Odoslané e-maily - záložka Zoznam

Seznam záznamů odeslané elektronické pošty omezený a tříděný dle zvoleného (nastaveného) omezení v záložce Omezení. V hornej časti záložky je k dispozícii informačný panel, vedľa neho obmedzovací panel. Tu sú o. i. zobrazené informácie o aktuálne použitom obmedzení. Nad informačným panelom môže byť k dispozícii panel pre fulltextové hľadanie.

V zozname sú ku každému záznamu uvedené jeho základné údaje. Význam jednotlivých tu zobrazených položiek vyplýva z ich názvu alebo z ich popisu v záložke Detail. Tu popíšeme iba nasledujúce:

Názov Popis
Stav Ide o obsah položky Stav z hlavičky záznamu odoslaného e-mailu.
Číslo dokladu Číslo dokladu. Novo vytváraný doklad má uvedené "bez čísla". Číslo mu je pridelené po uložení.
Dátum odoslania Dátum a čas, kedy bol daný e-mail odoslaný. Tento údaj sa dopĺňa automaticky v okamihu odoslania e-mailu a užívateľsky sa zadať nedá.
Ikona indikujúca, že daný e-mail má nejaké prílohy. Nemyslia sa prípadné prílohy priamo v obsahu mailu, ale nenulový počet príloh v subzáložke Prílohy.
Vytvoril Užívateľ, ktorý daný záznam vytvoril.
Opravil

Užívateľ, ktorý daný záznam opravil, pokiaľ bol doklad opravovaný.

Užívateľ, ktorý daný záznam vytvoril, resp. opravil môže byť súčasne odosielateľom e-mailu (pri odoslaní sa na záznam zapisuje zmena stavu). V prípade ručne zadaných záznamov je odosielateľ daný prihláseným užívateľom, v prípade správ generovaných automaticky je daný užívateľom, pod ktorým je spustená príslušná naplánovaná úloha. Viď položka Spustiť ako v definícii naplánovanej úlohy resp. položka Užívateľ v nastavení automatizačného servera.

Aktivity

Položka s ikonou indikujúca existenciu väzby záznamu v tejto agende na aktivitu. Je k dispozícii iba v prípade, keď používate CRM, viď čo je potrebné na prevádzku CRM.

Aktivity je možné k e-mailu vytvoriť príp. pripojiť existujúce napr. pomocou funkcie Aktivity priamo v tejto agende, v záložke Pripojené doklady aktivity ale aj iným spôsobom, napr. uskutočnením kampane, ktorá má v definícii typu kampane nastavené vytváranie aktivít a pod.

Okrem výrobcom dodávaných stĺpcov si môžete nadefinovať vlastné podľa potreby, viď definovateľné stĺpce.

Pod zoznamom môže byť Panel na vyhľadávanie, triedenie. Za akých okolností je k dispozícii a čo pre neho ďalej platí, viď popis daného panela.

V spodnej časti záložky Zoznam môže byť variantne zobrazený niektorý z Panelov definovateľných údajov zoznamu pre túto agendu. Zobrazenie daného panela závisí od aktuálneho nastavenia v menu Nastavenie pre danú agendu a prihláseného užívateľa. Popis položiek základnej definície panela je uvedený v popise hornej časti záložky Detail, základné definície.

Funkcie k tejto záložke:

Zo štandardizovaných:

Názov Kl. Ik. Je Doplňujúci popis:
Help F1
Nový F2

Popis pridávaných položiek viď záložka Detail.

Možnosti vystavenia nového OE:

Novú záznam je možné vo všeobecnosti zadávať funkciou Nový z tejto agendy otvorenej samostatne alebo prípadne vyvolanej "cez" inú agendu z iných častí systému.


Nové záznamy tejto agendy je možné naviac generovať ešte ďalším spôsobom:

Detail / Zoznam F3
Opraviť

F4

alebo

Shift +F4

Popis opraviteľných položiek viď záložka Detail. Oprava niektorých položek je obmedzená s ohľadom na stav odoslania e-mailu.

Opraviť je možné i doklad, ktorý vznikol realizáciou kampane a nejaká kampaň sa na neho odkazuje (viď položka Doklad v adresátoch kampaní). Zmysluplnosť takej opravy je na užívateľovi.

Môže ísť o funkčné tlačidlo s voľbou, kde môžete zvoliť jednu z možností opráv dostupných v tejto agende. Jednotlivé možnosti sa líšia tým, ktoré všetky položky je pomocou nich možné opravovať a ďalej, či ide o opravu jedného záznamu alebo o hromadnú opravu označených. K provádění hromadných oprav mít uživatel přidělené privilegium Použít hromadné opravy.

