovej pošty a chcete zabezpečiť automatické sťahovanie
    • typu Spracovanie doručených e-mailov - ak sa nechcete starať o spracovanie súborov doručených e-mailom a chcete zabezpečiť automatické spracovanie podľa zadaných pravidiel, viď ďalej
    • typu Spracovanie dokumentov - ak sa nechcete starať o spracovanie vytvorených dokumentov a chcete zabezpečiť automatické spracovanie
    • ľubovoľného iného typu, ak chcete, aby sa daná úloha vykonávala automaticky
  • nakonfigurovať a spustiť automatizačný server, ktorý obstaráva automatizáciu spúšťania úloh podľa zadaných definícií

Ak budete chcieť spracovávať doručené e-maily (resp. prílohy doručených e-mailov) podľa zadaných pravidiel (tzn. napr. vytvoriť záložnú kópiu súboru na stanovené miesto, vytvoriť z neho dokument do agendy Dokumenty atď.), musíte si nastaviť Pravidlá spracovania doručenej e-mail. pošty. To platí nielen pre automaticky spúšťanú úlohu typu Spracovanie doručených e-mailov, ale i pre ručne vyvolané spracovanie dokumentov funkciou Spracovanie e-mailov.

Podrobne je všetko popísané v kap. Vecný obsah, základné pojmy - E-maily a interné správy (čo je Interný messaging, ako sa v rámci neho využívajú naplánované úlohy, ABRA správy, význam a možnosti generovania automatický správ, spracovanie doručených e-mailov atď.) a čo sa týka práce s dokumentmi, tak v kap. Vecný obsah, základné pojmy - Dokumenty (práca s dokumentmi, význam a účel dokumentov, možnosti vytvárania dokumentov, spracovanie front súborov, spracovanie dokumentov atď.).

Je tiež vhodné skontrolovať a príp. upraviť nastavenie všetkých parametrov systému v agende Firemných údajov. Nielen parametrov v sekcii Všeobecné nastavenia, ale i ostatných, keďže môžu významne ovplyvniť správanie systému. Ide o jednu z možností zákazníckej modifikovateľnosti systému.

Ďalej je nutné nastavenie prístupových práv k objektom a predovšetkým k funkciám pre jednotlivé definované roly či pre definované skupiny rolí a pridelenie rolí užívateľom podľa ich právomocí !!! V rámci dokumentov sa ďalej nastavujú oprávnenia k jednotlivým dokumentom (viď Dokumenty verzus prístupové práva).

Na všetkých výstupoch, ktoré budete chcieť tlačiť, by ste mali skontrolovať, či vám vyhovujú prednastavené dodávané tlačové formuláre. Keďže tlačové výstupy sú plne užívateľsky definovateľné, môžete vykonať ich úpravy podľa vlastných požiadaviek, príp. si ich úpravy podľa vlastných požiadaviek objednať v servisných oddeleniach dodávateľa, resp. výrobcu.