Tlač

F5

alebo

Shift +F5

Ide o funkčné tlačidlo s voľbou, kde môžete zvoliť funkciu podľa požadovaného typu výstupu:

  • Tlač - pomocou nej môžete vykonať tlačový výstup prostredníctvom užívateľsky definovateľných tlačových zostáv. Výstup je možné tlačiť do okna náhľadu resp. na tlačiareň, priamo odoslať e-mailom v elektronickej podobe v zvolenom formáte vrátane formátov bežne používaných pre elektronickú výmenu dokumentov (pdf, html a i.) či uložiť do súboru zvoleného formátu. Viď kap. Tlačové výstupy, najmä Vecný obsah - tlačové výstupy - všeobecné informácie.
  • Export - pomocou nej môžete vykonať export prostredníctvom užívateľsky definovateľných definícií exportov. Viď kap. Definovateľné exporty, predovšetkým Vecný obsah - definovateľné exporty - všeobecné informácie.
  • B2B Export - variant predchádzajúceho, ale pre B2B exporty na komunikáciu medzi užívateľmi systému ABRA. Viď Vecný obsah - B2B exporty a importy.
     
  • Tlač obsahu - umožňuje tlač obsahu e-mailu. Funkcia je tu k dispozícii preto, že bežná tlač neumožňuje do definície tlač. zostáv vložiť komponentu prehliadača, umožňujúcu tlač html blobu. Funguje pre tlač obsahu e-mailov vo formáte html i plain text (plain text sa najprv interne prevedie na html).
Vymazať F8

Vymaže všetky označené záznamy (ak nie je žiadny označený, spracuje aktuálny záznam). Vymazať nie je možné doklad, ktorý vznikol realizáciou kampane a nejaká kampaň sa na neho odkazuje (viď položka Doklad v adresátoch kampaní).

Skopírovať F9 Pri kopírovaní sa samozrejme preberajú len tie položky, ktorých kopírovanie má zmysel (napr. stav e-mailu sa nekopíruje a pod.). Ako je to s obsahom a formátom takto vzniknutého odoslaného e-mailu, viď popis položky Obsah odoslaného e-mailu.
Občerstviť F11
Označiť všetko - - Jedna z možností vyvolania hromadného označovania záznamov, podrobný popis označovania viď kap. - Označovanie v needitovateľných zoznamoch.
Nájsť Ctrl +F7 Tu ide o hľadanie podľa obmedzujúcich prvkov.
Nájsť ďalší Shift +F7
Aktivity

Ctrl +K

alebo

Shift +Ctrl +K

-

Funkcia na prácu s aktivitami pripojenými k aktuálnemu dokladu (tzn. aktivity, ktoré majú aktuálny doklad v zozname pripojených dokladov v svojej záložke Pripojené doklady). Umožní pripojené aktivity zobrazovať, príp. vystavovať priamo odtiaľ nové s ich automatickým pripojením. Ide o funkčné tlačidlo s voľbou:

  • Otvoriť tu - otvorí agendu aktivít "cez" agendu zdrojového dokladu
  • Otvoriť samostatne
  • Pripojiť k existujúcej aktivite
  • Založiť novú aktivitu a pripojiť

Podrobnejšie viď popis štandardná funkcia Aktivity - menu. Je k dispozícii iba v prípade, keď používate CRM, viď čo je potrebné na prevádzku CRM.

Či je k e-mailu pripojená nejaká aktivita je indikované ikonou priamo v zozname e-mailov v stĺpci Aktivity.

Autom. správy Ctrl+F12 - Funkcia na prácu s definíciami automatických správ. Je k dispozícii iba vtedy, ak existuje nejaký kontrolný bod pre danú agendu, ďalej viď všeobecný popis funkcie Autom. správy.
Nastavenie tlače po uložení - - Funkcia slúži na nastavenie akcie, ktorá sa má vykonať po uložení záznamu v danej agende. Detailný popis funkcie a jej podvolieb viď samostatnú kap. - Nastavenie tlače po uložení záznamu.
Vytvoriť správu Ctrl +M -  
Sledovanie zmien

Ctrl +S

alebo

Shift +Ctrl +S

-

Funkcia na zobrazovanie a prácu so záznamami vykonaných zmien.

Je k dispozícii len vtedy, ak sa používa sledovanie zmien, viď čo je potrebné na prevádzku sledovania zmien. Detailný popis funkcie a jej podvolieb viď samostatná kap. - Sledovanie zmien v agendách.

Ďalšie obsiahnuté funkcie:

Názov Kl. Doplňujúci popis:
Odoslať

resp.

Na odoslanie

Ctrl +E

Táto funkcia má dve podoby: "Odoslať" alebo "Na odoslanie" v závislosti od prístupových práv:

Funkcia Odoslať - slúži na ručné vyvolanie odoslania e-mailu. Tzn. umožní ho ihneď odoslať bez čakania na automatizačnú (naplánovanú) úlohu. Ide o jednu z možností, ako odoslať e-maily. V praxi odporúčame využívať skôr automatické odosielanie pomocou naplánovanej úlohy typu Odoslanie pripravených elektronických správ, touto funkciou však môžete zabezpečiť okamžité odoslanie bez čakania na vykonanie naplánovanej úlohy. Ak je e-mail v stave "Koncept" a funkcia je vyvolaná mimo editačného režimu (zo záložky Zoznam alebo Detail), e-mail sa automaticky prepne do stavu "Na odoslanie" a odošle. Ak je funkcia vyvolaná v editačnom režime (zo záložky Detail), automaticky ho prepne do stavu "Na odoslanie", ukončí editáciu (tzn. priamo ho uloží) a odošle. (Ak sa odoslanie podarilo, tento e-mail bude mať po uložení priamo stav "Odoslaný".) Funkcia Odoslať je k dispozícii len pre záznamy, pre ktoré má zmysel (tzn. nie je k dispozícii pre e-mail, ktorý už je v stave "Odoslaný").

Funkcia Na odoslanie - je k dispozícii namiesto funkcie Odoslať v prípade, že užívateľ nemá prístupové práva na použitie ani jedného z účtov servera odchádzajúcej pošty SMTP (takže tento užívateľ odosielať žiadne e-maily nemôže). Funkcia Na odoslanie e-mail neodosiela, ale len ho prepne do stavu "Na odoslanie". Je k dispozícii len pre záznamy, pre ktoré má zmysel (tzn. nie je k dispozícii pre e-mail, ktorý už je v stave "Na odoslanie").

Ak užívateľ má prístupové právo k aspoň jednému účtu servera odchádzajúcej pošty SMTP, bude mu funkcia Odoslať k dispozícii. Ak sa ale pokúsi odoslať e-mail, ktorý sa má posielať prostredníctvom SMTP servera, ku ktorému právo nemá, systém ho pochopiteľne neodošle a chybu nahlási. (Ktorý SMTP server sa má na odoslanie použiť, je dané v definícii použitého e-mailového účtu.)

Pokiaľ počet všetkých adresátov v e-mailoch dohromady (tzn. pri hromadnom označení a odosielaní takto označených e-mailov) prekročí hodnotu v položke Max. počet adresátov v relácii, systém ich rozdelí na dávky a bude ich odosielať v odstupe časového intervalu, ktorý sa nastavuje v položke Časový rozstup medzi reláciami.

Preposlať

Ctrl +R

alebo

Shift +Ctrl +R

Umožňuje e-mail preposlať inému adresátovi. Ide o funkčné tlačidlo s voľbou:

  • Preposlať
  • Preposlať riešiteľovi - prepošle adresátovi zadanému v položke Riešiteľ

Ide o jednu z možností vystavenia nového odoslaného e-mailu. Význam je podobný ako v prípade bežných e-mailových klientov. Hlavičkové údaje sú predvyplnené podľa aktuálneho záznamu, adresáti podľa zvolenej podvoľby funkcie Preposlať.

Pri vyvolaní tejto funkcie je v obsahu novo vzniknutého e-mailu uvedený text e-mailu, ktorý sa preposiela s hlavičkovými údajmi Od, Dátum, Predmet a Komu.

Podrobnosti ohľadne formátu vzniknutého odoslaného e-mailu, viď popis položky Obsah odoslaného e-mailu.

Ďalšie špeciálne funkcie:

Názov Kl. Doplňujúci popis:
Hľadať hodnotu v zozname Ctrl +F Funkcia na hľadanie hodnoty v zozname. Je vyvolateľná len vtedy, ak je na danom zozname fókus. Táto funkcia sa neponúka v menu ani na paneli funkčných tlačidiel a ako ju je možné vyvolať, viď popis funkcie.